Yleistä
Perustoiminnot lomakkeella
MaraPlan-aineistot -välilehti
Yleistä
Työaikatietojen tuontiin voi käyttää Netvisorin älykästä lomaketta. Lomakkeelle tiedot voidaan lisätä esimerkiksi csv-tiedostosta kopioimalla tai syöttämällä manuaalisesti. Lomakkeella voi tuoda uusia, lisääviä ja korvaavia työaikatietoja Netvisoriin.
Lomakkeen käyttöperiaate on se, että lomakkeelle joko syötetään tai kopioidaan työaikatiedot, tarkastetaan tiedot ennen lähetystä ja lähetyksen jälkeen tiedot tarkistetaan vielä Netvisorin Työaika-osiosta (Työaika > Työajan kirjaus). Lomakkeella on mahdollista tuoda myös Maraplan-aineistot Netvisoriin lataamalla aineisto "Mara-Plan aineistot" -välilehdelle.
Ennen älykkään lomakkeen käyttämistä tulee käytön valmistelu olla tehtynä. Käythän aluksi läpi yleiset ohjeet älykkäisiin lomakkeisiin liittyen, jotka löytyvät täältä: Älykkäät Excel-lomakkeet.
Työaikatietojen tuonnin älykäs lomake tarvitsee toimiakseen resurssin workday.nv, jolla tuodaan työaikatietoja Netvisoriin. Muista lisätä lomakkeelle käyttöoikeus. Rajapintaresurssien käyttöoikeuksia voi hallita Rajapintaresurssien käyttöoikeudet -sivulta.
Perustoiminnot lomakkeella
Työaikatietojen tuontilomake jakautuu "Henkilötiedot" ja "Työaikatiedot" -kenttiin. Lomakkeen pakolliset kentät on merkattu punaisella tähdellä. Ennen tietojen syöttämistä lomakkeelle, valitaan "Tuontikäsittely" -pudotusvalikosta tuodaanko Netvisoriin korvaavia vai uusia tietoja:
- "Päällekkäisten korvaus" -valinnalla korvataan vain ne työaikarivit, joiden kirjauslajit on annettu lomakkeella. Jos kyseiselle päivälle on jo aikaisempia kirjauksia Netvisorissa ja näitä kirjauksia ei haluta korvata, ei näitä tietoja tule antaa lomakkeelle. Työaikariveillä voi myös olla kirjauksia, joita ei vielä ole kirjattu Netvisoriin, työaikarivit lisätään uusina kirjauksina tuonnin yhteydessä.
- "Vain lisäys" -valinnalla tuodaan ainoastaan uusia työaikatietoja. Huomioithan, että tällä valinnalla vain lisätään kirjauksia eli jos tiedot tuodaan Netvisoriin tuplana ovat myös työaikarivit tuplana Netvisorissa.
Käytettäessä tuontikäsittelyä Päällekkäisten korvaus, on tärkeää että aineiston rivit ovat kronologisessa päivämääräjärjestyksessä jokaisen palkansaajan osalta. Eli kaikki tietylle palkansaajalle yhdelle päivälle tulevat kirjaukset tulee olla aineistossa peräkkäisillä riveillä.
