Den här guiden handlar om Controllers ibruktagning och användarrättigheter samt övergången från gamla Controller till nya Controller.
Ibruktagning
Öppna Controller genom att välja Controller i Netvisors toppmeny.
Controller är automatiskt tillgänglig för alla kunder med Professional- och Premium-paket, och sektionerna behöver inte aktiveras separat.
Säkerställ att varje användare av Controller har den funktionella rättigheten "Controller sivulle pääsy" vald.
Rättigheten "Controller sivulle pääsy" ingår färdigt i profilen Alla rättigheter.
Användarrättigheter
Controllers huvudanvändarrättighet
Följande Netvisor-roller har alltid huvudanvändarrättigheter i Controller:
- Revisionsbyråns huvudanvändare (TPK)
- Företagets huvudanvändare
- Användaradministratör (KH)
När företagets Controller tas i bruk för första gången och företaget ännu inte har en definierad huvudanvändare för Controller, får dessutom den första användaren som går till Controller huvudanvändarrättighet, om personen har någon av följande rättigheter till företaget:
- Bokförare (KP)
- Företagsanvändarprofil
- Alla rättigheter-profil
Efter ibruktagning lägger du till övriga Netvisor-användare som Controller-användare i Controllers användarhantering.
Öppna Controller genom att välja Controller i Netvisors toppmeny.
Välj Controller > Användarhantering.
Välj "Lägg till användare".
Definiera om personen är Användare eller Huvudanvändare.
En huvudanvändare har alltid åtkomst till alla Controllers sektioner samt läs- och redigeringsrättighet till alla kostnadsobjekt. Huvudanvändaren kan också hantera övriga användares rättigheter.
En användare kan i stället tilldelas rättigheter till olika sektioner och du kan definiera till vilka kostnadsobjekts siffror personen har läs- eller redigeringsrättighet.
Observera följande begränsningar och funktioner gällande användarrättigheter:
Du kan inte redigera dina egna användarrättigheter i Controller.
Om en användare som går till Controller inte har rättigheter till Controller-sektionen:
Systemet meddelar om att rättigheter saknas.
Användaren får se namnet på huvudanvändaren som kan kontaktas.
Ett användartillägg blir valbart i Controller när informationen har uppdaterats minst en gång efter att användaren lades till.
Om du vill lägga till en användare som just har skapats i Netvisor:
Uppdatera Controllers information manuellt.
Välj därefter den nya användaren i Controller.
Revisionsbyråns huvudanvändare (TPK), Företagets huvudanvändare samt Användaradministratör (KH) får alltid Admin-rättigheter i Controller. Om rättigheterna ändras återställs de alltid till Admin-rättigheter.
Controllers användarrättigheter är uppdelade i två delar
Vy-rättigheter: till vilka sektioner i Controller användaren har åtkomst (rapporter, budgetar, prognoser osv.).
Kostnadsobjektsrättigheter: för vilka kostnadsobjekt användaren ser information och om personen får redigera eller endast läsa dem.
Kostnadsobjektsspecifika rättighetsnivåer är två:
Läs – användaren ser siffrorna men kan inte redigera dem (till exempel budgetens siffror).
Redigering – användaren ser och kan redigera informationen.
Användarrättigheterna är företagsspecifika: varje företag har sin egen användarlista och
egna rättigheter.
Användarhantering (för huvudanvändare)
Användarhantering öppnas från Controllers navigering under "Användarhantering".
Sidan visas bara för huvudanvändare.
På sidan visas företagets Controller-användare i tabellform:
Användare: användarens namn. Genom att klicka på namnet öppnas redigeringsvyn. Om användaren har en beskrivning visas en informationsikon bredvid namnet; håll muspekaren över ikonen för att se beskrivningen.
Roll: Huvudanvändare eller Användare.
Kostnadsobjekt:
"Alla" om användaren har rättighet till alla kostnadsobjekt.
"Begränsad (N)" om rättigheten är begränsad till N kostnadsobjekt.
"Läsrättighet till alla, begränsad redigeringsrättighet (N)" om användaren ser allt men får redigera endast valda kostnadsobjekt. Talet inom parentes anger hur många rättighetsrader som visas när raden expanderas.
Rättighet: användarens rättighetsnivå: Läs, Redigering eller "Flera (N)" om olika kostnadsobjekt har olika nivåer.
Rapporter och dashboard: om användaren har åtkomst till vyerna Rapporter och dashboard.
Egna rapporter och egna nyckeltal: om det finns åtkomst till egna rapporter och egna nyckeltal.
Budgetar: om det finns åtkomst till budgetar.
Prognoser: om det finns åtkomst till prognoser.
Datasynkronisering: om användaren har rätt att starta datasynkronisering från Netvisor.
För huvudanvändare står det alltid "Ja" i vykolumnerna, "Alla" för kostnadsobjekt och
"Redigering" som rättighet. Huvudanvändarrollen åsidosätter andra begränsningar.
Expandera rad
Om användarens kostnadsobjektsrättigheter är begränsade visas en +-ikon i början av raden.
Genom att klicka på ikonen eller raden expanderas raden och visar varje valt
kostnadsobjekt och dess rättighetsnivå (Läs/Redigering). Om användaren har läsrättighet
till alla och begränsad redigeringsrättighet visas först raden
"Alla – Läs" och därefter de kostnadsobjekt som kan redigeras.
Filter
Ovanför tabellen finns en filterrad:
- Användare: söker baserat på användarens namn eller beskrivning.
- Roll: filtrerar baserat på roll (Huvudanvändare/Användare).
- Sök kostnadsobjekt: visar endast de användare som har rättighet till alla
valda kostnadsobjekt. Du kan välja flera kostnadsobjekt.
Huvudanvändare visas alltid i listan oberoende av kostnadsobjektfiltret, eftersom de har rättighet till allt.
Redigera flera användare samtidigt
Tabellraderna kan väljas via kryssrutan i början av raden. När minst en
användare är vald visas en panel längst ner på sidan med antalet valda
("N valda") samt knapparna "Rensa val" och "Redigera användarrättigheter".
"Redigera användarrättigheter" öppnar samma redigeringspanel, och valen som görs sparas för alla valda användare på en gång.
Du kan inte markera din egen rad eller redigera dina egna användarrättigheter – vid behov gör en annan huvudanvändare ändringarna.
Lägga till användare
Klicka på knappen Lägg till användare i övre högra hörnet på sidan Användarhantering. Sidopanelen öppnas.
Användare: välj en eller flera användare i rullgardinsmenyn. Listan visar endast de Netvisor-användare i företaget som ännu inte har fått Controller-rättigheter. När du väljer flera användare får alla samma rättigheter på en gång.
Beskrivning (valfri): lägg till en kort beskrivning av användaren, till exempel befattning eller ansvarsområde. Beskrivningen visas i tabellen för användarhantering som en informationsikon och kan användas för att söka.
Roll: välj Huvudanvändare eller Användare.
För en huvudanvändare definieras inga vy- eller kostnadsobjektsrättigheter – huvudanvändaren får alla rättigheter automatiskt, och valen döljs.
Om du väljer rollen Användare fortsätter du med punkterna 5 och 6.
Vyer: markera de sektioner användaren ska ha åtkomst till:
Rapporter och dashboard
Egna rapporter och egna nyckeltal
Budgetar
Prognoser
Datasynkronisering
Kostnadsobjekt: när minst en vy har valts, definiera kostnadsobjektsrättigheterna (se nästa kapitel).
Klicka på "Spara". Du kan spara först när en användare har valts och personen har fått antingen huvudanvändarroll eller minst en vy och kostnadsobjektsrättighet.
Kostnadsobjektsrättigheter
Med kostnadsobjektsrättigheter begränsar du för vilka kostnadsobjekt användaren ser information och
om personen får redigera dem. Begränsningen påverkar budgetar, prognoser, rapporter,
nyckeltal och information som hämtats från Netvisor.
Omfattning
I rullgardinsmenyn väljer du hur omfattande rättigheterna ska vara:
Alla: användaren har rättighet till varje kostnadsobjekt. Välj dessutom rättighetsnivå (Läs eller Redigering) som gäller alla kostnadsobjekt. Standard är Läs.
Läsrättighet till alla, begränsad redigeringsrättighet: användaren ser all information men kan bara redigera de kostnadsobjekt du väljer. Den första raden i listan är en fast rad "Alla – Läs" och under den läggs de kostnadsobjekt som kan redigeras.
Begränsad: användaren ser och redigerar endast de kostnadsobjekt du väljer.
Val av kostnadsobjekt
Välj kostnadsobjekt i menyn. Du kan välja:
enskilda kostnadsobjektsvärden (till exempel enskilda kostnadsställen)
flera värden under samma rubrik
värden under olika kostnadsobjektsrubriker
särskildvärdet "Ej allokerade". Det ger rättighet till verifikat som inte har allokerats till något kostnadsobjekt. Till exempel täcker ett val av enbart kostnadsställe inte ej allokerade verifikat utan detta val
Varje val blir en egen rad och längst till höger på raden väljer du rättighetsnivå (Läs/Redigering) separat för varje kostnadsobjekt. Standardnivån för en ny rad är Läs när omfattningen är "Begränsad" och Redigering när omfattningen är "Läsrättighet till alla, begränsad redigeringsrättighet".
Du kan ta bort ett val genom att klicka på krysset på raden.
Tips: Om användaren ska ha rättighet till alla värden under en kostnadsobjektsrubrik, välj rubriken
(till exempel Kostnadsställen) – rättigheten omfattar då även alla värden under rubriken, inklusive
värden som läggs till senare. Du behöver inte välja undernivåer separat.
Samverkan mellan vy- och kostnadsobjektsrättigheter
Vy-rättigheten avgör om användaren kan öppna sektionen. Utan rättighet visas sektionen låst i navigeringen (hänglåsikon) och kan inte öppnas.
Kostnadsobjektsrättigheten begränsar vilken information som visas i sektionen och om den kan redigeras.
Exempel: en användare som har Budgetar-vy och Läs-rättighet till kostnadsstället Helsingfors ser raderna för Helsingfors i budgetarna men kan inte redigera dem och ser inte siffrorna för andra enheter. Personen ser dock kombinationsallokeringar där minst ett kostnadsobjekt är Helsingfors. Om användaren inte har rättighet till kombinationens övriga kostnadsobjekt visas de med namnet "Okänd".
Om användaren öppnar en budget eller prognos som innehåller kostnadsobjekt som personen inte har rätt att se, visas endast de rader som användaren har rättigheter till. Export till Excel eller PDF följer samma begränsning.
Om användaren inte har redigeringsrättighet till ett kostnadsobjekt är redigeringsfunktionerna spärrade och ett meddelande visas: "Användaren har inte redigeringsrättighet till kostnadsobjektet [kostnadsobjektets namn]."
Egna användarrättigheter
En användare som inte är huvudanvändare kan kontrollera sina egna rättigheter i Controllers
navigering under "Användarrättigheter". På sidan visas:
Vyer: lista över Controllers sektioner och om det finns åtkomst till dem (Ja/Nej).
Kostnadsobjekt: – en lista över kostnadsobjekt som användaren har rättighet till och deras rättighetsnivåer (Läs/Redigering). Om användaren har rättighet till alla kostnadsobjekt visas en rad "Alla".
Sidan är avsedd för att kontrollera egna rättigheter: om en sektion eller siffror saknas,
kontrollera här om det saknas vy-rättighet eller kostnadsobjektsrättighet och be vid behov om ytterligare rättigheter från företagets Controller-huvudanvändare.
Redigera och ta bort användare
Öppna Användarhantering och klicka på användarens namn – redigeringspanelen öppnas.
Ändra den information du vill (beskrivning, roll, vyer, kostnadsobjekt, rättighetsnivåer).
Klicka på "Spara" eller stäng panelen utan att spara genom att klicka på "Avbryt".
Ta bort användare
Öppna användarens redigeringspanel och klicka på knappen "Ta bort" längst ner i panelen.
Bekräfta borttagningen i dialogfönstret som öppnas ("Ta bort användare?").
Borttagning hindrar användaren från att komma åt Controller, men personen kvarstår som
Netvisor-användare i företaget. Samma användare kan vid behov läggas till i Controller igen.
Egna användarrättigheter kan inte redigeras och du kan inte ta bort dig själv – vid behov gör en annan huvudanvändare ändringarna.
Tips och saker att observera
Att göra någon till huvudanvändare ersätter separata vy- och kostnadsobjektsrättigheter – en huvudanvändare har alltid alla rättigheter.
Ej allokerade: om användaren endast har rättighet till värdet Ej allokerade ser personen bara verifikat som inte har någon kostnadsobjektsallokering alls. Oftast är det bra att välja både önskade kostnadsobjekt och Ej allokerade för att få en helhetsbild.
Flera rättighetsnivåer: om begränsade kostnadsobjekt har olika nivåer (en del Läs, en del Redigering) visas "Flera (N)" i kolumnen Rättighet. Exakta nivåer visas när raden expanderas.
Exporter och importer: PDF- och Excel-exporter samt Excel-import följer användarens kostnadsobjektsrättigheter – användaren ser bara rader som personen har rättigheter till och kan inte importera information till kostnadsobjekt där det saknas redigeringsrättighet.
Datasynkronisering: rättigheten att starta uppdatering av Netvisor-data kräver en egen vy-rättighet för Datasynkronisering – andra vy-rättigheter inkluderar inte denna.
Användarbeskrivning är ett praktiskt sätt att markera till exempel "Ekonomichef – alla kostnadsställen" eller "Endast controller för Helsingfors-enheten". Beskrivningen visas i användarlistan och kan användas vid sökning.
Uppdatering av siffror till Controller
Siffrorna uppdateras som standard till Controller en gång per dygn (tidigt på morgonen).
Funktionen "Päivitä controllerin tiedot" uppdaterar grafiken och siffrorna med den senaste informationen som finns tillgänglig från systemet.
Controller sparar alla ändringar, såsom budgetar och prognoser, automatiskt.
Övergång från gamla Controller till nya Controller (OBS! > inkl. tidsplan)
Controller är automatiskt tillgänglig för alla kunder med Professional- och Premium-paket, och sektionerna behöver inte aktiveras separat.
1. Gamla Controller > Nya Controller
Basic- och Core-paketkunder:
Observera att nya Controller ingår automatiskt i Professional- och Premium-paketen från och med 1.4.2022.
Om företaget har ett Basic- eller Core-paket, ta i bruk nya Controller genom att uppgradera företaget till Professional- eller Premium-paketet i Netvisor Store.
När ni har övergått till att använda nya Controller avslutar ni gamla Controller i Netvisor Store.
Professional- och Premium-paketkunder:
Nya Controller ingår automatiskt i Professional- och Premium-paketen från och med 1.4.2022.
Nya Controller behöver inte aktiveras separat i Netvisor Store.
När ni har övergått till att använda nya Controller avslutar ni gamla Controller i Netvisor Store.
Importera budgetinformation från gamla Controller till nya Controller enligt följande:
Öppna nya Controller.
Använd funktionen i nya Controller där du kan importera budgetinformation från gamla Controller (se bilden nedan).
Gör så här efter att budgetinformationen har importerats:
Du kan stänga gamla Controller om du inte annars behöver gamla Controller.
