Kesän alusta alkaen asiakkaamme ovat voineet huomata, että Netvisorin kautta lähetetyissä sähköposteissa on tapahtunut muutoksia.Tämä on vaikuttanut muun muassa sähköpostilaskujen ja -muistutusten toimittamiseen vastaanottajille. Näkyvin osa muutoksesta on, että siinä missä aiemmin sähköpostit lähetettiin asiakkaan osoitteesta, toimitetaan ne nyt käyttäen lähettäjäosoitteena Netvisorin omaa [email protected] -osoitetta. Asiakkaan oma sähköpostiosoite on [myyntilaskutuksen osalta] siirtynyt sähköpostien vastausosoitteeksi (Reply-To). Lähettäjäyrityksen nimi säilyy yhä sähköpostin lähettäjänimenä.

Tapahtuneisiin muutoksiin on muutama palvelun toimivuuden ja sähköpostiviestinnän tietoturvan kannalta merkittävä syy. Vaihdoimme kevään aikana käyttämään nykyaikaisempaa palvelua sähköpostiemme lähettämiseen. Uuden palvelun avulla voimme varmistaa, että palvelumme skaalautuu kasvaviin määriin, ja samalla voimme kehittää sitä mukailemaan asiakkaidemme käyttötapoja sekä sujuvan sähköpostiviestinnän kehittyviä vaatimuksia. Toisena perusteena muutokselle on tietoturvan ja -suojan vaatimukset. Sähköpostiviestinnän standardisaation myötä toisen tahon nimissä sähköpostin lähettäminen ei enää ole hyvän tavan mukaista. Lähettämällä sähköpostia asiakkaidemme lähetysosoitetta käyttäen riskeeraamme toiminnan jatkuvuuden yhä useamman vastaanottajan estäessä kyseisen toimintatavan, vaikka asiakkaan nimissä lähettämiseen olisikin tehty tarvittavat luvitukset. Lähettäessämme viestit Netvisorin nimissä, mutta ilmoittaen esimerkiksi laskuttavan tahon mahdollisimman selvästi, voimme varmistaa toimitusvarmuuden myös tulevaisuudessa.

Muutoksen myötä olemme myös huomanneet, että asiakkaamme ovat kohdanneet tilanteita, joissa sähköpostiviestintä on mennyt vastaanottajan roskapostiin tai ei ole välittynyt perille laisinkaan. Tämä on valitettava, tapauskohtainen, mutta onneksi tilapäinen vaikutus muutokselle. Olemme sittemmin kehittäneet sähköpostilähetyksemme toimintavarmuutta muun muassa allekirjoittamalla kaikki viestimme digitaalisesti (DKIM), varmistamalla lähetykseen tarvittavat luvitukset (SPF) sekä ylläpitämällä julkista konekielistä ohjeistusta viestiemme käsittelystä (DMARC). Viestien lähettäjälle tai vastaanottajalle nämä kehitystoimet eivät konkreettisesti näy, mutta sähköpostiviestinnän vastaanottajien nykyaikaiset sähköpostipalvelut näistä varmasti ilahtuvat. Jatkamme kehitystyötä, jotta viestinne välittyisivät yhä varmemmin perille välttäen vastaanottajien roskapostisuodattimia.

Huomioittehan, että vastaanottajien sähköpostipalvelut voivat erota toisistaan suuresti. Tästä syystä viestit voivat mennä perille yhdelle asiakkaalle, mutteivat laisinkaan toiselle. Toivommekin yhteistyötä sekä vastaanottajien että Netvisorin asiantuntijapalveluiden suuntaan. Ohessa muutama vinkki, joilla voitte varmistaa, että viestinne vastaanotetaan onnistuneesti:

• Varmistattehan, että lähetätte sähköpostia todelliseen ja oikein kirjoitettuun osoitteeseen. Ettehän lähetä viestejä asiakkaidenne noreply -osoitteisiin.
• Täytättehän myyntilaskutuksen osoitteisiin lähettäjän sähköpostiosoitteen.
• Mikäli vastaanottaja kokee vaikeuksia viestien vastaanottamisessa, pyydättehän heitä sallimaan viestit osoitteesta [email protected] ja listaamaan osoitteen sallittuihin lähettäjiin.
• Jos ongelmat toistuvat tietyn asiakkaan osalla, eivätkä aiemmat vinkit auta, pyydättehän vastaanottajalta viestin viitetiedot (“email headers”), mahdolliset roskapostisuodattimen konfiguraatiot sekä niiden lokit viestin hylkäämisen osalta, ja toimitatte ne Netvisorin asiantuntijapalveluille osoitteeseen [email protected]