Palkansaajien tietoja voi tuoda Netvisoriin massana Excel-tuontipohjan avulla. Ohjeessa käydään läpi tuontipohjan lataaminen, tietojen täyttäminen, laskentakohteiden määrittely sekä varsinainen tuontiprosessi ja virhetilanteiden hallinta.
SISÄLTÖ
Palkansaajien tietoja voidaan tuoda Netvisoriin massana Excel-tuontipohjan avulla, jonka käyttäjä voi ladata itse Netvisorista. Taulukkoon tallennetaan halutut palkansaajan tiedot, jonka jälkeen tiedosto ladataan takaisin Netvisoriin ja palkansaajat muodostuvat palkansaajalistaukselle. Tuontipohjalla voidaan lisätä uusia palkansaajia. Huomioithan, että tuontipohjalla ei voida päivittää jo perustettujen palkansaajien tietoja.
HUOM! Jo kerran tuotuja palkansaajia ei saa poistaa ja tuoda uudelleen esimerkiksi kansalaisuuden tai nimen korjaamiseksi. Tiedot tulee korjata Netvisorissa ja voit tehdä tarvittaessa tukipyynnön tietojen korjaamiseksi. Käyttöohje: Henkilötietojen muokkaaminen
Tuontipohjan lataaminen täytettäväksi
Ennen tuontipohjan lataamista varmista, että yrityksen tiedot ja asetukset ovat Netvisorissa kohdillaan, koska tuontipohja poimii yrityksen tiedoista muun muassa laskentakohteet, hierarkiatasot ja palkkamallit. Lataa tuontipohja siitä yrityksestä, johon olet tuomassa palkansaajia.
Avaa toiminto valitsemalla Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus > Palkansaajatoiminnot > Tuo palkansaajia tai Palkat > Henkilöstö > Uusi palkansaaja > Tuo palkansaajia (2). Avaa näkymä jommastakummasta edellä mainitusta polusta.
Klikkaa avautuvasta näkymästä "Lataa täytettäväksi" -painiketta.
Tallenna tuontipohja omalle koneellesi.
Aloita palkansaajakohtaisten tietojen täyttäminen.
Huomioi seuraavat asiat Excel-pohjaa täyttäessäsi:
Täytä kaikki tähdellä merkityt pakolliset kentät.
Lue sarakeotsikoiden ohjetekstit saadaksesi lisätietoja tietojen tallentamisesta.
Valitse tieto alasvetovalikosta aina, kun sellainen on käytettävissä. Kirjoita tietoa vain kenttiin, joissa ei ole valikkoa.
Älä kopioi tai liitä tietoja kenttiin, joissa on alasvetovalikko.
Kopioi riville valittu tieto seuraaville riveille raahaamalla. Voit kopioida näin myös alasvetovalikosta valitun tiedon.
Liitä vapaan tekstin kenttiin tietoa toisesta Excel-tiedostosta varmistaen, etteivät lähtötiedoston muotoilut kopioidu mukana. Älä käytä esimerkiksi verokortin tiedoissa €- tai %-merkkejä. Kenttien muotoiluna on "Teksti".
Varo Excelin automaattista lukujen kasvattamista raahaamalla kopioitaessa (esim. palkansaajan velkatili).
Älä muokkaa tai poista sarakkeita, jotta lataus ei epäonnistu.
Valitse laskentakohteet sarakkeisiin laskentakohdetasoittain (käytettävissä on 4 saraketta samanlaisilla valikoilla).
Esimerkki laskentakohteen määrittelemisestä
Palkansaajalle halutaan kustannuspaikaksi "Joensuu", projektiksi "auto" ja työvaiheeksi "luovutus".
Excel-pohjassa Laskentakohteen alasvetovalikossa näkyy jokainen Laskentakohde-otsikko erikseen:
Valitse jokaisesta laskentakohdeotsikosta (kustannuspaikka, projekti, työvaihe) yksi rivi.
Merkitse jokainen ryhmä omaan sarakkeeseensa.
Jätä loput sarakkeet tyhjiksi.
Tuodut Oletuslaskentakohde-tiedot näyttävät palkansaajan perustiedoissa tältä:
Palkansaajien tuonti yritykseen
Suorita tuonti seuraavasti täytettyäsi Excel-pohjan:
Palaa Netvisorissa "Palkansaajien tuonti" -näkymään.
Lataa tekemäsi Excel-pohja kohtaan "4. Etsi ja valitse tallentamasi pohja".
Paina "Tuo palkansaajat" -painiketta.
Onnistuneen tuonnin jälkeen ohjelma avaa automaattisesti Palkansaajalistaus-toiminnon.