Vi kommer att informera separat om stängningen av gamla Controller.
Observera rapporter och nyckeltal i gamla Controller:
Kundspecifika rapporter och nyckeltal från gamla Controller kan inte konverteras till nya Controller.
Skapa de nödvändiga rapporterna och nyckeltalen i nya Controller med dess funktioner för egna rapporter.
OBS! När gamla Controller har avslutats i Store:
kommer budgetjämförelser inte längre att visas på bokföringsrapporterna.
Budgetjämförelser kan rapporteras från Controller.
Det är möjligt att använda gamla Controller parallellt med nya Controller fram till 31.12.2027.
2. Fakturering
Faktureringen för Professional- och Premium-paketen fortsätter normalt från och med 1.4.2022.
Ingen separat faktura skickas för nya Controller, eftersom den ingår i Professional- och Premium-paketen.
Faktureringen för gamla Controller avslutas i slutet av den månad då kunden själv har avslutat gamla Controller i Netvisor Store.
Vanliga frågor
Fråga: Hur tar jag Controller i bruk och var hittar jag den i Netvisor?
Svar: Controller är automatiskt tillgänglig för kunder med Professional- och Premium-paket. Öppna Controller genom att välja Controller i Netvisors toppmeny och säkerställ att användaren har rättigheten "Controller sivulle pääsy".
Fråga: Till vem kan jag ge användarrättigheter till Controller och hur hanteras de?
Svar: Lägg till användare i Controller genom att välja Controller > Användarhantering > "Lägg till användare". Huvudanvändaren kan ge användarna rättigheter till olika vyer samt läs-/redigeringsrättigheter till olika kostnadsobjekt.
Fråga: Vilka rättigheter behöver jag för att kunna gå till Controller?
Svar: Åtkomst till Controller kräver att användaren har den funktionella rättigheten "Controller sivulle pääsy" vald och att Controllers huvudanvändare har lagt till användaren i företagets Controller. Revisionsbyråns huvudanvändare (TPK), Företagets huvudanvändare samt Användaradministratör (KH) får alltid automatiskt Controllers huvudanvändarrättigheter.
Fråga: Hur övergår jag från gamla Controller till nya Controller och vilken information kan jag överföra?
Svar: Nya Controller ingår i Professional- och Premium-paketen. Kunder med Basic- och Core-paket måste uppgradera paketet i Netvisor Store. Du kan importera budgetinformation från gamla Controller med en funktion i nya Controller, men kundspecifika rapporter och nyckeltal överförs inte utan måste skapas på nytt i nya Controller.
Fråga: Hur länge kan jag använda gamla Controller parallellt med nya?
Svar: Gamla Controller kan användas parallellt med nya Controller fram till 31.12.2027. När du avslutar gamla Controller i Store visas inte längre budgetjämförelser på bokföringsrapporterna, utan de rapporteras från Controller.
Fråga: Hur fungerar faktureringen för gamla och nya Controller?
Svar: Nya Controller ingår i faktureringen för Professional- och Premium-paketen, och ingen separat faktura skickas för den. Faktureringen för gamla Controller avslutas i slutet av den månad då du avslutar gamla Controller i Netvisor Store.
Fråga: Hur ofta uppdateras siffrorna i Controller och måste ändringar sparas separat?
Svar: Siffrorna uppdateras till Controller en gång per dygn (tidigt på morgonen). Du kan uppdatera informationen direkt med funktionen "Päivitä controllerin tiedot". Controller sparar automatiskt alla ändringar, såsom budgetar och prognoser.
Fråga: Vad gör jag om en användare som tagits bort i Netvisor fortfarande syns i Controller?
Svar: Ta bort användarens Controller-användarskap separat genom att välja Controller > Användarhantering och ta bort användaren därifrån.
Nyckelord: Controller, ibruktagning, användarrättigheter, Netvisor, gamla Controller, nya Controller, Financial Overview, övergångsperiod, fakturering
Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.