Hei Satu,

Kirjoitan tässä ensin alkuun ongelmat ja syyt mistä ne ovat todennäköisesti johtuneet. Älä huolestu, vaikka alla on paljon tekstiä ja kuvauksia. Näihin ongelmiin paras ratkaisu löytyy viimeisestä kirjoittamastani artikkelista, joka käsittelee kirjanpidollisesti suositeltua FIFO-laskentaa Netvisorissa.

Varastotapahtumat arvostetaan aina hankintatapahtumia ja ensimmäistä inventaariokirjausta lukuun ottamatta tuotteen keskihinnalla, ja jota lasketaan tuotteen taakse. Varaston arvon eriäväisyydet johtuvat todennäköisesti tässäkin tapauksessa keskihintalaskennan kahdesta eri ominaisuudesta, joita ei välttämättä ole tiedetty tai muistettu huomioida kirjausten käsittelyn yhteydessä:

1. Keskihintaa ei automaattisesti päivitetä tuotteen taakse varastotapahtuman muokkauksen yhteydessä, kun jo kertaalleen tallennettua varastomäärää lisäävää "hankinta" -tapahtumatyyppistä tapahtumaa muutetaan joko määrällä (=tavara ei vastannutkaan tilattua määrää toimituksen yhteydessä ja määrää joudutaan muuttamaan tavaran saavutuksessa)  tai hankihinnalla (=ostohinta päivitetään jälkikäteen esim. ostolaskun perusteella lisäämällä rahdit ja muut kulut tapahtuman yksikköhintaan, jolloin varsinainen hankintahinta saadaan selville). Keskihihta päivitetään automaattisesti tuotteen taakse vain kun varastotapahtuma tallentuu ensimmäisen kerran järjestelmään.
   1. Toimenpide: Näiden muokkausten yhteydessä käyttäjän on käytävä painamassa "Päivitä keskihinta" -nappulaa tuotekortilla varastotietojen kohdalta, jolloin keskihinta päivittyy tuotteen taakse nykyisen tilanteen mukaiseksi.
2. Mikäli varastoa vähentäviä tapahtumia on tehty vanhalla keskihinnalla ennen kuin käyttäjä painaa "Päivitä keskihinta" -nappulaa, ei näille tapahtumille päivitetä tätä muuttunutta oikeaa keskihintaa.
   1. Toimenpide: Käyttäjän on päivitettävä hankintahinta näille tapahtumille manuaalisesti, jotta saa varastonaervon täsmäämään keskihinnalla.
3. Nämä edelliset kohdat huomioiden yleinen käyttötapaus on myös se , että hankintatapahtuma tai tuotteen ensimmäinen inventointitapahtuma tehdään 0-arvolla, jolloin luonnollisesti tuotteen keskihinnaksi lasketaan 0,00. Tämä on yleistä silloin, kun tuotteen taakse ei ole asetettu oletushankintahintaa tai toimittajakohtaista hankintahintaa. Tällöin esim. käsittelykorin inventointipalikalla tehdyt tapahtumat tallentuvat 0-arvolla. Kun käyttäjä päivittelee näitä jälkikäteen, on hänen muistettava käydä päivittämässä jokaisen tuotteen kohdalla keskihinta tuotekortilta "Päivitä keskihinta" -toiminnolla. Lisäksi on huomioitava, että tässä päivittämisen välissä on varastoa voitu vähentää 0-arvolla, jolloin näiltä tapahtumilta on päivitettävä myös manuaalisesti.
   1. Toimenpide: Käyttäjän tulisi aina ensimmäisenä varmistaa ennen ensimmäistä varastomäärää lisäävää kirjausta (pätee myös tilanteessa, jossa varastomäärä on ollut väliaikaisesti 0, ja tehdään varastomäärää lisäävä kirjaus), että tuotteen takana on vähintään käyttäjän syöttämä oletushankintahinta (="Hankintahinta" -kenttä tuotekortilla).

Varastotapahtuman arvostus, kun inventointi tehdään käsittelykorin inventointipalikalla

Mainitsit, että olette tehneet inventointitapahtumat käsittelykorissa. Myös tässä tapauksessa inventointitapahtumille tuodaan oletuksena arvo tuotteen takaa keskihinnasta, mikä ei välttämättä pidä paikkaansa ellei edellisen kohdan asioita ole huolehdittu kuntoon.

Varastonarvon korjaaminen varastokirjanpitoon käyttäen varastorivillä "Korjaus" -tyyppiä

Varastonarvoa voidaan korjata myös manuaalisesti ilman määrämuutoksia luomalla uuden varastotapahtuman ja valitsemalla varastoriville varastotapahtumatyypiksi "Korjaus". Tällä tyypillä voidaan muuttaa manuaalisesti varastonarvoa (yksikköhinta -kentässä) muuttamatta varastomäärää. Tämä on tarkoitettu käytettävän niissä tilanteissa, kun varastomäärä on 0, ja kun raportointi näyttää edelleen arvoa tuotteella, mutta voidaan toki käyttää sellaisessakin tilanteessa, jossa tuotetta on edelleen varastossa. Käyttäjän joutuu itse laskemaan paljon varastonarvoa tulisi muuttaa.

Varaston muutos tilinpäätökseen

Voidaan käyttää esim. varastoraporttia tuoteryhmittäin tai varastotileittäin. Kumallakin raportilla raportoidaan varastoon muutos käyttäjän syöttämällä aikavälillä esim. tilikauden alku ja loppu.

Älä laita muita rajauksia raportille niin saat kaikkien tuotteiden varastonmuutokset samalle raportille.

Käytettävän hankintahinnaksi kannattaa myös valita tapahtumalle tallennettu. Tällöin raportin tunnusluvut lasketaan oikeita hankintahintoja käyttäen, joita varastotapahtumille on tallennettu. Valitsemalla keskihinnan lasketaan tunnusluvut tuotteen takana olevan keskihinnan mukaan. Valitsemalla tuotteen hankintahinnan lasketaan tunnusluvut sen mukaan, minkä hankintahinnan käyttäjä on syöttänyt itse tuotteen taakse tuotekortille.

FIFO-käsittely keskihintalaskennan tilalle vähentämään manuaalista työtä ja ongelmia

Koska meillä on ollut nämä keskihintalaskennan ominaisuudet ja haasteet tiedossa olemme kehittäneet vaihtoehdoksi FIFO-käsittelyn, jossa ei ole näitä keskihintalaskennan ongelmia. FIFO on tällä hetkellä pilotoinnissa ja se ei tuo ylimääräisiä kustannuksia asiakkaalle.

FIFO:n paras ominaisuus on se, että kaikki varastoa vähentävät tapahtumat linkitetään taustalla FIFO-periaatteen mukaan vanhimpaan hankintaerään ensin ja linkityksen yhteydessä päivitetään hankintahinta automaattisesti varastoa vähentäville kirjauksille, jolloin kaikkien varastotapahtumien arvot saadaan menemään yksiyhteen. Lisäksi käyttäjä voi esimerkiksi kirjata varaston miinukselle välittämättä hankintahinnasta, ja tehdä varastomäärää täydentävät hankinta- tai inventointikirjaukset jälkikläteen ja linkittää kaikki tapahtumat kerralla yhtä nappia painamalla ja järjestelmä tekee linkitykset ja päivittää hankintahinnat varastoa vähentäville tapahtumille, jolloin käyttäjän ei tarvitse tehdä mitään ylimääräistä manuaalista työtä.

Suosittelen siis FIFO-laskennan käyttöönottoa. Käyttäjä voi tehdä kirjauksia myös täysin tapahtumapohjaisesti, eli hän voi manuaalisesti vaihtaa linkityksen, jolloin hän ohittaa FIFO-oletuksen ja muodostaa täysin tapahtumapohjaisen linkitys ja jälkjitys ketjunb tuote-erälle varastokirjanpitoon. (=tiedetään tasan tarkaan mistä tuote-erä on tullut ja kenelle sitä on myyty)

Mikäli tämä halutaan käyttöön niin olemme teihin tarkemmin yhteydessä sähköpostitse. Mikäli edellisellä tilikaudella on varastotapahtumia, ei FIFO:a voida kytkeä suoraan päälle, vaan meidän tekniikan on ajettava kytkennän yhteydessä konversioskripta, jolla muodostetaan avoimet erät kulukvalle tilikaudelle, ja näin saadaan FIFO kirjanpidollisesti oikein käyttöön.