Mahdolliset virhetilanteet
Mikäli Excelissä on virhe, ohjelma palauttaa virheet sisältävän tuontipohjan. Tuonnissa käsitellään kaikki Excelin sisältämät tiedot kokonaisuutena. Yksikin virhe estää kaikkien tiedostossa olevien palkansaajien lisäämisen. Tiedot ladataan Netvisoriin vasta, kun kaikki kentät on täytetty oikein.
Avaa virheet sisältävä tuontipohja.
Korjaa punaisella merkittyjen solujen tiedot. Tieto voi olla virheellinen, puuttua tai olla ristiriidassa muiden tietojen kanssa.
Huomioi, ettei tuontipohjalla voi päivittää jo järjestelmässä olevia palkansaajia. Jos yrität tuoda olemassa olevaa palkansaajaa uudelleen, rivi värjätyy punaiseksi.
Tallenna korjattu pohja tietokoneelle.
Aloita tiedoston tuonti Netvisoriin uudelleen.
Tuotavissa olevat tiedot
Palkansaajien massatuonnilla voidaan tuoda seuraavat tiedot:
Palkansaajan tyyppi *
Etunimi *
Sukunimi *
Kansalaisuus *
Henkilötunnus *
Tunnisteen tyyppi *
Tunniste *
Tunnisteen myöntänyt maa *
Sukupuoli *
Syntymäaika *
Y-tunnus *
Yrityksen nimi *
Palkansaajan käyttämä kieli*
Osoite *
Postinumero *
Postitoimipaikka *
Maa *
Kotipaikka
Sähköposti
Puhelinnumero
IBAN
BIC
Hierarkiataso * (valikossa yrityksen hierarkia)
Palkkamalli (valikossa yrityksen palkkamallit)
Palkansaajan numero
Veronumero
Palkansaajan velkatili (kirjanpidossa) *
Palkkalaskelman toimitustapa *
Työnantajan sairausvakuutusmaksun alainen
Liukuman seuranta aloitettu
Liukuman seurannan alkaessa
Työeläkevakuutuksen tyyppi *
TyEL
Työttömyysvakuutus
Tapaturmavakuutus
Ryhmähenkivakuutus
Laskentakohde
Palkat
Matkat
Verokortin alkupäivämäärä
Verokortin loppupäivämäärä
Verokortin tyyppi (valikossa Netvisorin tukemat tyypit)
Verokortin perusprosentti
Verokortin lisäprosentti
Verokortin tuloraja
Tulorajaan vaikuttavat ansiot
Avainhenkilö
Rajakunnassa asuva henkilö
Työsuhteen peruste *
Yhtymään tulopäivä
Työsuhteen alkamispäivä *
Koeajan päättymispäivä
Ammattinimike *
Kuukausipalkka (palkkausmuoto)
Tuntipalkka (palkkausmuoto)
Urakkapalkka (palkkausmuoto)
Työsuhteen voimassaolo
Työsuhteen tyyppi
Osa-aikaisuuden prosentti
Työehtosopimus
Säännöllinen työaika
Työsuhteen tapa
Palkkatuki
Autoetuauton käyttöönottovuosi
Autoetu on saatu ulkomailta
Päättymispäivä
Päättymisen syy
Sisäinen kommentti
Urheilija
Esiintyvä taiteilija
Osakasasemassa maksajaan
Ahvenanmaan maantielautalla työskentelevä henkilö
Diplomaattisen edustuston maksamaa palkkaa saava henkilö
Yrittäjä, ei YEL- tai MYEL-vakuuttamisvelvollisuutta
EPPO-lain mukaista vakuutuspalkkaa saava henkilö
Palkansaajan perustiedot, joita tuontipohjalla ei voida tuoda:
Palkkaperusteet
Ulosmittaus
Vuosilomatiedot (kertymäsääntö, lomaprosentti, työssäoloehto)
Matkalaskun oletushyväksyjä
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Miksi en saa tuotua tiedostoa, vaikka tarkistustiedostossa ei ole yhtään punaiseksi värjäytynyttä kohtaa?
Yrityksen tiedot ovat muuttuneet tuontipohjan lataamisen jälkeen. Lataa uusi tuontipohja, kopioi tuotavat tiedot siihen ja yritä tuontia uudelleen.
Voinko päivittää olemassa olevien palkansaajien tietoja tällä tuontipohjalla?
Tuontipohjalla voidaan ainoastaan lisätä uusia palkansaajia. Jo perustettujen henkilöiden tiedot on korjattava suoraan Netvisorissa.