Meille tärkeä kategoria olisi NDA sopimukset. Myös hallituksen pöytäkirjat ja yhtiökokoukset voisimme kuvitella allekirjoittavamme myös sähköisenä.

Huomasin myös, että allekirjoitusta ei voi tallentaa ennen kuin sille on lisännyt vähintään yhden vastaanottajan. Esimerkiksi juuri NDA:n tapauksessa allekirjoittaja on viimeinen tieto jonka lisään ennen lähetystä. Ärsyttävää kun ensin latailen tiedostoja, kirjoittelen kohteliaita lähetysfraaseja ja sitten en voikkaan tallentaa.

Hei Enna ja kiitos palautteesta.

Aloitamme nyt lähipäivinä näiden luokitteluiden teon ja voimme samalla ottaa huomioon tuon toiveesi siitä että allekirjoittajien tiedot eivät olisi pakolliset vielä siinä vaiheessa kun kutsu tallennetaan luonnoksena.

Sellainen kysymys NDA-sopimuksiin liittyen, että millä oikeuksilla näitä pitäisi päästä näkemään? Omasta kokemuksesta tiedän että hieman sopimuksesta ja aiheesta riippuen, voidaan näkyvyyttä muille haluta rajoittaa hyvinkin paljon.

Hei, Meillä on pieni firma ja meille on taas tärkeää, että kaikki pääsevät katsomaan mitkä firmat ovat jo NDA:t allekirjoittaneet eli kenelle voi lähettää tiedostoja. Lähinnä siis NDA:mme koostuvat yksipuolisista NDA sopimuksista.

Olisi kätevää, jos allekirjoitus muistutuksen voisi lähettää myös sähköpostitse. Meillä ei usein ole tiedossa puhelin nro vain sähköposti.

Tilinpäätöksen sähköisessä hyväksymisessä on vielä kehitettävää. Esim. kun lähettää tp:n allekirjoitettavaksi, NV ei näytä yrityksen vastuuhenkilöä allekirjoittajaksi, vaikka tiedot on perustiedoissa määritelty. Jos erehtyy mennä lisäämään ko. henkilön allekirjoittajaksi, näkyykin siellä 2 kertaa. Tämä on oikeastaan virhe ja olisi hyvä korjata, muodostin turhaan uuden version tp:stä, koska luulin ettei allekirjoittaja tule sinne ja lopulta se olikin siellä kahdesti ja taas meni uusiksi.

Maininta sähköisestä allekirjoituksesta pitäisi tulla sille sivulle jossa on valmiiksi sille paikka eikä viimeiselle. Nopeasti katsottuna, jollei lue kaikki sivuja loppuun, näyttää siltä ettei tilinpäätöstä ole lainkaan allekirjoitettu koska näyttää tyhjät allekirjoituskohdat. Alareunan harmaa teksti jää helposti huomaamatta.

Pyyntö sähköisestä allekirjoittamisesta tulee osoitteesta onnistuu.fi ja se on aika harhauttavaa koska siitä ei mitenkään näy, että liittyy Vismaan ja Netvisoriin. Jokaiselle asiakkaalle joudun etukäteen laittamaan viestin, mistä osoitteesta pyyntö tulee, koska nykyään on niin paljon kaikkea huijaus- ym. viestiä että jää helposti avaamatta tai klikataan roskapostiin.

Hei Enna,

Tuohon NDA:han riittää siis ainakin teidän osaltanne se, että mahdollistamme asiakkaille omien luokitteluiden tekemisen. Näihin ei käyttöoikeusrajauksia saa, mutta ovat helposti sitten löydettävissä tuon yhden luokittelun alta. Lisäksi jos nämä liittyvät joihinkin tiettyihin asiakkaisiin tai toimittajiin, niin silloin on mahdollista tallentaa nämä dokumentit myös ko asiakkaan- / toimittajan korteille.

Muistutuksia ei voi vielä lähettää koska Visma Sign -palvelun rajapinnassa ei ole vielä tällaista mahdollisuutta. Lisäämme ominaisuuden jatkossa kunhan se on rajapintaan mahdollistettu.

Hei Marja-Terttu,

Tuossa vastuuhenkilön kohdalla on kieltämättä sekaantumisen riski silloin kun henkilön tiedot on annettu tilinpäätöksen asetuksissa. Silloin ei suoraan näe että ko henkilö on jo valittu allekirjoittajaksi. Siinä vaiheessa kun vastuuhenkilöä / toimitusjohtajaa ei ole määritelty, tulee tämä kyllä mielestäni hyvin ilmi (kts. kuva alla). Voisimme toki lisätä tuolle sivulle jonkinlaisen indikaattorin siitä että myös tilinpäätöksen perustiedoista otetaan henkilöt mukaan allekirjoittajiksi.

