Vad som ändras för den som skickar kvitton
Skanningsappen byts ut den 16.10 då en ny version publiceras. I stället för Visma Scanner skannas kvitton i Netvisor-mobilappen. Det görs via knappen Skanna på appens startsida eller via avsnittet Kvitton. Om avsnittet inte syns beror det på behörigheter eller appversion.
Uppgifterna kontrolleras före skickandet. Appen läser kvittots uppgifter, och avsändaren korrigerar dem vid behov, anger vad köpet gäller och väljer kostnadsslag. Ett skickat kvitto kan inte längre redigeras.
Saknade kvitton syns i appen. Nytt: när ett köp har betalats med företagets kort och kvitto inte har skickats, visas betalningstransaktionen för korthållaren i listan Kräver uppmärksamhet på appens startsida, varifrån kvittot kan skickas direkt.
Från samma app kan man också skicka till eScan. Från och med 16.10 kan du från Netvisor-mobilappen skicka en fil till eScan, på samma sätt som tidigare med Visma Scanner. Bilden skannas med samma Skanna-funktion, och kanalen Dokument till eScan väljs. Kortkvitton skickas till kvittohanteringen, annat material till eScan.
E-post leder inte till kvittohanteringen. eScans adress fungerar fortfarande, men kvitton som skickas dit hamnar i eScan och behandlas manuellt.
Kvitton betalda kontant eller med egna pengar lämnas in som tidigare: till eScan (via appen eller e-post) eller till reseräkning.
Vad som ändras för bokföraren
Ett köp ger upphov till två verifikat
Tidigare skapades ett verifikat manuellt från bilden i eScan. Nu skapas ett KU-verifikat av kvittot så fort de obligatoriska uppgifterna är kompletta. Av betalningstransaktionen skapas ett PT-verifikat när kontoutdraget kommer, eller ett OL-verifikat när kreditkortsfakturan är sakgranskad och konterad. Verifikaten skapas automatiskt och oberoende av varandra.
Båda bokförs på samma allokerings- och avräkningskonto. När kvitto och betalningstransaktion matchas, paras raderna på avräkningskontot ihop och försvinner från öppna poster i balansräkningsspecifikationen. Fram till dess finns en öppen post på kontot som också syns i balansräkningsspecifikationen.
Om kvittot anländer till en låst period dateras KU-verifikatet till den första dagen i den öppna perioden. Perioden behöver inte öppnas.
Arbetet flyttas från eScan till två vyer
Öppna kvitton (Inköp → Kvitton): kvitton med status Bristfällig, Ej allokerad, Allokerad och Kvitto saknas.
Ogranskade konteringar: alla automatiskt skapade verifikat hamnar här med länk till kvittot och ligger kvar på listan tills de har granskats. För vyn krävs rättigheter att redigera informationsvyn för ogranskade konteringar.
Behandling i webbläsaren förutsätter KP-behörighet samt redigeringsrättigheter till avsnittet kvitton.
Allokeringen görs automatiskt
För kvittot söks en betalningstransaktion och för betalningstransaktionen ett kvitto alltid när ett nytt kvitto eller kontoutdrag anländer samt i nattkörningen. Allokering baseras på belopp, datum, kortets fyra sista siffror och inköpsställe.
Om ingen automatisk allokering skett kan kvittot alltid allokeras manuellt. Manuell allokering startas från kvittot: Kvittots funktioner → Allokera till betalningstransaktion. Allokering görs inte från verifikatet. Tills vidare allokeras de flesta kreditkortskvitton och valutakvitton manuellt.
Saknade kvitton syns innan kontoutdraget ska bokföras
Tidigare upptäcktes saknade kvitton först när kontoutdraget bokfördes. Nu lyfter nattkörningen upp varje korttransaktion utan kvitto till Öppna kvitton med status Kvitto saknas. Betalningstransaktionen bokförs på avräkningskontot, och när kvittot anländer kvittas bokningen med en motbokning.
En betalningstransaktion i status Kvitto saknas syns alltid för bokföraren i Öppna kvitton. För korthållaren syns den endast om kortet har registrerats i kvittoinställningarna och kopplats till honom/henne. Då visas betalningstransaktionen i listan Kräver uppmärksamhet på appens startsida, och personen kan själv skicka in det saknade kvittot.
Gamla konteringsregler för kortköp behövs inte längre
Kvittohanteringen bokför nu kortbetalningar automatiskt på det allokeringskonto som valts i inställningarna. Om det fortfarande finns regler i konteringsreglerna som gäller kortköp hindrar de den nya automatiseringen i kvittohanteringen. Dessa så att säga kör över kvittohanteringen.
Regler med betalningskoderna 720 och 721 tas bort för de transaktioner där man vill att kvitton ska komma till Öppna kvitton. Om vissa kontohändelser fortfarande ska behandlas direkt från kontoutdraget och man inte förväntar sig kvitton för dem, preciseras reglerna så att de endast träffar de transaktioner de är avsedda för.
Hur jag förbereder mig
Det är enklast att sköta övergången kund för kund. Den gamla och den nya hanteringen är inte kopplade till varandra: kvitton som finns i eScan behandlas färdigt där, och kvittohanteringen börjar från ett tomt bord från den dag den tas i bruk. Därför är det bra att komma överens om ett tydligt bytestillfälle för varje kund.
Före bytestillfället
Val av bytestillfälle. Som bytestillfälle passar bäst den dag då kvittohanteringen tas i bruk för kunden. Från och med då skickas kortkvitton till kvittohanteringen. Dagen behöver inte vara 31.10. Börja helst med de kunder som använder Visma Scanner dagligen. Övriga kan fortsätta med eScan och efter 31.10 skicka filer från Netvisor-mobilappen till eScan tills det blir deras tur.
Ibruktagning klar före de första kvittona. För en smidig övergång är tre punkter viktigast:
Betalkort kopplade till användare och bankkonto. Då allokeras kvitton och saknade kvitton syns för korthållare i appen. Kortregistreringen flyttar inte redan skapade betalningstransaktioner utan kvitto till korthållaren; dessa kan tilldelas honom/henne i efterhand i Öppna kvitton via valet Utför för valda → Ange ägare.
Konteringsregler för kortbetalningar borttagna eller preciserade så att automatiseringen kan komma igång.
Eget allokerings- och avräkningskonto för kvittohanteringen, med transaktionsuppföljning aktiverad. Under övergångsfasen samlas fler öppna poster än vanligt på avräkningskontot, och ett separat konto håller dem lätt åtskilda från gamla bokningar.
Informera avsändarna om bytestillfället. När dagen är klar för alla hamnar samma kvitto inte av misstag både i eScan och kvittohanteringen.
Spara kvitton fram till bytestillfället. Det är bra att be avsändarna spara månadens kvitton, så att de kan skannas in i kvittohanteringen direkt på bytestillfället.
På bytestillfället och följande morgon
Kvittohanteringen syns i alla webbläsarversioners meny från och med 16.10, men kvitton kan skickas och nattkörningen startar först när funktionen har tagits i bruk i inställningarna. Natten efter ibruktagningen går kvittohanteringen igenom föregående månads korttransaktioner och tar med dem som ännu inte är konterade. Äldre och redan konterade transaktioner lämnas i den gamla hanteringen. På så sätt fördelas övergången naturligt:
Betalningstransaktion | Vad kvittohanteringen gör | Vad bokföraren gör |
Äldre än en månad eller redan konterad | Lämnas utanför kvittohanteringen | Behandlas färdigt i eScan som tidigare |
Inom en månad, inte konterad | Skapar ett PT-verifikat på avräkningskontot och lyfter upp betalningstransaktionen i Öppna kvitton med status Kvitto saknas | Avsändarna skannar kvitton till kvittohanteringen på bytestillfället, eller bilden flyttas från eScan till betalningstransaktionen |
Redan bokförd på gammalt sätt, kvitto anländer nu till Öppna kvitton | Skapar ett KU-verifikat i öppen period; en öppen post blir kvar på avräkningskontot | Agera enligt om perioden är öppen: Perioden är öppen —> redigera KU-verifikatet som skapats från kvittot så att det motsvarar det tidigare verifikatet. Perioden är stängd —> skapa ett mellanföringsverifikat med vilket du kvittar båda sidor. Om kvittot inte behövs i kvittohanteringen över huvud taget, spara först kvittobilden på din dator, ta sedan bort kvittot och bifoga bilden till det tidigare verifikatet. Borttagningen annullerar KU-verifikatet som skapats från kvittot och tar bort bilden. Situationen gäller endast perioden kring ibruktagningen. Den försvinner när alla kvitton och betalningstransaktioner går genom samma hantering. |
Efter bytestillfället | Normal hantering | Vanlig granskning |
Några saker underlättar den första dagen:
Det lönar sig att skanna gamla kvitton på bytestillfället, före nattkörningen. Ju fler kvitton som finns inne före första nattkörningen, desto fler matchas direkt och desto färre betalningstransaktioner utan kvitto väntar på morgonen.
Det är bra att reservera lite tid för den första morgonen. I Öppna kvitton kan det finnas tiotals betalningstransaktioner i status Kvitto saknas och lika många PT-verifikat i Ogranskade konteringar. Mängden är normal under övergångsfasen och jämnar ut sig när kvitton börjar komma in till kvittohanteringen.
Kreditkortsfakturor. När kreditkortsbolaget länkas till kortet går nästa nattkörning igenom dess fakturarader inom månaden, även redan behandlade. Tiotals rader kan hamna i status Kvitto saknas, och redan behandlade rader kan tas bort från kvittohanteringen på en gång.
När övergången är klar
Övergången är klar när det sista kortkvittot som kommit till eScan är behandlat och nya kortkvitton kommer till kvittohanteringen. Vanligen räcker en kontoutdragsrunda för detta. Därefter används eScan endast för de transaktioner som inte ingår i kvittohanteringen, till exempel reseräkningar.
Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.