Hei,

Julkaisemme torstaina 24.8.2017 uudistetun ostolaskujen automaattisen käsittelyn. Tarkoituksena on vähentää ostolaskujen rutiininomaiseen käsittelyyn vaadittavaa manuaalista työtä ja vapauttaa käyttäjien aikaa tuottavampaan työhön. Nykyiset automaatiosäännöt siirretään päivityksen yhteydessä tähän uuteen malliin automaattisesti. Tarkemmat ohjeet toiminnon käyttöön löytyvät tuksivustoltamme ja niitä päivitetään vielä tarpeen mukaan.

Uudistus tulee mahdollistamaan monipuolisten sääntöjen luomisen ja yhtenä toivotuimmista ominaisuuksista on automaattinen tiliöinti laskurivitasolla. Automaatiosäännöt toimivat nyt myös Netvisoriin manuaalisesti syötetyillä laskuilla. Lisäksi sääntöjen avulla voidaan kohdistaa ostotilausten rivejä ostolaskuun sekä kopioida rivitason tietoja näiden välillä. Tulemme syksyn aikana vielä mahdollistamaan laskujen lähettämisen automaattisesti maksuun. Tulevalla työlistalla meillä on vielä jaksotukset sekä vyörytykset. Lisäksi toivomme palautetta muista toiminnoista ja ehdoista joita automaatioon olisi hyvä lisätä. Tulemme varaamaan toiminnon jatkokehitykselle aikaa 2018 alussa. Uudistus kuuluu ostoreskontran hintaan, joten lisämaksuja siitä ei yrityksille tule. Automaatiosääntöjen luontiin tarvitaan tuttuun tapaan hyväksyjän oikeudet ilman summarajoja. Seuraavassa toiminnallisuuden lyhyt läpikäynti sekä muutama esimerkkisääntö.

Sääntöjen hallinta- / yhteenvetosivu

Hallintasivu koostuu moduuleista joilla jokaisella on oma tarkoituksensa. Alla jokaisesta lyhyt läpikäynti. Yhteiset ja toimittajakohtaiset säännöt suoritetaan siinä järjestyksessä kuin ne ovat sivulla ja suoritusjärjestystä kuvataan juoksevalla numerolla. Voit vaihtaa sääntöjen järjestystä "raahaamalla" säännön haluttuun kohtaan. Huomaathan että yhteisiä sääntöjä ei saa siirrettyä toimittajakohtaisiksi tai toisinpäin. Mikäli jotain sääntöä ei voida suorittaa kokonaan, jätetään sen säännön tehtävät kokonaan tekemättä ja automaatio jatkaa seuraavasta säännöstä. Näin ollen on suositeltavaa tehdä monta pientä ja yksinkertaista sääntöä kuin yksi sääntö jossa tehdään kaikki mahdolliset toiminnot.

1. Ostolaskujen automaation hallinta Tässä moduulissa voit ottaa automaation käyttöön tai poistaa käytöstä. Lisäksi siinä näytetään kaikki toimittajat joille on tehty sääntöjä, toimittajaan kohdistuvien sääntöjen määrä sekä vanhentuneet säännöt. Valintalistalta voit hakea toimittajia toimittajarekisteristä ja luoda näille sääntöjä (kohta 3)

2. Yhteiset säännöt Yhteiset säännöt vaikuttavat useampaan kuin yhteen toimittajaan. Säännöt suoritetaan numerojärjestyksessä. Toimittajarekisteriin luotavia uusia toimittajia ei lisätä automaattisesti sääntöön jos säännössä on valittuna "Valitut toimittajat". Mikäli valinnaksi vaihdetaan "Koko toimittajarekisteri", niin silloin kyseinen sääntö vaikuttaa myös niihin toimittajiin jotka luodaan toimittajarekisteriin laskujen saapumisen yhteydessä. Yhteisiä sääntöjä voi olla ennen ja jälkeen toimittajakohtaisten sääntöjen.

