I den här guiden beskrivs hur du genomför Rackbeats ibruktagning och kommer igång med att använda programvaran. Kontrollera att varje steg är genomfört innan ni börjar använda systemet i skarpt läge. Vi rekommenderar att du före start bekantar dig med utbildningsmaterialet om ämnet i opi.netvisor.
Om du är intresserad av att använda Rackbeat kan du kontakta Netvisors försäljning.
Det finns instruktionsvideor för Rackbeats ibruktagning på opi.netvisor-webbplatsen:
Inställningar, register, ingående saldon och inventering
Beställningar, värdering, produktstruktur och modeller, integrationer
1. Öppning via Store
Rackbeat öppnas via Netvisors Store. För att genomföra ibruktagning behöver du någon av följande behörigheter: Användaradministratör (KH), Revisionsbyråns huvudanvändare (TPK), Företagets huvudanvändare, Företagsanvändarprofil eller Alla rättigheter-profil.
För den användare som gör öppningen skapas automatiskt användarkoder till programmet. Gränssnittstrafiken mellan Netvisor och Rackbeat sker via denna användares koder. Om företaget är kund hos en revisionsbyrå rekommenderas att öppningen görs av en företagsanvändare. På så sätt säkerställs att förbindelsen mellan programvarorna består även om revisionsbyrån byts eller användaren tas bort. Obs. Tjänstens öppnare måste ha en e-postadress tillagd i användarinformationen + på fliken Kommunikation måste e-postadressen vara bekräftad.
Öppningen görs i Netvisor via Netvisor Store > Tilläggstjänster > Netvisor Lager by Rackbeat > Börja ibruktagning. När ibruktagningen startas öppnas vyn nedan. Här väljer du lagervärderingsmetod i Rackbeat. Obs. Detta kan inte ändras efter att valet gjorts. Bekanta dig därför noggrant med värderingsmetoderna under rubriken Bokföring här: Rackbeat inställningar.
Ibruktagning skapar automatiskt programgränssnittskoder för användaren ovan. Integration läser eller skriver följande information till ditt företag:
Kundlista hämtas från Netvisor
Produktlista hämtas från Netvisor
Produktinformation importeras till Netvisor
Leverantörsinformation hämtas från Netvisor
Leverantörsinformation importeras till Netvisor
Borttagna inköpsfakturor
Kundinformation importeras till Netvisor
Inköpsorder hämtas från Netvisor
Inköpsorder importeras till Netvisor
Inköpsorder hämtas från Netvisor
Försäljningsfaktura, kreditfaktura eller -order importeras till Netvisor
Försäljningsfaktura- och orderlista hämtas från Netvisor
Inköpsfaktura importeras till Netvisor
Inköpsfakturalista hämtas från Netvisor
Borttagna försäljningsfakturor
Produktinformation hämtas från Netvisor
Inköpsfaktura hämtas från Netvisor
Försäljningsfaktura och dess verifikat tas bort
Order hämtas från Netvisor
Kundinformation hämtas från Netvisor
Försäljare lista hämtas från Netvisor
Fakturering av försäljningsorder
Försäljningsbetalning lista hämtas från Netvisor
Försäljningsbetalning importeras till Netvisor
Försäljningsfaktura status uppdatering
När lageralternativet har valts aktiveras knappen Ta i bruk.
Netvisor Store visar därefter statusen Väntar på aktivering.
Öppnaren får ett e-postmeddelande från Rackbeat, med de uppgifter och instruktioner som behövs för inloggning. Vi rekommenderar att du byter lösenord i Rackbeat vid den första inloggningen. Rackbeat öppnas senast inom en timme efter att ibruktagningen har påbörjats. Om något går fel vid öppningen och/eller statusen inte uppdateras återställs situationen nästa natt.
2. Inloggning i Rackbeat
Du kan logga in i Rackbeat via länken: https://app.rackbeat.com/login. I vår instruktion Rackbeat inloggning beskrivs vid behov mer i detalj de olika inloggningsalternativen.
3. Rackbeats inställningar
Innan du börjar använda systemet är det viktigt att kontrollera att företagets inställningar är korrekta. Inställningarna beskrivs mer detaljerat i instruktionen Rackbeat inställningar. I början av instruktionen finns en sammanfattning av de viktigaste inställningarna för att komma igång.
4. Kund-, produkt- och leverantörsregister
Innan produktionsanvändningen börjar importeras register som csv-material från Netvisor eller ett annat program till Rackbeat. Ämnet beskrivs mer detaljerat i vår instruktion Import av register i csv-format till Rackbeat.
5. Ibruktagning av batch- och serienummer
Om det är nödvändigt att aktivera hantering av batch- eller serienummer för produkter måste detta göras innan produkterna inventeras in i lagret eller annars har transaktioner. Hanteringen kan inte ändras om produkten har transaktioner.
Hantering av batch- och serienummer aktiveras via Företagsnamn (uppe till höger) > Företagets basinformation och inställningar > System > Tillägg. Här väljer du "Installera" vid den önskade funktionen. Därefter kan hanteringen aktiveras för önskade produkter på deras produktkort via Lager > Produkter, klicka på önskad produkt, längst ned på produktkortet görs önskat val och klicka på spara:
Obs. Hantering av batch- eller serienummer kan inte aktiveras eller avaktiveras för produkter som har lagertransaktioner. Om produkten alltså har transaktioner och hanteringen behöver ändras måste en ny produkt skapas.
6. Ingående saldon läggs till med inventering
När inställningarna är i skick kan produkternas saldon läggas till i Rackbeat genom inventering. Inventeringen kan göras genom att registrera bokningarna direkt i Rackbeat eller genom att importera saldon med en csv-fil. Om det finns många transaktioner rekommenderar vi att importera saldon med hjälp av en csv-fil. Inventeringen beskrivs mer detaljerat här: Rackbeat Inventering / Lager nollställning.
7. Andra viktiga saker att beakta
När inställningarna har kontrollerats och nödvändiga register samt lagersaldon har importerats till Rackbeat finns det ännu några saker som ska kontrolleras och är viktiga att beakta innan användningen börjar. Beakta åtminstone följande:
Numreringen av försäljningsfakturor och -order får inte överlappa i Netvisor och Rackbeat (överlappningar förhindrar att dokumenten överförs)
Efter ibruktagning är det starkt rekommenderat att skapa försäljningsfakturor och order endast via Rackbeat
Om fakturor görs i båda systemen ska Netvisors faktura- och ordernumrering vara betydligt större än Rackbeats numrering
Kundnumren måste stämma överens mellan programvarorna = samma kund ska ha samma kundnummer i båda programvarorna
Redigering och skapande av kunder görs efter ibruktagning i Rackbeat > kundinformation uppdateras inte från Netvisor till Rackbeat, endast tvärtom
Mer detaljerad information om saker att beakta och hur de kontrolleras finns i vår instruktion: Viktiga saker att beakta. Om ni har frågor om användning eller ibruktagning kan ni kontakta vår support på [email protected].
Andra användbara instruktioner och tips för Rackbeat
Hur lägger man till användarrättigheter i Rackbeat? I instruktionen Rackbeat inställningar : Användare beskrivs hur man lägger till användarrättigheter för andra användare i företaget
Vilken information överförs mellan Rackbeat och Netvisor? Logiken mellan Rackbeat och Netvisor beskrivs i instruktionen Rackbeat och Netvisor funktionell logik.
Hantering av tidigare beställningar i Netvisor. Om företaget redan har beställningar i Netvisor rekommenderar vi att hantera och fakturera dem i Netvisor innan användningen börjar
Numrering av försäljningsorder och försäljningsfakturor. Vid starten av Rackbeat-användningen är det bra att säkerställa att det inte finns några överlappningar i numreringen av försäljningsorder och -fakturor. Om faktura-/ordernumret redan har använts i Netvisor kan samma fakturanummer inte importeras från Rackbeat och importen av fakturan misslyckas.
Om vissa beställningar/fakturor hanteras endast i Netvisor, bör Netvisors egna order-/fakturanummer vara betydligt större än de nummer som används i Rackbeat för att undvika överlappning. En faktura skapad i Netvisor får alltid automatiskt det största lediga fakturanumret. När du skapar en faktura i Netvisor, ändra fakturanumret till ett betydligt större nummer, så att nästa faktura som skapas i Netvisor får ett nummer som är en större. Mer detaljerad information finns i instruktionen hantering av fakturanummerserier i Netvisor.
Om alla beställningar/fakturor i framtiden hanteras i Rackbeat bör Rackbeats numrering börja från ett större nummer än vad som finns i Netvisor. Mer information om att ställa in numreringen i Rackbeat finns i instruktionen Rackbeat allmänna inställningar
Nyckelord: Rackbeat, Rackbeat inloggning, Rackbeat inställningar, Alkusynkronointi
Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.