Alla olevasta taulukosta löytyy työaikatietojen tuontilomakkeen -kentät ja niiden lisätiedot:
| Kenttä | Lisätiedot | Esimerkki |
| * Henkilötunnus / palkansaajanumero | Pakollinen tieto. Palkansaaja pitää olla perustettuna Netvisoriin ennen tuontia. Palkansaajan perustiedoissa oleva palkansaajan numero tai henkilötunnus voi toimia palkansaajan tunnistetietona. Lomake tunnistaa yksilöintitiedon aineiston perusteella | 120791-123C |
| * Päivämäärä | Pakollinen tieto. Päivämäärä mille päivälle työaikaa ollaan kirjaamassa | 1.12.2016 |
| * Kirjauslajitunnus | Pakollinen tieto. Tieto, jolla kirjauslaji linkitetään riviin, joten kirjauslajit pitää numeroida Netvisorissa. Kirjauslajit löytyvät Netvisorin kohdasta Palkat > Palkanlaskennan asetukset > Kirjauslajit. | 150 |
| * Tunnit | Pakollinen tieto. Työajankirjaustieto. Syötetään tunneissa tai päivissä, riippuen siitä onko Netvisorissa kirjauslajin yksiköksi valittu Tunti vai Päivä. | 7,5 |
| Selite | Ei pakollinen tieto. Vapaamuotoinen selitetieto, tulee näkyviin työajankirjausnäkymässä | Työaikariviin liittyvä seliteteksti |
| CRM Tehtävätunniste | Ei pakollinen tieto. Netvisorin CRM-osion tehtävätunniste, jolla työaikatieto voidaan kohdistaa tietylle tehtävälle. Mikäli CRM-osio ei ole käytössä, tulee sarakkeen solut jättää tyhjäksi | |
| Laskentakohde 1-4 | Ei pakollinen tieto. Laskentakohdetiedot, joilla työaikatiedot saadaan kohdistettua tietyille laskentakohteille. Laskentakohteita tuotaessa määritetään ylimmälle riville sarakkeessa käytettävien laskentakohteiden laskentakohdeotsikko. Tositerivin kohdalle lisätään laskentakohde, johon kyseinen rivi kohdistetaan. Kohdetiedot voivat sisältää ns. wildcard-merkin lopussa, esim. projekti 4114* joka täsmää laskentakohdetietoja 4114 -alkuisiin kohdetietoihin. Kohdetietoa ei linkitetä jos tuloksia on useampi annetulla hakuehdolla | Projekti 123 |
Työaikatietojen syöttämisen jälkeen lomakkeen tiedot tuodaan Netvisoriin "Lähetä tuntitiedot >>" -painikkeella.
Tietoja tuotaessa lomake ilmoittaa lähetyksen jälkeen onnistuneet tai virheelliset siirrot. Onnistuneet siirrot merkitään lomakkeelle vihreällä värillä ja rivit lukitaan muokkaukselta, jotta näitä rivejä ei vahingossa lähetetä uudelleen. Epäonnistuneet siirrot merkitään punaisella värillä ja "Lähetyksen tila" -sarakkeessa ilmoitetaan epäonnistuneen lähetyksen syy. Näiden epäonnistuneiden rivien osalta voidaan korjata virheelliset tiedot ja lähettää tiedot uudelleen. Virhe voi johtua esimerkiksi siitä, että lomakkeelta puuttuu jokin pakollinen tieto, Netvisorista puuttuu kirjauslajin numero tai jokin tieto on väärän muotoista. Kaikkien työaikarivien tiedot tulee olla oikein, että tietojen lähetys onnistuu Netvisoriin.
Lähetyksen jälkeen käyttäjä voi jatkaa virheellisten siirtojen käsittelyä poistamalla lomakkeelta onnistuneet siirrot lomakkeelta olevalla "Tyhjennä OK siirrot" -painikkeella tai tarkastaa vain onnistuneita siirtoja poistamalla virheelliset siirrot "Tyhjennä virheelliset siirrot" -painikkeella.
MaraPlan aineisto -välilehti
MaraPlan-aineiston (txt-muotoinen tiedosto) saa tuotua älykkäälle lomakkeelle käyttämällä MaraPlan -välilehteä.
Hae tuotava MaraPlan-tiedosto klikkaamalla painiketta "Selaa", valitse tiedosto tiedostoluettelosta ja paina "Avaa" -painiketta. Tuo aineisto lomakkeelle painamalla ">> Muunna aineisto" -painiketta. Aineisto siirtyy älykkään lomakkeen "Työaikatietojen tuonti" -välilehdelle. Tarkista aineisto ennen tuontia. Tuonti tapahtuu samalla tavalla kuin muutkin työaikakirjaukset.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback