Aloita uusi aihe
Kansiorakenteellinen arkisto Netvisorissa?

A

Hei, 

 

Asiakkaallani on paljon erilaisia liitetiedostoja, jotka meidän pitäisi saada näppärästi ja turvallisesti jaettua keskenämme. Hän käyttäisi arkistoa mieluiten Netvisorin käyttöliittymän kautta. 

 

Tilikausiarkiston olemme kokeneet riittämättömäksi, koska sinne ei saa tehtyä kansiorakennetta. 

 

Onko jossain Netvisorin lisäpalikassa mahdollisuus luoda puu-mallinen kansiorakenne jonne liitteet voi taltioida?

 

Kiitos vinkeistä jo etukäteen!

 

Terveisin,

 

Anni


2 henkilöä on tämä kysymys
Vastaa

M

Moi Anni

 

Valitettavasti tälläistä ominaisuutta ei ole Netvisorissa. Asia on kyllä tiedossa ennestään, että esim. tilikausiarkistoon haluttaisiin kansiorakenne. Mutta kehitystoiveen aikataulua ei ole antaa.

A

Moi,  tämä on kyllä käsittämätöntä, että tätä kansiorakennetta ei tehdä. TK:n aikana tulee paljon liitteitä, jotka olisi helppo säilöä Netvisoriin mutta osa käyttäjistä ei halua koska liitteet ovat sekaisin keskenään. Tai voihan aina hake ctrl+f.

A

Hei Maarit, 

 

Olen samaa mieltä, tulisi kyllä tarpeeseen ��

 

-Anni

A

Tähän arkistoitiin tulisi tuotekehityksessä panostaa ja huomioida myös meidän käyttäjien työn sujuvuus.

 

Pitemmän päälle arkistoitavaa kertyy runsaasti ja  tulee myös tarpeelliseksi jo arkistoitujen asiakirjojen uudelleen järjestely suoraan arkistossa.  Myöskin asiakirjan nimeä tulisi voida täydentää jotta tiedot löytyvät arkistosta vaivatta. Kun esim. hallituksen pöytäkirjoja on lukuisia, on niissä hyvä olla vähintään päivämääsä sekä myös oleellinen käsitelty asia jos sellainen on.  Asiakirjoja arkistoivat henkilöt eivät aina tule ajatelleeksi tätä asiaa ja arkistoon saattaa päätyä puutteellisesti nimettyjä asiakirjoja.

H

Hei, onko tämän kehitystoiveen osalta mitään uutta tietoa.  Arkistot paisuvat asiakirjoista ja ellei tähän ongelmaan saada parannusta tulee eteen asiakirjojen arkistoinnin järjestäminen jossain muussa ympäristössä. Noin on osin jouduttu tekemäänkin.  Toki haluaisimme, että kaikki tieto on yhdessä järjestelmässä ja niin haluavat myös yrittäjät ja tilintarkastajat.  Ottakaapa tämä asiaksenne ja kuunnelkaa meitä käyttäjiä. 


1 henkilö tykkää tästä
M

Hei Helena


Kehitystoive on tallesssa listalla ja tiedossa, mutta valitettavasti ainakaan lähiaikoina tähän ei vielä ole tulossa parannusta.

P

Hei!

Meilläkin kaivattaisiin kipeästi tilikausiarkistoon kansiorakennetta. Olen täysin samaa meiltä aiempien kirjoittajien kanssa siitä, että tilikausiarkisto on erittäin epäkäytännöllinen, kun kaikki materiaali arkistoituu yhteen pötköön tallennusjärjestyksessä. Onko tämä teillä edelleen kehityslistoilla ja onko mitään tietoa toteuttamisen aikataulusta?

H

Ruohonjuuritason käyttäjinä koemme olevamme melko voimattomia näiden muutostarpeittemme kanssa. Tässäkin asiassa on kulunut jo neljättä vuotta ja kyseessä on kuitenkin meille käyttäjille sekä meidän asiakaskunnallemme tärkeä asia.  Monia uudistuksia on tehty ja monet niistä myöskin hyödyllisiä.  Olisi kuitenkin paikallaan, että kentän ääntä kuunneltaisiin herkemmällä korvalla, olemmehan tässä lopulta tavoittelemassa yhteistä hyvää.  Nykyisellään korvat ovat ajoittaa kuurot. Meiltä käyttäjiltä löytyisi varmaan paljon hyviä kehitysideoita, mutta tuntuu turhauttavalta käyttää korvauksetta omaa aikaa näiden ajatusten ja ideoiden esittämiseen kun ne eivät kuitenkaan tunnu johtavan minnekään.  Hyvätkään uudistusehdotukset eivät aina saa peukutusta ellei sen antamisella koeta olevan merkitystä.


3 henkilöä tykkää tästä
M

Hei Piia ja Helena!

