Siirry pääsisältöön

Työajanlyhennysvapaa / Pekkaset

Tiivistelmä: Ohjeessa kuvataan työajanlyhennysvapaiden eli pekkasten seuranta, kerryttäminen ja käsittely palkanlaskennassa. Ohjeessa esitetään pekkaskaavojen räätälöinti, uusien palkkalajien luominen ja tietojen käsittely palkkalaskelmalla sekä vastataan yleisimpiin ongelmatilanteisiin.

SISÄLTÖ

Työajanlyhennysvapaiden seurantaan ei ole olemassa erillistä osiota ohjelmassa, kuitenkin niiden kertymisen, käytettyjen ja jäljellä olevien tuntien määrät saadaan ylläpidettyä palkkalajien ja laskentakaavojen avulla. Saldot saadaan näkyviin myös palkkalaskelmalle. Laskentaa ja kumulointia varten tulee perustaa uusia palkkalajeja ja yksi uusi kirjauslaji. Luotavista palkkalajeista toista käytetään työajanlyhennyksen kerryttämiseen ja toista jäljellä olevien työajanlyhennysvapaiden saldon laskemiseen. Pidetyt työajanlyhennykset kirjataan työaikaan omalla kirjauslajillaan.


​

Pekkaskaavojen räätälöinti

Varaa maksullinen räätälöity koulutus kouluttajan kanssa pekkaskaavojen rakentamiseen.

Linkki: Netvisorin koulutukset


​

1. Vaihtoehto: Uudistetun palkkamallin pekkasvapaan kaavat

Käytä Netvisorin uudistetuissa palkkamalleissa (esimerkiksi "Teknologiateollisuus, Tuntipalkka") alla olevan esimerkin mukaisia palkkalajeja hieman eri nimillä ja yksinkertaistetulla kaavalla.


​


​

Palkkalajit:

  1. Pekkasten alkusaldo, lähde palkansaajan perustiedot

  2. Pekkasvapaa (ei makseta), kirjauslajin kaava: Tunnit x 1 x Laskennallinen arvopalkkalaji (1)

  3. Pekkassaldo, kaava: Pekkasten alkusaldo - Pekkasvapaa (ei makseta)

  4. Pekkasvapaa

Syötä pekkasten alkusaldo palkansaajan palkkaperusteisiin:

Palkat > Henkilöstö > Palkkaperusteiden hallinta > valitse palkansaaja > Pekkasten alkusaldo

Muokkaa Pekkasvapaa-kirjauslajin kaavaa palkanlaskennan asetuksissa:

Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset > Kirjauslajit > valitse Pekkasvapaa

Tarkista pekkassaldon laskentakaava palkkamallien kaavoista:

Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > valitse palkkamallin kohdalta "Kaavat" > Palkkalajien kaavat -välilehti > Lomat ja poissaolot > valitse Pekkassaldo


​


​

Käytä tarvittaessa pekkasvapaiden manuaaliseen maksamiseen Pekkasvapaa-palkkalajia, joka löytyy "Palkat ja lisät" -otsikon alta.


​

2. Vaihtoehto: Uusien palkkalajien luominen

Lue lisäohjeistus palkkalajien luomiseen.

  1. Luo uusi palkkalaji "Työajanlyhennysvapaa" alla olevan kuvan mukaisilla tiedoilla.
    Anna palkkalajille yrityksen käyttötarkoitukseen soveltuvat kirjanpidon tiliöinnit.


    ​


    ​

  2. Luo uusi kirjauslaji "Työajanlyhennys".
    Käytä tätä kirjauslajia, kun haluat kirjata ja maksaa kertyneitä työajanlyhennystunteja tai -päiviä. Anna kirjauslajille yrityksen käyttötarkoituksiin soveltuva laskentakaava sekä Yksikkö (tunti tai päivä).


    ​


    ​

  3. Luo uusi palkkalaji "Kertynyt työajanlyhennys" kuvan mukaisilla tiedoilla.


    ​


    ​

    Anna palkkalajille "Kertynyt työajanlyhennys" alle olevan kuvan mukainen kaava.


    ​


    ​

  4. Luo uusi palkkalaji "Pitämätön työajanlyhennys" alla olevan kuvan mukaisilla tiedoilla.


    ​


    ​

    Anna palkkalajille laskentakaava ja valitse kaavan Jakson alku ja Jakson loppu oman tilanteesi mukaan.

    Esimerkki 1: Rakenna kaava kaikkien kirjattujen tapahtumien perusteella, kun kaikkien vuosien työajanlyhennyssaldot on tallennettu ohjelmaan ja pidetyt työajanlyhennykset on kirjattu myös menneisyydessä.


    ​


    ​

    Esimerkki 2: Rakenna kaava vain kuluvan vuoden tapahtumista, mikäli menneiden vuosien tapahtumia ei ole käsitelty tai niissä on virheitä tai puutteita.


    ​


    ​


​

Tietojen käsitteleminen palkanlaskennassa

Käsittele työajanlyhennyksiä palkanlaskennassa tarpeesi mukaan. Alla olevassa tapauksessa kertynyt työajanlyhennys viedään vuosisaldona Palkkojen historiatietoihin. Kirjaa työajanlyhennysvapaa työajanseurantaan ja maksa se pidettäessä. Jäljellä oleva saldo näyttää jäljellä olevan työajanlyhennyksen saldon.


​

Työajanlyhennysten kerryttäminen manuaalisesti (vuosisaldona)

Jos ilmoitat työajanlyhennysten määrän vuositasolla, kirjaa vuoden alussa koko vuoden aikana käytettävissä oleva saldo palkkojen historiatietoihin. Kirjaa vuoden aikana käytettävissä oleva saldo vuoden ensimmäiselle kalenterikuukaudelle. Tallenna tieto palkansaajakohtaisesti uudelle luodulle palkkalajille "Kertynyt työajanlyhennys".

Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset > Palkkojen historiatiedot

  1. Valitse Palkansaaja

  2. Valitse Vuosi

  3. Valitse Kuukausi

  4. Syötä kertynyt saldo palkkalajiriville "Kertynyt työajanlyhennys"

  5. Tallenna
    ​


    ​


    ​


​

Pidetyn työajanlyhennyksen kirjaaminen

  1. Kirjaa pidetyt työajanlyhennykset normaalisti työajan seurantaan.


    ​


    ​

  2. Tarkista, että tapahtumat nousevat palkkalaskelmalle maksuun.


    ​


    ​


​

Jäljellä olevan työajanlyhennysvapaan saldo

Tarkastele palkkalaskelmalta kertymän ja pidettyjen työajanlyhennystuntien erotusta riviltä Pitämätön työajanlyhennys.


​


​
​

Palkkalaskelman muotoilu

Määrittele palkkamallin hallinnassa Muotoilut-välilehdellä, missä kohtaa palkkalaskelmaa palkkalajirivit näytetään. Muokkaa näkymää valitsemalla: Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > valitse palkkamallirivin "Muokkaa"-kuvake > "Muotoilu"-välilehti

  • Määrittele Näkyvissä-valinnalla, näytetäänkö kyseinen palkkalajirivi palkkalaskelmalla (katso kuva alla, kohta 1).

  • Siirrä rivejä raahaamalla viemällä hiiren osoitin rivin alkuun, jolloin osoitin muuttuu nelipäiseksi nuoleksi (kohta 2).

  • Sisennä riviä sisennys-toiminnolla (kohta 3).


​


​
​

3. Vaihtoehto: Kertymä työpäivien perusteella

Luo seuraavat palkkalajit:

  • Tehdyt työpäivät / vuosi

    • Laske palkkalajilla tehdyt työpäivät / vuosi, joiden pohjalta pekkasten tulee kertyä.

  • Pekkasten alkusaldo

    • Määritä alkusaldo vuoden alusta.

  • Pekkastaulukko

    • Kerrytä kuluvalle vuodelle pekkasia tehtyjen työpäivien perusteella.

  • Pekkassaldo

    • Laske jäljellä oleva pekkaset kaavalla: "Pekkasten alkusaldo + Pekkastaulukon kertymä - Maksetut pekkaset = Jäljellä oleva pekkassaldo".

  1. Luo uusi palkkalaji "Tehdyt työpäivät"
    Lisää uusi palkkalaji ja liitä palkkamalliin: Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > valitse palkkamallin kohdalta "Kaavat" > Palkkalajien kaavat -välilehti > Lisää uusi palkkalaji ja liitä palkkamalliin

    • Nimi: Tehdyt työpäivät

    • Ryhmä: Palkat ja lisät

    • Palkkalistan ryhmä: Ei huomioida

    • Lähde: Käyttäjän kaava

    • Laskenta: Oletuksena mukana laskennassa

    • Linkitys: Poista linkitys Rahapalkasta

    • Tallenna


      ​


      ​

  2. Aloita kaavan luominen palkkalajille "Tehdyt työpäivät" vihreästä plussasta

    • Palkkajakson kalenteritieto: Palkkajaksolla tehdyt työpäivät

    • Tallenna


      ​


      ​

  3. Luo uusi palkkalaji "Tehdyt työpäivät / vuosi"

    • Nimi: Tehdyt työpäivät / vuosi

    • Ryhmä: Palkat ja lisät

    • Palkkalistan ryhmä: Ei huomioida

    • Lähde: Käyttäjän kaava

    • Laskenta: Oletuksena mukana laskennassa

    • Linkitys: Poista linkitys Rahapalkasta

    • Tallenna


      ​


      ​

  4. Aloita kaavan luominen palkkalajille "Tehdyt työpäivät / vuosi" vihreästä plussasta

    • Palkkalajin arvo aikajaksolla

      • Palkkalaji: Tehdyt työpäivät

      • Arvojen lähde: Rivisumma

      • Jakson alku: Kuluvan vuoden alku

      • Jakson loppu: Kuluvan palkkajakson loppu

      • Laskentapäivä: Palkkajakson viimeinen päivä

    • Liitä kaavaan kaikki palkkalajit, joiden päivät vaikuttavat pekkaskertymään. Jatka tällöin kaavaa vihreällä plussalla ja lisää riviksi laskutoimitus: plussamerkki (+) ja uudestaan "Palkkalajin arvo aikajaksolla".


      ​


      ​

  5. Luo uusi palkkalaji "Pekkasten alkusaldo"

    • Nimi: Pekkasten alkusaldo

    • Ryhmä: Lomat ja poissaolot

    • Palkkalistan ryhmä: Ei huomioida

    • Lähde: Palkansaajan palkkaperusteet

    • Laskenta: Oletuksena mukana laskennassa

    • Tallenna


      ​


      ​

  6. Luo uusi palkkalaji "Pekkastaulukko 8h/20tp"

    • Nimi: Pekkastaulukko 8h/20tp

    • Ryhmä: Lomat ja poissaolot

    • Palkkalistan ryhmä: Ei huomioida

    • Lähde: Taulukkodata

    • Kuvaus: Pekkastaulukko

    • Lähdepalkkalaji: Tehdyt työpäivät / vuosi

    • Oletusarvo: 0

    • Pyöristys: Pyöristä lähimpään kokonaislukuun

    • Laskenta: Oletuksena mukana laskennassa

    • Tallenna


      ​


      ​

  7. Luo taulukko palkkalajille "Pekkastaulukko 8h/20tp"
    Aloita kaavan luominen palkkalajille "Pekkastaulukko" vihreästä plussasta.

    • Vertailuarvoväli: Tehdyt työpäivät

    • Arvo: Kyseiseltä määrältä päiviä kertyvien pekkastuntien määrä

    • Esimerkkikuvan mukainen käsittely:

      • Palkansaajan tehdyt työtunnit alle 20 > Ei pekkaskertymää

      • Palkansaajan tehdyt työtunnit 20-39 > Pekkaskertymä 8h jne.

    • Lisää vertailuarvovälit sen mukaan kuinka tehtyjen työtuntien kuuluu kerryttää pekkasia.

    • HUOM! Ilmoita pekkaskertymä (arvo) tunteina, ei päivinä.


      ​


      ​

  8. Luo uusi palkkalaji "Pekkassaldo"
    Aloita kaavan luominen palkkalajille "Pekkassaldo" vihreästä plussasta.

    • Nimi: Pekkassaldo

    • Ryhmä: Lomat ja poissaolot

    • Palkkalistan ryhmä: Ei huomioida

    • Lähde: Palkansaajan palkkaperusteet

    • Laskenta: Oletuksena mukana laskennassa

    • Tallenna


      ​


      ​

  9. Lisää kaava palkkalajille "Pekkastaulukko"

    • Palkkalaji: Pekkasten alkusaldo

    • Laskutoimitus: + (plussamerkki)

    • Palkkalaji: Pekkastaulukko 8h/20tp

    • Laskutoimitus: - (miinusmerkki)

    • Palkkalajin arvo aikajaksolla:

      • Palkkalaji: Pekkasvapaa (Palkkalaji, jolla pidetyt pekkaset kirjataan ja maksetaan palkkalaskelmalla)

      • Arvon lähde: Määrä

      • Jakson alku: Kuluvan vuoden alku

      • Jakson loppu: Kuluvan palkkajakson loppu

      • Laskentapäivä: Palkkajakson viimeinen päivä


        ​


        ​

  10. Pekkasten alkusaldon asettaminen
    Määritä alkusaldo palkansaajan palkkaperusteisiin: Palkat > Henkilöstö > Palkkaperusteiden hallinta > valitse palkansaaja > Pekkasten alkusaldo
    HUOM! Muista merkitä aina uusi saldo vuoden vaihteessa.

  11. Palkkamallin muotoilu
    Muokkaa palkkamallin muotoilusta piiloon uudet palkkalajit, joiden ei tarvitse näkyä palkansaajalle palkkalaskelmalla ja muokkaa palkkalajien paikkaa palkkalaskelmalla.
    ​Palkat > Palkanlaskenta > Palkkalaskelmat ja -jaksot > valitse palkkamalli > Muotoilu-välilehti


​

Pekkasten käsittely palkkalaskelmalla

Hae työpäivien määrä mukaan palkkalaskelmalle jollakin seuraavista tavoista:

  • Työajan kirjausten kautta:

    • Hyväksy kirjaukset ennen palkanlaskentaa.

    • Varmista, että kirjauslaji vaikuttaa työssäolotunteihin.

  • Tee uusi kirjauslaji Työpäiville:

    • Syötä päivien määrä palkkalaskelmaa muodostaessa "Tarkista valittujen palkkaperusteet" -vaiheessa.

  • Anna työpäivien määrä palkkalaskelmalla muokkaamalla ko. palkkalajia "Palkanlaskijan näkymä" -välilehdellä.

  • Lisää tehtyjen työpäivien määrä palkkalaskelmalle "Lisää uusi palkkalajirivi" -valikosta.


​

Esimerkki

Esimerkissä ovat kaikki palkkalajit näkyvissä palkkalaskelman rivitiedoissa. Kirjauslajien kaavoissa tarvitaan kirjauslaji, jolla pidetyt pekkaset kirjataan ja maksetaan. Käytä tätä palkkalajia "Pekkassaldon" kaavassa.

  1. Käsittely palkkalaskelmalla

    • Muodosta palkkalaskelmat.

    • Lisää tieto tehdyistä työtunneista ja pidetyistä pekkasista hyväksytyistä työaikakirjauksista (tai merkitse tehdyt tunnit, pidetyt pekkaset ja tehdyt työpäivät).


      ​


      ​

  2. Muodosta palkkalaskelma. Tarkastele "Palkanlaskijan näkymä" -välilehdellä piilotettujen palkkalajien arvoja (pekkastaulukko, pekkasten alkusaldot ja tehdyt työtunnit).
    Esimerkissä palkkalaskelmalle on lisätty käsin "Tehdyt työpäivät" muokkaamalla palkkalajia "Tehdyt työpäivät" 20 päivää.


