Ostot>Avoimet ostolaskut
Näkymään pääsee, jos omaa minimissään lukuoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin ja näkymiin ja luetteloihin. Näillä ei kuitenkaan voi tehdä mitään muutosta. Muutosten teko vaatii muokkausoikeudet näihin kahteen kohtaan toimintokohtaisissa oikeuksissa.
Ostoreskontran yläreunassa näkyy kooste erääntyneistä laskuista. Alueen saa laajennettua sitä (sinistä aluetta) klikkaamalla. Näkymä esittää kuukauden ajan menneisyyteen erääntyneet laskut (1), seuraavan kuukauden sisällä erääntyvät laskut (2) ja erikseen kassa-alennuksen piirissä olevat kuukauden sisällä erääntyvät laskut (3).
Näytä sarakkeet valinta, mitä näytätetään näkymässä
Listausnäkymä voidaan päivittää hakuehtojen mukaisesti.
Näytä sarakkeet -painikkeella valitaan näkymään mukaan halutut sarakevalinnat. Näkymää voidaan rajata vielä erikseen käyttäjän omilla valinnoilla. Kun valinnat on saatu halutun laisiksi, täytyy ne vielä päivittää näkymän Päivitä valinnat -painikkeella. Muutos jää talteen kyseisen käyttäjän kohdalle kyseiseen yritykseen. Jos omaat oikeudet moneen yritykseen, voi avoimet ostolaskut näkymää muokata mieleisekseen yrityskohtaisesti.
Laskun tila sarake: Tämä näkyy, jos käyttäjällä on jokin seuraavista:
Kirjanpitäjä -rooli
hyväksyjä -rooli
Laskun maksaja -rooli.
Ostotilauskohdistukset
Mikäli yrityksessä on käytössä ostotilaus -osio, saadaan avoimet ostolaskut näkymään, onko ostotilaus ja ostolasku kohdistettu keskenään. Tämä valinta löytyy näytä sarakkeet -painikkeen alta.
Kohdistuksen rivikohtainen tilanne: Kuinka monta ostolaskun riveistä on kohdistettu ostotilausriviin.
Kohdistuksen arvon tilanne: Laskuun kohdistettujen ostotilausrivien veroton arvo koko laskun verottomasta arvosta.
Vastaanoton rivikohtainen tilanne: Kuinka moni ostolaskulle kohdistetuista ostotilausriveistä on vastaanotettu.
Vastaanoton arvon tilanne: Vastaanotettujen ostotilausrivien arvo prosentteina kaikista laskuun kohdistetuista ostotilausriveistä.
Ostolaskut on listattu hakuehtojen perusteella näkymän keskelle ostolaskujen tilan mukaan: Uusi lasku, Asiatarkastuksessa, Hyväksynnässä, Hyväksytty. Kun ostolasku on maksettu ja sille on lisätty suoritus joko manuaalisesti tai automaattisesti tiliotteelta, katoaa se avointen ostolaskujen näkymästä ja on haettavissa Ostolaskuluettelosta. Jos maksu jää jostain syystä virheeseen, niin tämä näytetään tässä näkymässä. Virhe kuvakkeesta painamalla näkee syyn virheelle. Esimerkiksi Virhe maksatuksessa: Maksatus hylkäytyi, ole hyvä ja laita lasku uudelleen maksatukseen. Tarvittaessa tarkista pankistasi hylkäytymisen syy. (NARR :: Agreement missing .) Tarkoittaa, ettei yrityksessä ole voimassaolevaa maksuliikennesopimusta.
Jos lasku on nollasummainen, tämä katoaa näkymästä kirjaamalla laskulle nollasummaisen maksun.
Jos jollain laskulla on jotain huomautettavaa, niin tämä näkyy näkymässä.
Jos laskua on käsitelty ostolaskuautomaation avulla, tämä näytetään näkymässä.
Jos samalla tilikaudella on kaksi saman toimittajan laskua samalla laskunumerolla, tulee asiasta ilmoitus laskulle "Ostoreskontrassa on jo toinen lasku samalta toimittajalta, jossa on sama numero". Laskun ja tilikauden vertailuun käytetään laskun kirjauspäivää, mikäli se on määritelty. Muutoin käytetään laskupäivää.
Lisäksi näytä vain- kohdasta voidaan rajata hakua. Ulkomaan laskujen kohdalla maa haetaan toimittajan pankkitilin perusteella, eli jos ulkomaisella toimittajalla on suomalainen pankkitili tiedoissa, katsotaan kyseinen laskuksi kotimaan laskuksi.
Valitse näytettävät
Uudet laskut: Näyttää laskut, jotka ovat uusi lasku tilassa. Näitä ei ole vielä asiatarkastettu tai hyväksytty tai laitettu kiertoon joillekin henkilöille asiatarkastettavaksi tai hyväksyttäväksi.
Käsittelyssä olevat laskut: Laskut, joissa on mukana asiatarkastajana tai hyväksyjänä.
Maksatusvalmiita laskut: Laskut, jotka on hyväksytty, muttei vielä lähetetty maksuun.
Maksussa olevat laskut: Näyttää laskut, jotka on laitettu maksuun, mutta ei ole vielä menneet maksetuksi. Lasku menee maksetuksi, kun eräpäivän jälkeen tulee tiliote, jossa on tämä maksu mukana ja laskunmaksupalvelu sopimus on kunnossa pankin kanssa.
Hylätyt laskut: Näyttää laskut, jotka on hylätty kierrossa.
Lisäksi näytä vain
Minulle kohdistetut laskut: Näyttää vain ne laskut, jotka on kohdistettu käyttäjälle asiatarkastus / hyväksyntä kierrossa.
Käsiteltävissä olevat laskut: Näyttää vain ne laskut, jotka voin käsitellä tällähetkellä. Eli olen esimerkiksi kierrossa seuraavana asiatarkastajana, kenen pitäisi tarkistaa kyseinen lasku.
Tiliöimättömät laskut: Näyttää laskut, joita ei ole vielä tiliöity.
Kassa-alennetut laskut: Näyttää laskut, joiden maksuehdossa on kassa-alennusta.
Kotimaan laskut: Näyttää vaan laskut, jotka ovat kotimaisia.
Vain valuuttamaksut: Näyttää laskut, joissa valuutta on jotain muuta kuin euro.
Erääntyneet laskut: Näyttää laskut, joiden eräpäivä on menneisyydessä.
Maksukiellossa olevat lasku: Näyttää laskut, joille on annettu maksukielto
Laskut, jotka voin maksaa tai vahvistaa: Näyttää laskut, jotka voin maksaa tai vahvistaa. Vahvistus vaatii sen, että tämä on otettu käyttöön myynti ja ostoreskontrien oikeuksissa. Tällöin voidaan estää tilanne, että yksi henkilö ei voi suoraan maksaa laskuja, vaan vaatii halutun määrän vahvistuksia sitä ennen.
Ei jälleenlaskutetut: Näyttää laskut, mitä ei ole jälleenlaskutettu myyntilaskuksi.
Rajaa hakusanalla
Tämä hakee tiedot seuraavista kentistä:
- Laskun numero
- Laskun lisätietokenttä
- Toimittaja
- Viitenumero
- Laskun viestikenttä
- Laskun päivä
- Kirjauspäivä
- Eräpäivä
- Alennuksen eräpäivä
- Alkuperäinen asiatarkastaja
- Laskun asiatarkastaja
- Laskun hyväksyjä
- Tositenumero
- Kaikki kierrossa olevat käyttäjät
- Laskun loppusumma
Laskuja voidaan lisäksi rajata halutulla päiväyksellä, ja laskunäkymää voidaan ryhmitellä eri tilojen perusteella. Päivitä valinnat tallentaa nämä muutokset. Listauksen voi myös tallentaa Exceliin.
Käsittele laskuja massana
Ostolaskuja voidaan valita Avoimet ostolaskut -näkymästä useamman kerralla ja ottaa nämä käsittelyyn, jonne pääsee, kun klikkaa näkymän alareunaan aktivoituvasta Käsittele x laskua -painikkeesta. Näkymä avaa laskut, josta riippuen laskun tilasta ja käyttäjän oikeuksista, voidaan laskut asiatarkistaa, hyväksyä, tiliöidä tai maksaa lasku kerrallaan ja siirtyä seuraavaan valittuun laskuun oikean yläkulman nuoli -painikkeesta.
Laskujen asiatarkastus / hyväksyntä massana
Käsittele x laskua -painikkeen vierestä avautuvasta valikosta (nuoli ylös) voidaan myös massana asiatarkastaa ja hyväksyä valitut ostolaskut. Valikossa tulee näkyviin valitut laskut ja niiden lukumäärä, jotka voidaan kerralla asiatarkastaa tai hyväksyä.
Henkilö tulee näkyviin asiatarkastajaksi tai hyväksyjäksi, mikäli lasku ei ole lukitulla kaudella (Ei saa olla ALV -lukitusta, ostoreskontran lukitusta tai tilikausi ei saa olla päätetty). Henkilön pitää olla mukana laskun kierrossa tai jos ostolaskulle ei ole valittu kiertoa, niin henkilöllä pitää olla oikeus asiatarkastaa / hyväksyä kyseiset laskut. Hyväksyntä onnistuu massana myös alv lukitun kauden laskuille, jos laskuilla on tosite jo olemassa.
HUOM! Tiliöinti ei ole mahdollista massana, vaan tiliöinti pitää tehdä lasku kerrallaan. Ostolaskujen asiatarkastus / hyväksyntä massana ei tee tiliöintiä ja laskuille tositetta, vaikka käyttäjällä olisi tiliöintioikeudet.
Maksaminen tapahtuu vie maksuun -painikkeen kautta. Vie uudelleen maksuun -napista voidaan esim. maksaa uudestaan alun perin virheeseen jäänyt lasku, mikäli virheen syy on selvitetty ja korjattu ja virheellinen maksu poistettu.
Siirrä Severaan -painikkeesta, voidaan siirtää Netvisoriin saapuneiden ostolaskujen kulu- tai jälleenlaskutustiedot kätevästi Visma Severaan töille. Tästä löytyy oma ohjesivu.
Jälleenlaskutuksella voi ostolaskusta muodostaa myyntilaskun. Tästä löytyy oma ohjesivu.
Automaatiosääntöjen suorittaminen laskuille
Mikäli yrityksellä on käytössään Ostolaskujen automaattinen käsittely, niin automaattikäsittelyt voi ajaa myös itse valitsemilleen laskuille suoraan Avoimet ostolaskut -näkymässä.
Ostot - Ostolaskut - Automaattinen käsittely
Kun automaatio on käytössä, niin Avoimet ostolaskut -näkymän alaosaan tulee näkyviin Suorita automaatiosäännöt laskuille -nappi. Mikäli automaatio ei ole käytössä, niin tätä toimintoa ei näytetä.
Voit valita esim. kaikki uudet laskut (katso kuva yllä, kohta 1) ja sitten suorittaa näille automaatiosäännöt (2).
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback