SISÄLTÖ

NetBoxi on tietoturvallinen viestintäväline palkkatietojen välittämiseen. Ominaisuus on käytettävissä kaikille Netvisorin käyttäjille kun yrityksessä on päällä joko Palkat- tai Matkat -palvelu. GDPR:n myötä sensitiivisten henkilötietojen lähettäminen ei enää ole sallittua suojaamattoman sähköpostin kautta, joten NetBoxi on luotu tähän käyttötarpeeseen. Toiminnolla Netvisorin käyttäjät voivat lähettää palkanlaskijoille palkka-aineistoa kuten lääkärintodistuksia, täysin turvallisesti ja GDPR:n mukaisesti.

Netboxin ilmoitukset ja sähköpostiviestintä

Viestin jakelussa ovat aina automaattisesti kaikki palkka-aineistoa käsittelevät henkilöt, eikä esimerkiksi lomatuurauksien vuoksi tarvitse miettiä kenelle aineisto tulisi lähettää. NetBoxi ei ole sähköposti eikä chat -palvelu, vaan Netvisorin sisään rakennettu viestintämoduuli. Löydät NetBoxin Netvisorin yläpalkista. Kuvakkeessa näkyy saapuneiden viestien lukumäärä, jos NetBoxissa on uusia saapuneita lukemattomia viestejä. Mikäli NetBoxi-viestejä pääsee yrityksessä lukemaan useampi kuin yksi henkilö, poistuu uusien viestien lukumäärä kun yksikin käyttäjä on avannut viestit.

Palkanlaskija saa halutessaan sähköposti-ilmoituksen NetBoxiin saapuneista viesteistä. Ilmoituksen saa käyttöön klikkaamalla Netvisorin etusivulla omaa nimeä > ja tämän jälkeen Omat perusasetukset > Viestintä -välilehti ja kohta "Viestittävät asiat". Valinta on yrityskohtainen, joten esimerkiksi tilitoimiston palkanlaskija voi valita, minkä asiakasyrityksensä NetBoxiin saapuneista viesteistä hän haluaa ilmoituksen. Huomioitavaa on, että NetBoxi-viestin sähköpostiin tulevat muistutusviestit lähetetään ohjelmasta noin viidentoista minuutin välein, joten mikäli yrityksen palkanlaskija-roolillinen käyttäjä avaa NetBoxin ennen kuin muistutusviesti on ehtinyt lähteä, ei ohjelma enää lähetä sitä. Tämä johtuu siitä, että ohjelma tulkitsee tällöin viestin luetuksi eikä enää muistuta jo luetusta viestistä.

Viestin lähettäminen 

Voit kirjoittaa uuden viestin NetBoxi-näkymän alaosaan. Voit antaa viestille otsikon ja viestitekstin sekä lisätä liitteen.

Liitteitä voit lisätä joko raahaamalla tiedoston suoraan tekstialueelle tai klikkaamalla klemmari-kuvaketta ja valitsemalla tiedostoista haluamasi tiedoston.

Kun viestin sisältö on valmis, klikkaa "Lähetä"-painiketta. Kun olet lähettänyt viestin, näkyy se muutaman sekunnin ajan vihreänä, jolloin viestin lähettämisen voi vielä peruuttaa. Muista odottaa, että viestin lähetys onnistuu, äläkä sulje näkymää ennenaikaisesti. Mikäli näkymä suljetaan liian nopeasti ei viesti lähde vastaanottajalle.

NetBoxissa lähetetty viesti näkyy kaikille henkilöille, joilla on ko. yritykseen Palkanlaskija-rooli.

Viestiin vastaaminen

Viestiin voi vastata klikkaamalla sinistä nuoli-kuvaketta.

Avautuvaan tekstikenttään voi kirjoittaa tekstin ja tarvittaessa raahata liitteen. Liitteen saa lisättyä myös klemmari-kuvakkeesta.

Viesti lähetetään vihreällä painikkeella:

Kun palkanlaskija vastaa käyttäjän viestiin, näkee viestin sen alkuperäisen lähettäjän lisäksi myös kaikki muut Palkanlaskija-roolin omaavat käyttäjät.

Viestien arkistoiminen

Kun viestin sisältö on käsitelty, voidaan se arkistoida viestiketjussa näkyvästä "Arkistoi"-painikkeesta. Suosittelemme arkistointia myös siksi, että uudet viestit saa vastaanotetuksi silloin, kun viestejä on paljon.

Arkistoituun viestiin jää arkistoijan nimi, joten on helppo nähdä, kuka asiaa on käsitellyt. Sekä viestin alkuperäinen lähettäjä. että palkanlaskijat voivat poistaa arkistoituja viestejä ja liitteitä, joten tämän osalta sensitiivisten tietojen säilytysaika on rajoitettavissa.

Hakutoiminnot

Hakutoiminnoilla voit valita minkä tyyppiset viestit näytetään. Lisäksi voit käyttää tietyn viestin etsimiseen hakusanaa tai sanan osaa.

Usein kysytyt kysymykset


Mitä rajoitteita liitteille on asetettu?

Liitteen suurin sallittu koko on 10 megatavua ja liitetyyppeinä on tuettuna kaikki yleisimmät kuva- ja tekstitiedostotyypit, sekä Excel-tiedostot. Yhteen viestiin voidaan lisätä useampia liitteitä. NetBoxi ilmoittaa liitteitä lisättäessä virheestä mikäli tätä ei voi tallentaa.

Voiko palkansaaja käyttää NetBoxia?

NetBoxia voivat käyttää Netvisorin "Käyttäjät ja roolit" -listaukselle lisätyt henkilöt, jotka pääsevät kirjautumaan Netvisoriin tietokoneen selaimella. NetBoxia voi käyttää sensitiivisten tietojen lähettämiseen ja palkansaaja voi luottaa siihen, että viestejä pääsee lukemaan vain käyttäjät joille on myönnetty kyseisessä yrityksessä palkanlaskija-rooli.

Miksi NetBoxi ei toimi?

Mikäli käyttäjällä on riittävät oikeudet nähdä NetBoxiin lähetettyjä viestejä, mutta näin ei käy, kannattaa kokeilla toista selainta. Myös selaimen päivittäminen, välimuistin tyhjentäminen ja evästeiden poisto voi ratkaista ongelman. Jos mikään seuraavasti toimenpiteistä ei korjaa ongelmaa, voit lähettää tukipyynnön osoitteeseen tuki.netvisor@visma.com Muistathan kertoa yksityiskohtaisesti kaikki olennaiset tiedot ja lisääthän ongelmasta kuvakaappauksen. Tämä nopeuttaa ja helpottaa asian tutkimista. 

 

 

 

 

 

 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.