Näin lokakuussa on taas aika täyttää EK:n palkkatiedusteluja. EK kerää jäsenyrityksiltään palkkatilastoinnissa tarvittavia tietoja sekä kuukausipalkkaisista että tuntipalkkaisista palkansaajista. Tietoja kerätään ennen kaikkea työehtosopimusneuvotteluja ja edunvalvontaa varten, mutta palkkatilastot palvelevat myös yritysten tietotarpeita ja ovat merkittävä osa Suomen virallista palkkatilastoa.
Katso videolta vinkit EK;n syyskuun palkkatiedustelun täyttämiseen!
Netvisorista ei valitettavasti suoraan pysty lataamaan tietoja EK:n tietomallipohjaan, minkä vuoksi olemmekin koonneet tähän artikkeliin asiantuntijoidemme parhaat vinkit EK-tilaston täyttämiseen. Tässä ohjeessa täytämme esimerkinomaisesti Kaupan alan (1200) Syyskuun 2023 palkkatiedustelun. Tietosisällöt eroavat hieman eri toimialoittain, joten noudata tilastoa täyttäessäsi aina ko. toimialan tietosisältöohjeita. Huomaa myös, että sama tieto voi eri toimialojen pohjassa olla eri järjestysnumerolla.
Miten EK-tilasto annetaan
EK:n palkkatiedustelut annetaan Asiointipalvelun kautta. Tiedot voi joko täyttää Asiointipalvelussa olevalle lomakkeelle tai ladata csv-tietomallipohja, täyttää tiedot siihen ja toimittaa se sitten Asiointipalvelun kautta.
Vinkki! Jos tallennat tiedot Asiointipalvelun lomakkeelle, kannattaa lopuksi ladata asiointipalvelusta oikeanmallinen tiedosto omalle työasemalle. Tähän tiedostoon voit seuraavana vuonna tehdä tarvittavat muutokset ja ladata sen suoraan asiointipalveluun.
Aloitetaan kirjautumalla EK:n Asiointipalveluun ja avaamalla lomakepohja tai ladataan tietomallipohja EK:n nettisivuilta. Tässä ohjeen esimerkissä täytämme tiedot ladattavaan tietomallipohjaan.
Miten saan kaiken tarvitsemani tiedon EK-tilastoon
Saat haettua kaikki tarvittavat tiedot Netvisorista eri raporteilta. Tuntimääriä koskevat tiedot saat raportoitua Työaikaraporteista. Euromääräiset palkkatiedot saat raportoitua Palkkajaksotilastolla. Ja palkansaajia ja työsuhteita koskevat tiedot löydät Palkansaajalistauksesta. Sellaiset palkansaajaan, työsuhteeseen tai työehtosopimukseen liittyvät tiedot, joille ei Netvisorissa ole valmiita kenttiä, pystyt lisäämään Palkansaajan lisätietokenttiin ja sen jälkeen raportoimaan ne Palkansaajalistauksen mukana.
Palkansaajalistaus kannattaa viedä exceliin vasta lopuksi, kun olet ensin käynyt läpi kaikki Tietokenttäkohtaiset ohjeet ja varmistanut, että kaikki raportoitavat tiedot ovat ajan tasalla ja olet lisännyt ja täyttänyt kaikki tarvittavat Palkansaajan lisätietokentät. Muut, tunti- ja euromääräiset tiedot kannattaa lisätä tietomallipohjaan sitä mukaan kun otat raportteja Tietokenttäkohtaisia ohjeita lukiessasi, koska tiedot saadaan kaikki erillisistä raporteista.
Tietokenttäkohtaiset ohjeet
Alla on listattuna Tietokenttäkohtaiset ohjeet kaikkiin Kaupan alan (1200) tietomallipohjaan tarvittaviin tietoihin. Kunkin otsikon alla kerrotaan mistä raportilta kyseisen tiedon saa ja onko siinä jotain erityistä huomioitavaa. Tarkistathan tietomallipohjan sisällön aina oman toimialasi tietomallipohjasta. Vaikka sisältö pääosin on samankaltainen eri toimialoilla, tiedoissa ja niiden järjestysnumeroinnissa on eroja.
1-2: Tilastointivuosi ja Tilastointikuukausi
Tieto on valmiina csv-tietomallipohjassa, kun lataat sen.