    ​


    ​

Esimerkkipalkkalaskelmassa pekkassaldo muodostuu seuraavista arvoista:

  • Asetettu Pekkasten alkusaldo palkansaajan palkkaperusteisiin: 24h

  • Pekkastaulukon uusi kertymä 20 työpäivän perusteella: 8h

  • Pidetyt pekkaset "Pekkasvapaa": 8h (kirjauslaji)

  • Pekkassaldo: 24h + 8h - 8h = 24h


​


​
​

Usein kysyttyjä kysymyksiä


​

Miten tarkistan pekkassaldon palkkalaskelmalta?

Jos huomaat pekkassaldon laskennassa virheitä, tarkista ja korjaa tilanne seuraavasti:

  1. Avaa palkkalaskelma:
    Avaa yksittäinen palkkalaskelma palkanlaskentaprosessista "Muokkaa"-linkistä: Palkat > Palkanlaskenta > Palkkalaskelmat ja -jaksot > valitse palkkajakson päivämäärät

  2. Valitse palkanlaskijan näkymä-välilehti ja avaa laskentakaava:
    ​    Paina "Pekkassaldo"-palkkalajin kohdalta harmaata pudotusvalikkoa, jolloin laskentakaava avautuu.


    ​


    ​

  3. Tarkista laskentakaava:
    Tutki kaavaa ja siihen liittyvien palkkalajien arvot. Esimerkkinä tässä esitetty laskenta osoittaa, miten pekkassaldo lasketaan:

    • Pekkasten alkusaldo: Hae palkansaajan palkkaperusteista: Palkat > Henkilöstö > Palkkaperusteiden hallinta

    • Pekkastaulukko: Katso taulukon arvo kirjatuista työtunneista. Tarkista taulukko palkkamallin kaavoista: Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > valitse palkkamallin kohdalta > Kaavat > Palkkalajien kaavat -välilehti > Palkat ja lisät > Pekkastaulukko > valitse muokkaa (kynä/lehtiö kuva)

    • Työajanlyhennys, määrä: Hae arvo kirjatuista tunneista työajan tehohallinnasta: Palkat > Palkanlaskenta > Työajan tehohallinta > hae kirjauslajin tunnit kaavan mukaiselta aikajaksolta


      ​


      ​

  4. Tarkista mahdolliset poikkeavuudet:
    Tarkista, liittyykö poikkeavuus kaavaan, joka on rakennettu palkkalajille, tai kirjattuihin työtunteihin, jotka ovat mukana palkkalaskelmalla. Tarkista palkkalaskelmalla mukana olevat tunnit "Työaika, matka ja poissaolot" -välilehdeltä.


​

Miten toimin jos loppiainen osuu lauantaille?

Joinakin vuosina loppiainen osuu viikonlopulle, jolloin pekkaskertymille on käytössä oma kertymätaulukko. Ota tämä kertymätaulukko käyttöön vaihtamalla palkkalajille pekkasaldo pekkassaldoa kerryttäväksi palkkalajiksi pekkastaulukko loppiainen lauantaina tai sunnuntaina.

Vaihda taulukko palkkamallien hallinnassa: Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > valitse kaavat palkkamallin kohdalta > valitse kynä ja lehtiö -kuvake palkkalajin pekkassaldo kohdalta.

Avaa palkkalaji pekkastaulukko loppiainen arkena muokkaustilaan:


​


​

Vaihda palkkalajin tilalle palkkalaji Pekkastaulukko lauantaina tai sunnuntaina. Tallenna muutos!


​


​

Avainsanat: työajanlyhennysvapaa, pekkaset, pekkasvapaa, pekkassaldo, palkanlaskenta, palkkalaji, kirjauslaji, Netvisor

Aiheeseen liittyvät artikkelit
Vastasiko tämä kysymykseesi?