Jani Korhola
23-09-2016 8:11 am tekijä Jani Korhola
Hei,
Olemme saaneet valmiiksi 1.1.2016 voimaan astuneet kirjanpitolain ja -asetusten vaatimat muutokset Netvisoriin. Julkaisemme muutokset maanantaina 26.9, jonka jälkeen tilinpäätöksen saa muodostettua vain uuden asetuksen mukaisena. Eniten muutokset näkyvät tilinpäätöksen koostamiseen käytettävissä näkymissä. Olemme samalla parantaneet käyttäjän mahdollisuuksia vaikuttaa tilinpäätöksen sisältöön tuomalla uusia lisätietokenttiä. Yhtenä esimerkkinä on mahdollisuus lisätä haluttu määrä tilinpäätöksen allekirjoittajia, joka on tähän mennessä ollut rajattuna järjestelmän toimesta. Lisäksi aktivoimme kaikille yrityksille - joilla on kirjanpito-osio aktiivisena - maksuttoman tilikausiarkiston käyttöön. Tilikausiarkiston valinta häviää Netvisor-palveluiden valintanäkymästä.
Tilinpäätös tehdään Netvisorissa samalla tavalla kuin aiemmin. Muutoksiin liittyen, olemme pyrkineet tekemään mahdollisimman paljon kirjanpitäjien puolesta, joskin joitakin manuaalisia toimenpiteitä he joutuvat Netvisorissa tekemään. Tähän on rakennettu avuksi työkalu, jolla voi helposti tehdä tililuettelon muutokset sekä tarkistaa että kirjauksia ei ole tehty tililuettelosta poistuville tileille. Alla pikalista siitä, missä muutokset näkyvät selkeimmin. Myöhemmin nämä muutokset on eritelty tarkemmin.
Muutokset näkyvät
- Konversiotyökalussa
- Tililuettelossa
- Kirjanpidon raporteilla
- Tilinpäätöksen koostamisessa
- Tilinpäätöksen asetukset
- Liitetietoraportti
- Liitetietotositteet
- Tilinpäätöksen tuloste
- Audit trailissa
- TULOSSA MYÖHEMMIN! Sähköisessä allekirjoituksessa
Tarkempi erittely muutoksista
Konversiotyökalu
Työkalun avulla voi kirjanpitäjä - jolla on oikeus muokata tililuetteloa ja muodostaa tilinpäätös - tarkistaa käsiteltävän yrityksen tililuettelon ajantasaisuuden ja tehdä tarvittavat muutokset helposti. Konversiotyökalun löytää kirjanpidon raporttien hakuehtosivulta, tilinpäätöksen koostamisnäkymästä tai menemällä tililuetteloon ja siellä kuvassa rajattujen linkkien kautta.
Käytännössä muutoksena on (1) uusien tiliryhmien ja tilien tuominen tililuetteloon. (2) Satunnaisten erien tiliryhmien ja tilien käytön poistaminen, sekä näille tileille 1.1.2016 jälkeen tehtyjen kirjausten siirtäminen uusille tileille. Lisäksi, satunnaisten erien käytöstä poistaminen tarkoittaa sitä, että poistuvat tilit pitää linkittää (3) uusiin tileihin jos niitä on käytetty aiemmilla tilikausilla. Mikäli haluttuja tilejä ei ole, tulee käyttäjän ne luoda. Lisäksi muutamien tiliryhmien (4) nimet muuttuvat. Helpoimmillaan kirjanpitäjä vain katsoo, että ehdotetut muutokset ovat halutut ja tallentaa (5) ne.
Tililuettelo
Tililuettelossa muutos näytetään käytöstä poistuvien tilien osalta konversiotyökalulla tehtyjen linkitysten jälkeen alla olevan kuvan mukaisesti. Tileille ei myöskään voi tehdä uusia kirjauksia tämän jälkeen. Tilejä ei kuitenkaan kokonaan poisteta, jotta vertailutietojen näyttäminen raporteilla on jatkossakin mahdollista.