3. Toimittajakohtaiset säännöt Toimittajakohtaiset säännöt ovat muuten toiminnaltaan samanlaisia kuin yhteiset säännöt, mutta ne koskevat vain yhtä tiettyä toimittajaa. Näin voit esimerkiksi määritellä yhden toimittajan ostotilausten ja ostolaskujen kohdistamiseen liittyvät ehdot ja toiminnot tai ostolaskurivien tiliöinnit.

4. Yhteenveto Yhteenvedossa näet kuinka paljon automaation kautta on tehty toimenpiteitä saapuneille laskuille

5. Ehdotukset automaatiosäännöiksi Netvisor käy jatkuvasti läpi saapuvaa laskumassaa ja ehdottaa sellaisia laskuja automatisoitaviksi jotka toistuvat säännöllisin väliajoin.

6. Tapahtumahistoria Tapahtumahistoriasta näet mitä laskuja on automaation toimesta käsitelty ja mitkä laskut ovat kenties siirtyneet manuaaliseen käsittelyyn kun ehdot eivät ole täyttyneet. Laskukohtaiset tiedot löytyvät myös ostolaskulta sekä säännöiltä.

Säännön luominen

Sääntöjen luominen lähtee liikkeelle "Uusi yhteinen sääntö" tai "Uusi toimittajakohtainen sääntö" -painikkeesta. Mikäli halutaan tehdä toimittajakohtainen sääntö, niin toimittaja pitää olla ensin valittuna. Sääntöön voi antaa vanhaan tapaan Nimen, kuvauksen ja voimassaoloajan, mutta voimassaoloaika ei ole enää pakollinen. Lisäksi sääntöön määritellään toiminnot mitä halutaan tehtäväksi, sekä ehdot joiden täyttyessä toiminto tehdään. Kuten jo yllä mainitsin, niin suosittelemme tekemään mieluummin useita yksinkertaisia sääntöjä kuin yhden säännön joka kattaa kaikki halutut toiminnot ja ehdot.

Alla esimerkki säännöstä jossa toistuvalle laskulle on määritetty automaattinen tiliöinti olemassa olevien laskujen pohjalta. Tiliöintitiedot haetaan mallilaskuilta siten, että ensimmäinen mallilasku on määräävä ja seuraavilta laskuilta haetaan vain täydentäviä tietoja riveille mikäli kaikille riveille ei löytynyt tarvittavia tietoja.

Esimerkkisääntö pyöristyserojen kirjaamisesta kirjanpidon oletustileissä määritellylle kirjanpidon tilille

Esimerkki loma-ajan kiertolistan määrittelystä. Huomioitavaa on että tällainen "normaalin" yliajava sääntö kannattaa priorisoida mahdollisimman alkuun sääntölistalla. Kun kiertolista on yhden säännön toimesta asetettu, niin seuraavat säännöt eivät enää tätä pysty tekemään.

Tähän tulemme lisänä tekemään Avoimet ostolaskut -listaukseen massatoiminnnon jolla voi vaihtaa laskujen käsittelijät toiseksi. Tämä tehdään samassa yhteydessä 2018 alkupuolella kun päivitämme automaation toiminnallisuuksia.

Viimeisenä esimerkki automaation keskeyttämisestä mikäli toimittaja luodaan laskun saapumisen yhteydessä. Esimerkkiin otettu "Laskun lähde" -tiedon pois jättämällä pätee tämä sääntö kaikkiin saapuviin laskuihin. Tuolla valinnalla voi kuitenkin tehdä tarkennuksia.

Toivomme tämän blogin yhteyteen palautetta automaation toimivuudesta ja niistä toiminnoista ja ehdoista joita tänne haluttaisiin lisätä. Kuten blogin alussa mainitsin, tulemme varaamaan automaation jatkokehitykselle vielä aikaa vuoden 2018 alkupuolella ja tätä kautta tulleilla toiveilla on hyvät mahdollisuudet päästä listalle mukaan.