Sähköpostin tai Visma Scannerin kautta tuodut dokumentit tulevat Netvisorissa "Laajennokset > Netvisor eScan > eScan-aineiston käsittely" -näkymään.
eScan-aineiston käsittelynäkymään pääsevät kaikki yrityksen käyttäjät. Näytettävät aineistot rajataan näkyville yrityshierarkian hyväksyntä -ja/tai asiatarkastusoikeuksien mukaan. Jokainen näkee vain omansa sekä lisäksi mahdollisten alaistensa tuomat dokumentit. Hyväksyntäoikeudella ja asiatarkastusoikeudella näkee ja pystyy käsittelemään alaistensa dokumentteja.
Käyttöohje: Yrityshierarkiat
Jos käyttäjällä on kirjanpitäjä (KP)-, käyttäjähallitsija (KH)- tai tilitoimistonpääkäyttäjä (TPK) -rooli, näkee käyttäjä aina kaikki dokumentit. Näkymässä ei ole määrärajausta, eli sinne tulee näkyviin niin monta kuittia, mitä on lähetetty onnistuneesti.
"Käsittelemättömät aineistot" –listauksessa näkyvät dokumentit, joita ei ole vielä liitetty mihinkään Netvisorin tapahtumaan. Kun aineisto liitetään esimerkiksi tositteelle, siirtyy se käsitellyksi "Käsitellyt aineistot" -näkymään. Tarvittaessa käsiteltyjä aineistoja voi kohdistaa uudestaan samoilla toiminnoilla, kuin käsittelemättömiä aineistoja. Visma Scannerin automaattisesti tekemät matkalaskut ja tositteet menevät suoraan käsitellyiksi, josta luotuun aineistoon on helppo porautua.
"Käsittelemättömät aineistot" -näkymässä pääset muokkaamaan tuodun kuitin Summa- ja Kuvaus -kenttää Kynä/Lehtiö -painikkeen kautta.
Uuden eScan-aineiston lisääminen ja kuitin liittäminen
"Tee valituille" –pudotusvalikon kautta voit:
- Luoda kuitista uuden tositteen, matkalaskun, myyntilaskun tai ostolaskun
- Poistaa kuitin
- Siirtää kuitin toiselle Netvisor-yritykselle
- Asettaa kuitille luonteen. Tämä valinta ei toistaiseksi vaikuta mihinkään
- Lisätä kuitin olemassa olevalle tapahtumalle, mikäli se on jo aikaisemmin luotu Netvisoriin
eScan -aineiston käsittelynäkymässä "Tee valituille" -pudotusvalikon toiminnot löytyvät rivikohtaisesti kunkin rivin viimeisestä painikkeesta.
"Tee valituille > Luo uusi > Tosite" aukaisee uuden tositteen syöttösivun ja näyttää käsiteltävän kuitin kirjauksen yhteydessä. Visma Scannerissa syötetyt lisätiedot näkyvät kirjausta tehdessä. Vastaavalla tavalla onnistuu myös uuden matkalaskun, myyntilaskun tai ostolaskun lisääminen.
Skannatun kuitin lisääminen tositteelle tapahtuu oikean reunan "Liitä tositteelle" -painikkeen avulla. Mikäli käsittelyssä on useita liitteitä, voi eri liitteiden välillä siirtyä nuoli-painikkeilla.
Huomioithan, että Visma Scannerissa annettu Kuvaus -kentän tieto lisätään automaattisessa tositteen muodostuksessa sekä tositteen "Riviselite" -kenttään, että "Selite" -kenttään. Mikäli tosite ei muodostu automaattisesti kuittia tuodessa, Kuvaus -kentän tieto tallennetaan eScan-aineiston käsittelyn yhteydessä liitteen kuvaukseen, eikä tietoa tallenneta Selite tai Riviselite -kenttiin. Visma Scannerissa annettu Kuvaus tulee tässä tilanteessa lisätä manuaalisesti tositteen Selite ja Riviselite -kenttiin, jotta tämä tieto tulee näkyviin aineistokopiolle.
Matkalaskulle skannatun kuitin liittäminen tapahtuu vasta rivin tallentamisen jälkeen. Klikkaa "Kohdista kuitti" -linkkiä halutulta riviltä, niin näkyvissä oleva liite kohdistetaan tähän riviin.
Skannatun dokumentin liittäminen ostolaskulle tapahtuu ostolaskun lisäämisen jälkeen oikean reunan "Liitä ostolaskulle" -painikkeen avulla.
Kun skannatusta dokumentista on Netvisorissa muodostettu tosite, matkalasku, myyntilasku tai ostolasku, lukitaan aineisto kuittiskannerissa eikä sitä voi enää mobiilisovelluksen kautta muokata. Ennen aineiston käsittelyä muokkaaminen on täysin mahdollista.
Kuitin liittäminen jo olemassa olevalle tositteelle, myyntilaskulle, ostolaskulle tai matkalaskulle
Kuitti on mahdollista liittää myös olemassa oleville tapahtumille aloittamalla käsittely eScan-aineiston käsittelynäkymän kautta valitsemalla "Tee valituille > Lisää olemassa olevalle".
Valitsemalla avautuvasta valikosta tapahtuman, avautuu käyttäjälle selailunäkymä, josta voi etsiä halutun tapahtuman kuitin liittämistä varten.
eScan-aineiston käsittelynäkymän lisäksi tuodun eScan-dokumentin voi liittää suoraan myös tositteelta, myyntilaskulta ja ostolaskulta. Tositteella tositekohtaisista toiminnoista löytyy valinta "Liitä eScan-dokumentti", josta avautuu lista tuoduista eScan-aineistoista.
Kun skannatusta dokumentista on Netvisorissa muodostettu tosite, matkalasku, myyntilasku tai ostolasku, lukitaan aineisto kuittiskannerissa eikä sitä voi enää mobiilisovelluksen kautta muokata. Ennen aineiston käsittelyä muokkaaminen on täysin mahdollista.
Aineiston siirtäminen toiselle yritykselle
Mikäli kuitti skannataan vahingossa väärään yritykseen, kuitti on mahdollista siirtää toiselle yritykselle "Tee valituille" –painikkeen kautta. Siirtäminen vaatii käyttöoikeudet molempiin yrityksiin. Tällöin myös eScan-dokumentin tuonnista syntynyt Netvisorin palvelulaskutuksen peruste siirretään valittuun yritykseen. Käsittelyhistoriasta näkyy tällöin mistä yrityksestä aineisto on siirretty.
eScan-aineiston käsittelynäkymässä näytetään myös käyttäjän muiden hallinnoitavien yritysten eScan-aineistojen kappalemäärät. Kun kuitti on siirretty, näkyy alkuperäisessä yhtiössä tieto tästä. Kuitin kuvaa ei kuitenkaan enää saa auki vanhassa yrityksessä. Tällöin ei tule ongelmaa, jos kuitti epähuomiossa lisättiin alunperin väärään yritykseen.
Aineiston poistaminen
Valittu aineisto on mahdollista poistaa "Tee valituille" –painikkeen kautta, jolloin myös "Aineiston käsittelytapahtumat" -valikosta poistuu tuodun tapahtuman tiedot. Mikäli kuitti oli tuotu Visma Scannerin kautta, poistetaan kuitti myös mobiilisovelluksesta.
Jos kuvattu kuitti poistetaan Visma Scanner sovelluksesta ja sitä ei ole käsitelty eli kuitti on "Käsittelemättömät aineistot" -näkymässä niin tällöin kuitti poistuu myös Netvisorista.
Sulje e-Scan prosessit
Mikäli joku eScan aineisto on jäänyt käsittelyssä kesken, voi nyt jatkossa kirjanpitäjän tai käyttäjähallitsija -oikeudella sulkea avoimet eScan prosessit yrityksestä. Tämän jälkeen kyseistä riviä voi käsitellä uudestaan. Nappi sulje avoimet eScan-prosessit ei näy, jos ei ole mitään keskeneräisiä escan prosesseja yrityksessä.
Aineistotuonnin estäminen
eScan-aineistojen tuonnin yritykseen voi estää kytkemällä eScan-palvelun pois päältä yrityksen sähköisistä palvelukanavista. Tarkemmat ohjeet löytyvät ohjeesta: Sähköiset palvelukanavat.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback