A

Anonymous

Kohti 100% automaatiota ostolaskujen käsittelyssä

12-11-2021 6:38 pm posted by Jani Korhola (Updated 02-01-2019 by Anonymous)

Miksi edelleen tämä päivityksen jäkeen tuossa rivien tallennuksessa tulee joka kerta tämä ruutu:

Jos kymmenenkin kertaa joudun tallentamaan rivejä vaikka varsin hyvin tiedän että ne eivät sillä hetkellä täsmää niin riittää että tämä ilmoitus tulee yhden kerran ennen kuin tositteen saa tallennettua.


J

Jani Korhola

07-09-2017 9:36 pm posted by Jani Korhola

Hei Kuisma,

Kertatiliöinnin ongelma tullaan korjaamaan pikaisesti

J

Jani Korhola

07-09-2017 9:40 pm posted by Jani Korhola

Hei Kuisma,

Kyllä, tässä tapauksessa lisätään yksi tiliöintirivi jotta summa saadaan täsmäämään. Tässä samalla nyt varmistuksena että tuo yllä kysymäsi laskentakohteen asetus ei toimi näillä pyöristyskirjauksilla (mallilaskusta) juuri sen takia että muodostettava rivi ei ole alkuperäinen laskurivi. Pistetään tämä siis mietintämyssyyn.

A

Anonymous

08-09-2017 8:11 am posted by Anonymous

Tätä vähän hain... Pyöristyserot muodostetaan, joten mallilaskua ei voi käyttää. Samoin kategorioisin pyöristyserosäännön ennemminkin yleiseksi säännöksi, en niinkään toimittajakohtaiseksi säännöksi.

Selkeintä olisi, jos pyöristyseron automaatiosääntöön voisi asettaa, että minkä laskentakohteen tai -kohteet asetetaan, samalla kun pyöristyserokirjaus tehdään. Tai oikeastaan parempi olisi, jos kirjanpidon perustietoihin voisi pyöristyserotilin yhteyteen tehdä tämän valinnan. Se perityisi sieltä _kaikkiin_ järjestelmän muodostamiin pyöristyseroihin esim. alv-laskelman yhteydessä.

A

Anonymous

19-09-2017 2:59 pm posted by Anonymous

Hei Jani,

ehdottomasti teille sinne mietintään pyöristyserot -tilin taakse vakiolaskentakohteet. Järjestelmä tuottaa paljon muutakin materiaalia josta syntyy pyörityseroja (palkat, alv-laskenta yms.). Itselläni on asiakkaina yhdistyksiä jotka ovat alv-velvollisia tietystä toiminnastaan ja yhdistyksillä on ihan surpertärkeää että jokaiselle tuloslaskelman tilille löytyy laskentakohde ja yhtään kohdistamatonta tapahtumaa ei saa olla. ALV sulkemisen yhteydessä tulee joka kuukausi tilanne että pyöristyseroja syntyy. Kuukauden sulkemisen jälkeen pitää käydä tilikauden hallinnan kautta avaamassa kuukausi ja käydä laittamassa pyöristyserot alv-tositteelle. Tämä on ihan turhaa manuaalista työtä ja suoraan sanottua riski käydä kuukautta avaamassa, joku saattaa silläkin välillä ehtiä tekemään jotain suljetulle kuukaudelle. Kirjanpidon perustetoihin tuleva tieto pyöristyseron laskentakohteesta aidosti helpottaisi tätä työtä todella paljon.

A

Anonymous

20-09-2017 7:11 am posted by Anonymous

Tuota samaa pyöristyseron kustannuspaikkakorjausta mitä Kati tekee tehdään täälläkin joka kuukausi, varmaan moni muukin joutuu tekemään samaa ja omasta mielestänikin turhaa työtä. Useimmiten yrityksillä joilla on kustannuspaikat käytössä kaikki tapahtumat kirjataan kustannuspaikoille, tuo on niin pieni erä että yleensä kaikki menee yhdelle ja samalle, mutta jollekin kustannuspaikalle ne aina laitetaan, siis kuukauden lopussa on tarkistettava että kohdistamattomia ei jää.

A

Anonymous

20-09-2017 11:44 am posted by Anonymous

Jos teen automaattisäännön: Tiliöi laskurivit mallilaskun pohjalta, niin mihin laitan kohdan että tiliöidään vasta hyväksyttyjä laskuja? En siis halua että laskut menevät esitiliöinti tilaan.

A

Anonymous

22-09-2017 2:37 pm posted by Anonymous

Olemme testailleet aktiivisesti kirjanpidon tilien asiasetuksessa automaatiosääntöä "tiliöi laskurivit mallilaskun pohjalta" ja todenneet, että siinä on omat ongelmansa erityisesti tukkuliikkeiden laskuilla: harvoin muodostuu tilannetta, missä yritys on ostanut esim. kymmenellä edellisellä laskulla kaikki sellaiset tuotteet, joita ostetaan jatkossakin kyseiseltä tukkuliikkeeltä. Tukkuliikkeiltä kuitenkin saadaan lähes aina hinnasto tuotekoodeineen ja -nimikkeineen (Excelissä), johon liittyen seuraava kuvaus ja kysymys.

Jatkuvan työmäärän prosessikuvaus:

Nykyisessä prosessissa yhteen sääntöön linkitetään kaikki toimittajan aiemmat laskut > tulee seuraava lasku ja siinä on aina tuotteita, joita ei ole edellisellä laskulla > tiliöidään ne ja lisätään tämä uusi lasku sääntöön muiden mallilaskujen perään > toistetaan tätä hamaan tulevaisuuteen asti.

Vähäisen työmäärän prosessikuvaus:

Pyydetään toimittajan tuotekatalogi (csv) -> määritellään siihen tilit ja kustannuspaikat -> ladataan tämä tiedosto automaatiosääntöön pohjaksi, jonka mukaan seuraavat laskut esikäsitellään

Prosessinäkökulmasta toimittajan hinnaston lataaminen olisi selkeämpää kuin käyttää mallilaskua pohjana - painotuksena tukkuliikkeet. Kommentoitko Jani onko tällainen ajatus toteutuskelpoinen?

Nykyiseen toimintamalliin liittyen: olisi hyvä saada ostolaskulle johonkin kohtaan painike ”lisää lasku toimittajan automaatiosääntöön”. Koska tätä joudutaan tekemään tukkurilaskuilla toistuvasti, prosessia nopeuttaisi jos sen voisi tehdä helpommin.

Nykyiseen toimintamalliin myös kysymys: kun yhteen automaatiosääntöön asetetaan ”tiliöi laskurivit mallilaskun pohjalta”, onko tässä maksimimäärää että kuinka montaa mallilaskua voidaan hyödyntää säännöstössä? Olemme siis laittaneet näitä mallilaskuja yhteen ja samaan sääntöön allekkain.

J

Jani Korhola

25-09-2017 1:43 pm posted by Jani Korhola

Hei Kuisma,

Toimittajan hinnastojen tallentaminen Netvisoriin on meidän työlistalla, mutta tälle en vielä uskalla luvata toteuttamisen ajankohtaa. Meillä ajatus on ollut sen suuntainen että tiedot tallennetaan toimittajakortin taakse ja täältä voisi sitten automaatiosäännöllä "kutsua" hinnastoa, jolloin tarkistus tehtäisiin tällä tavalla. Lopputuloksena sama kuin mitä sinä haet esimerkilläsi. Ja tuo "Mallilaskujen pikalisäys" toimisi yhtenä vaihtoehtona toki jos näyttää että toimittajan hinnastojen tuonniin loppuunvienti venyy pitkälle tulevaisuuteen.

Maksimimäärä malllilaskuille / sääntö on 15. Jos tämä tulee täyteen, niin toki voi luoda uuden säännön johon saa sitten seuraavat 15 mallilaskua.

A

Anonymous

26-09-2017 9:34 am posted by Anonymous

Jos nyt silti tsemppaisitte ja saisitte hinnastolausmahdollisuuden toteutettua varaamanne v. 2018 alkuvuoden jatkokehityksen aikana. Lataus säännön sijaan toimittajan taakse kuulostaa fiksulta.

A

Anonymous

26-09-2017 8:30 pm posted by Anonymous

Kaipaisimme mahdollisuutta asettaa säännön kautta itse määriteltyä tekstiä laskulla olevaan kommenttikenttään "laskun lisätieto".

Esimerkkinä: teemme säännön, jossa ehdon täyttyessä automatiikka asettaa laskulle maksukiellon. Jos tämän lisäksi "laskun lisätieto" -kenttään saisi tuotettua esille itse määritellyn infotekstin, ei jäisi (asiakas-)käyttäjälle epäselväksi, että miksi maksukielto on asetettu.

A

Anonymous

28-09-2017 2:29 pm posted by Anonymous

"Automaatiosääntöjen luontiin tarvitaan tuttuun tapaan hyväksyjän oikeudet ilman summarajoja". Yleensä kirjanpitäjällä on vaan asiatarkastusoikeuksia jos on niin että kirjanpitäjä maksaa laskut myös. Löytyykö syy siihen miksi täytyy olla hyväksymisoikeuksia ja onko joku muu törmännyt tähän samaan ongelmaan? Miksi ei kirjanpitäjän oikeudet riittäisi?

A

Anonymous

28-09-2017 6:29 pm posted by Anonymous

Esitiliöintiä ei tehdä automaattisesti, jollei aseta sääntöön valintaa "tiliöi lasku".

J

Jani Korhola

29-09-2017 2:04 pm posted by Jani Korhola

Hei Annika,

Hyväksyntäoikeus on tässä sen takia että oikeusmäärittelyt pysyvät yksinkertaisina. Mietimme kyllä vaihtoehtoista mallia jossa asiatarkastusoikeudella olisi päässyt tekemään osan säännöistä ja hyväksyntäoikeuksilla sitten osan. Tästä olisi kuitenkin hyvin todennäköisesti seurannut paljon kysymyksiä että mitä voi tehdä milläkin oikeudella vaikka siitä olisi hyvän ohjeenkin tehnyt. Lisäksi olisi mielestäni myös outoa mikäli pelkillä kirjanpitäjän oikeuksilla pääsisi muokkaamaan ostolaskukäsittelyyn liittyvää automaatiota. Silloin yrityksen ne käyttäjät jotka hoitavat vain ostolaskuja, eivät pystyisi itse vaikuttamaan automaatioon.

Joudumme toki näitä käyttöoikeuksia vielä miettimään, sillä tarkoituksemme on julkaista vielä tämän vuoden aikana mahdollisuus lähettää laskut automaattisesti maksuun, jolloin herää kysymys että pitäisikö tämän säännön asettamisen vaatia jo maksuoikeudet. Eli muutoksia on mahdollisesti luvassa, mutta pyrimme pitämään ne mahdollisimman pieninä jotta käyttäjille ei aiheudu tästä haittaa.

A

Anonymous

02-10-2017 7:27 am posted by Anonymous

Esitiliöinnistä vielä, olisi kätevää että tiliöintiin saisi automatiikan mutta en halua että laskut esitiliöidään, onko siis mahdollista että teen valinnan tiliöi lasku mutta siten että se tulee tiliöidyksi vasta hyväksynnän jälkeen?

J

Jani Korhola

02-10-2017 1:45 pm posted by Jani Korhola

Hei Tuula,

Oletan että hyväksyntä tehdään tässä tapauksessa manuaalisesti käyttäjän toimesta. Silloin tuo toivomasi toiminta ei ole mahdollinen, sillä automaatiosäännöt ajetaan vain silloin kun lasku tulee järjestelmään.

Login or Signup to post a comment