3-8: Osasto, Jäsennumero, Vastaajayksikön tunnus, Kuntanumero ja Kalleusluokka
Tietomallipohjan alussa annetaan tietoja jotka koskevat työnantaja yritystä. Nämä tiedot täytetään tietomallipohjaan käsin. Löydät tilastoa antavaa yritystä koskevat yksilöintitiedot EK:n lähettämästä palkkatiedustelukirjeestä. Oikean kuntanumeron löydät Kuntaluettelosta.
Vinkki! Kun olet tallentanut yllä olevat tiedot tietomallipohjan ensimmäiselle riville, voit kopioida ne helposti kaikille palkansaajariveille. Maalaa ensin täyttämäsi tietojen solut (kuten kuvassa), paina sitten CTRL-näppäin pohjaan ja tartu maalatun alueen oikeaan alanurkkaan (hiiren ikoni muuttuu plus-merkiksi). Sen jälkeen voit raahaamalla kopioida samat tiedot kaikille riveille ilman, että luvut muuttuisivat kopioidessa.
9-11: Henkilötunnus ja Yrityksen oma henkilönumero ja Työsuhteen alkamispäivämäärä
Palkansaajia ja työsuhteita koskevat tiedot saat raportoitua Palkansaajalistauksesta.
12: Työsopimuksen kesto
Palkansaajien työsuhteita koskevat tiedot saat raportoitua Palkansaajalistauksesta.
Huom! Tietoa pitää muokata Excelissä, koska tietomallipohjan ohjeiden mukaisesti tieto tulee antaa numeerisena arvona siten, että
“Vakinainen, toistaiseksi voimassaoleva työsopimus” ilmoitetaan arvolla 1 ja “Määräaikainen työsopimus” arvolla 2.
Saat muokattua excelin arvot helposti numeerisiksi siten, että valitset koko Työsuhteen voimassaolo -sarakkeen (klikkaamalla otsikkoriviä, niin että solujen taustaväri muuttuu harmaaksi ja koko saraketta ympäröi vihreä kehys). Sen jälkeen klikkaa näppäimistön CTRL-painiketta ja F-kirjainta yhtä aikaa. Näkyviin avautuu pieni Etsi-toiminto > Siirry Korvaa-välilehdelle > Anna etsittäväksi tiedoksi teksti “Toistaiseksi voimassa oleva” ja korvaavaksi tiedoksi numero 1 ja klikkaa Korvaa kaikki -painiketta.
Tee sama uudelleen ja määritä tieto “Määräaikainen” korvattavaksi arvolla 2. Siirrä lopuksi luvut excel raportilta EK:n tietomallipohjaan.
13: Muu työsopimus
Täytetään käsin tietomallipohjaan tai lisätään oma Palkansaajan lisätietokenttä, joka voidaan raportoida Palkansaajalistauksesta.
Mikäli kaikilla palkansaajilla on sama työsopimus, kannattaa tieto tallentaa käsin tietomallipohjaan ja kopioida raahaamalla kaikille palkansaajariveille.
Mikäli on tarvetta ilmoittaa useita eri työsopimuksia, silloin kannattaa lisätä oma Palkansaajan lisätietokenttä, joka sitten raportoidaan Palkansaajalistauksesta.
Vinkki! Arvo kannattaa syöttää palkansaajan perustietoihin suoraan EK-tilastoon annettavassa numeerisessa muodossa ilman ylimääräistä tekstiä, jolloin tilaston täyttäminen on nopeampaa kun solusta ei tarvitse siivota ylimääräisiä merkkejä pois.
14: Ammattinumero
Ammattinumeron raportoimista varten lisätään erillinen Palkansaajan lisätietokenttä, joka voidaan raportoida Palkansaajalistauksesta.
Vinkki! Arvo kannattaa syöttää palkansaajan perustietoihin suoraan EK-tilastoon annettavassa numeerisessa muodossa ilman ylimääräistä tekstiä, jolloin tilaston täyttäminen on nopeampaa kun solusta ei tarvitse siivota ylimääräisiä merkkejä pois.
15: Ammatti sanallisena
Palkansaajien työsuhteita koskevat tiedot saat raportoitua Palkansaajalistauksesta.
