I den här guiden går vi igenom processen för att skapa en ny kund i systemet. Steg-för-steg-instruktionerna omfattar kundens basinformation, information om faktureringsadress, information om verksamhetsställe och e-faktureringsuppgifter.
Du kan öppna vyn eller utföra funktionen genom att välja Försäljning > Kunder > Ny kund. En ny kund kan skapas när användaren har markerad redigeringsrätt för kundhantering i de funktionsspecifika rättigheterna.
Du kan också öppna samma funktion via menyn "Skapa ny":
eller
Härefter öppnas nedanstående vy:
När du matar in en ny kund finns det två obligatoriska uppgifter i systemet: Namn och FO-nummer (om företagskund). I praktiken måste du också ange kundens adress, postnummer och postanstalt. Fakturan kan endast skrivas ut lokalt om dessa uppgifter saknas.
Basinformation (1)
Namn – Kundens namn. Fältet under namnfältet är avsett för namntillägg. Kundens namnfält hämtar information från FODS. Om företaget finns där uppdateras uppgifterna automatiskt baserat på FODS.
Kundkod – Att ange koden är frivilligt. Om du uppdaterar kundinformation från en csv-fil är kundkoden en obligatorisk uppgift (markör). Vi rekommenderar att du använder kundkoden. Systemet föreslår som standard följande lediga nummer, men du kan skriva över det. Kundkoden kan även innehålla bokstäver. Automatisk hämtning av kundkod stöder koder under 10 tecken. Fakturablanketten rymmer cirka 20 tecken, beroende på numrets bredd. E-fakturameddelandet accepterar en kundkod på högst 35 tecken. Gränssnittet och vyn tillåter en kundkod på högst 50 tecken.
FO-nummer – Kundens FO-nummer. Om det är fråga om en personkund väljer du rutan Personkund. I så fall kan du inte ange FO-nummer, utan i stället visas ett fält för personbeteckning. Personbeteckning är inte ett obligatoriskt fält, du kan lämna det tomt. Om det är fråga om en utländsk kund anger du i stället för FO-nummer momsnumret med landskod i början och utan bindestreck före sista tecknet, till exempel FI12345678. Om en utländsk kund inte har ett momsnummer kan du ange ett annat organisations- eller företagsnummer i FO-nummer-fältet.
"Hämta uppgifter"
Välj länken FO-nummer när du vill gå till FODS webbplats. Du kan hämta kundens uppgifter direkt från FODS genom att ange företagets FO-nummer och välja knappen "Sök uppgifter". FO-nummersökningen fungerar med bolagsformerna aktiebolag, bostadsaktiebolag och andelslag. Uppgifterna hämtas från FODS via ett gränssnitt, och tills vidare är endast dessa bolagsformer tillgängliga. Programmet hämtar adress, verksamhetsställe och eventuell e-fakturaadress. Om kunden har flera mottagningsadresser för e-faktura och en av dem är Maventas adress, erbjuder programmet endast den.
Kundgrupp – Här väljer du kundens kundgrupp.
Mottagarens OVT-nummer (om uppgiften skiljer sig från företagets FO-nummer). I fältet kan du ange kundspecifik information som måste förmedlas till mottagaren i e-fakturamaterialet, till exempel fabriksnummer eller annan oföränderlig information som mottagaren kräver. Fältets uppgift förs i Finvoice-materialet till taggen BuyerOrganisationUnitNumber. Du ska inte ange kundens e-fakturaadress i fältet.
Med valet Visa mer öppnas fler fält:
Behandling vid beskattningen
Behandling enligt kundens faktureringslandsgrupp: Den landsinformation som valts för kunden avgör automatiskt skattebehandlingen. Finland > Inhemsk behandling, EU > Gemenskapsbehandling (om fältet FO-nummer innehåller information > MOMS 0 %, om personkund > Produktens MOMSSATS), Utanför EU > MOMS 0 %.
Ingen momsbehandling: All kundens försäljning är som standard MOMS 0 %.
Inhemsk skattebehandling för byggtjänst: Vid kundens försäljning används skattebehandling för byggtjänst.
Inhemsk momsbehandling: För kunden används inhemsk momshantering oavsett land.
Faktureringsadress (2)
Adress – Kundens faktureringsadress. Fältets teckenbegränsning är 100 tecken. Om adressen är längre använder du tilläggsfältet, som också har en teckenbegränsning på 100 tecken. E-fakturameddelandet accepterar högst 35 tecken och utskriften 40 tecken.
Postnummer och postanstalt – Postnummer och postanstalt för kundens faktureringsadress. Teckenbegränsningen för postnummer- och postanstaltsfältet är 50 tecken. E-fakturameddelandet accepterar högst 35 tecken. Utskriften rymmer 42 tecken i postnummerfältet och 50 tecken i postanstaltsfältet.
Land – En avgörande uppgift i standardkontosättningen och momsbehandlingen av fakturor som skapas för kunden. Systemet använder bokföringens standardförsäljningskonto enligt kundens land och behandlar MOMS enligt landsuppgiften (inrikes, EU och utanför EU).
E-postfakturaadress – Kundens e-postfakturaadress. Fältet är inte obligatoriskt om du inte använder e-postfakturering. Om du vill skicka fakturan till två olika e-postadresser, separera adresserna med semikolon.
För e-fakturering måste alla fält (förutom fältet e-postfakturaadress) fyllas i. Under adressfältet finns fältet adresstillägg.
Verksamhetsställe (3)
Namn – Verksamhetsställets namn.
Adress – Kundens leveransadress.
Postnummer och postanstalt – Postnummer och postanstalt för kundens verksamhetsställe.
Om uppgifter om verksamhetsstället behövs måste varje fält fyllas i. E-fakturering spärras om uppgifterna är ofullständiga.
E-faktureringsuppgifter (4)
E-fakturaadress I fältet anges kundens e-fakturaadress. Om du hämtar kundens uppgifter hämtar systemet även e-fakturaadressen. Söklogiken fungerar enligt följande:
Om kunden har flera e-fakturaadresser visas Maventas e-fakturaadress som standard.
Om kunden endast har en adress visas den.
Om kunden har flera e-fakturaadresser och ingen av dem är en Maventa-adress visas alla och du kan välja önskad adress.
E-fakturaoperatör – Välj rätt operatör från listan.
Om e-fakturaadressen avviker från normalt IBAN- eller OVT-format meddelar systemet att adressen är ogiltig. Genom att kryssa för "Hoppa över kontrollen av e-fakturaadress när uppgifterna sparas" hoppar du över kontrollen och kan ange e-fakturaadressen i önskat format. I så fall måste du alltid själv kontrollera att adressen är korrekt. När uppgifterna har sparats tas krysset bort automatiskt.
"Skapa kund" – De angivna kunduppgifterna sparas.
"Skapa kund och fakturera" – De angivna kunduppgifterna sparas och samtidigt öppnas inmatningen av en ny försäljningsfaktura för kunden.
Instruktioner för det skapade kundkortet finns på kundlistans sida.
Vanliga frågor
Fråga: Var öppnar jag funktionen för att skapa en ny kund?
Svar: Du kan öppna funktionen genom att välja Försäljning > Kunder > Ny kund eller genom att använda menyn "Skapa ny".
Fråga: Vilka uppgifter är obligatoriska när en ny kund skapas?
Svar: Obligatoriska uppgifter är Namn och FO-nummer (om det är fråga om en företagskund). I praktiken måste du också ange Adress, Postnummer och Postanstalt för att fakturan ska kunna skrivas ut på annat sätt än lokalt.
Fråga: När är kundkoden obligatorisk?
Svar: Kundkoden är obligatorisk om du uppdaterar kundinformation från en csv-fil, eftersom koden fungerar som markör.
Fråga: Hur gör jag om kunden inte har FO-nummer eller momsnummer?
Svar: Om det är fråga om en personkund väljer du Personkund, varvid FO-nummer inte kan anges och du vid behov kan lämna personbeteckningen tom. Om en utländsk kund inte har ett momsredovisningsnummer kan du ange ett annat organisations- eller företagsnummer i FO-nummer-fältet.
Fråga: Vilka uppgifter behövs för e-fakturering?
Svar: För e-fakturering måste alla fält i avsnittet Faktureringsadress (förutom fältet e-postfakturaadress) fyllas i. Dessutom måste du ange e-fakturaadress och välja e-fakturaoperatör.
Fråga: Vad händer om e-fakturaadressen inte är i IBAN- eller OVT-format?
Svar: Systemet meddelar att adressen är ogiltig. Du kan hoppa över kontrollen genom att kryssa för "Hoppa över kontrollen av e-fakturaadress när uppgifterna sparas" och ange adressen i önskat format, men du måste själv säkerställa att adressen är korrekt.
Fråga: Hur sparar jag kunden och går direkt vidare till fakturering?
Svar: Välj "Skapa kund och fakturera", så sparas kunduppgifterna och inmatningen av en ny försäljningsfaktura öppnas för kunden.
Nyckelord: Ny kund, kundskapande, FO-nummer, kundinformation, faktureringsadress, e-fakturering
Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.