Tässä ohjeessa on opastettu kuinka saat suoritettua Rackbeatin käyttöönoton ja pääset alkuun ohjelmistin käytössä. Varmistathan, että jokainen vaihe on suoritettu ennen varsinaisen käytön aloittamista. Suosittelemme ennen käytön aloitusta tutustumaan opi.netvisorin koulutusmateriaaliin aiheesta.
Mikäli olet kiinnostunut Rackbeatin käytöstä, niin voit olla yhteydessä Netvisorin myyntiin.
Rackbeatin käyttöönottoon löytyy ohjevideoita opi.netvisor -sivustolta:
Asetukset, rekisterit, alkusaldot ja inventointi
Tilaukset, arvon kirjaus, tuoterakenne- ja mallit, integraatiot
1. Avaus Storen kautta
Rackbeatin avaus tehdään Netvisorin storen kautta. Käyttöönottoa varten tarvitset jonkin näistä käyttöoikeuksista: Käyttäjähallitsija (KH), Tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK), Yrityksen pääkäyttäjä, Yrityskäyttäjä-profiili tai Kaikki oikeudet-profiili.
Avauksen tehneelle käyttäjälle luodaan automaattisesti käyttäjätunnukset ohjelmaan. Netvisorin ja Rackbeatin välinen rajapintaliikenne tapahtuu käyttäjän tunnusten kautta. Mikäli yritys on tilitoimiston asiakas, on siis suositeltavaa, että avaus tehdään yrityskäyttäjän toimesta. Tällä vamistetaan, että yhteys ohjelmistojen välillä säilyy myös silloin, jos tilitoimisto vaihtuu tai käyttäjä poistuu. Huom. Palvelun avaajalla tulee olla sähköpostiosoite lisättynä käyttäjätietoihin + viestintä välilehdellä pitää olla vahvistettu sähköpostiosoite.
Avus tehdään Netvisorista polkua Netvisor Store > Lisäpalvelut > Netvisor Varasto by Rackbeat > Aloita käyttöönotto. Käyttöönoton aloituksesta avautuu alla oleva näkymä. Tässä valitaan Rackbeatiin tuleva varastonarvostusmenetelmä. Huom. Tätä ei voi vaihtaa valinnan jälkeen. Tutustuthan siis ennen valintaa huolella arvostusmenetelmiin täältä Kirjanpito -otsikon alta: Rackbeat asetukset.
Käyttöönotto luo automaattisesti ohjelmistorajapintatunnukset yllä olevalle käyttäjälle. Integraatio lukee tai kirjoittaa yritykseesi seuraavia tietoja:
Asiakaslistan nouto Netvisorista
Tuotelistan nouto Netvisorista
Tuotetietojen tuonti Netvisoriin
Toimittajatietojen nouto Netvisorista
Toimittajatietojen tuonti Netvisoriin
Poistetut ostolaskut
Asiakastietojen tuonti Netvisoriin
Ostotilausten nouto Netvisorista
Ostotilauksen tuonti Netvisoriin
Ostotilauksen nouto Netvisorista
Myyntilaskun, hyvityslaskun tai -tilauksen tuonti Netvisoriin
Myyntilasku- ja -tilauslistan nouto Netvisorista
Ostolaskun tuonti Netvisoriin
Ostolaskulistan nouto Netvisorista
Poistetut myyntilaskut
Tuotetietojen nouto Netvisorista
Ostolaskun nouto Netvisorista
Myyntilaskun ja sen tositteiden poistaminen
Tilauksen nouto Netvisorista
Asiakastietojen nouto Netvisorista
Myyjälistan nouto Netvisorista
Myyntitilausten laskutus
Myyntisuorituslistan nouto Netvisorista
Myyntisuorituksen tuonti Netvisoriin
Myyntilaskun tilan päivitys
Kun varaston valinta on valittu, aktivoituu Ota käyttöön painike.
Netvisor storeen tulee tämän jälkeen tilaksi Odottaa aktivoitumista.
Avaajalle lähetetään Rackbeatistä sähköpostiviesti, jossa on kirjautumista varten tarvittavat tiedot ja ohjeet. Suosittelemme vaihtamaan salasanan Rackbeatistä ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä. Rackbeat avautuu viimeistään tunnin sisällä käyttöönotona aloittamisesta. Jos jokin menee pieleen avauksessa ja/tai tila ei päivity, niin tilanne nollautuu seuraavan yön aikana.
2. Rackbeatiin kirjautuminen
Rackbeatiin pääset kirjatumaan linkistä: https://app.rackbeat.com/login. Ohjeellamme on opastettu tarvittaessa tarkemmin eri kirjautumisvaihtoehdoista: Rackbeatiin kirjautuminen.
3. Rackbeatin asetukset
Ennen käytön aloitusta on tärkeää tarkistaa, että yrityksen asetukset ovat tarpeenmukaiset. Asetuksista on kerrottu tarkemmin Rackbeat asetukset -ohjeessa. Ohjeen alussa on kooste aloituksen kannalta tärkeimmistä asetuksista.
4. Asiakas-, tuote- ja toimittajarekisterien perustaminen
Ennen tuotantokäytön aloittamista Netvisorissa tai muussa ohjelmistossa olevat rekisterit tuodaan CSV-tiedostolla Rackbeatiin. Aiheesta on kerrottu tarkemmin ohjeellamme Rekisterien csv-tuonti Rackbeatiin.