16: Säännöllinen viikkotyöaika (SVTAika)
Huom! Tiedon lähde eroaa kuukausi- ja tuntipalkkaisilla ja lisäksi tietoa pitää muokata excelissä. Kuukausipalkkaisille tieto saadaan Palkansaajalistauksesta, koska työsuhteelle voidaan määritellä palkansaajan Säännöllinen viikkotyöaika. Tuntipalkkaisille ilmoitetaan keskimääräinen viikkotyöaika syyskuun todellisten tuntien perusteella (jaettuna 4,4:llä), joten tämän tiedon saat Työaikaraportilta. Lisäksi tieto pitää antaa tietomallipohjan ohjeiden mukaisesti sadasosatunteina eli 37,5 h ilmoitetaan muodossa 3750 tai 40 h ilmoitetaan muodossa 4000.
Vinkki! Jos palkansaajien työsuhdetiedoissa on puutteita, voit käyttää Palkansaajalistauksen massatoimintoja niiden päivittämiseen.
Työtunteja koskevat tiedot saat raportoitua Työaikaraporteista: Työaika > Työaikaraportit > Työaikaraportti > Valitse raportointijaksoksi syyskuu > Valitse oikea palkkamalli > Valitse Kirjauslaji-valikosta kaikki tarvittavat kirjauslajit (tarkasta ohjeistus ko. toimialan tietomallipohjan ohjeista) > Näytä raportti
Siirrä raportti exceliin “Tallenna Excel-tiedostona” -painikkeella > Muodosta tyhjään sarakkeeseen laskutoimitus, jossa Yhteensä-sarakkeen summa jaetaan luvulla 4,4 ja kerrotaan luvulla 100, jotta saat tiedon suoraan sadasosatunteina. Kopioi sama laskutoimitus kaikille palkansaajariveille raahaamalla (hiiren osoitin muuttuu plus-merkiksi solun oikeassa alakulmassa). Siirrä lopuksi luvut excel raportilta EK:n tietomallipohjaan.
Siirrä lopuksi luvut excel raportilta EK:n tietomallipohjaan.
Saat muokattua myös Palkansaajalistauksen excelin arvot helposti tekemällä toiseen soluun laskentakaavan, jossa kerrot Säännöllisen työajan tiedon 100:lla. Kopioi sama laskutoimitus kaikille palkansaajariveille raahaamalla (hiiren osoitin muuttuu plus-merkiksi solun oikeassa alakulmassa). Siirrä lopuksi luvut excel raportilta EK:n tietomallipohjaan.
17: Palkkauksen peruste (PalkkPer)
Täytetään käsin tietomallipohjaan tai lisätään erillinen Palkansaajan lisätietokenttä, joka voidaan raportoida Palkansaajalistauksesta.
Mikäli kaikki palkansaajat kuuluvat saman palkkausjärjestelmän piiriin, kannattaa tieto tallentaa käsin tietomallipohjaan ja kopioida raahaamalla kaikille palkansaajariveille.
Mikäli on tarvetta ilmoittaa useita eri palkkausjärjestelmiä, silloin kannattaa lisätä erillinen Palkansaajan lisätietokenttä, joka sitten raportoidaan Palkansaajalistauksesta.
Vinkki! Arvo kannattaa syöttää palkansaajan perustietoihin suoraan EK-tilastoon annettavassa numeerisessa muodossa ilman ylimääräistä tekstiä, jolloin tilaston täyttäminen on nopeampaa kun solusta ei tarvitse siivota ylimääräisiä merkkejä pois.
18: Palkkaryhmä tai vaativuustaso (PrVaatAm)
Palkkaryhmää tai vaativuustason raportoimista varten lisätään erillinen Palkansaajan lisätietokenttä, joka voidaan raportoida Palkansaajalistauksesta.
19: Taulukkopalkka (TaulPalk)
Tieto saadaan joko Palkkaperusteet-näkymästä tai tai lisätään erillinen Palkansaajan lisätietokenttä, joka voidaan raportoida Palkansaajalistauksesta.
Mikäli palkkaus perustuu Työehtosopimuksen palkkataulukkoon, saat tiedon suoraan Palkkaperusteet-näkymästä: Palkat > Henkilöstö > Palkkaperusteiden hallinta > Tallenna Excel-tiedostona > Siirrä luvut excel raportilta EK:n tietomallipohjaan.
Mikäli yrityksessä noudatetaan muuta palkkausjärjestelmää, silloin kannattaa luoda erillinen Palkansaajan lisätietokenttä, joka sitten raportoidaan Palkansaajalistauksesta.
20: Kiinteä kuukausipalkka (KkPalkka)
Palkan määrä koskevat tiedot saat raportoitua Palkkajaksotilastosta: Palkat > Raportointi > Palkanlaskennan raportit > Valitse Raportin muodoksi: Palkkajaksotilasto > Valitse oikea raportointijakso joko palkkajakson tai palkanmaksupäivän perusteella > Valitse oikea palkkamalli > Valitse Palkkalaji-valikosta kaikki tarvittavat palkkalajit (tarkasta ohjeistus ko. toimialan tietomallipohjan ohjeista) > Näytä raportti > Tallenna Excel-tiedostona > Siirrä raportti exceliin “Tallenna Excel-tiedostona” -painikkeella.
Siirrä lopuksi luvut excel raportilta EK:n tietomallipohjaan.
21: Työaikaan liittyvät lisät (LisTAika)
Huom! Lisät tulee ilmoittaa kuukauden mittaiselta jaksolta. Jos palkkajaksot eivät vastaa kuukauden mittaista aikajaksoa, tulee kohdassa 22 ilmoittaa Työaikaan liittyvien lisien jakso.
Palkan euromääriä koskevat tiedot saat raportoitua Palkkajaksotilastosta: Palkat > Raportointi > Palkanlaskennan raportit > Valitse Raportin muodoksi: Palkkajaksotilasto > Valitse oikea raportointijakso joko palkkajakson tai palkanmaksupäivän perusteella (raportoidun jakson pituus ilmoitetaan seuraavassa tietokentässä) > Valitse oikea palkkamalli > Valitse Palkkalaji-valikosta kaikki tarvittavat palkkalajit (tarkasta ohjeistus ko. toimialan tietomallipohjan ohjeista) > Näytä raportti > Siirrä raportti exceliin “Tallenna Excel-tiedostona” -painikkeella.
Siirrä lopuksi luvut excel raportilta EK:n tietomallipohjaan.
22: Työaikaan liittyvien lisien jakso (LisJakso)
Täytetään käsin tietomallipohjaan. Tieto kertoo moneltako viikolta edellisessä kohdassa ilmoitetut lisät on raportoitu. Kun olet lisännyt arvon tietomallipohjan ensimmäiselle riville, niin voit kopioida sen raahaamalla kaikille muille palkansaajariveille.
23: Luontoisedut (LuonEdut)
Palkan euromääriä koskevat tiedot saat raportoitua Palkkajaksotilastosta: Palkat > Raportointi > Palkanlaskennan raportit > Valitse Raportin muodoksi: Palkkajaksotilasto > Valitse oikea raportointijakso joko palkkajakson tai palkanmaksupäivän perusteella > Valitse oikea palkkamalli > Valitse Palkkalaji-valikosta kaikki tarvittavat palkkalajit (tarkasta ohjeistus ko. toimialan tietomallipohjan ohjeista) > Näytä raportti > Siirrä raportti exceliin “Tallenna Excel-tiedostona” -painikkeella.
Siirrä lopuksi luvut excel raportilta EK:n tietomallipohjaan.
24: Suorituspalkat (SuorPalk)
Palkan määrä koskevat tiedot saat raportoitua Palkkajaksotilastosta: Palkat > Raportointi > Palkanlaskennan raportit > Valitse Raportin muodoksi: Palkkajaksotilasto > Valitse oikea raportointijakso joko palkkajakson tai palkanmaksupäivän perusteella > Valitse oikea palkkamalli > Valitse Palkkalaji-valikosta kaikki tarvittavat palkkalajit (tarkasta ohjeistus ko. toimialan tietomallipohjan ohjeista) > Näytä raportti > Siirrä raportti exceliin “Tallenna Excel-tiedostona” -painikkeella.
Siirrä lopuksi luvut excel raportilta EK:n tietomallipohjaan.
25: Yli- ja lisätyötunnit (Ylitun)
Huom! Tuntitiedot pitää antaa tietomallipohjan ohjeiden mukaisesti sadasosatunteina eli 12,5h ilmoitetaan muodossa 1250 tai 10h ilmoitetaan muodossa 1000.
Työtunteja koskevat tiedot saat raportoitua Työaikaraporteista: Työaika > Työaikaraportit > Työaikaraportti > Valitse raportointijaksoksi syyskuu > Valitse oikea palkkamalli > Valitse Kirjauslaji-valikosta kaikki tarvittavat kirjauslajit (tarkasta ohjeistus ko. toimialan tietomallipohjan ohjeista) > Näytä raportti
Siirrä raportti exceliin “Tallenna Excel-tiedostona” -painikkeella > Muodosta tyhjään sarakkeeseen laskutoimitus, jossa Yhteensä-sarakkeen summa kerrotaan luvulla 100, jotta saat tiedon sadaosatunteinneiksi. Kopioi sama laskutoimitus kaikille palkansaajariveille raahaamalla (hiiren osoitin muuttuu plus-merkiksi solun oikeassa alakulmassa).
Siirrä lopuksi luvut excel raportilta EK:n tietomallipohjaan.
26: Yli- ja lisätyöpalkat (YliPalk)
Palkan määrä koskevat tiedot saat raportoitua Palkkajaksotilastosta: Palkat > Raportointi > Palkanlaskennan raportit > Valitse Raportin muodoksi: Palkkajaksotilasto > Valitse oikea raportointijakso joko palkkajakson tai palkanmaksupäivän perusteella > Valitse oikea palkkamalli > Valitse Palkkalaji-valikosta kaikki tarvittavat palkkalajit (tarkasta ohjeistus ko. toimialan tietomallipohjan ohjeista) > Näytä raportti > Siirrä raportti exceliin “Tallenna Excel-tiedostona” -painikkeella.
Siirrä lopuksi luvut excel raportilta EK:n tietomallipohjaan.
27: Tulos- ja voittopalkkiot vuodessa (TulosJaV)
Huom! Tiedot ilmoitetaan vuoden mittaiselta ajanjaksolta, yleensä loka-syyskuulta.
Palkan määrä koskevat tiedot saat raportoitua Palkkajaksotilastosta: Palkat > Raportointi > Palkanlaskennan raportit > Valitse Raportin muodoksi: Palkkajaksotilasto > Valitse oikea raportointijakso joko palkkajakson tai palkanmaksupäivän perusteella > Valitse oikea palkkamalli > Valitse Palkkalaji-valikosta kaikki tarvittavat palkkalajit (tarkasta ohjeistus ko. toimialan tietomallipohjan ohjeista) > Näytä raportti > Siirrä raportti exceliin “Tallenna Excel-tiedostona” -painikkeella.
Siirrä lopuksi luvut excel raportilta EK:n tietomallipohjaan.
Palkansaajalistauksen raportoiminen
Kun kaikki palkansaajia ja työsuhteita koskevat tiedot ovat käyty läpi, saat ne raportoitua Palkansaajalistauksesta: Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus > Valitse Näytä sarakkeet -valikosta näkyviin tarvitsemasi tiedot > klikkaa Päivitä näkymä -painiketta > Nyt pystyt helposti tarkistamaan että kaikki tarvittavat tiedot on tallennettu eikä tiedoissa ole puutteita > Siirrä raportti exceliin “Tallenna Excel-tiedostona” -painikkeella.
Vinkki! Palkansaajalistaukseen kannattaa valita vain EK:n tilastoon tarvittavat sarakkeet, jottei exceliin tule mukaan ylimääräisiä sarakkeita. Muista valita näkyviin myös kaikki uudet lisäämäsi Palkansaajien lisätietokentät. Raportin ottamisen jälkeen pystyt palauttamaan sarakevalinnat ennalleen "Palauta oletukset" -linkistä.
Muista muokata Palkansaajalistauksen excel tiedostossa tietokenttiä 12: Työsopimuksen kesto, 6: Säännöllinen viikkotyöaika (SVTAika) (jos ilmoitat kuukausipalkkaisia) ja 25: Yli- ja lisätyötunnit (Ylitun), ennen kuin siirrät tiedot excel raportilta EK:n tietomallipohjaan. Katso ohjeet ylempää tietomallikohtaisista ohjeista.
Tietojen toimittaminen
EK:n palkkatiedustelut toimitetaan Asiointipalvelun kautta. Voit ladata täyttämäsi csv-tietomallipohjan Asiointipalveluun. Tietomallipohjan lataamisen jälkeen tiedosto ensin tarkistetaan ja sinua pyydetään korjaamaan mahdolliset virheelliset tiedot. Seuraa Asiointipalvelun ohjeita tiedoston lähettämiseksi.