I den här anvisningen går vi igenom hur du startar uppföljning av flextid, definierar veckoarbetstid, hur bokföringsslagen påverkar flextiden samt uppföljning, rapportering och betalning av flextid i Netvisor.

För att flextid ska kunna följas upp måste arbetstidsregistreringen vara i bruk. Arbetstidsregistreringen ingår i tilläggstjänsten löneberäkning och arbetstidsregistrering. För löntagaren anger du starttidpunkten för uppföljningen av flextiden samt flextidssaldot vid start. Uppgifterna sparas under fliken löntagarens basinformation i avsnittet tidshanteringens uppgifter.

Välj Löner > Personal > Löntagarlista > tidshanteringens uppgifter

Regelbunden arbetstid kan definieras antingen under löntagarens anställningsförhållande och/eller på fliken arbetstidsregistrering i lönemallen. Arbetstiden som fastställts för lönemallen gäller för alla löntagare som är kopplade till lönemallen. Den regelbundna veckoarbetstid som fastställts för lönemallen kan vid behov åsidosättas genom att ange uppgiften om regelbunden veckoarbetstid i uppgifterna om löntagarens anställningsförhållande.

Välj Löner > Löneberäkning > Hantera lönemallar > välj önskad lönemall > arbetstidsregistrering-fliken

Spara regelbunden arbetstid i kolumnen regelbunden veckoarbetstid.

​Välj Löner > Personal > Löntagarlista > klicka på löntagarens namn > anställningsförhållanden-fliken

Öppna ett giltigt anställningsförhållande för redigering och definiera regelbunden veckoarbetstid (se bilden nedan, punkt 1).

Välj i bokföringsslaget punkten ”Använd vid beräkning av flextid”. I annat fall påverkar inte bokföringsslaget flextiden när timmar registreras.

Välj Löner > Inställningar > Inställningar för löneberäkningen > Bokföringsslag > klicka på önskat bokföringsslag

Klicka på funktionen ”Lägg till nytt bokföringsslag” om du vill skapa ett nytt bokföringsslag.

Observera att registreringarna inte påverkar beräkningen av flextid om du registrerar arbetstid med ett bokföringsslag där ”Använd vid beräkning av flextid” inte är aktivt.

Registrera arbetstid i arbetstidsbokföring-funktionen eller med Netvisor-mobilappen.

Välj Arbetstid > Arbetstidsbokföring

Programmet beräknar flextid dagligen i funktionen arbetstidsbokföring om löntagaren har uppföljning av flextid aktiverad. Programmet jämför automatiskt de timmar som registrerats för arbetsdagen med mängden regelbunden veckoarbetstid i lönemallen eller löntagarens inställningar.

I exemplet är arbetsdagens längd 7,5 timmar (= regelbunden veckoarbetstid 37,5 timmar dividerat med fem arbetsdagar), så tisdagens arbetsdag på 9,5 timmar ökar flextiden med 2 timmar och onsdagens 6 timmar minskar flextiden med 1,5 timmar.

För muspekaren över info-ikonen för mer information om ett tillagt bokföringsslag inte påverkar flextiden.

Det intjänade flextidssaldot visas längst upp till höger i arbetstidsinmatningsvyn, om löntagaren har uppföljning av flextid aktiverad.

Följ flextid i arbetstidsrapporterna.

Välj Arbetstid > Arbetstidsrapporter > Rapportens format: Daglig arbetstidsrapport

På rapporten visas flextidssaldon specificerade enligt använd arbetstid. Arbetstidsregistreringar som avviker från det normala visas i rött för tydlighetens skull. Kontrollera enkelt i rapporten flextidssaldot vid början av det valda datumintervallet och flextidssaldot vid slutet av det valda datumintervallet.

Skapa ett nytt bokföringsslag ”Flexledighet” som inte påverkar flextidssaldot om löntagaren har flexledigt en hel dag, vilket ska minska löntagarens flextidssaldo med en hel dags arbetstid. Välj inte funktionen ”Använd vid beräkning av flextid” som aktiv för bokföringsslaget.

