Siirry käyttämään  verkkolaskutusta  tai  sähköpostilaskuja. Pienennät samalla ympäristövaikutuksia. Kiitos vastuullisesta valinnasta!

Tämä ohje kattaa PDF eKirje -tulostuspalvelun käytön, joka mahdollistaa erilaisten dokumenttien lähettämisen tulostuspalvelun kautta. Ohje sisältää tietoa palvelun rajoitteista, veloitusperusteista, käyttöönotosta, Maventa-tilin vaatimuksista, aikataulutuksesta ja lähetysprosessista.

SISÄLTÖ

Yleistä

PDF eKirje -tulostuspalvelu mahdollistaa laskujen lisäksi myös tarjousten, tilausten, toimittajan osoiteilmoitusten, perintäkirjeiden ja huomautusten sekä palkkalaskelmien lähettämisen tulostuspalvelun kautta, myös ulkomaille. Palvelu on toteutettu Maventan kanssa ja se on käytettävissä rinnakkain verkkolaskun lähetyspalvelun kanssa.

Myyntidokumentit on mahdollista lähettää Netvisoriin ladatulla omalla logolla varustettuna. Dokumentti tulostuu vastaanottajalle täsmälleen samanlaisena kuin miltä se itse tulostettuna näyttää. Tulostus voidaan tehdä sekä mustavalkoisena että värillisenä.

Tilauksille ja laskuille voi liittää liitteitä. Liitteet lisätään laskulle joko tulostus-/lähetysprosessinäkymässä tai Netvisorin eScan-palvelun kautta, josta ne voidaan liittää laskuille PDF-muotoisina. Liitteet voidaan lähettää tulostuspalveluun tilausten ja laskujen mukana. Jos liitteesi ovat värillisiä, käytä väritulostusta.

Kuluttaja-asiakkaiden laskujen välitys Kivran digipostilaatikkoihin on jatkossa mahdollista. Jos kuluttaja-asiakkaan lasku lähetetään Netvisorista PDF eKirjeenä ja vastaanottajalla on Kivra käytössä, ohjataan lasku automaattisesti Kivraan paperipostin sijaan.

Rajoitteet

  • Tulostuspalveluun lähetettävissä PDF-tiedostoissa ei saa olla upottamattomia fontteja.
  • Skannaa tulostuspalveluun lähetettävät liitteet kuvamuodossa.
  • Suositeltu PDF-versio on 1.3. Uudemmissa versioissa voi esiintyä ongelmia layereiden, läpinäkyvyyksien ym. kanssa, mutta aineisto ei hylkäydy pelkästään version perusteella.
  • Värillisen aineiston osalta käytä väritulostusta, koska mustavalkotulostuksessa värilliset liitteet voivat hylkäytyä.
  • Älä yritä peruuttaa PDF eKirjeen lähetystä sen jälkeen, kun olet painanut "Lähetä aineistot PDF eKirje -tulostuspalveluun" -painiketta, koska lähetystä ei voi enää peruuttaa.

Veloitusperusteet

  • Ota huomioon, että PDF eKirje -tulostuspalvelun avaus on maksuton.
  • Huomioi, että tulostetuista laskuista veloitetaan hinnaston mukaisesti yksikköhinta, joka sisältää:
    • 1. laskusivun tulostamisen
    • kuoren
    • kuoreen laittamisen
    • valitun kirjeluokan postimaksun
  • Jos myyntilasku vaatii toisen tai useamman sivun, huomioi, että nämä laskutetaan hinnaston mukaisesti erikseen.

Käyttöönotto

Voit avata PDF eKirje -tulostuspalvelun käyttöönoton näkymän viemällä hiiren kursorin Store-ikonin päälle Netvisorissa ja valitsemalla Sähköiset palvelukanavat -valikosta PDF eKirje -tulostuspalvelun kohdalta "Ota käyttöön".

Maventa-tili

  • Varmista, että yrityksen Maventa-tili on käytössä ja kytkettynä Netvisoriin, jotta voit lähettää dokumentteja tulostuspalveluun.
  • Noudata Maventa-yhteyden avaamisen ohjetta sivulla Maventa-yhteys.
  • Jos yrityksen Maventa-tili on ollut aiemmin jonkin toisen järjestelmän käytössä, jossa tulosteet ovat kulkeneet Maventan kautta, kytke yrityksen tulostuspalvelun tili manuaalisesti Netvisoriin käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
  • Noudata tällöin ohjetta sivulla PDF eKirje-tulostuspalvelun tunnukset.

Aikataulutus ja prosessointi

  • Toimita asiakkaan aineisto palvelun toimittajalle PDF-muodossa Netvisor-ohjelmasta.
  • Huomioi, että Netvisor-ohjelmasta lähetettyä aineistoa ei voi perua lähetyksen jälkeen. Tarvittaessa ole yhteydessä aineiston vastaanottajaan aineiston huomiotta jättämisestä.
  • Lähetä laskut Netvisorista ennen klo 22:30, jotta ne ehtivät yleensä vuorokauden viimeiseen lähetykseen toimittajalle.
  • Huomioi, että toimittajan palvelimelle työpäivinä (ma–pe) klo 24:00 mennessä saapunut aineisto käsitellään seuraavana työpäivänä. Aineisto tulostetaan, kuoritetaan ja jätetään Postin jaettavaksi Priority- tai Economy-luokan kirjeinä.
  • Ota huomioon, että sähköiset dokumentit toimitetaan NetPostiin samalla tai nopeammalla aikataululla kuin vastaavat Priority- ja Economy-luokan kirjeet.

Priority-kirje (1 lk), kotimaa:

  • Varmista, että Priority PDF -tiedostot saapuvat toimittajan palvelimelle työpäivinä (ma–pe) klo 24.00 mennessä.
  • Tällöin aineisto käsitellään seuraavana työpäivänä, tulostetaan, kuoritetaan ja jaetaan perusjakelussa Postin yleisten toimitusehtojen mukaisesti.
  • Oleta, että kirjeet jaetaan seuraavana työpäivänä ja loput viimeistään toisena työpäivänä.
  • Huomioi, että toimituksen kokonaiskestoaika on 2–3 työpäivää siitä, kun aineisto on jätetty toimittajan palvelimelle.

Economy-kirje (2 lk), kotimaa:

  • Varmista, että Economy PDF -tiedostot saapuvat toimittajan palvelimelle työpäivinä (ma–pe) klo 24.00 mennessä.
  • Tällöin aineisto käsitellään seuraavana työpäivänä, tulostetaan, kuoritetaan ja jaetaan perusjakelussa Postin yleisten toimitusehtojen mukaisesti seuraavien kolmen työpäivän aikana, loput viimeistään neljäntenä työpäivänä.
  • Oleta, että oikealla osoitteella varustetut Economy-kirjeet jaetaan 96 %:n varmuudella vastaanottajille postiin jättöä seuraavien kolmen työpäivän aikana, loput viimeistään neljäntenä työpäivänä postiin jättämisestä.
  • Huomioi, että toimituksen kokonaiskestoaika siitä, kun aineisto on jätetty toimittajan palvelimelle työpäivinä (ma–pe) klo 24 mennessä siihen asti, kun vastaanottaja saa kirjeen, on 5–6 työpäivää.

Ulkomaille menevät kirjeet:

  • Huomioi, että ulkomaille osoitetut Priority-kirjeet toimitetaan Suomesta kohti osoitemaata seuraavana työpäivänä tai arkilauantaina tai muuten ensimmäisellä käytettävissä olevalla yhteydellä.
  • Oleta, että lähetykset toimitetaan osoitemaahan pääsääntöisesti lentoteitse.
  • Huomioi, että kirjeet jaetaan osoitemaassa vastaanottajille osoitemaan määrittelemän toimitusajan puitteissa.

Aineiston lähettäminen

  1. Varmista, että laskulla on osoitetiedot, jotta voit lähettää laskun PDF eKirjeenä.
  2. Valmistele lasku Netvisorissa valmiiksi.
  3. Valitse laskun alareunasta "Lähetä lasku" -painike, jotta lasku siirtyy lähetysprosessiin.

  1. Valitse lähetysprosessissa painike "Lähetä PDF eKirje -tulostuspalveluun".
  2. Tarkista tarvittaessa lähetyskanava. Netvisor tarjoaa oletuksena sähköisintä lähetyskanavaa, ja jos asiakkaan takana on verkkolaskuosoite, Netvisor tarjoaa tätä ensisijaisesti.
  3. Vaihda lähetyskanava PDF eKirje -tulostuspalveluun, jos haluat käyttää tulostuspalvelua verkkolaskun sijaan.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kuinka otan PDF eKirje -palvelun käyttöön?

Ota PDF eKirje -tulostuspalvelu käyttöön Netvisorissa viemällä hiiren kursorin Store-ikonin päälle ja valitsemalla Sähköiset palvelukanavat -valikosta PDF eKirje -tulostuspalvelun kohdalta "Ota käyttöön".

Mitä veloitus sisältää?

Veloitus sisältää 1. laskusivun tulostuksen, kuoren, kuoreen laittamisen ja valitun kirjeluokan postimaksun. Toisesta ja sitä seuraavista sivuista veloitetaan erikseen hinnaston mukaisesti.

Voinko peruuttaa PDF eKirje -lähetyksiä?

Et voi peruuttaa PDF eKirje -lähetyksiä sen jälkeen, kun olet painanut "Lähetä aineistot PDF eKirje -tulostuspalveluun" -painiketta. Tarvittaessa ole yhteydessä aineiston vastaanottajaan ja pyydä aineiston huomiotta jättämistä.

Miten varmistan Maventa-tilin yhteensopivuuden?

Varmista, että yrityksen Maventa-tili on kytketty Netvisoriin ohjeen Maventa-yhteys mukaisesti. Jos tili on ollut aiemmin käytössä toisessa järjestelmässä, kytke tulostuspalvelun tili manuaalisesti Netvisoriin käyttäjätunnuksella ja salasanalla ohjeen PDF eKirje-tulostuspalvelun tunnukset mukaisesti.

Millaisia dokumentteja voin lähettää PDF eKirje -tulostuspalvelun kautta?

Voit lähettää laskuja, tarjouksia, tilauksia, toimittajan osoiteilmoituksia, perintäkirjeitä, huomautuksia ja palkkalaskelmia, myös ulkomaille.

Mitä vaatimuksia PDF-tiedostoille ja liitteille on?

Varmista, että PDF-tiedostoissa ei ole upottamattomia fontteja ja että käytät suositeltua PDF-versiota 1.3. Skannaa liitteet kuvamuodossa ja käytä värillisten liitteiden kanssa väritulostusta, jotta liitteet eivät hylkäydy.

Milloin PDF eKirje -lähetykset jaetaan vastaanottajille?

Priority-kirjeiden toimitusaika on yleensä 2–3 työpäivää ja Economy-kirjeiden 5–6 työpäivää siitä, kun aineisto on jätetty toimittajan palvelimelle. Ulkomaille menevät Priority-kirjeet toimitetaan osoitemaahan lentoteitse ja jaetaan osoitemaan omien toimitusaikojen mukaisesti.

Avainsanat: PDF eKirje, tulostuspalvelu, Netvisor, Maventa, myyntidokumentit, laskutus



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.