 

Kiitos viestistänne ja aktiivisuudesta Netvisorin kehittämiseksi. Vien mielelläni tuotekehitykseemme palautteenne koskien tilikausiarkiston kansiorakennetta. Jotta voin kuvailla asiakkaidenne tarpeita mahdollisimman hyvin, olisitteko voineet antaa lisätietoja näiltä osin:

 

Onko kansiorakenteen tarve tilikausiarkistossa yritys- vai tilikausikohtaisiin liitteisiin vai molempiin liitetyyppeihin? Entä onko toiveissa saada Netvisorissa kaikille yrityksille oletuskansiot vai tulisiko kansioita pystyä itse lisäämään ja nimeämään?

 

Kiitän jo etukäteen tarkennuksista, joihin voivat muutkin käyttäjät antaa lisätietoja. Mukavaa alkanutta vuotta!


Mirka / Netvisor-tuki

H

Hei, mukava kuulla, että asia etenee.

Olennaisinta mielestäni on yrityskohtainen arkisto, mutta varmaan myös tilikausikohtaisen arkiston jäsentely voi olla tarpeen yrityksellä, joka käyttää arkistoa tehokkaasti. 

Erityisen tärkeää olisi myös se, että jos arkistossa olevia asiakirjoja voi raahaten siirtää eri kansioiden ja kansiotyyppien välillä. Yrityksen itsensä arkistoimat asiakirja eivät aina mene oikeaan kansioon. Nyt väärin arkistoitu asiakirja voidaan siirtää vain kopioinnin ja uudelleentallennuksen kautta missä yhteydessä mm. alkuperäinen päivämäärä korvautuu uudelle ja asiakirja sijoittuu väärin aikajanalle.  

Lisäksi asiakirjan nimi tulisi olla päivitettävissä.  Pöytäkirjoja mm. tehdään usein muutoinkin kuin NV 'ssa ja jos niitä on paljonkin liitettyinä  nimellä "pöytäkirja" on massan joukosta haasteellista jälkeen päin löytää se oikea, jota vuosienkin takaa etsitään.  

Pöytäkirja voidaan tehdä sähköisesti allekirjoitettuina ja niin pitkään kuin sähköiseen arkistoon ei ole vastaavia rajaavia oikeuksia kuin on tilikausiarkistoon, joudutaan osa asiakirjoista arkistoimaan yksityisinä.  Tämä hankaloittaa sekä tilitoimiston että mm. tilintarkastajan työtä ja siksi samoja asiakirjoja joudutaan liittämään myös tilikausiarkistoon.  Asiassa auttaisi, jos sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan oi arkistoida ohjelmallisesti tilikausiarkistoon. Tämä ei liene mahdollista?

Lisäksi kiinnittäisin huomiota siihen, miten varmistetaan tilikausiarkistoon arkistoidun asiakirjan ja arkistosta sittemmin tehdyn asiakirjan poiston dokumentointi.


1 henkilö tykkää tästä
P

Hei,

Kiva, jos näihin kansiorakenne toiveisiin nyt kiinnitetään enemmän huomiota ja asia etenee!


Todella pitkälti samoilla linjoilla Helenan kirjoittaman asian suhteen. 

Meilläkin pääsääntöisesti kaivataan kansiorakennetta yrityskohtaisiin liitteisiin, sillä niihin tallennetaan suurin osa asiakkaiden dokumenteista. Yrityskohtaisissa kansiossa voisi hyvin olla perusrunko valmiina sekä mahdollisuus lisätä kansioita ja alikansioita sekä mahdollisuus muokata olemassa olevien kansioiden nimiä. Tilikausikohtaisiin liitteisiin ei ehkä olisi tarvetta luoda kansioille mitään perusrunkoa vaan sinne voi antaa mahdollisuuden halutessaan perustaa kansioita. 

Mitä taas noihin kansiorakenteen perusrunkoihin tulee niin ehdottaisin esim. tällaisia kansioita: hallinto/ jonka alla perustiedot (perustamisasiakirjat yms.), pöytäkirjat (mahdollisuus jakaa alikansioihin: yhtiökokous ja hallituksen kokous pöytäkirjat), verotus (mahdolliset alikansiot: ennakkoverot, verotuspäätökset, muut ilmoitukset), lainat, sopimukset.


Nostaisin esille myös tärkeänä kohtana Helenan kirjoituksessaan mainitsemat seikat: arkistossa olevien asiakirjojen raahaukset muihin kansioihin, nimettyjen asiakirjojen nimen muutokset sekä sähköisesti allekirjoitettujen asiakirjojen arkistoinnit suoraan tilikausiarkistoon ilman "leikkaa ja liimaa systeemiä". Ja erittäin tärkeä pointti myös miten kontrolloidaan jo arkistoidun asiakirjan poisto. Olisiko mahdollista saada Netvisoriin roskakori johon poistetut dokumentit arkistoituvat ja roskakorista ne voitaisiin tarvittaessa palauttaa takaisin paikoilleen.


Mukavaa viikonloppua!








1 henkilö tykkää tästä
Kirjaudu tai Rekisteröidy lähettääksesi kommentin

Etkö löydä etsimääsi?

Aloita uusi keskustelu