Bokför flexledigheten i arbetstidsregistreringen med två bokföringsslag:

Normalt timarbete minskar löntagarens flextidssaldo med 7,5 timmar och bokföringsslaget Flexledighet kompletterar arbetstidsbokföringen. Bokför flextid med ett eget bokföringsslag i arbetstidsregistreringen så att uppföljning och rapportering av uttagen flexledighet är möjlig.

Du kan programvarutekniskt betala flextid i Netvisor, men i praktiken ska grunden för betalning av flextid kontrolleras i arbetstidslagen och det tillämpliga kollektivavtalet. Betala flextid enligt följande steg:

1. Skapa en ny lönetyp Betald flextid

Med denna lönetyp betalas flextiden ut på lönespecifikationen. Ange konteringar för lönetypen och vid behov inkomsttypallokering, om du rapporterar denna till inkomstregistret på samma sätt som andra betalda löner.

Välj Löner > Löneberäkning > Hantera lönemallar > välj vid lönemallen > Formler > Lönetypers formler-fliken

Lägg till en ny lönetyp och koppla den till lönemallen med följande inställningar:

Skapa ett bokföringsslag så att du får registrerat betald flextid i arbetstiden. På så sätt syns det i arbetstiden hur mycket flextid som vid varje tillfälle har betalats till löntagaren.

Välj Löner > Inställningar > Inställningar för löneberäkningen > Bokföringsslag > Lägg till nytt bokföringsslag

Välj samma lönemall som Betald flextid har skapats i. Ange en formel för bokföringsslaget, med vilket pris timmarna betalas till löntagaren. Exempel på formel för bokföringsslaget: Timmar x 1 x Timlön = Betald flextid.

Efter att du som löneräknare har registrerat och betalat flextiden ska du uppdatera starttidpunkten för uppföljningen av flextiden samt flextidssaldot i löntagarens uppgifter. Detta förhindrar att gamla arbetstidsregistreringar påverkar flextidssaldot.

Välj Löner > Personal > Löntagarlista > välj löntagarens namn > Löntagarens uppgifter > tidshanteringens uppgifter

Det kan finnas många olika praxis och avtal i företag för betalning och registrering av flextid. Här är ett enkelt exempel på hur du hanterar flextid i Netvisor i löntagarens arbetstid och flextidssaldon:

Uppdatera flextidssaldot enligt följande steg när löntagarens arbetstid ändras:

Starta uppföljningen av flextid genom att ange startdatumet för flextidsuppföljningen samt flextidens ingående saldo i löntagarens basinformation under tidshanteringens uppgifter.

Välj Löner > Personal > Löntagarlista > klicka på löntagarens namn

I Netvisors uppföljning av flextid utnyttjas den veckoarbetstid som har ställts in för löntagaren eller lönemallen, vilken i arbetstidsregistreringen fördelas på fem arbetsdagar från måndag till fredag. Flextiden ökar eller minskar i samma proportion som de dagliga arbetstidsregistreringarna överstiger eller understiger den dagliga arbetstiden.

Korrigera flextidssaldot retroaktivt genom att följa dessa steg om flextidssaldot inte har uppdaterats i tid:

För helgens arbetstidsregistreringar kan du till exempel skapa ett eget bokföringsslag där inställningarna anger att bokföringsslaget inte påverkar beräkningen av flextid. På så sätt påverkar inte timmarna som registrerats för helgen flextidssaldot.

För korrigering av flextidssaldon för helger kan du också tillämpa anvisningen deltidsanställdas arbetstidsregistrering och uppföljning av flextid.

Nyckelord: Flextid, uppföljning av flextid, arbetstidsregistrering, veckoarbetstid, bokföringsslag, arbetstidsrapport, flexledighet, lönemodell, löneberäkning, flextidssaldo, plussaldo, minussaldo, plustimmar, minustimmar

Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.