Tässä ohjeessa neuvotaan NetBoxin käyttö tietoturvalliseen viestintään ja palkkatietojen välittämiseen. Ohjeessa käydään läpi ilmoitusten hallinta, viestien lähettäminen, vastaaminen, arkistointi sekä hakutoiminnot.
SISÄLTÖ
- Netboxin ilmoitukset ja sähköpostiviestintä
- Viestin lähettäminen
- Viestiin vastaaminen
- Viestien arkistoiminen
- Hakutoiminnot
- Usein kysytyt kysymykset
NetBoxi on tietoturvallinen viestintäväline palkkatietojen välittämiseen. Ominaisuus on käytettävissä kaikille Netvisorin käyttäjille kun yrityksessä on päällä joko Palkat- tai Matkat -palvelu. GDPR:n myötä sensitiivisten henkilötietojen lähettäminen ei enää ole sallittua suojaamattoman sähköpostin kautta, joten NetBoxi on luotu tähän käyttötarpeeseen. Toiminnolla Netvisorin käyttäjät voivat lähettää palkanlaskijoille palkka-aineistoa kuten lääkärintodistuksia, täysin turvallisesti ja GDPR:n mukaisesti.
Netboxissa olevat liitteet, jotka sisältävät sensitiivisiä tietoja (esim. lääkärintodistukset) tulisi hävittää välittömästi sen jälkeen, kun niitä ei enää tarvita.
Netboxin ilmoitukset ja sähköpostiviestintä
Netvisorin yläpalkki > NetBoxi-kuvake
Viestin jakelussa ovat aina automaattisesti kaikki palkka-aineistoa käsittelevät henkilöt, eikä esimerkiksi lomatuurauksien vuoksi tarvitse miettiä kenelle aineisto tulisi lähettää. NetBoxi ei ole sähköposti eikä chat -palvelu, vaan Netvisorin sisään rakennettu viestintämoduuli.
Löydät NetBoxin Netvisorin yläpalkista. Kuvakkeessa näkyy saapuneiden viestien lukumäärä, jos NetBoxissa on uusia saapuneita lukemattomia viestejä. Mikäli NetBoxi-viestejä pääsee yrityksessä lukemaan useampi kuin yksi henkilö, poistuu uusien viestien lukumäärä kun yksikin käyttäjä on avannut viestit.
Oma nimi > Omat perusasetukset > Viestintä > Viestittävät asiat
Palkanlaskija saa halutessaan sähköposti-ilmoituksen NetBoxiin saapuneista viesteistä. Ota ilmoitus käyttöön seuraavasti:
- Klikkaa Netvisorin etusivulla omaa nimeäsi.
- Valitse Omat perusasetukset.
- Siirry Viestintä-välilehdelle.
- Tee valinnat kohdassa Viestittävät asiat.
Valinta on yrityskohtainen, joten esimerkiksi tilitoimiston palkanlaskija voi valita, minkä asiakasyrityksensä NetBoxiin saapuneista viesteistä hän haluaa ilmoituksen.
Huomioitavaa on, että NetBoxi-viestin sähköpostiin tulevat muistutusviestit lähetetään ohjelmasta noin viidentoista minuutin välein. Mikäli yrityksen palkanlaskija-roolillinen käyttäjä avaa NetBoxin ennen kuin muistutusviesti on ehtinyt lähteä, ei ohjelma enää lähetä sitä. Tämä johtuu siitä, että ohjelma tulkitsee tällöin viestin luetuksi eikä enää muistuta jo luetusta viestistä.
Viestin lähettäminen
Voit kirjoittaa uuden viestin NetBoxi-näkymän alaosaan. Toimi seuraavasti:
- Anna viestille otsikko.
- Kirjoita viestiteksti.
- Lisää tarvittaessa liite raahaamalla tiedosto suoraan tekstialueelle tai klikkaamalla klemmari-kuvaketta ja valitsemalla tiedostoista haluamasi tiedosto.
- Kun viestin sisältö on valmis, klikkaa Lähetä-painiketta.
- Odota, että viestin lähetys onnistuu, äläkä sulje näkymää ennenaikaisesti. Mikäli näkymä suljetaan liian nopeasti ei viesti lähde vastaanottajalle.
Kun olet lähettänyt viestin, näkyy se muutaman sekunnin ajan vihreänä, jolloin viestin lähettämisen voi vielä peruuttaa. NetBoxissa lähetetty viesti näkyy kaikille henkilöille, joilla on ko. yritykseen Palkanlaskija-rooli.
Viestiin vastaaminen
Viestiin voi vastata seuraavasti:
- Klikkaa sinistä nuoli-kuvaketta viestin kohdalla.
- Kirjoita teksti avautuvaan tekstikenttään.
- Raahaa liite tekstikenttään tai lisää se klemmari-kuvakkeesta.
- Lähetä viesti klikkaamalla vihreää painiketta.
Kun palkanlaskija vastaa käyttäjän viestiin, näkee viestin sen alkuperäisen lähettäjän lisäksi myös kaikki muut Palkanlaskija-roolin omaavat käyttäjät.
Viestien arkistoiminen
Kun viestin sisältö on käsitelty, arkistoi se viestiketjussa näkyvästä Arkistoi-painikkeesta. Suosittelemme arkistointia myös siksi, että uudet viestit saa vastaanotetuksi silloin, kun viestejä on paljon.
Arkistoituun viestiin jää arkistoijan nimi, joten on helppo nähdä, kuka asiaa on käsitellyt. Sekä viestin alkuperäinen lähettäjä että palkanlaskijat voivat poistaa arkistoituja viestejä ja liitteitä, joten tämän osalta sensitiivisten tietojen säilytysaika on rajoitettavissa.
Hakutoiminnot
Valitse hakutoiminnoilla, minkä tyyppiset viestit näytetään. Lisäksi voit käyttää tietyn viestin etsimiseen hakusanaa tai sanan osaa.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä rajoitteita liitteille on asetettu?
Liitteen suurin sallittu koko on 10 megatavua ja liitetyyppeinä on tuettuna kaikki yleisimmät kuva- ja tekstitiedostotyypit, sekä Excel-tiedostot. Yhteen viestiin voidaan lisätä useampia liitteitä. NetBoxi ilmoittaa liitteitä lisättäessä virheestä mikäli tätä ei voi tallentaa.
Voiko palkansaaja käyttää NetBoxia?
NetBoxia voivat käyttää Netvisorin "Käyttäjät ja roolit" -listaukselle lisätyt henkilöt, jotka pääsevät kirjautumaan Netvisoriin tietokoneen selaimella. NetBoxia voi käyttää sensitiivisten tietojen lähettämiseen ja palkansaaja voi luottaa siihen, että viestejä pääsee lukemaan vain käyttäjät joille on myönnetty kyseisessä yrityksessä palkanlaskija-rooli.
Miksi NetBoxi ei toimi?
Mikäli käyttäjällä on riittävät oikeudet nähdä NetBoxiin lähetettyjä viestejä, mutta näin ei käy, kokeile toista selainta. Myös selaimen päivittäminen, välimuistin tyhjentäminen ja evästeiden poisto voi ratkaista ongelman. Jos mikään seuraavasti toimenpiteistä ei korjaa ongelmaa, voit lähettää tukipyynnön osoitteeseen tuki.netvisor@visma.com. Muistathan kertoa yksityiskohtaisesti kaikki olennaiset tiedot ja lisääthän ongelmasta kuvakaappauksen. Tämä nopeuttaa ja helpottaa asian tutkimista.
Avainsanat: NetBoxi, viestintä, tietoturva, GDPR, palkka-aineisto, liitteet, palkanlaskija, sähköposti-ilmoitus
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback