J

Jani Korhola

Kohti 100% automaatiota ostolaskujen käsittelyssä

23-08-2017 10:25 am posted by Jani Korhola (Updated 02-01-2019 by Anonymous)

Hei,

Julkaisemme torstaina 24.8.2017 uudistetun ostolaskujen automaattisen käsittelyn. Tarkoituksena on vähentää ostolaskujen rutiininomaiseen käsittelyyn vaadittavaa manuaalista työtä ja vapauttaa käyttäjien aikaa tuottavampaan työhön. Nykyiset automaatiosäännöt siirretään päivityksen yhteydessä tähän uuteen malliin automaattisesti. Tarkemmat ohjeet toiminnon käyttöön löytyvät tuksivustoltamme ja niitä päivitetään vielä tarpeen mukaan.

Uudistus tulee mahdollistamaan monipuolisten sääntöjen luomisen ja yhtenä toivotuimmista ominaisuuksista on automaattinen tiliöinti laskurivitasolla. Automaatiosäännöt toimivat nyt myös Netvisoriin manuaalisesti syötetyillä laskuilla. Lisäksi sääntöjen avulla voidaan kohdistaa ostotilausten rivejä ostolaskuun sekä kopioida rivitason tietoja näiden välillä. Tulemme syksyn aikana vielä mahdollistamaan laskujen lähettämisen automaattisesti maksuun. Tulevalla työlistalla meillä on vielä jaksotukset sekä vyörytykset. Lisäksi toivomme palautetta muista toiminnoista ja ehdoista joita automaatioon olisi hyvä lisätä. Tulemme varaamaan toiminnon jatkokehitykselle aikaa 2018 alussa. Uudistus kuuluu ostoreskontran hintaan, joten lisämaksuja siitä ei yrityksille tule. Automaatiosääntöjen luontiin tarvitaan tuttuun tapaan hyväksyjän oikeudet ilman summarajoja. Seuraavassa toiminnallisuuden lyhyt läpikäynti sekä muutama esimerkkisääntö.

Sääntöjen hallinta- / yhteenvetosivu

Hallintasivu koostuu moduuleista joilla jokaisella on oma tarkoituksensa. Alla jokaisesta lyhyt läpikäynti. Yhteiset ja toimittajakohtaiset säännöt suoritetaan siinä järjestyksessä kuin ne ovat sivulla ja suoritusjärjestystä kuvataan juoksevalla numerolla. Voit vaihtaa sääntöjen järjestystä "raahaamalla" säännön haluttuun kohtaan. Huomaathan että yhteisiä sääntöjä ei saa siirrettyä toimittajakohtaisiksi tai toisinpäin. Mikäli jotain sääntöä ei voida suorittaa kokonaan, jätetään sen säännön tehtävät kokonaan tekemättä ja automaatio jatkaa seuraavasta säännöstä. Näin ollen on suositeltavaa tehdä monta pientä ja yksinkertaista sääntöä kuin yksi sääntö jossa tehdään kaikki mahdolliset toiminnot.

1. Ostolaskujen automaation hallinta Tässä moduulissa voit ottaa automaation käyttöön tai poistaa käytöstä. Lisäksi siinä näytetään kaikki toimittajat joille on tehty sääntöjä, toimittajaan kohdistuvien sääntöjen määrä sekä vanhentuneet säännöt. Valintalistalta voit hakea toimittajia toimittajarekisteristä ja luoda näille sääntöjä (kohta 3)

2. Yhteiset säännöt Yhteiset säännöt vaikuttavat useampaan kuin yhteen toimittajaan. Säännöt suoritetaan numerojärjestyksessä. Toimittajarekisteriin luotavia uusia toimittajia ei lisätä automaattisesti sääntöön jos säännössä on valittuna "Valitut toimittajat". Mikäli valinnaksi vaihdetaan "Koko toimittajarekisteri", niin silloin kyseinen sääntö vaikuttaa myös niihin toimittajiin jotka luodaan toimittajarekisteriin laskujen saapumisen yhteydessä. Yhteisiä sääntöjä voi olla ennen ja jälkeen toimittajakohtaisten sääntöjen.

3. Toimittajakohtaiset säännöt Toimittajakohtaiset säännöt ovat muuten toiminnaltaan samanlaisia kuin yhteiset säännöt, mutta ne koskevat vain yhtä tiettyä toimittajaa. Näin voit esimerkiksi määritellä yhden toimittajan ostotilausten ja ostolaskujen kohdistamiseen liittyvät ehdot ja toiminnot tai ostolaskurivien tiliöinnit.

4. Yhteenveto Yhteenvedossa näet kuinka paljon automaation kautta on tehty toimenpiteitä saapuneille laskuille

5. Ehdotukset automaatiosäännöiksi Netvisor käy jatkuvasti läpi saapuvaa laskumassaa ja ehdottaa sellaisia laskuja automatisoitaviksi jotka toistuvat säännöllisin väliajoin.

6. Tapahtumahistoria Tapahtumahistoriasta näet mitä laskuja on automaation toimesta käsitelty ja mitkä laskut ovat kenties siirtyneet manuaaliseen käsittelyyn kun ehdot eivät ole täyttyneet. Laskukohtaiset tiedot löytyvät myös ostolaskulta sekä säännöiltä.

Säännön luominen

Sääntöjen luominen lähtee liikkeelle "Uusi yhteinen sääntö" tai "Uusi toimittajakohtainen sääntö" -painikkeesta. Mikäli halutaan tehdä toimittajakohtainen sääntö, niin toimittaja pitää olla ensin valittuna. Sääntöön voi antaa vanhaan tapaan Nimen, kuvauksen ja voimassaoloajan, mutta voimassaoloaika ei ole enää pakollinen. Lisäksi sääntöön määritellään toiminnot mitä halutaan tehtäväksi, sekä ehdot joiden täyttyessä toiminto tehdään. Kuten jo yllä mainitsin, niin suosittelemme tekemään mieluummin useita yksinkertaisia sääntöjä kuin yhden säännön joka kattaa kaikki halutut toiminnot ja ehdot.

Alla esimerkki säännöstä jossa toistuvalle laskulle on määritetty automaattinen tiliöinti olemassa olevien laskujen pohjalta. Tiliöintitiedot haetaan mallilaskuilta siten, että ensimmäinen mallilasku on määräävä ja seuraavilta laskuilta haetaan vain täydentäviä tietoja riveille mikäli kaikille riveille ei löytynyt tarvittavia tietoja.

Esimerkkisääntö pyöristyserojen kirjaamisesta kirjanpidon oletustileissä määritellylle kirjanpidon tilille

Esimerkki loma-ajan kiertolistan määrittelystä. Huomioitavaa on että tällainen "normaalin" yliajava sääntö kannattaa priorisoida mahdollisimman alkuun sääntölistalla. Kun kiertolista on yhden säännön toimesta asetettu, niin seuraavat säännöt eivät enää tätä pysty tekemään.

Tähän tulemme lisänä tekemään Avoimet ostolaskut -listaukseen massatoiminnnon jolla voi vaihtaa laskujen käsittelijät toiseksi. Tämä tehdään samassa yhteydessä 2018 alkupuolella kun päivitämme automaation toiminnallisuuksia.

Viimeisenä esimerkki automaation keskeyttämisestä mikäli toimittaja luodaan laskun saapumisen yhteydessä. Esimerkkiin otettu "Laskun lähde" -tiedon pois jättämällä pätee tämä sääntö kaikkiin saapuviin laskuihin. Tuolla valinnalla voi kuitenkin tehdä tarkennuksia.

Toivomme tämän blogin yhteyteen palautetta automaation toimivuudesta ja niistä toiminnoista ja ehdoista joita tänne haluttaisiin lisätä. Kuten blogin alussa mainitsin, tulemme varaamaan automaation jatkokehitykselle vielä aikaa vuoden 2018 alkupuolella ja tätä kautta tulleilla toiveilla on hyvät mahdollisuudet päästä listalle mukaan.


A

Anonymous

25-08-2017 7:16 am posted by Anonymous

Miksi edelleen tämä päivityksen jäkeen tuossa rivien tallennuksessa tulee joka kerta tämä ruutu:

Jos kymmenenkin kertaa joudun tallentamaan rivejä vaikka varsin hyvin tiedän että ne eivät sillä hetkellä täsmää niin riittää että tämä ilmoitus tulee yhden kerran ennen kuin tositteen saa tallennettua.

J

Jani Korhola

25-08-2017 8:09 am posted by Jani Korhola

Hei Tuula,

Nyt julkaistulla automaation uudistuksella ei ollut vaikutusta tähän. Tulemme muuttamaan tuon vahvistusikkunan toimintaa ensi viikon viikkopäivityksessä.

A

Anonymous

25-08-2017 8:36 am posted by Anonymous

Heippa!

Suurin ongelmani ostolaskujen automatisoinnissa on se ettei ostolaskulle asetettu kustannuspaikka seuraa ostosuoritustositteelle, jossa kirjautuvat kassa-alennukset. Onko tähän olemassa jotain ratkaisua, josta en ole tietoinen tai onko asia mahdollista korjata? Kassa-alennusten manuaalinen kohdistaminen kustannuspaikalle on varsin työlästä jos niitä on paljon. Lisäksi kassa-alennuksista vielä sen verran että niille on ilmeisesti mahdollista määrittää vain yksi automaattinen tili? Tämä on ongelma jos osa ostoista on suomen sisäisiä ja osa EU-ostoja ja alv pitää korjata manuaalisesti.

YT

Salli Liukkonen

A

Anonymous

25-08-2017 8:38 am posted by Anonymous

Minulla on sama kysymys.

A

Anonymous

25-08-2017 10:17 am posted by Anonymous

Samaan ongelmaan odotetaan täälläkin vastausta/päivitystä.

A

Anonymous

29-08-2017 2:23 pm posted by Anonymous

Ainakin yksi käyttöä rajoittava puute havaittiin tiliöinnin asettamiseen liittyen: ei voida pakottaa sääntöön alv% tai alv-tunnusta muutoin kuin käyttämällä valintaa "tiliöi aiemman laskun perusteella".

Esimerkki: Toimittajan joillain laskuilla halutaan pakottaa tiliöintiriveille alv-tunnukseksi Euos. Toimittajan muilla laskuilla voidaan käyttää kirjanpidon ostotilin kautta tulevaa oletusta Koos. Yrityksessä ei kuitenkaan haluta eriyttää ostoja omille kirjanpidon tileille, eli esim. kaikki ostot menevät aina tilille 4000 Ostot, olivat ne sitten kirjanpidollisesti koos tai euos. Automaattisäännöissä voidaan tällä hetkellä tiliöintiin asettaa halutut kirjanpidon tilit ja halutut kustannuspaikat, mutta muina tiliöintivalintoina on käyttää vain aiempaa toimittajan laskua ja sitä kautta asettaa tiliöinnit. Onko estettä lisätä mahdollisuus pakottaa säännön kautta tiliöintiriveille asetettava alv-koodi itsemääritellyksi?

Sama kysymys pätee myös alv%:n osalta. Joillain laskuilla (verkko-)laskulta tulkitaan että laskurivin alv on 24%, mutta sitä ei oikeasti saada eikä haluta vähentää ostajan kirjanpidossa. Tällä hetkellä ainoa keino tehdä alv0% pakotus tiliöintiriveille lienee sama kuin edellä, eli käyttää säännössä valintaa käytä aiempaa toimittajan laskua. Monipuolistaisi ja yksinkertaistaisi automaatiosäännön käyttöä, jos nämä alv-valinnat mahdollistettaisiin suoraan säännön asettamisessa.

Yleisenä kommenttina pikaisella tutustumisella: helppokäyttöinen, looginen ja aidosti hyödyllinen uudistus.

A

Anonymous

30-08-2017 12:59 pm posted by Anonymous

Voisiko tähän saada liitettyä myös jaksotussäännön? Esim. Yel-laskut tulevat monesti kahden kuukauden laskutusjaksoissa, joten olisi hienoa jos niihin saisi liitettyä tiliöintiin, että ottaisi automaattisesti jaksotuksen päälle, ettei tarvitsisi muistaa sitä. Tällöin myös tuuraustilanteissa tulisi vakiojaksotukset tehtyä etteivät unohdu.

J

Jani Korhola

30-08-2017 1:53 pm posted by Jani Korhola

Hei Maija,

Jaksotussäännöt tulevat meidän seuraavassa isommassa päivityksessä ostoautomaatioon ja sille on varattu aikaa vuoden 2018 alkupuolelta. Samoin vyörytys on tarkoitus lisätä silloin.

J

Jani Korhola

30-08-2017 1:58 pm posted by Jani Korhola

Hei Kuisma,

Lisäsin nämä meidän kehityslistalle. Pitäisi olla pienehköjä muutoksia ja voi olla että tehdään jo ennen tuota 2018 varattua aikaa, mutta viimeistään silloin tämä tulee. Toki jos tällä saman toimittajan laskuilla on nyt jokin tunnistetieto millä nuo eri tavoin tiliöitävät laskut voidaan havaita, niin tuota mallilaskua voisi hyödyntää tässä jo nyt.

Ja hienoa että tästä on ollut apua.

A

Anonymous

05-09-2017 11:09 am posted by Anonymous

Kun asetetaan säännöksi "kirjaa pyöristyserot", kirjanpidon tilinä tullaan käyttämään kirjanpidon perustiedoissa olevaa tiliä, oletuksena 8570 Pyöristyserot. Missä voidaan määritellä, mitkä laskentakohteet automatiikka asettaa samaiselle pyöristyserokirjaukselle?

Lisäksi: onko kertatiliöinti -toiminnon käyttömahdollisuus tulossa sääntöihin mukaan? Joillain toimittajilla kaikki laskun rivit menevät aina yhdelle kirjanpidon tilille, ja on omalla tavallaan etu, jos tiliöintiin nämä voidaan asettaa yhdellä rivitiedolla, sen sijaan että sama kirjanpidon tieto on monistettuna N kertaa, riippuen laskurivien määrästä.

J

Jani Korhola

06-09-2017 2:16 pm posted by Jani Korhola

Hei Kuisma,

Kertatiliöinti voidaan ottaa mukaan tuohon meidän tulevaan päivityspakettiin. Riittääkö siihen ihan nykyinen toiminto vai pitäisikö sitä jotenkin jatkojalostaa?

Tuohon pyöristyserokirjaukseen liittyen. Tällä hetkellä se taitaa onnistua vain siten että sinulla tulisi olla mallilasku jossa tämä pyöristyserokirjaus olisi kerran tehty. Näin se huomioitaisiin tulevilla laskuilla. Yksittäiselle riville ei tätä pysty tekemään. Minulla ei juuri nyt ole sellaista laskua jossa tuon näkisi. Lisäksi tässäkin taitaa tulla ongelmaksi vielä se, että pyöristysero näkyy vain tiliöintirivillä ja automaatio katsoo laskurivitietoja. Varmistan tämän vielä, mutta näin muistelen.

Itse sääntö olisi sitten tämän näköinen jos tuo tiliöintiriviasia ei muodostu ongelmaksi.

A

Anonymous

07-09-2017 9:41 am posted by Anonymous

Hei!

Kysyisin tästä kohdasta:

5. Ehdotukset automaatiosäännöiksi Netvisor käy jatkuvasti läpi saapuvaa laskumassaa ja ehdottaa sellaisia laskuja automatisoitaviksi jotka toistuvat säännöllisin väliajoin.

Miten saan tekstin "Ostolaskuautomaation ehdotukset" pois poikkeuksista ja huomioista? En halua tehdä ehdotettua sääntöä.

J

Jani Korhola

07-09-2017 11:49 am posted by Jani Korhola

Hei Suvi,

Tällä hetkellä ehdotuksia ei saa pois. Tuomme tulevissa viikkojulkaisuissa sääntöjen hallintasivulle napin jolla poisto onnistuu. Tämän jälkeen kyseisen toimittajan laskuja ei enää ehdoteta automatisoitaviksi, mutta toki näillekin toimittajille voi säännön halutessaan tehdä.

A

Anonymous

07-09-2017 2:05 pm posted by Anonymous

Pyöristyserosta: Ehkä ensin syytä varmistaa, että puhumme samasta asiasta.

Esimerkki: verkkolaskulta luetaan laskurivit yhteensä (esim. 3kpl à 100 eur) ja näistä lasketaan yhteissumma (300 eur). Erikseen poimitaan verkkolaskulta tieto kentästä "laskun yhteissumma". Jos toimittaja on asettanut siihen esim. 301 eur, silloin nämä kaksi tietuetta erottaa toisistaan.

Käytetään automaatiosäännöstön valintaa "kirjaa pyöristysero automaattisesti" ja ehdossa on asetettu rajaukseksi, että tämä tehdään, jos pyöristysero on välillä 0,01-5,00 eur. Lisääkö toiminto ostolaskun tiliöintiin yhden uuden rivin, ja kirjaa sinne ko. erotuksen (+1 eur)? Lopputuloksena ostolaskun rivien yhteissumma on sama kuin "laskun yhteissumma"?

Login or Signup to post a comment