Kirjanpidon raportit
Kirjanpidon raporteilla olemme huomioineet muutokset siten, että käyttäjällä on mahdollisuus valita raporttien hakuehtosivulla haluaako hän nähdä esim. tuloslaskelman uuden asetuksen mukaisesti (oletus) vai halutaanko vielä katsoa raporttia vanhassa muodossa.
Raporteilla näytetään korostetusti kirjaukset, jotka on tehty Satunnaisiin eriin 1.1.2016 jälkeen. Mikäli tällaisia kirjauksia löytyy, tulee kirjanpitäjän käydä muuttamassa kirjaukset oikealle tilille. Jos tililinkitykset on tehty jo edellä mainitulla konversiotyökalulla, niin silloin satunnaiset erät näytetään raporteilla aiempien tilikausien osalta uuden tilin kohdalla vertailutietoina.
Tilinpäätöksen koostaminen
Tilinpäätöksen koostamiseen prosessina ei ole tullut muutoksia. Alla on kuvattuna kohdat joihin tulee muutoksia.
1. Tilinpäätöksen asetukset
Tilinpäätöksen asetukset -sivulla määritellään tilinpäätöksen perustiedot, allekirjoittajat sekä tilinpäätösmerkinnät. Kaikki tiedot ovat muokattavissa ja allekirjoittajien määrää ei ole rajattu.
Kirjanpitojen ja tositelajien asetuksissa tuodaan automaattisesti mukaan ne kirjanpidot mitä Netvisorista on aktiivisina. Muut kirjanpidot voidaan lisätä kirjanpitäjän toimesta. Samat lainalaisuudet koskevat myös tositelajeja. Tositteiden osalta Netvisorissa olevien tositteiden nimeäminen ja tositenumerovälin muuttaminen on estetty.
Tase-erittelyiden osalta voidaan muuttaa olemassa olevia tietoja, mutta tase-erittelyssä voi olla vain yksi laatija, tarkastaja ja hyväksyjä.
2. Liitetietoraportti
Liitetietoraportteja on kaksi, joista kirjanpitäjä voi valita toisen mukaan tilinpäätökseen. Yhtenä vaihtoehtona on tähän asti käytössä ollut liitetietoraportti, johon ei ole tehty muutoksia. Toinen vaihtoehto on ottaa uusi raporttipohja käyttöön, joka on muodostettu uuden asetuksen mukaisesti. Tällä raportilla on vastaavat muokkausmahdollisuudet kuin vanhallakin, mutta koska rakenne muuttuu kohtalaisen paljon, emme voineet lähteä kopioimaan käyttäjän muokkaamia tekstejä automaattisesti uudelle pohjalle. Tämä tulee tehdä nyt siirtymävaiheessa käsin, mutta seuraavan tilinpäätöksen yhteydessä ovat nyt annetut tekstit taas paikallaan.
Liitetietotositteet (osa liitetietoraporttia)
Uutena tilinpäätökseen tuli mukaan liitetietotosite. Näissä voidaan tuoda mukaan esim. vuokrasopimuksia, henkilöstömääriä, velkakirjoja yms. muita tilinpäätöksen kannalta oleellisia tietoja. Jokaisen yrityksen kohdalla liitetietojen tarpeellisuus tulee määritellä erikseen, mutta se on tehty Netvisorissa mahdolliseksi. Liitetietotositteet saa listattua liitetietoraportilta sekä kirjanpidon raporttien kautta, mutta niiden lisäys ja hallinnointi tapahtuu vain liitetietoraportin kautta. Liitetietotositteet tulevat mukaan aineistokopiopalveluun.
Käyttäjä voi lisätä liitetietotositteeseen selitteen ja liitteen / liitteitä, joiden tulee olla .PDF-muodossa. Liitetietotositteen numerointi on automaattinen ja lisäksi kausi sekä päiväys (kauden viimeinen päivä) muodostuvat automaattisesti sen mukaan ollaanko tekemässä välitilinpäätöstä vai virallista, koko tilikauden tilinpäätöstä. Liitetietotositteen voi kopioida, mitätöidä tai poistaa.
