Moi,

Tuo kansiointi tilikausiarkistossa on oikein hyvä kehitysidea, mutta tuli mieleeni myös toinen ratkaisu tuohon sopimusten hallintaan. Kumppanillamme ContractZenillä on tuohon erikseen kehitetty työkalu: Netvisor MarketPlace | ContractZen

Tuosta pidetäänkin nyt ke 22.6. webinaari, jossa ContractZenin toimintoja esitellään: Hallitse sopimukset, pöytäkirjat ja kokoukset ContractZenillä

Hei.

Kansiointi -työkalu olisi ehdottomasti saatava Netvisoriin ja automaattisesti kaikille asiakkaille. Kaikki yritykset eivät  halua maksaa erillistä kk-maksua erillisestä työkalusta, vaikka se olisi mahdollisesti jotenkin linkitetty Netvisoriin. Myös pieni arkistointimäärä olisi selvemmin esillä Netvisorissa, mikäli materiaalin saisi jotenkin jaettua eri kansioihin. Voisitte ottaa esimerkkiä vaikka Fivaldin arkistokansiorakenteesta tai vähintään luoda asiakkaalle mahdollisuuden lisätä itse kansioita.

Itse olen ehdottanut jonkinnäköistä kansiorakennetta tilikausiarkistoon jo vuosia sitten, mutta ehdotus ei ottanut tuolloin "tuulta purjeisiin" lainkaan, joten kannattakaa hyvät ihmiset Katrin ehdottamaa hyvää kehitysehdotusta.

Hei,

Kyllä vain, ymmärrän hyvin että pienelle yritykselle tuo kansiointi tai luokittelu tilikausiarkistossa riittäisi oikein mainiosti. Äänestin toki kehitysehdotuksen puolesta, mutta ajattelin nostaa tuon ContractZenin tähän keskusteluun jos joku toinen yritys huomaisi että se palvelisi jo tässä vaiheessa heidän tarpeitaan.

Samalla kun ideoinnissa mietitään tilikausiarkiston kansiointia, voisi lisätä dokumentin poiston varmistuksen. Nyt kun painaa poista -nappia, ei kysytä varmistusta vaan tiedosto katoaa. Mielestäni erittäin vaarallinen toiminto näinkin tärkeässä paikassa kuin tilikausiarkisto.

Tähän voisin lisätä, että tilikausiarkistoon olisi hyvä saada "raahaus toiminto". Tämä nopeuttaisi paljon tiedostojen liittämistä. Toimintohan on jo käytössä esim. ostolaskuilla ja tositteilla.

Hei,

onko tilikausiarkiston kansiointiasia edennyt? Teknisesti ei ilmeisesti olisi mitenkään erityisen vaativa toteuttaa, mutta onko siihen halua? Alkuun riittäisi vaikka kaksi kansiota Tasekirjat ja hallinto, toki paras olisi sellainen missä kasiot voisi itse lisätä ja nimetä.

Hei,

Aloitin aiheeseen liittyvän keskustelun sähköisen allekirjoittamisen asiakirjojen luokittelun kautta. Suosittelen siis tutustumaan myös tähän Sähköinen allekirjoitus ja palvelun jatkokehitys ja mikäli teillä on antaa vielä lisää ajatuksia ja vinkkejä niin otamme niitä mielellämme vastaan.

Ei kiitos mitään ContractZen:iä eikä mitään muutakaan ulkopuolista toimijaa tähän vaan suoraan Netvisorin sisälle parannukset. Ulkopuoliset ohjelmistot ja toimijat aiheuttaa vaan lisää työtä ja muistamista - miten esim. arkistokopion laita silloin olisi??

Hei Marja-Terttu,

Tuon sähköisen allekirjoituksen kautta allekirjoitetut dokumentit tallennetaan Netvisoriin ja tuo viitatulla sivulla oleva luokittelu on tuota kansiointia varten. Ei toki ole poissuljettua sekään, että muutoksia tehtäisiin myös tilikausiarkistoon. Tällä hetkellä vain näyttää siltä että ainakaan tämän vuoden puolella ei tilikausiarkistoon ehditä koskemaan.

Tilikausiarkisto on hyvä ominaisuus ohjelmistossa. Arkiston käytettävyyttä parantaisivat mielestäni mm. seuraavat ominaisuudet

- Liitteen tuominen suoraan eScan aineistosta, nyt tällaisen liitteen lisääminen on työlästä

-Arkistoinnin lisääminen, josta jo täällä on ollutkin puhetta. Arkistointimahdollisuus pitäisi ulottaa jo lisättyihin asiakirjoihin, koska usein jälkeen päin alkaa hahmottua se, miten asiakirjoja olisi ollut järkevää järjestellä

-Arkistoidun asiakirjan nimen muutos. Kun aineistoa kertyy enemmän, löytyy myös tarpeita toisenlaisiin nimeämisiin

-Arkistoidun aineiston lajittelu näkymässä, myös aakkosjärjetyksessä, ei vain ajan mukaisessa järjestyksessä

-Piilota ominaisuus, tarpeen  eritoten yritystasoisiin asiakirjoihin joita kertyy paljonkin jos ohjelmistoa käytetään vaikkapa vuosikymmen

Hei, millaisella aikataululla voisimme odottaa tämän arkistoinnin kehittämistä ?

Väärin arkistoitujen asiakirjojen paikalleen laittaminen on kovin hidasta puuhaa ja mieluusti jättäisimme tuon työn odottamaan sitä aikaa jolloin saamme siihen ohjelmasta apua.

Uuden GDPR-tietosuoja-asetuksen myötä tilikausiarkiston käyttö tulee lisääntymään merkittävästi, joten toivon mukaan tämä saataisiin toteutettua ennen lain voimaan astumista 25.5.2018.

MIten GPDR vaikuttaa tiliakausiarkistoon käyttöön?

Käsittääkseni Netvisorin tilikausiarkisto on tietoturvallinen tallennuspaikka henkilötietoja sisältäville asiakirjoille.