5. Erä- ja sarjanumeroiden käyttöönotto
Mikäli tuotteille on tarpeen aktivoida erä- tai sarjanumeroiden käsittelyä, niin tämä tulee tehdä ennen kuin tuotteita inventoidaan varastoon tai niillä muuten on tapahtumia. Käsittelyä ei voi muuttaa, mikäli tuotteella on tapahtumia.
Erä- ja sarjanumeroiden käsittely otetetaan käyttöön polkua Yrityksen nimi (oikea yläreuna) > Yrityksen perustiedot ja asetukset > Järjestelmä > Lisäosat. Täältä valitaan "Asenna" halutun ominaisuuden kohdalta. Tämän jälkeen käsittely voidaan ottaa käyttöön halutuille tuotteille niiden tuotekorteilta polkua Varasto > Tuotteet, klikataan haluttua tuotetta, tuotekortin alareunasta tehdään haluttu valinta ja klikataan tallenna:
Huom. Erä- tai sarjanumeroiden käsittelyä ei voi ottaa käyttöön tai ottaa pois käytöstä sellaisilla tuotteilla, joilla on varastopahtumia. Mikäli tuotteella on siis tapahtumia ja käsittelyä halutaan muuttaa, tulee perustaa uusi tuote.
6. Alkusaldot lisätään inventoinnin avulla
Kun asetukset on kunnossa, voidaan lisätä tuotteiden saldot Rackbeatiin inventoimalla. Inventoinnin voi tehdä tekemällä kirjaukset suoraan Rackbeatissä tai tuomalla saldot CSV-tiedostolla. Mikäli tapahtumia on paljon, suosittelemme tuomaan saldot CSV-tiedoston avulla. Inventoinnista on kerrottu tarkemmin täällä: Rackbeat Inventointi / Varaston nollaus.
7. Muut tärkeät huomioitavat asiat
Kun asetukset on tarkistettu ja tarvittavat rekisterit sekä varastosaldot on tuotu Rackbeatiin, on vielä muutama asia, jotka tulee tarkistaa ja on tärkeä huomioda ennen käytön aloitusta. Huomioittehan vähintään seuraavat asiat:
Myyntilaskujen ja -tilausten numeroinnit eivät saa mennä päällekäin Netvisorissa ja Rackbeatissä (päällekkäisyydet estävät dokumenttien siirtymisen)
Käyttöönoton jälkeen myyntilaskut ja tilaukset on erittäin suositeltavaa luoda ainostaan Rackbeatin kautta
Mikäli laskuja tehdään molemmissa järjestelmissä, tulee Netvisorin lasku- ja tilausnumeroinnin olla huomattavasti Rackbeatin numerointia suurempi
Asiakasnumeroiden tulee täsmätä ohjelmistojen välillä = samalla asiakkaalla on sama asiakasnumero molemmissa ohjelmistoissa
Asiakkaiden muokkaus ja perustaminen tehdään käyttöönoton jälkeen Rackbeatissä > asiakastiedot eivät päivity Netvisorista Rackbeatiin, ainoastaan toisinpäin
Tarkemmin huomioitavista asioista ja niiden tarkastamisesta voit lukea ohjeeltamme: Tärkeät huomioitavat asiat. Mikäli käyttöön tai käyttöönottoon liittyen herää kysyttävää, voitte olla yhteydessä tukeemme [email protected].
Muita hyödyllisiä ohjeita ja vinkkejä Rackbeatiin
Miten käyttöoikeudet lisätään Rackbeatiin? Rackbeat asetukset : Käyttäjät -ohjeessa on kerrottu, kuinka yrityksen muille käyttäjille saa lisättyä käyttöoikeuksia
Mitä tietoja Rackbeatista siirtyy Netvisoriin ja toisinpäin? Rackbeatin ja Netvisorin välisestä toimintalogiikasta on kerrottu Rackbeatin ja Netvisorin välinen toimintalogiikka -ohjeessa.
Aikaisempien tilauksien käsittely Netvisorissa. Mikäli yrityksellä on ennestään tilauksia Netvisorin puolella, suosittelemme käsittelemään ja laskuttamaan ne Netvisorissa ennen käytön aloittamista
Myyntitilausten ja myyntilaskujen numerointi. Rackbeatin käytön aloituksen yhteydessä on hyvä varmistaa, että myyntitilausten ja -laskujen numeroinnissa ei esiinny päällekkäisyyttä. Jos laskun/tilauksen numero on jo käytetty Netvisorissa, ei samaa laskunumeroa voi tuoda Rackbeatista ja laskun tuonti jää virheeseen.
Mikäli osa tilauksista/laskuista hoidetaan pelkästään Netvisorin puolella, niin tässä tapauksessa Netvisorin omat tilaus/laskunnumerot pitää olla reilusti isommat, mitä Rackbeatin käyttämät numerot, etteivät nämä mene päällekkäin. Netvisorissa luotu lasku saa aina automaattisesti isoimman vapaan laskunnumeron. Kun luot Netvisorissa laskun, muokkaa sen laskunumero huomattavasti isompaan, jolloin myös seuraava Netvisorissa luotu lasku saa tästä yhden isomman numeron. Tarkemmat tiedot laskunumerosarjojen käsittely Netvisorissa -ohjeessa.
Mikäli jatkossa kaikki tilaukset/laskut hoidetaan Rackbeatin puolella tulisi asettaa Rackbeatin numerointi alkamaan suuremmasta luvusta kuin mitä Netvisorissa on olemassa. Lisätietojen numeroinnin määrittämiseen Rackbeatissa Rackbeat yleiset asetukset -ohjeessa
Avainsanat: Rackbeat, Rackbeat kirjautuminen, Rackbeat asetukset, Alkusynkronointi