Tillämpningarna i denna hjälp baserar sig på allmänna tolkningar av dataskyddslagstiftningen och bästa praxis. Kontakta din organisations dataskyddsombud för mer detaljerade anvisningar.
När din arbetstagare, kund eller någon annan person begär sina uppgifter eller vill få dem rättade eller borttagna, svarar du på begäran som personuppgiftsansvarig. Visma behandlar de uppgifter som har sparats i Netvisor för din räkning.
Vi hjälper dig gärna. Om du inte hittar de uppgifter du behöver eller är osäker på hur du bäst hanterar begäran, kontakta Netvisors kundsupport.
När du får en begäran
Kontrollera den begärande personens identitet.
Ta reda på vad personen begär: en kopia av sina uppgifter, rättelse eller borttagning av uppgifter.
Samla uppgifterna eller gör ändringarna med hjälp av denna hjälp.
Svara utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad från det att begäran kommit in.
Var uppgifterna finns
De flesta uppgifter finns på personens egen kort. Företagsmenyn öppnas via företagets namn i övre vänstra hörnet. Du ser endast de uppgifter du har användarbehörighet till; till exempel behöver du Löneräknare-rollen för löneuppgifter.
Vems uppgifter | Var du hittar dem | Hur du exporterar uppgifterna |
Användare | Företagsmeny > Användare och användarbehörigheter > Användare och roller | Övriga funktioner > Ladda ned användarbehörighetsrapport (Excel). Rapporten innehåller alla användare, så ta bort övrigas uppgifter. |
Löntagare | Lön > Personal > Löntagarelista > löntagarens namn | Lönespecifikationer som PDF på fliken Lönespecifikationer, utbetalda löner till Excel via rapporten Lön > Rapporter > Lönespecifikationer, bilagor på fliken Bilagor |
Arbetstid, semester och frånvaron | Arbetstid > Arbetstid > Registrering av arbetstid; Lön > Semester > Hantering av semestrar | Lön > Rapporter > Arbetstidsrapporter |
Rese- och kostnadsräkningar | Resor > Rese- och kostnadsräkningar > Öppna rese- och kostnadsräkningar | Avancerad sökning: välj löntagare > Spara som Excel-fil |
Kvitton | Inköp > Kvitton > Kvittoutarkiv | Begränsa via fältet Kvitto tillagt av och skriv ut som PDF |
Privatkunder och kontaktpersoner | Försäljning > Kunder > Kundlista > kundkort | Försäljningsfakturalista begränsad till kunden > Spara som Excel-fil |
Privata leverantörer | Inköp > Leverantörer > Leverantörlista > leverantörkort | Inköpsfakturalista begränsad till leverantören > Spara som Excel-fil |
Personuppgifter kan också finnas i elektroniska underskrifter och NetBox-meddelanden.
Allt på en gång: Med nedladdning av räkenskapsperiodmaterial (Företagsmeny > Import och export av uppgifter > Nedladdning av räkenskapsperiodmaterial) får du företagets bokförings- och lönematerial i ett paket. Materialet omfattar hela företaget, så plocka ut den begärande personens uppgifter. En transaktionsavgift tas ut för nedladdningen.
Hälsouppgifter: Sjukfrånvaron och läkarintyg som skickats via NetBox är hälsouppgifter. Behandla dem särskilt omsorgsfullt och ge Löneräknare-rollen endast till dem vars arbetsuppgifter omfattar hantering av sådana uppgifter.
Uppgifter som har skickats till Inkomstregistret och andra myndigheter står efter sändningen under deras kontroll.
Hantering av begäranden
Kopia av uppgifter. Ge personen en kopia av sina uppgifter och berätta vad uppgifterna används till, till vem de lämnas ut och hur länge de lagras. Ta bort andra personers uppgifter från materialet.
Rättelse av uppgifter. Rätta uppgiften i Netvisor. Löneuppgifter och uppgifter som anmälts till Inkomstregistret rättas med korrigerande löneutbetalning eller korrigeringsanmälan.
Borttagning av uppgifter. Uppgifter som enligt lag måste lagras kan inte tas bort innan lagringstiden har löpt ut (se nedan).
Uppgifter om tidigare löntagare: när lagringstiden har löpt ut kan löneräknare ta bort uppgifterna med funktionen Lön > Personal > Löntagarelista > Löntagaråtgärder > Ta bort uppgifter om tidigare löntagare.
Kund: en kund som inte har fakturor eller betalningar kan tas bort i kundlistan. Annars ställ kunden som passiv.
Användare: ta bort användarens användarbehörigheter. Netvisor tar automatiskt bort oanvända användarkonton.
Begränsning av behandling. Begränsa synligheten av uppgifter med användarbehörigheter och hindra användning av kundens uppgifter vid behov med leverans- eller indrivningsförbud. Dokumentera begränsningen och dess skäl till exempel i fältet Kommentar på kundkortet.
Överföring av uppgifter. Excel-exporter är maskinläsbara, så du kan lämna ut uppgifterna med hjälp av dem.
Lagstadgade lagringstider
Bokföring och bokslut: 10 år från räkenskapsperiodens slut
Verifikat: 6 år från utgången av det år då räkenskapsperioden slutade
Lönebokföring: 10 år från räkenskapsperiodens slut
Anställningstid och arbetsuppgifter: 10 år från anställningens slut (arbetsintyg)
Löntagare kan se en del av sina uppgifter själv
Netvisor mobilapp: lönespecifikationer, skattekort, anställningsuppgifter, timmar samt semester- och flextidssaldon.
E-lön (verkkopalkka.maventa.fi): lönespecifikationer, om ditt företag använder Maventas E-lön.
Inkomstregistrets elektroniska tjänst: löne- och frånvarouppgifter som anmälts till Inkomstregistret.
Du kan hänvisa löntagaren till dessa tjänster. Om personen begär alla sina uppgifter, svara på begäran enligt denna hjälp.
Vismas egna uppgifter
Visma är själv personuppgiftsansvarig för uppgifter som uppstår vid användning av Netvisor, såsom loggar och supportärenden. Hänvisa begäranden som gäller dessa uppgifter till [email protected]. Mer information finns i Netvisors dataskyddsbeskrivning.
Behöver du hjälp?
Kontakta Netvisors kundservice. Vi hjälper dig att hitta personens uppgifter, göra exporter och reda ut vilka uppgifter som kan tas bort. Kundservicens kontaktinformation hittar du i hjälpen Netvisors kundservicekanaler.
Dataskyddsbegäranden som gäller Vismas egna uppgifter: [email protected].
Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.