Sähköiset allekirjoitukset tulevat aina omalle sivulleen sillä se on pitänyt teknisesti toteuttaa näin, sillä alkuperäisiin asiakirjan sivuihin ei saa muuttaa mitään. Näin ollen emme voi lisätä allekirjoitustietoja suoraan tuolle allekirjoitukset -sivulle.

Tuo onnistuu.fi -nimen näkyminen voi tosiaan aiheuttaa hämmennystä. Tähän on tulossa saamani tiedon mukaan muutosta loppuvuonna 2017.

Hieno homma. Nimittäin juuri eilen kävi niin, että allekirjoituslomakkeen vastaanottaja ei ollut allekirjoittanut ja oli ehkä poistanut allekirjoituskutsun. Nyt jouduin tekemään koko lomakkeen uudestaan.

Tälle hyvä work around voisi olla se, että allekirjoituslomakkeen voisi kopioida vanhan pohjalta. Tämä olisi hyvä ominaisuus varmaan muissakin lomakkeissa kuin NDA: lomakkeissa.

Allekirjoituskutsu tulisi voida uudelleenlähettää. Tällä hetkellä mikäli asiakas hukkaa kutsun esimerkiksi roskapostin mukana ja allekirjoittajia on useampia, täytyy kaikkien allekirjoittaa dokumentti uudelleen.

Pakotettu allekirjoitusjärjestys tulisi voida asettaa niin, että kutsu lähtee ensin kaikille osakkaille ja kun kaikki osakkaat ovat allekirjoittaneet dokumentin, lähtee dokumentti tilintarkastajan allekirjoitettavaksi. Tällä hetkellä usean osakkaan yhtiöissä allekirjoitusten kerääminen venyy, kun kutsu kiertää osakkaatkin vuorotellen.

Hei Jesse,

Uudelleenlähetys on meidän työlistalla ja tulemme toteuttamaan sen alkukesän aikana. Tällä hetkellähän tuo uudelleenlähetys onnistuu vain jos asiakirjan ensin tallentaa omalle koneelle ja poimii sieltä uuteen kutsuun liitteeksi.

Allekirjoitusjärjestykseen liittyen mietimme muutamia eri vaihtoehtoja ongelman ratkaisemiseksi ja ainoa toimiva tapa myös tekniseltä kannalta olisi se, että pakotetun allekirjoitusjärjestyksen voisi ryhmitellä (lähetä ensin ryhmälle 1 ja sitten ryhmälle 2). Tämä ryhmittely ei ole tällä hetkellä mahdollista Visma Signin rajapinnassa, mutta voin viedä toivetta eteenpäin. Tuleeko sinulle mieleen muita asiakirjoja kuin tilinpäätös, jossa tästä toiminnallisuudesta olisi hyötyä?

Hienoa! Ei tule mieleen muita asiakirjoja.

Myös tase-erittely pitää allekirjoittaa, sekä sen laatineen kirjanpitäjän että yrityksen vastuuhenkilön. Siellä tosin nyt toimii hyvin se, että voi pakottaa allekirjoitusjärjestyksen. Yleensä ensin itse laatijana allekirjoitan sen sähköisesti ja sen jälkeen menee yrityksen vastuuhenkilölle.

Meillä esim. hallituksen pöytäkirjoissa on usein useita liitteitä.

Onko mahdollista liittää vain yksi pdf, jolloin koko nippu liitteineen pitää scannata vai pystyykö allekirjoitettavaan dokumenttiin lisäämään liitteitä mukaan?

Hei Kirsi,

Tällä hetkellä kutsuun voi liittää vain yhden pdf-tiedoston, joten liitteet pitää yhdistää siihen. Tiedossani ei ole että tähän olisi tulossa muutoksia.

Yhdistystoiminnan puolelta tälläisiä tilanteita on, kun esim. yhdistyksen vuosikokouksen tarkistaa ensin pöytäkirjantarkastajat ja sitten puheenjohtaja. Eli pöytäkirjan tarkastajat ovat yksi ryhmä, jonka pitää lukea dokumentti ensiksi, mutta järjestykselle ei ole väliä.Sama esim. taloyhtiöillä, ensin pöytäkirjantarkastajat (2kpl) vapaassa järjestykessä. Lopuksi hallituksen puheenjohtaja ja isännöitsijä ja taaskaan heidän sisäisellä järjestyksellään ei ole väliä.