Denna instruktion går igenom behandlingsprocessen för reseräkningar, som inkluderar kvittering av reseräkningen, eventuell sakgranskning, godkännande och betalning. I processen definieras godkännare och sakgranskare från företagshierarkin. Rese- och kostnadsräkningar kan betalas direkt från Netvisor eller i samband med löneberäkningen.
Rese- och kostnadsräkningars cirkulation och behandlingsprocess
Med reseräkningarnas godkännandecirkulation avses reseräkningens kostnadsrader från registrering hela vägen fram till betalningen.
Lägg till en ny rese- och kostnadsräkning, spara den och slutligen kvittera. En kvitterad rese- och kostnadsräkning går vidare till sakgranskning eller godkännande.
Granska och vid behov redigera rese- och kostnadsräkningen (chef). Sakgranska och godkänn reseräkningen. En godkänd reseräkning övergår till betalningsfasen. Godkänn reseräkningen för betalning i samband med löneberäkningen eller godkänn och överför den direkt till betalning.
Betala godkänd reseräkning i samband med löneberäkningen. Godkända reseräkningar visas i skedet "Kontrollera lönegrunder för valda" på lönespecifikationen. Under rubriken "Rese- och kostnadsbokföring" visas godkända reseräkningar, som som standard är valda att betalas på lönespecifikationen. Kvitterade reseräkningar visas också. Du kan godkänna och välja dem för betalning på reseräkningen, men de är inte som standard valda till specifikationen.
Om du inte vill betala reseräkningen på den bildade lönespecifikationen, ta bort markeringen vid kostnadsraden och välj "Spara". Den godkända kostnadsraden för reseräkningen returneras då till kvitterad. Sakgranska och godkänn kostnadsraden på nytt för betalning.
När kostnadsraden är vald för betalning på lönespecifikationen, visas den i lönespecifikationens raduppgifter.
Granska uppgifterna på kostnadsraden som skapats utifrån reseräkningen på lönespecifikationens flik "Arbetstid, resor och frånvaro". Kostnadsrader som läggs till manuellt på lönespecifikationen visas inte i reseräkningsuppgifterna.
Ta bort kostnadsraden vid behov med det röda krysset, om den inte ska betalas med lönespecifikationen. När du avmarkerar kostnadsraden och sparar uppgifterna, återgår kostnadsraden som obetald på sidan "Öppna rese- och kostnadsräkningar" och en tidigare gjord godkännandemarkering förblir synlig på kostnadsraden.Funktionen "Godkänn och överför till betalning" flyttar reseräkningen till sidan "Betala rese- och kostnadsräkningar". Överför reseräkningen till betalning, varvid debitering sker från företagets konto. Endast användare med betalningsbehörighet kan överföra kostnadsräkningen till betalning.
När rese- och kostnadsräkningen är betald, skapas direkt en verifikation i bokföringen för en reseräkning som betalats direkt, enligt betalningsdagen.
Kontosättningar i bokföringen för rese- och kostnadsrader som betalats via en lönespecifikation hämtas till löneberäkningens verifikation enligt redovisningsdagen för lönespecifikationens verifikation.
Behörigheter
Behörighet och inställningar som krävs för att behandla rese- och kostnadsräkningar beskrivs separat på en egen sida. Där gås igenom effekterna av användarbehörigheter och roller samt uppbyggnaden av företagshierarkin för godkännaren.
Reseräkningar kan endast skapas för en person som är löntagare i företaget och som har tjänsten Resor i användning.
Ge löntagarna profilen "Löntagare" i löneberäkningens användarbehörigheter, så får de automatiskt funktionsspecifika behörigheter för tidsregistrering och för att skapa reseräkningar.
Bakom profilen "Löntagare" finns funktionsspecifika behörigheter för tidshantering och hantering av löntagare. Utan godkännanderättigheter via företagshierarkin ser löntagaren endast sina egna arbetstids- och reseräkningsuppgifter.
Behörighet till informationsvyn
I Netvisors gränssnitt meddelas godkännaren om reseräkningar som är hänförda till hen och som inte är sakgranskade eller godkända.
Du kan sakgranska och godkänna reseräkningar i massor genom att välja Resor > Godkänn rese- och kostnadsräkningar.
Du hittar enklast dina egna reseräkningar som ska sakgranskas och godkännas via informationsvyn, där du kommer till massbehandlingsvyn för reseräkningsrader.
Behandla reseräkningens kostnadsrader i massor i massbehandlingsvyn eller en reseräknings rader åt gången genom att fördjupa dig i reseräkningen.
Skapa ny reseräkning
Cirkulationen för reseräkningen börjar med att skapa en reseräkning. Du kan skapa en ny reseräkning via olika rutter:
Välj menyn "Skapa ny" eller via gränssnittet Resor > Ny reseräkning.
Skapa smidigt en reseräkning också direkt via mobilappen.
Kvittera rese- och kostnadsräkning
Kvittera de skapade reseräkningsraderna (1) så att de går vidare till sakgranskning och godkännande.
Välj de färdiga rader som du vill kvittera.
Skicka dem till godkännande med kvitteringsknappen.
Ta vid behov bort en ofullständig rad med det röda krysset i slutet av raden.
Sakgranska och avslå i sakgranskningen
Om sakgranskningsskedet har tagits i bruk i Inställningar för löneberäkningen, sakgranskas kostnadsraderna efter kvitteringen.
Om företaget är litet och samma person sakgranskar och godkänner reseräkningarna kan sakgranskningsskedet vara onödigt och behöver inte tas i bruk, varvid raderna går direkt vidare till godkännande efter kvitteringen.
Välj raderna som är i sin ordning och markera dem som sakgranskade (2) med sakgranskningsknappen.
Sakgranskarens namn och tidpunkten för sakgranskningen förblir synliga i loggen under raden.
Avslå vid sakgranskning
Återför reseräkningens kostnadsrad till föregående skede som öppen genom att avslå den med den röda pilen i slutet av kostnadsraden. Därefter kvitteras kostnadsraden på reseräkningen på nytt, så att den åter kommer till sakgranskning.
Godkänn och avslå
Från sakgranskningen överförs reseräkningens kostnadsrad till vald godkännare för godkännande. Godkännaren kan definieras bakom löntagarens uppgifter, enligt företagshierarkin eller åsidosättas i reseräkningsuppgifterna.
Godkänn
Godkänn kostnadsraderna efter sakgranskningen. Endast godkända kostnadsrader kan överföras till betalning eller betalas i samband med löneberäkningen. Du kan vid godkännandet om du vill överföra raderna direkt till sidan "Betala rese- och kostnadsräkningar".
Välj knappen "Godkänn de valda" (3) för att betala reseräkningens kostnadsrader i samband med löneberäkningen.
Välj knappen "Godkänn och överför de valda till betalning" (4) för att överföra reseräkningarna till sidan "Betala rese- och kostnadsräkningar".
Mer detaljerade anvisningar finns längre fram i dessa anvisningar under Betalning.
Godkännarens namn och tidpunkten för godkännandet förblir synliga i loggen under kostnadsraden.
Avslå
Avslå reseräkningens kostnadsrad och återför den till sakgranskningsskedet med den röda pilen i slutet av kostnadsraden. Den avslagna raden behåller den godkännandeinformation som den hade.
Betala och anmäl löneuppgifter
Betala reseräkningens kostnadsrader från Netvisor antingen i samband med lönespecifikationen eller genom en separat girering. I båda fallen bildas det automatiskt en anmälan av löneuppgifter för en reseräkning som innehåller uppgifter, till exempel kilometerersättning och dagtraktamente, som ska anmälas till inkomstregistret. I utbetalningsskedet är det möjligt att skicka den bildade anmälan av löneuppgifter till inkomstregistret.
Se den skickade anmälan genom att välja Löner > Löneberäkning > Anmälan om löneuppgifter.
Bruksanvisning: Reseräkningar till inkomstregistret
För att anmälan av löneuppgifter ska genereras korrekt, ställ in inkomstslagskopplingar för Netvisors löneslag under "Skattefria kostnadsersättningar" genom att välja Löner > Löneberäkning > Hantera lönemallar > Företagsspecifika lönetyper > klicka på löneslaget > Inkomstslag.
Exempel på allokering av inkomstslag:
Ange för löneslaget "Heldagstraktamente" inkomstslag 331 Dagtraktamente i de företagsspecifika inställningarna för löneslaget. Välj dessutom typ av dagtraktamente i rullgardinsmenyn, i detta exempel väljs "Heldagstraktamente".
Betala via Netvisors löneberäkning
Om du vill betala reseräkningen via löneberäkningen, välj "Godkänn valda" (3).
Öppna vyn genom att välja Löner > Löneberäkning > Lönespecifikationer och -perioder.
Överför inte kostnadsraden till betalning på sidan "Betala rese- och kostnadsräkningar", utan lämna den med status "Godkänd", så att löneräknaren vet att raden är färdig att betalas på lönespecifikationen.
Kontrollera att reseräkningen syns under rubriken "Obetalda reseräkningar".
I löneberäkningen visas reseräkningens kostnadsrader i skedet "Kontrollera lönegrunder för valda".
Kontrollera alla godkända och obetalda reseräkningsrader för löntagaren i löneberäkningen vid kontroll av lönegrunder. Som standard tas endast rader med statusen "Godkänd" med till lönespecifikationen för betalning i samband med lönen.
Välj vid behov även andra kostnadsrader för betalning, varvid deras status samtidigt uppdateras direkt till godkänd. De valda kostnadsraderna ingår i lönespecifikationens belopp som ska betalas och visas i lönespecifikationens raduppgifter.
En verifikation för bokföringen skapas när en bokföringsverifikation skapas i löneberäkningsprocessen.
Betala i betalningsvyn
Valet "Godkänn och överför de valda till betalning" (4) överför reseräkningens kostnadsrader till sidan "Betala rese- och kostnadsräkningar".
Om du vill betala reseräkningens kostnadsrader separat från lönen, godkänn raderna och överför dem därefter till betalning. Betalningen sker då via betalningsvyn och inte via löneberäkningen.
Öppna vyn genom att välja Resor > Rese- och kostnadsräkningar > Betala rese- och kostnadsräkningar
Om du som godkännare också har behörighet för betalning kan du samtidigt godkänna och överföra raderna till betalning utan mellansteg. Det kan också vara så att olika personer godkänner och betalar reseräkningar. I så fall ser godkännaren inte betalningsknapparna på grund av sina behörigheter, utan sköter endast godkännandet och en annan person överför raderna till betalning.
De valda raderna omvandlas till en mottagarspecifik girering som du kan betala i betalningsvyn. Om du väljer reseräkningsrader för samma person från flera reseräkningar, slås de samman till en betalning i betalningen. Samtidigt som raderna väljs till betalning genereras en bokföringsverifikation för dessa enligt betalningsdagen.
Om programmet ger felmeddelandet "Det gick inte att skicka materialet. Försök på nytt senare." när du väljer "Fortsätt till bekräftelsevyn" och "Skicka till betalning", kontrollera i hanteringen av lönemallar under företagsspecifika löneslag att alla löneslag har kontosättningsinställningar för både debet- och kreditsidan.
Kontrollera uppgifterna genom att välja Löner > Löneberäkning > Hantera lönemallar > Företagsspecifika löneslag
Betalningen misslyckas om löneslagen saknar kontosättningar.
Reseräkning betalad via ett annat system och du vill markera den som betald i Netvisor
Om reseräkningen redan har betalats till löntagaren via ett annat system och du i stället för att betala reseräkningen vill markera den som betald i Netvisor, kvittera reseräkningen som betald genom att spara ett reseförskott med samma summa som den på reseräkningen som ska kvitteras för den aktuella löntagaren, via sektionen "Löne- och reseförskott".
Registrera reseförskottet genom att välja Löner > Löneberäkning > Lön- och reseförskott > Lägg till nytt löne- eller reseförskott
Välj typ: "Reseförskott"
Välj Spara och markera som betald
Se till att reseräkningen som ska kvitteras är i status "Reseräkningar som väntar på betalning", så att den syns på sidan "Betala rese- och kostnadsräkningar".
Gå till betalningsvyn genom att välja Löner > Löneberäkning > Betala löner eller Resor > Rese- och kostnadsräkningar > Betala rese- och kostnadsräkningar
Klicka på rutan framför löntagarens namn, så öppnas uppgifterna för det reseförskott som ska fördelas:
Fördela reseförskottet med reseräkningens summa så att saldot på raden "Betalas" är noll.
Välj därefter det konto som ska användas och "Fortsätt till bekräftelsevy"
Skicka materialet till banken som normalt. Pengar överförs inte till löntagaren eftersom beloppet som ska betalas är noll. Betalningstransaktionen kopplar reseräkningen och reseförskottet till varandra och programmet skapar en bokföringsverifikation för händelsen. För reseräkningen ska en anmälan av löneuppgifter hanteras till inkomstregistret, så även för en reseräkning vars betalningsbelopp blir noll efter att förskottet har kvitterats, bildas en anmälan av löneuppgifter att skickas till bekräftelsevyn.
Betalda rese- och kostnadsräkningar
Slutligen visas raderna som betalda. Hämta betalda reseräkningar via sidan "Öppna rese- och kostnadsräkningar" med avancerad sökning genom att välja att visa betalda reseräkningar.
Bokföring och verifikationer
Reseräkning betald via löneberäkningen
En verifikation för bokföringen skapas när en bokföringsverifikation skapas i löneberäkningsprocessen för lönespecifikationen.
Reseräkning överförd till betalning
Bokföringsverifikatet skapas enligt betalningsdagen.
Reseräkning betald på annat håll
Verifikationen skapas genast när en reseräkning med 0-summa betalas via betalningsvyn genom att den fördelas till ett reseförskott.
Vanliga frågor
Hur betalar jag en reseräkning?
I Netvisor är det möjligt att betala eller markera en rese- eller kostnadsräkning som betald. En rese- eller kostnadsräkning kan betalas genom att koppla rese- eller kostnadsraderna direkt till lönespecifikationen i vyn "Kontrollera lönegrunder för valda" eller så kan dessa rader överföras direkt till betalningsvyn för att invänta betalning. Reseräkningen kan hanteras som betald genom att utnyttja reseförskott.
Kan man ändra reseräkningens status före betalning?
Ja, reseräkningens status kan ändras före betalning.
Om reseräkningen har status sakgranskad eller godkänd, gör så här:
Öppna reseräkningen vars rad eller rader du vill flytta bakåt i processen.
Hitta den röda pilen i slutet av reseräkningsraden.
Välj den röda pilen, varvid reseräkningsraden återgår till föregående status.
Hur får jag reseräkningen till betalning i löneberäkningen?
Godkänn reseräkningen med knappen "Godkänn valda", men överför den inte till betalning.
Vad gör jag om reseräkningen redan har betalats via en annan metod?
Skapa ett reseförskott med motsvarande belopp och fördela det till reseräkningen i betalningsvyn, så att beloppet som ska betalas blir noll. Skicka materialet till banken (0 €) för att generera en bokföringsverifikation.
Hur kan jag undvika att reseräkningen tas bort av misstag?
Det krävs en separat bekräftelse för att ta bort en reseräkningsrad eller hela reseräkningen. Kontrollera att du väljer rätt kryss när du vill ta bort endast en enskild rad.
Reseräkningen finns redan i betalningsvyn och väntar på betalning. Jag vill i stället betala den i samband med löneberäkningen. Hur gör jag?
Ta bort reseräkningen från vyn "Betala rese- och kostnadsräkningar" genom att klicka på den blå pilen efter reseräkningen, så återgår reseräkningen till skedet "Obetalda reseräkningar". I löneberäkningen visas reseräkningens kostnadsrader i skedet "Kontrollera lönegrunder för valda".
Nyckelord: Reseräkning, kostnadsräkning, godkännandecirkulation, sakgranskning, betalning, löneberäkning, Netvisor, reseförskott, inkomstregister, anmälan av löneuppgifter
Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.