Tilitoimiston toiminnanohjauksella ohjataan tilitoimiston omia prosesseja, esim. kuukausikirjanpitoa, tilinpäätöstyötä tai palkanlaskentapalvelua.

Toiminnon avulla perustetaan kullekin asiakkaalle oma palvelusopimus ja sen alle tarvittavat toimeksiannot. Järjestelmä tekee toimeksiantojen perusteella asiakkaisiin sidottuja tehtäviä, jotka muodostuvat parametroinnin perusteella toimeksiannolla merkittyjen käyttäjien henkilökohtaiseen työnäkymään. Kukin käyttäjä kirjaa tehtävälle omat työtuntinsa ja ohjaa ne tarvittaessa laskutettavaksi työajaksi. Eri hintaisia töitä voidaan hallita Työajan kirjauslajien avulla (kirjauslaji kytketään tiettyyn laskutustuotteeseen Tehtävien perustiedoissa). Lisäksi Netvisor-laskusta voidaan poimia ko. tehtäville ostolaskut kulurivejä (tämä vaatii hintojen ja kertoimien määrittelyä Myynnin puolella).
Kun kuukauden toimeksiannot on tehty, eli tehtävät merkitty laskutusvalmiiksi, voidaan näistä tehtävistä muodostaa laskut palvelulaskutuksen toiminnolla. 

Huom. Tilitoimiston toiminnanohjausta ei voi enää kytkeä päälle yrityksiin, joissa ei ennestään ole ollut CRM -osiota päällä, tai yrityksiin jotka ovat pakettihinnoittelussa. Tulemme tulevaisuudessa julkaisemaan uuden korvaavan toiminnanohjaus osion tilitoimiston toiminnanohjaukseen. 

Tilitoimiston toiminnanohjaus kytketään päälle Helpdeskin toimesta ja vain tilitoimistoille.
Tilitoimiston toiminnanohjauksen käyttö vaatii tuekseen seuraavat Netvisor-osiot, jotta siitä saa täyden hyödyn. (Osio kyllä avautuu ilman myyntiä ja hrm -osiota).

  • Myynti
  • Työaika
  • Tehtävät

Osion käyttö vaatii käyttöoikeuksista CRM puolelle selaus -oikeuden ja Account -puolelle toimintokohtaisista oikeuksista vähintään lukuoikeuden kohtaan "Tilitoimiston CRM" (jos on valittu vain tämä, ei näe tilitoimiston omaa reskontraa). Tilitoimiston CRM on kytketty myös osaksi Accountingin "kaikki oikeudet", "myyntireskontrakäyttäjä", "reskontrakäyttäjä" profiileja, joten näillä myös pääsee käyttämään tätä osiota (näillä oikeuksilla näkee myös tilitoimiston omaa reskontraa).

Asiakasyrityksissä kirjanpitäjällä tulee olla käyttöoikeusprofiilina "Kaikki oikeudet" ja kirjanpitäjän KP-rooli.

Toiminto löytyy palvelunhallinnan etusivulta:

Tilitoimiston toiminnanohjauksen etusivu

Etusivulla on kolme päätoimintoa: Valvontanäkymä, Yleiset linkit ja Raportit. Kahdessa jälkimmäisessä on linkkejä erilaisiin raportteihin, palvelusopimuksiin ja uuden asiakasyrityksen perustamiseen.

Valvontanäkymä

Valvontanäkymän leveyden vuoksi ruutukaappaukset ovat kahdessa osassa.
Näytä - Valitse missä tilassa olevat yritykset näytetään listauksessa
Valitse - Massatoimintoja listauksessa olevien yritysten käsittelemiseksi

Valitse kentät - Toiminnolla määritetään Valvontanäkymässä näytettävät tiedot
Yritys - Hallittavana olevan yrityksen nimi
Palvelupaketti - 1.1.2017 alkaen palvelupaketti voi olla vain Netvisor. Aikaisempi easy -mallin käyttö loppui vuoden 2016 loppuun.
Palvelusopimus - Jotta yritykselle voi luoda palvelusopimuksen, tulee yritys olla linkitettynä tilitoimistoon ja yritykselle pitää olla luotuna asiakaskortti yrityksen nimellä ja Y-tunnuksella.

Vastuuhenkilö - Palvelusopimuksessa määritelty asiakasvastuuhenkilö
Toimeksiannot - Asiakkaan avoimet ja suljetut Tehtävät
Lukitukset - Tilikauden lukitus-, Alv-lukitus- ja Ostoreskontran lukituspäivämäärät
Tilikausi - Tilikauden alku pvm, kulunut tilikauden alusta, tilikauden loppu pvm, aikaa tilikauden loppuun
Tilinpäätös - Kulunut tilikauden lopusta, tilinpäätös viimeistään, aikaa tilinpäätöksen tekemiseen
ALV - Kausiveroilmoituksen tila
Controller - Konsernitapahtumien eliminoinnit
Tapahtumat - Yrityksien eri osioiden tapahtumat, jotka vaativat käyttäjän huomiota
Poikkeukset - Pankkiliikenteen virheet, sekä tuplatapahtumat
Tapahtumat voi päivittää oikean alakulman napista

Palvelusopimukset

Palvelusopimuksessa määritellään molempien osapuolten vastuu- ja yhteyshenkilöt sekä koostetaan yhteen kaikki asiakkaan toimeksiannot. Toimeksiannot muodostavat tehtäviä ja laskuttaminen tapahtuu normaaliin tapaan Palvelulaskutuksen kautta.

Uusi palvelusopimus luodaan Valvontanäkymästä, kohdasta "Palvelusopimukset", vihreä "+" -merkki.
Merkki näkyy vain, mikäli asiakasyritys on linkitettynä tilitoimistoon ja löytyy tilitoimiston asiakasrekisteristä (nimi ja Y-tunnus tulee täsmätä).

Asiakasvastuuhenkilö - Asiakkuudesta vastaava käyttäjä
Tilintarkastajat - Yrityksen tilintarkastajat
Vastuulliset käsittelijät - Ne käyttäjät, joille voidaan kohdistaa toiminnanohjauksen luomia toimeksiantoja (Tehtäviä)
Asiakkaan yhteyshenkilöt - Tehtävälle linkitettävä asiakkaan yhteyshenkilö

Palvelusopimusnäkymä
Kun palvelusopimus tallennetaan, avautuu asiakkaan palvelusopimusnäkymä. Näkymään koostetaan asiakkaan toimeksiannot. Palvelusopimusta voi muokata yläreunan toiselta välilehdeltä. Näkymä on kuten uuden palvelusopimuksen lisäyksessä. Toimeksiantoja voi muokata painamalla toimeksiannon nimeä. Näkymä on kuten uuden toimeksiannon lisäämisessä.

Uusi toimeksianto
Asiakas - Asiakas, jonka palvelusopimukselle ollaan lisäämässä toimeksiantoa
Laskutettava tuote - Tuote, jota ko. toimeksiannolla laskutetaan, tässä esimerkissä "Palkanlaskentapalvelu". Tuote haetaan tuoterekisteristä.
Työnkulku - Tilitoimiston toiminnanohjauksen työnkulku. Alla esimerkki työnkulusta.
1. Jakson aloituspvm - Toimeksiannon aloituspäivämäärä
Jakson pituus / sykli - Toimeksiannon jakson pituus. Esim. tilinpäätös voisi olla 1 vuosi.

Ensimmäisen tehtävän määräpäivä - Koska tehtävän tulee olla valmis
Tehtävien muodostamispäivä - Koska tehtävät muodostetaan käyttäjille valmiiksi henkilökohtaiseen työnäkymään
Toistuvuus - Kuinka kauan toimeksianto toistuu, eli kuinka kauan tehtäviä luodaan
Käsittelijä - Kenelle tehtävä tehdään käsiteltäväksi
Vastuuhenkilö - Kuka on asiakasvastuuhenkilö

Toimeksiannon työstäminen
Toimeksiantolista avataan tästä linkistä:
Seuraavaksi valitaan työstettävä tehtävä painamalla "Aloita työskentely" -painiketta:
Kun työskentely on aloitettu, käynnistää järjestelmä laskurin. Käyttöliittymän yläreunaan tulee käsittelyn ajaksi uusi toiminto:

Laskuri kirjaa käytettyä aikaa muistiin, joten on tärkeä hoitaa vain avoinna olevan asiakastehtävän asioita, tässä tapauksessa palkanlaskentaa. Työskentely lopetetaan painamalla "Lopeta työskentely" -nappia.
Seuraavaksi avautuvassa ikkunassa täydennetään kirjattavat tiedot.Käytetty aika - Määräytyy laskurin perusteella, mutta tässä tilanteessa tietoja voi vielä muokata. Aloitus ja kesto ovat molemmat pakollisia tietoja.
Kirjaa työaika HRM:ään - Työaika kirjataan valitulla kirjauslajilla työajanseurantaan
Merkitse laskutettavaksi - Työaika kirjataan myös laskutettavaksi työajaksi tehtävälle. Laskutusselite on valittavissa valikosta.
Sulje tehtävä - Mikäli tehtävä on täysin valmis, voidaan se sulkea tässä samalla

Palvelusopimuksen päättäminen -Palvelusopimus voidaan päättää antamalla toimeksiannolle päättymispäivämäärä. Tämä annetaan päättyy -kenttään.

 

Yleiset linkit

Palvelusopimukset: Näyttää muodostetut palvelusopimukset

Perusta uusia asiakasyritys: Linkistä voidaan avata uusi asiakasyritys. Tästä löytyy oma ohjesivunsa

Henkilöhaku: Voidaan hakea haluttua henkilö. Listaus näyttää henkilön nimen, perusyrityksen, sähköpostin ja puhelinnumeron. Henkilöt haetaan niistä yrityksistä, johon kyselyn tekijällä on oikeudet. 

Käyttöönotto: Vie tilitoimiston toiminnanohjauksen käyttöönoton vaiheisiin.

Raportit
Raporttien toimiminen vaatii käyttäjältä tilitoimiston pääkäyttäjän oikeudet.

Yritysraportointi: Raportin avulla voidaan hakea tilitoimiston asiakkaita, halutuilla hakuehdoilla. Raportti näyttää mm. lisäkäyttäjien määrän, palkansaajien määrän, monella henkilöllä on Matkat -palvelu päällä sekä mm. yritysten liikevaihtoluokan. Raportilla voi myös mm. rajata yrityksiä käytössä olevien palveluiden perusteella.

Poistetut palvelut kuukausittain: Näyttää tilitoimiston asiakkaiden poistetut palvelut.

Maksamattomat palvelumaksut ja sulkulista: Näyttää Netvisorin toimesta suljetut yritykset maksamattomien laskujen johdosta. Listassa näkyy ne yritykset, johon omaat oikeudet.

Kirjautuneet käyttäjät: Näkee asiakasyritysten kirjautuneet käyttäjät ja kirjautumisajan. Näkymää voidaan rajata halutulla yrityksellä.

Käyttäjien kirjautumistiedot: Voidaan nähdä viime 100 kirjautumista halutun yrityksen osalta. 

 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.