Hei, onko tämän kehitystoiveen osalta mitään uutta tietoa.  Arkistot paisuvat asiakirjoista ja ellei tähän ongelmaan saada parannusta tulee eteen asiakirjojen arkistoinnin järjestäminen jossain muussa ympäristössä. Noin on osin jouduttu tekemäänkin.  Toki haluaisimme, että kaikki tieto on yhdessä järjestelmässä ja niin haluavat myös yrittäjät ja tilintarkastajat.  Ottakaapa tämä asiaksenne ja kuunnelkaa meitä käyttäjiä. 

Hei!

Meilläkin kaivattaisiin kipeästi tilikausiarkistoon kansiorakennetta. Olen täysin samaa meiltä aiempien kirjoittajien kanssa siitä, että tilikausiarkisto on erittäin epäkäytännöllinen, kun kaikki materiaali arkistoituu yhteen pötköön tallennusjärjestyksessä. Onko tämä teillä edelleen kehityslistoilla ja onko mitään tietoa toteuttamisen aikataulusta?

Ruohonjuuritason käyttäjinä koemme olevamme melko voimattomia näiden muutostarpeittemme kanssa. Tässäkin asiassa on kulunut jo neljättä vuotta ja kyseessä on kuitenkin meille käyttäjille sekä meidän asiakaskunnallemme tärkeä asia.  Monia uudistuksia on tehty ja monet niistä myöskin hyödyllisiä.  Olisi kuitenkin paikallaan, että kentän ääntä kuunneltaisiin herkemmällä korvalla, olemmehan tässä lopulta tavoittelemassa yhteistä hyvää.  Nykyisellään korvat ovat ajoittaa kuurot. Meiltä käyttäjiltä löytyisi varmaan paljon hyviä kehitysideoita, mutta tuntuu turhauttavalta käyttää korvauksetta omaa aikaa näiden ajatusten ja ideoiden esittämiseen kun ne eivät kuitenkaan tunnu johtavan minnekään.  Hyvätkään uudistusehdotukset eivät aina saa peukutusta ellei sen antamisella koeta olevan merkitystä.

Hei, mukava kuulla, että asia etenee.

Olennaisinta mielestäni on yrityskohtainen arkisto, mutta varmaan myös tilikausikohtaisen arkiston jäsentely voi olla tarpeen yrityksellä, joka käyttää arkistoa tehokkaasti. 

Erityisen tärkeää olisi myös se, että jos arkistossa olevia asiakirjoja voi raahaten siirtää eri kansioiden ja kansiotyyppien välillä. Yrityksen itsensä arkistoimat asiakirja eivät aina mene oikeaan kansioon. Nyt väärin arkistoitu asiakirja voidaan siirtää vain kopioinnin ja uudelleentallennuksen kautta missä yhteydessä mm. alkuperäinen päivämäärä korvautuu uudelle ja asiakirja sijoittuu väärin aikajanalle.  

Lisäksi asiakirjan nimi tulisi olla päivitettävissä.  Pöytäkirjoja mm. tehdään usein muutoinkin kuin NV 'ssa ja jos niitä on paljonkin liitettyinä  nimellä "pöytäkirja" on massan joukosta haasteellista jälkeen päin löytää se oikea, jota vuosienkin takaa etsitään.  

Pöytäkirja voidaan tehdä sähköisesti allekirjoitettuina ja niin pitkään kuin sähköiseen arkistoon ei ole vastaavia rajaavia oikeuksia kuin on tilikausiarkistoon, joudutaan osa asiakirjoista arkistoimaan yksityisinä.  Tämä hankaloittaa sekä tilitoimiston että mm. tilintarkastajan työtä ja siksi samoja asiakirjoja joudutaan liittämään myös tilikausiarkistoon.  Asiassa auttaisi, jos sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan oi arkistoida ohjelmallisesti tilikausiarkistoon. Tämä ei liene mahdollista?

Lisäksi kiinnittäisin huomiota siihen, miten varmistetaan tilikausiarkistoon arkistoidun asiakirjan ja arkistosta sittemmin tehdyn asiakirjan poiston dokumentointi.

Hei,

Kiva, jos näihin kansiorakenne toiveisiin nyt kiinnitetään enemmän huomiota ja asia etenee!

Todella pitkälti samoilla linjoilla Helenan kirjoittaman asian suhteen. 

Meilläkin pääsääntöisesti kaivataan kansiorakennetta yrityskohtaisiin liitteisiin, sillä niihin tallennetaan suurin osa asiakkaiden dokumenteista. Yrityskohtaisissa kansiossa voisi hyvin olla perusrunko valmiina sekä mahdollisuus lisätä kansioita ja alikansioita sekä mahdollisuus muokata olemassa olevien kansioiden nimiä. Tilikausikohtaisiin liitteisiin ei ehkä olisi tarvetta luoda kansioille mitään perusrunkoa vaan sinne voi antaa mahdollisuuden halutessaan perustaa kansioita. 

Mitä taas noihin kansiorakenteen perusrunkoihin tulee niin ehdottaisin esim. tällaisia kansioita: hallinto/ jonka alla perustiedot (perustamisasiakirjat yms.), pöytäkirjat (mahdollisuus jakaa alikansioihin: yhtiökokous ja hallituksen kokous pöytäkirjat), verotus (mahdolliset alikansiot: ennakkoverot, verotuspäätökset, muut ilmoitukset), lainat, sopimukset.

Nostaisin esille myös tärkeänä kohtana Helenan kirjoituksessaan mainitsemat seikat: arkistossa olevien asiakirjojen raahaukset muihin kansioihin, nimettyjen asiakirjojen nimen muutokset sekä sähköisesti allekirjoitettujen asiakirjojen arkistoinnit suoraan tilikausiarkistoon ilman "leikkaa ja liimaa systeemiä". Ja erittäin tärkeä pointti myös miten kontrolloidaan jo arkistoidun asiakirjan poisto. Olisiko mahdollista saada Netvisoriin roskakori johon poistetut dokumentit arkistoituvat ja roskakorista ne voitaisiin tarvittaessa palauttaa takaisin paikoilleen.

Mukavaa viikonloppua!

Mitäs mieltä olette ihmiset nyt tästä, että arkistot on muutettu aakkosjärjestykseen? Omilla asiakkaillani tämä on täydellinen katastrofi, koska tiedostot saattavat olla arkistossa lähes millä nimellä tahansa. Lisäksi enää ei millään yrityskohtaisista liitteistä löydä asiakkaan viimeksi sinne liittämiä tiedostoja, kun eivät ole enää aikajärjestyksessä. Voisiko joku siellä Vismalla huomioida sen, yrityksellä voi olla tuolla yrityskohtaisessa arkistossa esim. 100 tiedostoa? Antakaapa vinkki siitä, miten sieltä löydän asiakkaan uusimmat.

Hei, olen samaa mieltä alla kirjoittaneen kanssa, kun asiakirjoja on vaikka 100-200 kpl on ajallinen järjestys ainut tapa selviytyä etsinnästä. Todella  huono uudistus ellei käyttäjä voi itse valita tulostusjärjestystä. Huomasin tämän itsekin eilen, valitettavasti. Palauttakaa pikimmiten vanha toiminto ellei lajittelu ole mahdollista.