Tässä ohjeessa neuvotaan työnantajan erillisilmoitusten ja työnantajasuoritusten kuukausinäkymän toiminnot. Ohjeessa käydään läpi ilmoituksen tarkistaminen, vähennysten kirjaaminen, lähettäminen, maksaminen sekä erillisilmoituksen automaation asettaminen.

SISÄLTÖ

Työnantajan erillisilmoituksilla ilmoitetaan kuukausittain maksettujen työnantajan sairausvakuutusmaksujen yhteismäärä ja siitä mahdollisesti tehdyt vähennykset. Vaihtoehtoisesti voi ilmoittaa "Ei palkanmaksua" -tiedon, jos maksaja kuuluu Verohallinnon työnantajarekisteriin eikä ole maksanut lainkaan palkkoja kyseisen kuukauden aikana.

Palkansaajakohtaiset tiedot ilmoitetaan aina maksujen yhteydessä palkkatietoilmoituksilla.

Työnantajasuoritusten ja työnantajan erillisilmoituksen kuukausinäkymä

Avaa näkymä valitsemalla Palkat > Palkanlaskenta > Velvoitteet > Työnantajan erillisilmoitukset.

Työnantajan erillisilmoitusten kuukausinäkymässä voit tehdä seuraavat toimenpiteet:

  • Kirjaa vähennykset sairausvakuutusmaksusta
  • Muodosta työnantajasuoritusten tosite
  • Lähetä työnantajan erillisilmoitus
  • Muodosta työnantajasuoritusten verotilisiirto

1) Tarkista laskennan perusteet

Ennen velvoitteen hoitamista, varmista, että kaikki kuukaudelle kuuluvat palkkalaskelmat ovat varmasti mukana. Jokin laskelma voi esimerkiksi olla vielä maksatusnäkymässä maksamattomana, eikä se täten näy vielä sivulla eikä ole mukana laskennassa.

Työnantajasuoritusten laskennan perusteena toimivat kaikki palkkalaskelmat, jotka on maksettu ja joiden maksupäivä on valitulla kuukaudella. Tarkastele maksettuja palkkalaskelmia sivun alareunan "Maksetut palkkalaskelmat" -taulukossa.

Et voi muokata erillisilmoituksen summia manuaalisesti käsin suoraan ilmoitukselle, vaan tiedot muodostuvat automaattisesti palkanlaskennan tietojen pohjalta.

Tarkista, että ennakonpidätys, lähdevero ja työnantajan sairausvakuutusmaksu ovat oikein. Ennakonpidätyksen, lähdeveron ja työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismäärät lasketaan maksetuista palkkalaskelmista. Sairausvakuutusmaksun prosentti päivittyy ohjelmaan vuosittain automaattisesti, josta ohjelma laskee maksun määrän.

Työnantajan sairasvakuutuksen laskennan perusteisiin nousevat kaikki palkkalajit, joiden yrityskohtaisissa palkkalajeissa on vakuutuskäsittelyn asetuksissa valittuna "Sairasvakuutusmaksu".

Mikäli palkkalajilta on puuttunut tulolajikohdistus palkanlaskentahetkellä ja muokkaat palkkalajin asetuksia palkanlaskennan jälkeen yrityskohtaisista palkkalajeista, päivittyvät tiedot erillisilmoitukselle.

 

Lisäksi palkkalajin on oltava "Rahapalkan" laskentakaavassa mukana.

2) Kirjaa sosiaaliturvamaksun vähennykset

Voit kirjata erillisilmoitukseen vähennyksiä klikkaamalla Vähennykset -kohdan sinistä 0,00-linkkiä.

Linkistä avautuu ikkuna, jossa vähennykset kirjataan palkansaajakohtaisesti. Toimi seuraavasti:

  1. Valitse palkansaaja suurennuslasin kuvakkeesta.
  2. Anna vähennettävä summa.
  3. Lisää tarvittaessa uusia rivejä "Uusi rivi" -toiminnolla.
  4. Muista tallentaa lopuksi.

Kuukausinäkymässä näkyy vain vähennysten yhteissumma. Mikäli haluat kuitenkin tarkistella jälkeenpäin vähennyksiä palkansaajakohtaisesti, klikkaa "Vähennykset" -kohdan sinisestä summa-linkistä, jolloin tarkempi erittely aukeaa.

3) Esikatsele

Esikatsele tositteelle meneviä tietoja tositteen "Esikatselu" -linkistä.


Erillisilmoituksen tiliöintiasetukset määrittelevät tositteen vienneissä käytettävät tilit. Määrittele tilit seuraavasti:

  • Verotili: Valitse Taloushallinto > Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Kirjanpidon ja velvoitteiden asetukset > Oletustiliöinneissä käytettävät tilit > Verotili.
  • Sosiaaliturvamaksun tiliöinnit: Määrittele tiliöinnit palkanlaskennan asetuksissa valitsemalla Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset > Työnantajan sairausvakuutusmaksun kirjanpidon tilit.
  • Ennakonpidätysvelan kirjauksen tiliöinti:  Aseta ennakonpidätysvelan kirjauksen tiliöinti palkkalajin kredit-tiliöinnin asetuksissa näkymältä valitsemalla Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Yrityskohtaiset palkkalajit > Ennakonpidätys > Kirjanpidon asetukset.

4) Muodosta tosite ja lähetä ilmoitus

Tositteen päiväykseksi tarjotaan oletuksena valitun kuukauden viimeistä päivää. Paina vihreää painiketta, joka samalla muodostaa tositteen sekä erillisilmoituksen ja lähettää ilmoituksen Tulorekisteriin.

 

Tosite on nyt muodostettu kirjanpitoon sekä ilmoitus muodostettu ja lähetetty Tulorekisteriin.

5) Muodosta ja maksa verotilisiirto

Tositteen muodostaminen ja ilmoituksen lähettäminen aktivoivat verotilisiirron muodostamisen.

Voit muodostaa yhden tai usemman tilisiirron. Anna tiedot ja muodosta tilisiirto.

  • Eräpäivä: Tarkista että eräpäivä on oikein.
  • Veloitettava pankkitili: Valitse miltä tililtä verotilisiirto maksetaan.
  • Maksettava summa: Tarkista että maksettava summa on oikein.
  • Laskelmasta näet miten maksettava summa muodostuu. Laskukaavana on ennakonpidätys + lähdevero + sairausvakuutusmaksu - vähennykset = jää maksettavaa.

Erillisilmoituksen automaatio

Voit halutessasi automatisoida erillisilmoituksen muodostamisen ja lähettämisen. 

Näin voit ottaa automaation käyttöön:

Siirry kohtaan Palkanlaskennan asetukset > Automaation asetukset > Erillisilmoitus.

Aseta kohdasta "Erillisilmoitus" automaatio päälle valitsemalla kohta "Päällä" ja lisää Tulorekisteriin välitettävät yhteystiedot.

Kun automaati on päällä, automaatio hoitaa puolestasi seuraavat vaiheet:

  • Muodostaa erillisilmoituksen.
  • Lähettää erillisilmoituksen Tulorekisteriin.
  • Muodostaa tositteen.

Jokaisen kuukauden aineisto käsitellään automaattisesti seuraavan kuukauden 2. ja 3. päivän välisenä yönä, edellisen kuukauden tiedoilla.


Voit halutessasi myös automatisoida työnantajasuoritusten verotilisiirron muodostuksen automaatioasetuksista.

Siirry kohtaan Palkanlaskennan asetukset > Automaation asetukset > Verotilisiirto.

Aseta kohdasta "Verotilisiirto" automaattinen muodostus päälle valitsemalla "Päällä" ja valitse verotilisiirron maksamiseen käytettävä pankkitili.

Kun verotilisiirron automaattinen muodostus on päällä, verostilisiirto muodostetaan erillisilmoituksen muodostamisen yhteydessä. 

Huomaathan, että vaikka verotilisiirron muodostaminen toimii automaatiolla, niin se ei siirry maksuun automaattisesti.

Maksaminen

Jos sinulla on tilisiirtojen maksatusoikeus, valitse tilisiirron muodostusvaiheessa oletustoiminto "Muodosta ja siirry maksamaan", jolloin pääset suoraan maksatusnäkymään maksamaan juuri tekemäsi tilisiirron.

Voit myös pelkästään muodostaa tilisiirron, jolloin se odottaa maksamista tilisiirtonäkymässä. Avaa näkymä valitsemalla Ostot > Tilisiirrot > Avoimet ja maksetut tilisiirrot.

Mikäli verotilisiirron automaatio on käytössä, Netvisor on automaattisesti muodostanut tilisiirron erillisilmoituksen muodostamisen yhteydessä. Tällöin voit siirtyä suoraan maksamaan kyseisen tilisiirron.

Kaikki näkymän kautta muodostetut verotilisiirrot näkyvät tilisiirto-osion alla omassa taulukossaan. 

Ei palkanmaksua -tilanne

Jos kuulta ei ole palkanmaksua, ilmoita Tulorekisteriin "Ei palkanmaksua" -tieto. Ohjelma tunnistaa tilanteen automaattisesti. Ilmoituksen perässä näkyy "Ei palkanmaksua" -tieto. Muodosta tosite ja lähetä ilmoitus normaalisti.

Ei palkanmaksua -tieto voidaan ilmoittaa usealta kuukaudelta ennakkoon. Vaihda kuukausi ja tee tosite, lähetä ilmoitus ja muodosta verotilisiirto.

  1. Valitse oikea vuosi ja kuukausi: Koska palkanmaksua eikä siten palkkalaskelmia ole maksettu valitulla kuukaudella, ohjelma ymmärtää, että kyseessä on "Ei palkanmaksua" -tilanne.
  2. Paina vihreää "Muodosta tosite ja lähetä ilmoitus Tulorekisteriin" -painiketta.

Ilmoitetaan erillisilmoituksella

Tilityspisteen asetuksista löytyy valinta "Ilmoitetaan erillisilmoituksella", joka on oletuksena valittuna. Tämä asetus mahdollistaa TyEL-vakuutusyhtiön tietojen ilmoittamisen erillisilmoituksella niiltä kuukausilta, joista ei muodostu palkkatietoilmoitusta. Mikäli kuukaudelle on muodostunut palkkatietoilmoituksia, jättää valinta automaattisesti ilmoittamatta eläkevakuutustiedot erillisilmoituksella vaikka valinta on käytössä, koska tiedot ilmoitetaan jo palkkatietoilmoituksilla.

Pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan tilityspisteen asetuksia valitsemalla Palkat > Palkanlaskenta > Velvoitteet > Tilitykset > Siirry tilityspisteiden asetuksiin > Avaa haluttu tilityspiste muokkaustilaan klikkaamalla rivin päässä olevasta kynälehtiön kuvakkeesta.


Nollailmoitus-tilanne

Jos kuukaudessa ei ole maksettu palkkaa, mutta on maksettu verottomia kustannusten korvauksia, kyseessä on ns. "nollatietoilmoitus" -tilanne. Tällainenkin tilanne pitää ilmoittaa Tulorekisteriin. Ohjelma tunnistaa tilanteen automaattisesti.

Ilmoituksen perässä näkyy "(Nollatietoilmoitus)" -tieto. Muodosta tosite ja lähetä ilmoitus normaalisti.

Vuosinäkymä

Siirry erillisilmoituksiin valitsemalla Palkat > Palkanlaskenta > Velvoitteet > Työnantajan erillisilmoitukset. Voit valita valikosta kuukauden sijaan näytettäväksi koko vuoden, jolloin näkymän päivittämisen jälkeen näet valitun vuoden osalta koosteen kuukausitasolla tositteiden, ilmoitusten sekä tilisiirtojen osalta. Varsinainen erillisilmoitusten käsittely tapahtuu kuukausinäkymässä, johon pääset helposti listauksen kuukaudesta (kuvassa esim 2019 toukokuu).

Erillisilmoituksen merkitseminen käsitellyksi

Mikäli erillisilmoitusta ei makseta Netvisorista, merkitse erillisilmoitus käsitellyksi valitsemalla Palkat > Palkanlaskenta > Erillisilmoitukset > Kuukausi: Koko vuosi > Päivitä näkymä.

Muodosta ensin erillisilmoitus ja kirjanpidon tosite, jonka jälkeen voit merkitä ilmoituksen käsitellyksi. Voit mitätöidä muodostuneen kirjanpidon tositteen kirjanpidosta.

Kun erillisilmoitus on merkitty käsitellyksi, Tiedotusnäkymän Velvoitteet-widget ei enää herjaa muodostamattomista erillisilmoituksista.

Erillisilmoituksen korjaaminen

Mikäli erillisilmoitusta täytyy korjata, varmista että alkuperäisen erillisilmoituksen tila on "Tulorekisterissä".

Kun erillisilmoituksen tila on "Tulorekisterissä", klikkaa "Mitätöi tosite", jolloin ohjelma mitätöi erillisilmoituksesta muodostetun tositteen kirjanpidosta.

Kun olet painanut "Mitätöi tosite" -painiketta, aktivoituu vihreä "Muodosta tosite ja lähetä korvaava ilmoitus tulorekisteriin" -painike. 

Tämän painikkeen klikkaaminen muodostaa uuden kirjanpidon tositteen ja korvaavan erillisilmoituksen niissä tapauksissa, joissa ensimmäisen erillisilmoituksen lähettämisen jälkeen samalle palkanmaksukuukaudelle on laskettu lisää palkkalaskelmia ja tiedot halutaan päivittää.

Mikäli erillisilmoitusta tarvitsee muissa tilanteissa korjata, avaa ilmoitus muokkaustilaan klikkaamalla "Näytä ilmoitus" > Tee ilmoitukselle > Muodosta korvaava ilmoitus. Tee muokkaukset, tallenna ja lähetä ilmoitus.

Käyttöoikeudet

Työnantajan erillisilmoituksille pääsemiseen tarvitaan palkanlaskennan toimintokohtainen "muokkausoikeus" kohtaan "Kuukausivelvoitteet". Lisäksi tarvitaan Palkanlaskija-rooli (P), koska näkymässä näytetään palkkatietoja. Erillisilmoituksen tilisiirron muodostamiseen tarvitaan "Myynti, tuotteet, ostot ja taloushallinto" -osion toimintokohtaisista oikeuksista "muokkausoikeus" kohtaan "Ostoreskontra > Maksatus". Verotilisiirron maksamiseen tulee olla Myynti- ja ostoreskontran oikeuksista täpät kohdissa "Ostolaskujen ja palkkojen maksaja" sekä "Tilisiirtojen maksaja".

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Ehdin jo tekemään tositteen ja lähettämään ilmoituksen. Nyt kuukaudelle tuli lisää laskelmia. Mitä teen?

Jos tosite ja ilmoitus on tehty ja sen jälkeen kyseiselle kuulle on tullut lisää maksettuja palkkalaskelmia, eivät maksettujen palkkalaskelmien tiedot vastaa tositetta (eikä yleensä ilmoitustakaan). Kolmiot kertovat tästä.

Jotta saat tositteen ja ilmoituksen ajan tasalle, toimi seuraavasti:

  1. Mitätöi tosite punaisesta Mitätöi tosite -painikkeesta.
  2. Paina uudelleen vihreää "Muodosta tosite ja lähetä ilmoitus" -painiketta.
  3. Muodosta (ja siirry maksamaan) tilisiirto, jonka maksettavaa summaa on jäljellä äskeisten muutosten verran.

Nyt maksettujen palkkalaskelmien tiedot täsmäävät tositteen ja ilmoituksen kanssa eikä kolmioita enää näy.

Näkymässä näkyy oransseja kolmioita, mistä on kyse?

Katso vastaus kysymykseen: "Ehdin jo tekemään tositteen ja lähettämään ilmoituksen. Nyt kuukaudelle tuli lisää laskelmia. Mitä teen?"

Voinko maksaa verotilisiirron osissa?

Voit teknisesti muodostaa maksusta niin monta tilisiirtoa kuin haluat. Anna muodostettavan tilisiirron tiedot, muokkaa summaa ja muodosta tilisiirto. (Valitse muodostuspainikkeen alta vaihtoehto, joka ei siirrä sinua maksatusnäkymään, jotta voit luoda peräkkäin niin monta tilisiirtoa kuin on tarve.) Muodostetut tilisiirrot näkyvät omassa taulukossaan tilisiirtojen luomistoiminnon alla.

Miksi en voi muodostaa tositetta?

Tositteen muodostaminen on estetty suljetulle kaudelle. Tarkista palkanlaskennan asetuksista lukitus sekä ALV-lukitus.

Käyttöohje: Palkanlaskennan lukitukset

Voiko erillisilmoituksen muodostaa neljännesvuosittain?

Netvisorista ei ole mahdollista muodostaa kootusti erillisilmoituksia neljännesvuosittain. Erillisilmoitukset muodostetaan kuukausikohtaisesti, mutta maksamisen ja ilmoittamisen voi tehdä kaikista ilmoituksista sitten neljännesvuosittain.

 


Avainsanat: työnantajan erillisilmoitus, työnantajasuoritus, Tulorekisteri, sairausvakuutusmaksu, verotilisiirto, Netvisor



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.