Kohtaan 3: Kirjanpitäjällä ei yleensä ole maksuoikeuksia vaarallisten työyhdistelmien pois sulkemiseksi. Kuitenkin toisinaan myös kirjanpitäjän olisi tarpeen päästä poistamaan, muokkaamaan tai tarkastelemaan tilisiirtoja. Nämä olisi hyvä saada näkyviin ilman maksuoikeutta. 

Hei,

juuri nämä yllämainitut. Erityisesti, ettet pysty näkemään mitä tuleva käyttäjä näkee. Oikeuksien antaminen on myös melkoinen sillisalaatti kun joudut siirtyilemään paikasta toiseen. 

Ohjeet oikeuksien antamiseen voisi myös päivittää.

Olen tpk

Mitkä ovat suurimmat haasteet käyttöoikeuksien asettamisessa?

• Aina ei tiedä mikä oikeus vaikuttaa mihin.
• Tukisivustolla käyttöoikeuksien ohjeet on hajautettuna eri ohjeisiin ja niitä on välillä vaikea löytää.
• Monesti tilintarkastajia lisätessä he ovat jo käyttäjinä jossain muussa yrityksessä johon itsellä on oikeudet ja tällöin voisi tilintarkastajan lisätä toiseen yritykseen ilman että pitää kysyä henkilötunnusta. Sitä on kuitenkin tällä hetkellä aika mahdotonta tietää tai tarkastaa, että onko tilintarkastaja jo olemasa käyttäjänä jossain yrityksessä johon itsellä on oikeudet. Tähän kun saisi jonkun systeemin miten sen voisi tarkastaa niin välttyisi monelta turhalta henkilötunnuksen utelulta.

Mitä hyvää nykyisissä käyttöoikeuksissa on?

• Monipuolisuus. Käyttöoikeudet taipuvat moneen eri käyttötarkoitukseen.

Onko yrityksessänne tarve, johon oikeudet eivät nyt taivu?

• Ei ole vielä tullut vastaan.

Käytättekö käyttöoikeuksien kopiointia?

• Käytän. Tällaisenaankin työkalu helpottaa paljon päivittäistä työtä. Yksi esimerkki johon se ei kovin hyvin taivu tällä hetkellä on sellainen jos haluaa lisätä useamman käyttäjän kerralla uuteen yritykseen käyttäjäksi. Tällöin pitää tehdä oikeuksien kopiointi käyttäjä kerrallaan tai sitten lisätä ensin kaikki käyttäjät yritykseen ja sitten kopioida oikeudet massana kaikille.

Käytättekö yrityshierarkiaoikeuksia?

• Käytän. Näiden hallinta voisi olla sulavampaakin. Näkymään voisi tehdä parannuksia, jotta sitä olisi helpompi lukea ja hallita. Nyt joutuu ahkerasti käyttämään Ctrl + F toimintoa jotta löytää henkilöt joihin tietty hierarkiataso vaikuttaa. Pienessä yrityksessä ei niinkään ongelma mutta kun käyttäjiä on usea sata ja hierarkiatasoja parhaimmillaan kymmeniä niin hahmottaminen vaikeutuu.

Kerrotko myös, oletko KH vai TPK.

• TPK

Moi,

Hieno keskustelunavaus!

1. Mitkä ovat suurimmat haasteet käyttöoikeuksien asettamisessa?

Minusta työlästä on se, että oikeuksia on ripoteltuna monelle eri sivulle - pitää muistaa käydä monessa paikassa, eikä ole oikein loogista polkua. Lisäksi on välillä hankala olla varma, tuliko laitettua sopivasti oikeuksia - esimerkkinä asiakkaan henkilö, jonka tulee päästä osaan ostolaskuista, rajatusti myyntipuolelle ja päälle vaikkapa lukuoikeus tiettyyn kustannuspaikkaraporttiin. Jonkinmoinen esikatselu tai simulaatiotila kokeiluun olisi kiva. 

2. Mitä hyvää nykyisissä käyttöoikeuksissa on?

Monipuolisuus, saa laitettua erilaisia kombinaatioita millä rajata oikeuksia. Kunhan tietää mitä tekee.

3. Onko yrityksessänne tarve, johon oikeudet eivät nyt taivu?

Maksatusoikeuksien rajaaminen tietylle pankkitilille on joskus tullut vastaan. Tai sitten tiettyyn kustannuspaikkaan rajattu pääsy eli mahdollisuus muodostaa itse raportteja mutta oletusfiltterinä olisi se henkilön tietty kustannuspaikka. Nyt kaikki eri raportit tulee tehdä pikalinkeiksi. 

4.Käytättekö käyttöoikeuksien kopiointia?

Käytän, erinomaisen hyvä kun lisää kirjanpitäjille oikeuksia uusiin asiakkaisiin. 

5.Käytättekö yrityshierarkiaoikeuksia?

Tuntien ja palkkojen hyväksynnän puolella toisinaan

6.Kerrotko myös, oletko KH vai TPK.

TPK

Vielä yksi juttu tuli mieleen.

Kun muokkaa käyttäjän tunnusten voimassaoloaikaa, niin siinä on näppärä vaihtoehto päivittää tämä muutos koskemaan kaikkia yrityksiä joihin kyseisellä käyttäjällä (ja itsellä) on oikeudet. Vielä kätevämpää olisi, jos siitä saisi valita tietyt yrityksen joita muutos tulisi koskemaan. Jos on esim. tilintarkastaja jolle lisätään oikeudet 7 uuteen yritykseen ja kyseisellä tilintarkastajalla on lisäksi oikeuksia muihinkin yrityksiin kuin noihin seitsemään. Tällöin tunnusten voimassaoloajan muutos pitää käydä tekemässä kaikkiin seitsemään yritykseen erikseen, koska tässä kohtaa ei voi käyttää "Päivitä voimassaoloaika kaikkiin yrityksiin".

Hei,

tässä osin varmaan samoja mitä edellä mainittu. 

1. Mitkä ovat suurimmat haasteet käyttöoikeuksien asettamisessa?
1. Käyttöoikeudet ovat monessa paikkaa (esim. roolin vaikutus, toimintojen vaikutukset ja reskontraoikeudet) – myös ohjeet näistä on monessa paikkaa
2. Oikeuksista ei tiedä mihin ne vaikuttavat, eikä pääkäyttäjä voi tarkistaa/testata tätä itsenäisesti.
3. tilintarkastajaa ei löydä hakemalla nimellä, joten pitää muistaa missä yrityksessä tämä on, jotta sen voi kopioida yrityksestä toiseen.
4. oikeuksia ei voi kopioida usealle uudelle käyttäjälle kerralla vaan jokainen pitää hakea listasta erikseen. Oikeuksia ei voi myöskään kopioida siten, että esim. 2 uudelle työntekijälle tulisi oikeudet tiettyyn yritysryhmään kerralla. Tämä hidastaa todella paljon oikeuksien antamista uuden yrityksen perustusvaiheessa.
5. Jos asiakas on itse aktiivinen esim. talouden suunnittelussa, hänelle on annettava KP oikeus, jotta hän voi viedä tiedot FO:in. Kassavirtaennuste taas vaatii kaikki mahdolliset kirjanpidon oikeudet, joten asiakas joka käyttää näitä kumpaakin pääsee yhtäkkiä tekemään kirjanpitoon ihan mitä muutoksia vain – vaikka tarkoitus olisi vain suunnitella.
2. Mitä hyvää nykyisissä käyttöoikeuksissa on?
1. Rajausvaihtoehtoja on
3. Onko yrityksessänne tarve, johon oikeudet eivät nyt taivu?
1. Useat ostolaskuhyväksyjät on todella yleinen, eli että voisi asettaa esim. kolme osakasta kerralla hyväksyjäksi ja riittää että yksi hyväksyy. (sama matkalaskuilla)
2. Ostolaskuissa useiden asiatarkastajien käyttö on todella haastavaa, jos halutaan, että jokainen tarkastaja tarkastaa (ja asettaa laskentakohteet) ennen kuin lasku menee hyväksyttäväksi ja maksuun. Tällä hetkellä tämä on pakko järjestää niin, että otetaan pakotettu järjestys käyttöön. Netvisorista tulee ilmoitus tarkastettavasta laskusta, vaikka ei olisi tarkastajan vuoro, joten netvisoriin mennessä tarkastajan täytyy käydä asettamassa itsensä tarkastusvuoroon, jotta 5-hengen tarkastustiimin toiminta saadaan eräpäivään mennessä rullaamaan. Todella vaikea opastettava asiakkaalle.
3. Lisätietokenttä on ainoa järkevä viestintäpaikka ostolaskulla, mutta se näkyy vain jos on oikeus muuttaa kiertoa? Tähän toivoisin muutosta.
4. Myyntilaskuihin ei ole mitään hyväksyntää ja aika vähän rajausmahdollisuuksia. Näitä on asiakkaiden puolesta toivottu lisää.
5. Kustannuspaikkarajausta on toivottu todella paljon, samoin ostolaskun kierrätystä perustuen juurikin kustannuspaikkoihin.
4. Käytättekö käyttöoikeuksien kopiointia?
1. käytän, muuten ei tulisi oikeuksien hallinnasta mitään, mutta tässäkin on ongelmansa (ed. mainittu)
5. Käytättekö yrityshierarkiaoikeuksia?
1. Käytän, mutta usein vain pienissä yrityksissä ja vähän portaita.
6. Kerrotko myös, oletko KH vai TPK.
1. TPK

Lisäyksenä;

olisi kiva, jos käyttöoikeuksia voisi tarkastella/muokata jotenkin kootusti. Nyt käytetään aika laveita rajauksia esim. tilitoimiston henkilökunnalle, jotta käyttöoikeuksien hallinnointi ei kuormittaisi enempää pääkäyttäjiä. 

Komppaan edellä mainittua valintaa, että voimassaoloajan voisi valita tiettyihin yrityksiin. Samalla toivoisin, että viestintäasetuksia voisi jotenkin muokata voimaan valitsemalla ne vain tiettyihin yrityksiin.