Hei kaikille!

Palkkojen vuosi-ilmoitus on julkaistu 26.10.2017 ja nyt on hyvä aika aloittaa tarkistamaan palkkatietoja hyvissä ajoin ennen vuosi-ilmoituksien muodostamista ja lähettämistä.

Ohessa meille usein esitettyjä kysymyksiä liittyen palkkojen vuosi-ilmoittamiseen Netvisorissa. Vuosi-ilmoitussivujen toiminnallisuuksiin emme näissä ohjeissa ota kantaa, vaan palkkojen vuosi-ilmoituksien muodostamiseen ja lähettämiseen löytyvät käyttöohjeet.

Käyttöohje: Palkkojen vuosi-ilmoitus – Netvisor tukiportaali

Alla olevat kysymykset liittyvät vuosi-ilmoituksen muodostamiseen, tietojen tuontiin ilmoitukselle, tarkistamiseen ja ohjaustietojen asettamiseen.

Pääotsikot:

1. MILLÄ PERUSTEILLA PALKKATIEDOT MUODOSTUVAT VUOSI-ILMOITUKSELLE (verokortit, kansalaisuus, hetu, historiatiedot)

2. VUODEN VAIHTEESSA PÄIVITTYVÄT TIEDOT NETVISORISSA

3. MATKALASKUT

4. PALKKALAJIT JA KAAVAT (Ohjauksen kausiveroilmoitukselle ja vuosi-ilmoitukselle)

5. KAUSIVEROILMOITUKSIEN (TAS) TARKISTAMINEN

6. PALKANLASKENNAN RAPORTIT

7. VUOSI-ILMOITUKSEN MUODOSTAMINEN

8. VUOSI-ILMOITUKSEN LÄHETTÄMINEN

1. MILLÄ PERUSTEILLA PALKKATIEDOT MUODOSTUVAT VUOSI-ILMOITUKSELLE (verokortit, kansalaisuus, hetu, historiatiedot)

1.1. Tulevatko palkkatiedot vuosi-ilmoitukselle vaikka palkansaajalta on poistettu käytöstä palkanlaskentapalvelu ja asetettu passiiviseksi:

- Kyllä, palkansaajan palkkatiedot tulevat vuosi-ilmoitukselle mukaan, vaikka otetaan pois valinta kohdasta 'aktiivinen'. Mikäli palkansaajalle on maksettu kuluvan vuoden aikana palkkaa, tulevat hänen ansiot vuosi-ilmoituksille riippumatta siitä, onko passiivinen vai aktiivinen. Myös palkanlaskentapalvelu voi olla poistettu käytöstä. Tämä ei estä vuosi-ilmoituksen muodostamista palkansaajalle.

1.2. Miten palkkatiedot nousevat historiatiedoista vuosi-ilmoitukselle?

- Mikäli palkansaajalle syötetään historiatietoihin palkkatietoja, on ne syötettävä ansaintakuukausille, joiden aikana on voimassa oleva verokortti.

1.3. Miksi palkansaajan tiedot eivät tule vuosi-ilmoitukselle? Tarkista:

1. onko kansalaisuus suomi: Vuosi-ilmoitukselle nousee vain palkansaajien tiedot, joiden kansalaisuus on suomi. Mikäli kansalaisuus on jokin muu, voi Netvisor-tukeen lähettää tukipyynnöllä kansalaisuuden muutosilmoituksen. Kerro yritys ja palkansaajan nimi.

2. Onko suomalainen hetu: Mikäli palkansaajalla ei ole suomalaista hetua, ei hänen tietojaan voida ilmoittaa Netvisorin vuosi-ilmoituksella.
3. Onko palkat maksettuina: Vain palkat, jotka ovat historiatiedoissa  sekä maksettu tai merkitty maksetuksi, nousevat vuosi-ilmoitukselle. Mikäli palkkalaskelma on keskeneräisenä palkanlaskentaprosessissa palkkajaksolla, jäävät tiedot pois vuosi-ilmoitukselta.
4. Onko palkansaajalla verokorttitiedot: Verokortti on pakollinen tieto vuosi-ilmoituksia varten. Verokortin suorituslaji on pakollinen tieto.

1.4. Ohjelma ei tuo palkkatietoja vuosi-ilmoitukselle tai tuo vain osan, missä vika?

- Tarkista, että palkanlaskennassa ei ole keskeneräisiä palkkalaskelmia, että kaikki palkat ovat maksettuina, eivätkä roiku maksatusnäkymässä odottamassa pankkiin siirtoa. Kaikkien palkkojen on oltava maksettuina tai historiatiedoissa. Käsittelemättömät, toimittamattomat ja maksamattomat palkkalaskelmavaiheet on oltava tyhjänä palkanlaskentaprosessissa palkkajaksoilla.

1.5. Palkanlaskentapalvelu (HRM) suljettu kesken vuoden Netvisor-palveluista. Miten saan sen takaisin päälle vuosi-ilmoituksia varten? Maksaako tämä?

- Palkanlaskennan osioiden (Matkat + Työaika + Palkat = HRM) aktivoiminen ei maksa mitään. Mikäli kuluvan vuoden aikana on maksettuja palkkoja, ei palkanlaskentaa (HRM-osiota) tarvitse edes sulkea. Palvelun saa KH-roolilla oleva henkilö takaisin avattua Netvisor-palveluista täppäämällä kaikki viisi kohtaa. Palkanlaskennasta veloitetaan vain valituista palveluista palkansaajan perustiedoista tai käyttäjät sivulta, jotka ovat palkanlaskentapalvelu ja resurssihallintapalvelut (matkat ja työaika).
HRM laskutusperusteet – Netvisor tukiportaali

1.6. Netvisorilla ei ole laskettu palkkoja, vain syötetty palkansaajalle historiatiedot, joista pitäisi tulla tiedot vuosi-ilmoitukselle, miten?

- Historiatietoihin syötetyillä tiedoilla on oltava tallennettuna ansaintakuukausina voimassa olleet verokortit palkansaajan tiedoissa, jotta ohjelma tuo suorituslajin mukaan historiatiedot vuosi-ilmoitukselle.

1.7. Työntekijä ei ole nostanut palkkaa marras- tai joulukuussa, mutta luontoisedut ovat voimassa. Miten nämä tiedot saadaan vuosi-ilmoitukselle? Miten nämä tulisi käsitellä palkanlaskennassa?

- Lisätään kaikki luontoisedut palkkalaskelmalle kuluvan vuoden palkkajaksolle niin, että ne näkyvät bruttopalkassa ja poistetaan kaikki vähennykset. Palkkalaskelmalla ei makseta mitään. Viedään palkanlaskentaprosessin loppuun asti, jolloin tiedot tulevat vuosi-ilmoitukselle henkilön taakse kun palkkalaskelma on merkitty maksetuksi.

1.8. Miten vuosi-ilmoitukselle voi tulla bruttopalkaksi enemmän palkkaa, mitä on maksettu?

- Tarkista, ettei ohjelmaan ole vahingossa perustettu päällekkäisille päivämäärille verokortteja. Tämä voi aiheuttaa tuplakirjauksen vuosi-ilmoituksen bruttopalkkaan (tämän ei pitäisi olla ohjelmistoteknisesti enää mahdollista)

1.9. Miten voin tarkistaa verokortin suorituslajin?

- Verokorttitiedoista: Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus > Palkansaajan nimi > Verokorttitiedot > Avaa verokortti

1.10. Miten Netvisorissa käsitellään ulkomaille muuttaneen työntekijän palkka, että se tulee kausiveroilmoitukselle ja vuosi-ilmoitukselle?

        - Tämä ohje on yksi esimerkkitilanne, jossa tarkkailuilmoituksen lähettämisen tarve tuli vasta vuosi-ilmoituksien muodostamisvaiheessa.

Voi tulla  tilanne, että pitää ilmoittaa tarkkailuilmoituksella palkansaajan palkkatietoja. Tällöin viitataan verohallinnon ohjeeseen "Vähintään 6 kuukaudeksi ulkomaille lähetettävä työntekijä".

Esimerkkitilanteessa oli maininta, että ilmoitettava palkansaaja ei ole ns. lähetetty työntekijä, vaan hän on vapaaehtoisesti muuttanut ulkomaille.

Kuuden kuukauden sääntö:

Jos suomalainen yritys lähettää Suomesta olevan työntekijän toiseen valtioon vähintään kuuden kuukauden ajaksi, palkkaan saattaa soveltua tuloverolain 77 §:ssä oleva verovapaussäännös; kuuden kuukauden sääntö. Jos työnantaja arvioi säännön soveltuvan, hän ei (mahdollista minipidätystä lukuun ottamatta) toimita ennakonpidätystä Suomeen, katso kohta 5. Vastuu säännön oikeasta soveltamisesta ennakonperinnässä on työnantajalla.

Suorituslaji vaihtoehdoista löytyy mm. Ns. 6 kk:n säännön alainen (vakuutus) palkka (5). Kun verokortille valitaan oikea suorituslaji, ohjaa tämä suoraan palkan pois 601 ja 609 kentistä kausiveroilmoituksella työnantajan kuukausi-ilmoituksilla. Ennen suorituslajin valitsemisesta on tiedettävä, miten palkansaajan ulkomailla työskentely tulkitaan. Vastuu säännön oikeasta soveltamisesta ennakonperinnässä on työnantajalla.

Palkansaajalle tehdään oma palkkalaji esimerkiksi nimellä 'Ulkomaan palkka'. Tälle tehdään tarvittaessa erikseen ohjaus vuosi-ilmoitukselle.

Uusi palkkalaji tehdään:

Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Yrityskohtaiset palkkalajit > :: Lisää uusi palkkalaji 

Palkkalajin luonne: Muu Palkkalaji

• Lisätään: Nimi esim. 'Ulkomaan palkka'
• Ryhmä: Palkat ja lisät
• Palkkalistan ryhmä: Ei huomioida
• Lähde: Käyttäjän kaava
• Lisätään tiliöinnit
• Näytä raporteilla täppä
• Käytössä laskelmalle valittaessa (manuaalinen kirjaus)

Palaa takaisin sivun yläreunasta näkyvältä välilehdeltä kohtaan 'Palkkalajien kaavat' > Valitse Rahapalkka > Muokkaa (kynä/lehtiö kuva) > Mene ihan alas, alhaalla vihreä plusmerkki > Paina plusmerkkiä kerran > Aritmeettinen operaatio + > Paina uudelleen vihreää plusmerkkiä > Vaihda 'Tunnusluvun arvo' > Vaihda bruttopalkka 'Ulkomaan palkka' > Tallenna.

Nyt Ulkomaan palkkalajia voi käyttää palkanlaskennassa ja on valittavissa manuaalisesti palkkalaskelmalle ulkomailla työskentelevän palkansaajan palkkalaskelmalle. Eikä palkkalajia ole ohjattu sotunalaisiin palkkoihin kun palkansaajalle on valittu oikea verokortin suorituslaji, ohjautuu palkka automaattisesti pois ennakonpidätyksen alaisista palkoista.  Silti palkasta peritään muut lakisääteiset vähennykset.

Mikäli ulkomailla työskentelevän palkansaajan palkka halutaan ilmoittaa verohallinnon vuosi-ilmoituksella, voi uuteen palkkalajiin lisätä ohjauksen vuosi-ilmoitukselle                kohtaan 136 yrityskohtaisista palkkalajeista.
Palkat > Palkkamallien hallinta > Yrityskohtaiset palkkalajit

2. VUODENVAIHTEESSA PÄIVITETTÄVÄT TIEDOT NETVISORISSA

2.1. Mitkä palkanlaskennan prosentit päivittyvät Netvisoriin automaattisesti ja mitkä pitää itse muistaa käydä muuttamassa?

- Päivittyvät automaattisesti: sotu, palkansaajan tyel ja  tvm sekä matkalaskujen kiinteiden palkkalajien uudet yksikköhinnat (kilometrikorvaus, päivärahat)
- Päivitettävä käyttäjän toimesta: Kaikki sivukulujaksotuksien prosentit: Tyel, tvm, ryhmähenkivakuutusmaksun prosentti, tapaturmavakuutus (Tilityspisteiden asetukset: Taloushallinto >Työnantajan maksut ja tilitykset > Tilityspisteet)
- Sairasvakuutuksen päivärahamaksuprosentti (Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset)

2.2. Voiko 2017 palkanlaskennan aloittaa vaikka 2016 vuosi-ilmoituksen tekeminen on vielä kesken?

- Kyllä voi. Palkkalaskelman maksupäivämäärä määrään sen, millä vuodella palkka kuuluu vuosi-ilmoituksella ilmoittaa. Vuosi-ilmoituksen tekeminen ei lukitse tai estä palkanlaskentaa. HUOM! Palkansaajan TyEL ja Tyva sekä muut tärkeät 2017 vuoden prosentit ja esimerkiksi verottomien kustannusten korvausten arvot tulee olla päivitettynä ohjelmaan ennen kuin palkkalaskelman voi muodostaa. Nämä päivitetään Netvisorin toimesta

3. MATKALASKUT

3.1. Miten saadaan keskeneräiset matkalaskut kuitattua maksetuksi, jotta ne tulevat vuosi-ilmoitukselle (eli matkalaskut on maksettu muualta kuin Netvisorista):

- Luodaan matkaennakko, joka merkitään maksetuksi. Maksatusnäkymässä kohdistetaan maksettava matkalasku tähän ennakkoon, jolloin maksettavaksi summaksi tulee 0 euroa. Ohessa linkki tukisivujen ohjeisiin aiheesta: Matkalaskujen käsitteleminen – Netvisor tukiportaali

3.2. Tulevatko Netvisorissa muodostetut matkalaskujen päivärahat ja kilometrikorvaukset automaattisesti vuosi-ilmoituksille?

- Tottakai tulee. Kun matkalasku on asiatarkastettu ja hyväksytty voidaan valita maksetaanko matkalaskut palkanlaskennan yhteydessä vai laitetaanko matkalaskut heti maksuun. Maksutavalla ei ole väliä vuosi-ilmoittamisen suhteen, tiedot siirtyvät automaattisesti vuosi-ilmoitukselle matkalaskulta.

3.3. Muokkasin päivärahan yksikköhintaa palkkalaskelmalle käsin, miten tämä vaikuttaa vuosi-ilmoituksiin?

- Jos matkalasku maksetaan omana eränään, tulevat tiedot vuosi-ilmoitukselle matkalaskun tietojen pohjalta. Jos matkalasku maksetaan palkkalaskelmalla, tulevat tiedot palkkalaskelman tietojen mukaisina vuosi-ilmoitukselle. Eli jos matkalaskulla huomataan virheellisyys ja sen tietoja oikaistaan palkkalaskelmalle siirtämisen jälkeen, niin palkkalaskelmalle korjatut summat tulevat vuosi-ilmoitukselle. Samoin jos palkkalaskelmalle kirjataan käsin matkakulutietoja (ilman matkalaskua), niin tiedot tulevat vuosi ilmoitukselle oikein. Eli ei ole tarvetta oikaista koko vuoden matkalaskuja, jos tiedoissa on ollut virheellisyyksiä. Voi käsitellä oikaisun suoraan palkkalaskelmalla, joka sitten oikaisee vuosi-ilmoituksen tietoja.

3.4. Miten haen 2016 vuoden aikana maksetut matkalaskut?

- Tarkennettu haku noudattaa matkalaskun päivämäärää, ei maksupäivämäärää. Eli voi olla tilanne, että matkalasku on ajalta 2015, mutta maksettu tammikuussa 2016, jolloin tarkennetun haun päivämääräväliä on muutettava. Linkki tukisivujen ohjeisiin: Sivukohtainen ohje: Matka- ja kulukirjausten listaus – Netvisor tukiportaali 

4. PALKKALAJIT JA KAAVAT (Ohjaukset kausiveroilmoitukselle ja vuosi-ilmoitukselle)

4.1. Mistä voin tarkistaa vuosi-ilmoituksen kenttiin ohjautuvat palkkalajit?

- Vuosi-ilmoituksen kaavoista. Vuosi-ilmoituksen sivulla on välilehti, josta voi tarkistaa kaikki ilmoituskenttiin ohjautuvat palkkalajit. Myös yrityskohtaisista palkkalajeista voi käydä palkkalajikohtaisesti tarkistamassa vuosi-ilmoituksen kaavan.

4.2. Missä kohtaa vuosi-ilmoitusta on ilmoitettava päivärahat, lounassetelit tai kilometrikorvaukset?

- Ensisijaisesti ohjelmistotukena emme ota kantaa, missä kohtaa vuosi-ilmoituksella palkkatietoja kuuluu ilmoittaa. Tiedot voidaan tarkistaa verohallinnon ohjeista. Palkkamallin valmiilla palkkalajeilla on olemassa ohjaukset vuosi-ilmoitukselle, mutta mikäli ohjelmaan on luotu uusia palkkalajeja, on hyvä tarkistaa verohallinnon ohjeistuksen mukaan ilmoituskenttien tiedot.

4.3. Mitkä tiedot pitää ilmoittaa kentässä 136?

- Mikäli palkanlaskennassa henkilö on alle 16-vuotias tai yli 68-vuotias, kausiveroilmoituksella palkkatiedot jäävät pois kohdasta 609, kun tarvittavat asetukset on tehty. Henkilölle maksettu palkka on kuitenkin ilmoitettava vuosi-ilmoituksella kohdassa 136, johon ohjelma ei automaattisesti noita tietoja vie, vaan palkkalajille on lisättävä tämä ohjaus vuosi-ilmoituksen kaavoihin yrityskohtaisista palkkalajeista.
Tiedon tunnus 136: Palkkaerät, jotka eivät kuulu sairausvakuutuksen päivärahamaksun perusteeseen

4.4. Kuinka tarkistan, millä palkkalajeilla on ohjaus kausiveroilmoituksen kaavaan?

- Yrityskohtaiset palkkalajit: Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Yrityskohtaiset palkkalajit

tai
- Kausiveroilmoituksen uudelleenlasketanäkymä: Taloushallinto > Työnantajan kuukausi-ilmoitukset > Valitse jokin avoin kuukausi > Verottajalle tilitettävät > Uudelleenlasketa
Ohjesivu: Kausiveroilmoituksen (tas) tarkistaminen – Netvisor tukiportaali

4.5. Miksi rahapalkka erottaa vuosi-ilmoituksella 114 kentässä?

- Katso, että kaikki maksettavat palkkalajit on liitetty rahapalkkaan, joista kuuluu mennä ennakonpidätys ja muut vähennykset. Rahapalkan kaava pitää tarkistaa kaikilta käytössä olevilta palkkamalleilta: Palkat > Palkkamallien hallinta > Kaavat (kynä/lehtiö) > Rahapalkka > Muokkaa (kynä/lehtiö).

4.6. Työsuhdematkaliput:

TYÖSUHDEMATKALIPUN OHJE TUKISIVUILLA: Työsuhdematkalippu – Netvisor tukiportaali

- Työsuhdematkalipun verotonta osaa ei ilmoiteta verottajalle kuukausi-ilmoituksella, mutta se pitää ilmoittaa vuosi-ilmoituksella. Tämän vuoksi vuosi-ilmoitusta tehtäessä ohjelma näyttää erotusta kausivelvoitteen tarkistusnäkymässä työsuhdelipun verottoman määrän verran, koska ohjelma vertaa vuosi-ilmoitusta lähetettyihin kuukausi-ilmoituksiin.
Verohallinnon ohjeen mukaan Vuosi-ilmoitusmerkinnät kohdassa 40 (140): Merkitkää palkaksi katsottava osa työsuhdematkalipun hinnasta kohtaan 'Muut verotettavat luontoisedut'. Kohta 48 (148): Merkitkää tähän palkansaajan verotuksessa vähennyskelpoinen määrä. Kohtaan merkitään sekä palkkana verotettava summa (kohdasta 40) että mahdollinen palkansaajan nettopalkasta peritty korvaus.

Lisää tietoa vuosi-ilmoituksista työsuhdematkalippujen osalta löytyy verohallinnon sivuilta.

Palkkalaji Työsuhdematkalippu (veroton), jolla on ohjaus vuosi-ilmoituksella kenttään 149, näyttää eroa vuosi-ilmoituksen kausivelvoitteet tarkastusnäkymässä, koska sitä ei ole koskaan ilmoitettu kausiveroilmoituksella, mutta se on kuitenkin kirjattu palkanlaskennassa.

Työsuhdematkalippujen käsittelyä varten ohjelmaan on luotava kaksi uutta palkkalajia: Työsuhdematkalippu (veroton) ja Työsuhdematkalippu (verollinen), joille molemmille tehdään erilliset ohjaukset vuosi-ilmoitukselle ja työnantajan kuukausi-ilmoitukselle.

4.7. Miten saan hallituksen palkat kohdistumaan automaattisesti vuosi-ilmoituksessa kohtaan 136:

        - Vuosi-ilmoituksella voi tarkistaa vuosi-ilmoituksen kaavat välilehdeltä, mitkä palkkalajit ohjautuvat millekin ilmoituksen riville.

Vuosi-ilmoituksen kaava lisätään palkkalajille yrityskohtaisista palkkalajeista: Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Yrityskohtaiset palkkalajit

5. KAUSIVER