Ohessa tarjottu vinkit usein kysytyistä kysymyksistä koskien uutta lomalaskentaa. 

• Palkkamallien päivittäminen uutta lomalaskentaa varten ja raportointi
• Historiatiedot, maksettu lomapalkka ja lomaraha
• Historiatietoihin syötettävät palkkatiedot
• Lomapalkkajaksotuksen laskennan peruste työnantajan kuukausi-ilmoituksilla
• Mistä tulevat palkkalaskelmalle "Käytettävissä olevat lomapäivät" ja miten näitä voi muokata? 
• Miten voi korjata maksettua lomapalkkaa lomapäiväkirjanpitoon?
• Alkusaldoihin syötettävä lomapalkkajaksotus ja jaksotusmuutos menneisyyteen
• Lomalaskennan alkusaldot ja ei lomalaskentatapaa -sarake
• Laskennallinen ansio lomanmääräytymisvuodelta
• KPA lomalaskentatavan työpäivät 

Palkkamallien päivittäminen uutta lomalaskentaa varten ja raportointi

Lomapalkkalaskentaa varten käyttöönotossa päivitetään vanhat palkkamallit muuttamalla vanhan lomalaskennan palkkalajeilta "Laskenta"-kohdan valinta niin, että kaikissa näissä on jatkossa vaihtoehtona "Palkkalaji, jolla on manuaalinen laskenta (käytössä vain laskelmalle valittaessa)". 

Käyttöohje:Palkkamallin päivittäminen uutta lomalaskentaa käyttöönotettaessa – Netvisor tukiportaali

Historiatiedot, maksettu lomapalkka ja lomaraha

Palkanlaskennan käyttöönoton vaiheessa kohdassa ”9. Henkiöiden historiatietojen lisäys” lisätään aikaisemmin maksetut ansiot. Maksetut lomapalkka ja lomaraha lisätään myöhemmässä vaiheessa kohdassa ”11. Lomalaskennan alkusaldojen asettaminen”.

Lomalaskennan alkusaldoista maksetut  lomapalkat nousevat palkkalaskelman kumulatiivisiin tietoihin.

Historiatietoihin syötettävät palkkatiedot

Historiatietoihin lisätään ne palkkalajit, joiden arvoja halutaan käytettävän lomalaskentatavan laskentakaavassa.

Esimerkiksi edellisen lomanmääräytymisvuoden maksettavan vuosilomapalkan laskemiseen lomalaskentatavan kaavan avulla tarvitaan edellisenä vuonna ansaitut ansiot.

Lomalaskennan alkusaldoista ei voida laskea maksettavaa lomapalkkaa. Siksi ansiot on oltava laskettuna palkkalaskelmilla tai syötetty palkkojen historiatietoihin kuukausikohtaisesti.

Historiatietoihin syötetään esimerkiksi joulukuulle 2016 kumulatiivisesti palkkalajeittain ansaitut ansiot: Tuntityöansio, Iltalisä, yölisä…jne. joita ohjelma käyttää lomalaskentatavan kaavassa. Näin saadaan kesällä 2017 maksettavat vuosilomapäivät maksuun oikealla vuosilomapäivähinnalla. Ansiot voidaan syöttää myös kuukausikohtaisesti.

Lomapalkkajaksotuksen laskennan peruste työnantajan kuukausi-ilmoituksilla

Lomapalkkajaksotus muodostetaan aina ansainnan mukaan, ja tämä on huomioitu myös kustannusten kohdistamisessa laskentakohteille. Verottajalle tilitettävät muodostetaan edelleen palkanmaksupäivämäärän mukaan, mutta lomakertymä noudattavat palkkajakson päivämääriä. Lomakertymät voidaan laskettaa työnantajan kuukausi-ilmoituksilla erikseen verottajalle tilitettävistä tiedoista.

Esimerkki 1: Syyskuun palkkajakson 1.9.2017 - 30.9.2017 palkanmaksupäivämäärä on 30.9.2017. Palkkalaskelma on laskennan perusteena syyskuun lomakertymissä.

Esimerkki 2: Syyskuun palkkajakson 1.9.2017 - 30.9.2017 palkanmaksupäivämäärä on 15.10.2017. Palkkalaskelma on laskennan perusteena lokakuun kuukausi-ilmoituksella, mutta lomakertymän eurot muodostuvat syyskuun työnantajan kuukausi-ilmoituksen lomakertymiin ansainnan mukaan.

Käyttöohje: Lomapalkkavelan käsitteleminen kirjanpidossa – Netvisor tukiportaali 

Mistä tulevat palkkalaskelmalle ”Käytettävissä olevat lomapäivät” ja miten näitä voi muokata?

Palkansaajan palkkalaskelmalla näytetään "Käytettävissä olevat lomapäivät" ja "Uusi lomapäivien kertymä". "Käytettävissä olevat lomapäivät" tulevat palkkalaskelmalla Lomapäiväkirjanpidosta: Palkat > Lomat > Lomapäiväkirjanpito Lomapäiväkirjanpito – Netvisor tukiportaali 

Lomapäiväkirjanpidosta voi tarkistaa ”Kertymät” –sarakkeesta ”Kertyneet lomapäivät” lomanmääräytymisvuosittain ”Raportti yhteensä” –riviltä, joka löytyy sivun lopussa. Alla olevassa kuvaesimerkissä edellisellä lomanmääräytymisvuodelta 2016 – 2017 palkansaajalle on kertynyt yhteensä lomapäiviä 30 päivää, joista on pidetty 4 päivää. Käytettäväksi jää yhteensä 26 lomapäivää.

Seuraavalla uusimmalla lomanmääräytymisvuodella 2017 – 2018 palkansaaja on pitänyt lomia 10 päivää lisää.

Näin palkansaajan palkkalaskelman pdf-tulosteen "Käytettävissä olevat lomapäivät" näytetään yhteensä 16 päivää, jotka hänellä on vielä käytettävissä. 

Kertyneitä lomapäiviä Lomapäiväkirjanpidosta voi muokata lomalaskennan alkusaldossa "Kertyneet lomapäivät" -sarakkeeseen.

Alla kuva Lomapäiväkirjanpidosta: Palkat > Lomat > Lomapäiväkirjanpito

Alla kuva Lomalaskennan alkusaldoista: Palkat > Asetukset > Lomalaskennan asetukset > Lomalaskennan alkusaldot. Kuvassa kaikki kertyneet lomapäivät ovat pitämättä, koska "Pidetyt lomapäivät" -sarake näyttää nollaa.

Lomapäiväkirjanpidossa Pidetyt lomapäivät voi muokata lomalaskennan alkusaldoissa "Pitämättömät lomapäivät" -sarakkeeseen. Alla kuva Lomapäiväkirjanpidosta, jossa Pidetyt lomapäivät 2,5 päivää.

Lomalaskennan alkusaldoissa muokkaa Pitämättömät lomapäivät 0 päivää, joka tarkoittaa että kertyneetn lomapäivät 2,5 päivää on pidetty. Lomalaskennan alkusaldoissa Kertyneet lomapäivät - Pitämättömät lomapäivät = Pidetyt lomapäivät. 

Miten voi korjata maksettua lomapalkkaa lomapäiväkirjanpitoon?

Lomalaskennan alkusaldoihin syötetyt lomapalkka ja lomaraha tulevat näkyviin Lomapäiväkirjanpidossa kuukauden "Pidetyt ja maksetut" –sarakkeeseen, kuten alla olevassa kuvaesimerkissä esitetään. Ylempänä alla olevassa kuvassa näkymä Lomalaskennan alkusaldoista ja alempana Lomapäiväkirjanpidosta.

Käyttöohje lomalaskennan alkusaldoista: Lomalaskennan alkusaldot – Netvisor tukiportaali 

Esimerkissä Lomalaskennan alkusaldoihin syötetty huhtikuulle 2017 maksettua lomapalkkaa 2000e ja lomarahaa 1000e.

Maksettu lomapalkka ja lomaraha näkyvät Lomapäiväkirjanpidossa huhtikuulla 2017 "Pidetyt ja maksetut" –sarakkeessa.

Mikäli maksettuja tai pidettyjä lomia tarvitsee korjata Lomapäiväkirjanpitoon, voi Lomalaskennan alkusaldoista muokata "Maksettu lomapalkka" ja "Maksettu lomaraha" –sarakkeita.

Alkusaldoihin syötettävä lomapalkkajaksotus ja jaksotusmuutos menneisyyteen

Uuden lomalaskennan käyttöönotossa Lomapalkkajaksotukset on vain jaksotusmuutosta varten annettavat tiedot, jotka eivät vaikuta vuosilomien maksamiseen. Jaksotusmuutoksen tarve voi tulla, jos esimerkiksi palkansaajan palkka nousee tai lomapäivien kertymäsääntö muuttuu.

Jaksotusmuutoksen tekeminen menneisyyteen ei ole mahdollista. Jaksotusmuutoksen voi tehdä kuluvalle kuukaudelle ja ohjelma päivittää kertyneet lomapäivät sekä eurot muutosajankohdasta taaksepäin. Kirjanpidon tosite muodostuu kuluvalle kuukaudelle, mutta manuaalisesti voi tositteita tehdä halutulle kuukaudelle tarpeen mukaan.

Lomapalkkajaksotusta ei voi kerryttää kirjanpitoon ohjelmassa automaattisesti menneisyyteen. Palkanlaskentaprosessissa on oltava jaksotettava lomapalkka "Palkanlaskijan näkymä" -välilehdellä. Palkanlaskijan näkymässä näkyvä lomapalkka- ja lomarahajaksotus nousevat automaattisesti työnantajan kuukausi-ilmoituksella lomakertymiin, josta muodostetaan tosite kirjanpitoon ja lomapalkkajaksotussummat sekä uudet lomapäiväkertymät päivittyvät Lomapäiväkirjanpitoon.

Mikäli uusi lomalaskenta ja lomapalkkajaksotus ei ole ollut käytössä palkanlaskentahetkellä, on jaksotustositteet tehtävä manuaalisesti kirjanpitoon. Kertyneet lomapäivät ja eurot voi syöttää Lomalaskennan alkusaldoihin, mutta näistä ei saada muodostettua kirjanpitoon tositetta automaattisesti Lomalaskennan alkusaldoista tai Lomapäiväkirjanpidosta.

Lomapalkkajaksotusta varten palkkalaskelmien päivittämistä tai uudelleenlaskettamista ei voida suositella. Mikäli lomapalkkajaksotus haluttaisiin palkkalaskelmalle takautuvasti, pitäisi koko laskelma poistaa ja tehdä uudestaan.

Ohjelman tarjoaa jaksotusmuutosta automaattisesti esimerkiksi kun Lomaoikeudenhallinnassa ehdotetaan päivittämään lomakertymiä. Kun uudet kertymät on päivitetty, ilmestyy kuluvalle kuukaudelle jaksotusmuutostyökalu. Jaksotusmuutokset – Netvisor tukiportaali

Vuosilomapalkkaan maksamista varten ohjelma osaa hakea palkkalaskelmilta tai palkkojen historiatiedoista vuosilomapäivän hintaan vaikuttavat palkkalajien eurot lomalaskentatavan laskentakaavan mukaan takautuvasti.

Lomalaskennan alkusaldot ja ei lomalaskentatapaa -sarake

Uuden lomalaskennan käyttöönotossa kun muodostetaan lomalaskennan alkusaldot, ohjelma vie automaattisesti kaikki maksetut lomapalkat ja rahat sekä jaksotukset "Ei lomalaskentatapaa" -sarakkeeseen, koska muodostushetkellä ohjelma ei pysty tulkitsemaan, mitä lomalaskentatapaa on vanhassa lomalaskennassa palkansaajalla käytetty. Ei lomalaskentatapaa -sarakkeesta alkusaldot voi muokata oikealle lomalaskentatavalle, jotta jatkossa ohjelma osaa laskea jaksotusmuutoksen oikealla lomalaskentatavalla.

Laskennallinen ansio lomanmääräytymisvuodella

"Laskennallinen ansio lomanmääräytymisvuodelta" -palkkalaji on luotu laskennallisen lomapalkan kerryttämistä varten esimerkiksi äitiyslomalla oleville palkansaajille. Laskennallinen ansio lomanmääräytymisvuodelta syötetään palkkojen historiatietoihin,  jotta ohjelmassa voidaan prosenttiperusteisella lomalaskentatavalla laskea palkansaajalle vuosilomapäivän hinta lomanmääräytymisvuodelta. Äitiysloma-ajalta ei makseta palkkaa palkansaajalle, mutta hänelle kertyy vuosilomaa, jota jaksotetaan lomakertymissä.

Linkki käyttöohjeisiin: Lomalaskentatavan sisältö ja kaavat – Netvisor tukiportaali

Alla olevassa kuvassa "Laskennallinen ansio lomanmääräytymisvuodelta" näkyy prosenttiperusteisen lomalaskentatavan laskentakaavassa.

Palkkalaji on liitettävä palkkamalliin, jotta se tulee näkyviin historiatietoihin. Liitä palkkalaji palkkamalliin: Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Valitse palkkamalli, johon palkkalaji liitetään > Kaavat (kynä/lehtiö kuva) > Liitä palkkalaji palkkamalliin > Laskennallinen ansio lomanmääräytymisvuodelta > Liitä >

Lisää palkkalajille kaava vihreästä plussasta: Kiinteä luku > 0 ja tallenna. Palkkalajille on annettava jokin käyttäjän kaava, jotta se kiinnittyy palkkamalliin ja näkyy palkansaajan historiatiedoissa. Historiatietoihin tallennetaan laskennallinen ansio oikealle lomanmääräytymisvuodelle (katso kuva alempana).

Palkkojen historiatiedot: Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset > Palkkojen historiatiedot > Valitse palkansaaja  > Valitse vuosi ja kuukausi

KPA lomalaskentatavan työpäivät

Lomalaskentatapa KPA tarvitsee työpäivät lomanmääräytymisvuodelta vuosilomapäivähinnan laskemiseen. Mikäli käytetään työtuntien kirjaamiseen Netvisorin työajankirjausta, ohjelma hakee tuntikalenterista tehdyt työpäivät automaattisesti tehtyjen tuntikirjausten perusteella. Tämä näkyy Keskipäiväansio tuntipalkoista (KPA) -lomalaskentatavan kaavassa "Lomanmäärätymisvuoden Kalenteritieto: Tehdyt työpäivät käsiteltävältä lomanmääräytymisvuodelta".

Mikäli yritys ei käytä Netvisorin työajankirjausta, tarvitaan uusi palkkalaji ”Työpäivät lomanmääräytymisvuodelta”, jota käytetään manuaalisesti palkanlaskennassa.

"Työpäivät lomanmääräytymisvuodelta" -palkkalajin saa luotua yrityskohtaisista palkkalajeista: Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Yrityskohtaiset palkkalajit > Luo uusi palkkalaji

- Luonne: Apupalkkalaji

- Nimi: Työpäivät lomanmääräytymisvuodella

- Ryhmä: Lomat ja poissaolot

- Palkkalistan ryhmä: ei huomioida

- Lähde: Käyttäjän kaava

- Tallenna.

Liitä palkkalaji palkkamalliin: Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Valitse palkkamalli > Kaavat > Liitä palkkalaji palkkamalliin: Työpäivät lomanmääräytymisvuodella > Liitä > Lisää palkkalajin kaava vihreästä plussasta > Kiinteä luku: 1.

Edelliseltä lomanmääräytymisvuodelta (2016-2017) voi syöttää kertyneet työpäivät palkkojen historiatietoihin: Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset > Palkkojen historiatiedot > Valitse oikea lomanmääräytymisvuoden mukaan kuukausi esim 2017 maaliskuu > Ja tänne "Työpäivä lomanmääräytymisvuodella".

Ja jatkossa palkkalaskelmalle muodostuu aina "Työpäivät lomanmääräytymisvuodella" 1 ja ykkösen voi manuaalisesti muokata aina palkkajaksolla toteutuneet työpäivät.

Lomalaskentatavalle muokataan jakajana huomioitaviin palkkalajeihin "Työpäivät lomanmääräytymisvuodella".