Ohjeessa käsitellään vanhojen palkansaajien tietojen poistamista ja anonymisointia, Netboxin uusia ominaisuuksia sekä palkansaajien liitteiden massapoistoa palkanlaskentajärjestelmässä.
SISÄLTÖ
Tiivistelmä uusista toiminnallisuuksista
Järjestelmään on lisätty toiminnallisuuksia vanhojen palkansaajien tietojen anonymisoimiseksi ja poistamiseksi. Samalla Netbox-viestien hallintaa on parannettu massatoiminnoilla ja palkansaajien liitteille on luotu massapoistomahdollisuus.
Palkansaajan tietojen poistaminen
Toiminto on tarkoitettu vanhojen palkansaajien tietojen poistamiseen. Tällä hetkellä kyseessä on palkansaajan henkilötietojen anonymisointi ja vain tietyn datan poistaminen. Palkanmaksukirjauksia ei poisteta, jotta raportit pysyvät ehjinä, mutta niihin linkattu henkilö anonymisoidaan.
Voit suorittaa toiminnon valitsemalla Palkat > Palkansaajat > Palkansaajatoiminnot > Poista entisten palkansaajien tietoja.
Miten?
Avaa palkansaajalistaus.
Valitse "Palkansaajatoiminnot" oikeasta yläreunasta.
Valitse "Poista entisten palkansaajien tietoja".
Valitse palkansaajat, joiden tiedot haluat poistaa. Näkymä näyttää ryhmät, joissa käyttäjällä on poistettavaa dataa.
Paina "Poista tiedot".
Hyväksy toiminto.
Odota prosessin valmistumista.
Kuka kykenee?
Vain palkanlaskijat voivat käyttää toiminnallisuutta.
Mitä voidaan poistaa?
Voit poistaa sellaisten palkansaajien tiedot, joilla täyttyvät seuraavat ehdot:
Palkansaaja ei ole aktiivinen.
Palkansaajalla ei ole voimassaolevia työsuhteita.
Palkansaajan viimeisimmän työsuhteen päättymispäivän tilikauden viimeisestä päivästä on kulunut 10 vuotta.
Lopputulos:
Seuraavat tiedot poistetaan kokonaan:
Netbox viestit ja liitteet
Palkansaajan liitteet
Palkkalaskelmiin liittyvät tiedostot
Tulorekisteri-ilmoituksiin liittyvät tiedostot
Palkanmaksuihin liittyvien tilisiirtojen aineistot
Kulumaksuihin liittyvien tilisiirtojen aineistot
Kansainvälisiin tilanteisiin liittyvät tiedot
Työaikakirjauksien liitteet
Palkansaajan lisäämät matkalaskujen liitteet
Lomapalkkalaskelmien tiedostot
Työsuhteiden sisäiset kommentit, ammattinimike, ammattiluokka, päättymissyy.
Palkansaajan muutoshistoria. HUOM. Tyhjentää samalla käyttäjän muutoshistorian!
Seuraavat tiedot anonymisoidaan:
Palkansaajan henkilötiedot
Seuraavat näkymät näyttävät edelleen palkansaajan palkkatietoja, mutta nimellä "Poistettu palkansaaja":
Lomapalkkavelka
Lomakertymät
Pidetyt ja maksetut (lomat)
Lomavuosien hinnat ja lomapalkkalaskelmat
Palkanlaskentaprosessi
Palkkalaskelmat ja -jaksot
Työajan tehohallinta
Työajan hyväksyntä
Velvoitteet/ Kuukauden seurantanäkymä
Tilitykset
Palkanlaskennan raportit
Työaikaraportit
Palkkatietoilmoitukset
Palkkalistat
Palkkakortit
Palkkojen hyväksyntä
Palkkatietoilmoitusten täsmäytys
Avoimet matka- ja kululaskut
Matka- ja kulukirjaus
Hyväksy matka- ja kululaskuja
Maksatusnäkymä
Uudet Netbox toiminnallisuudet
Käytä uutta kategoriaa: Kaikki viestit.
Suorita massa-arkistointi tai massapoisto valitun kategorian mukaan. Toiminto käsittelee kaikki näkymään ladatut viestit.
Valitse, haluatko näyttää tai piilottaa poistetut viestit.
Rajaa viestejä päivämäärän mukaan.
Palkansaajan liitteiden massapoisto
Voit poistaa vähintään vuoden vanhoja palkansaajan liitteitä massana. Samalla voit vaihtaa liitteen kategoriaa. Voit poistaa vain kategorisoituja liitteitä; kategorisoimattomat liitteet on ensin kategorisoitava.
Voit suorittaa toiminnon valitsemalla Palkat > Palkansaajalistaus > valitse palkansaajat > Toiminnot > Poista tietoja > Poista palkansaajien liitteitä.
Avaa palkansaajalistaus.
Valitse haluamasi palkansaajat.
Valitse toiminnoista "Poista tietoja".
Valitse "Poista palkansaajien liitteitä".
Tarkastele avautuvasta modaalista poistettavien liitteiden määriä ryhmiteltynä.
Poraudu tarvittaessa linkistä palkansaajan tietoihin tarkastelemaan liitteitä.
Kuka?
Vain palkanlaskija voi poistaa liitteitä.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Poistuvatko palkanmaksukirjaukset, kun palkansaajan tiedot poistetaan?
Ei, palkanmaksukirjauksia ei poisteta, jotta raportit eivät hajoa. Henkilötiedot vain anonymisoidaan.
Voiko kuka tahansa poistaa palkansaajan liitteitä?
Ei, vain palkanlaskijalla on oikeus poistaa liitteitä.
Avainsanat: anonymisointi, palkansaajan poisto, Netbox, massapoisto, liitteet, palkanlaskija, henkilötiedot