3. Tilinpäätöksen esikatselu
Tilinpäätös on nyt mahdollista esikatsella ilman, että mitään tallennetaan tilikausiarkistoon. Esikatselussa näkyy oheinen "vesileima". Esikatselun raporttimuoto on sama kuin virallisessa tilinpäätösraportissa.
4. Tlinpäätöksen tuloste
Kun kaikki tilinpäätöstä valmistelevat toimenpiteet on tehty, voidaan tilinpäätös muodostaa. Ensimmäisenä avautuu sivu, josta voi tarkistaa, että kaikki valitut raportit ovat tulossa mukaan ja tilinpäätöksen asetuksissa annetut tiedot allekirjoittajista ovat oikein. Tämän jälkeen muodostetaan tilinpäätös normaalisti painamalla "Muodosta ja arkistoi tilinpäätösraportit".
Muuta huomioitavaa
Audit trail
Aloitamme muutosten yhteydessä viranomaisilmoittamiseen liittyen tarkemman tiedon keräyksen. Aluksi tietoa kerätään vain taustalla, mutta tulemme tuomaan tätä tietoa myöhemmin myös käyttäjille nähtäväksi. Esimerkkinä ALV-ilmoitukset ja niihin liittyvät korjauslähetykset - voimme näyttää mitä tositteita lähetysten välillä on muutettu.
Sähköinen allekirjoitus
Sähköinen allekirjoitus tulee osaksi palvelua vuoden 2017 alkupuolella. Tarkoitus on, että suurimpaan osaan vuoden 2016 tilinpäätöksiä olisi mahdollista tehdä allekirjoitus sähköisesti.
Muutokset videona
Tämän kirjoituksen sisältö löytyy videona 1.1.2016 voimaan astuneiden kirjanpitolain- ja asetuksen mukaiset muutokset Netvisorissa videona .
Ohjeet
Ohjeet päivitetään tukisivuillemme syksyn aikana.
Jani Korhola
29-09-2016 1:02 pm tekijä Jani Korhola
Hei Eveliina,
Esikatselun kautta tulostettava versio on tarkoitettu vain katselmointiin, ei viralliseksi dokumentiksi. Tilinpäätöksen koostaja voi käyttää esikatselua tehdäkseen tarvittavat tarkistukset muodostettavaan aineistoon ennen sen siirtämistä tilikausiarkistoon. Tilikausiarkistoon siirtämisen yhteydessä aineisto saa vasta arkistointitunnuksen, jonka jälkeen se on valmis tarkistettavaksi ja allekirjoitettavaksi. Toki jos tämä yrityksen hallitukselle ja tilintarkastajalle sopii, niin tätä "esikatseludokumenttia" voi käyttää katselmoitavana myös hallituksen kokouksessa. Näin ollen palautteen pohjalta muokatun tilinpäätöksen katselmointi on nopeampi suorittaa.
Meidän mielestämme oikea toimintatapa on seuraava:
1. Kun tilinpäätös on valmis, vie se tilikausiarkistoon. Tämän jälkeen muodostettava tuloste saa arkistointiviitteen joka vaaditaan allekirjoitettavaan tilinpäätökseen.
2. Jos tilinpäätöstä ei kuitenkaan vielä hyväksytä ja siihen tulee muutoksia, niin silloin aineisto tulee poistaa arkistosta. Tämä vaatii samat oikeudet kuin sinne vieminen.
3. Tämän jälkeen tehdään tarvittavat muutokset, viedään aineisto uudelleen tilikausiarkistoon ja toimitetaan se hyväksyttäväksi ja sitten allekirjoitettavaksi
4. Kun tilinpäätös on tarkastettu ja hyväksytty, niin sen jälkeen tehdään tilikausiarkistossa tilikauden vahvistus
Näin ollen emme näe tarpeelliseksi muuttaa tätä nykyistä toteutustamme. Aiemminkaan ei tulostettavaan tasekirjaan ole tuota arkistointitunnusta tullut mukana, joten sitäkään ei ole voinut käyttää allekirjoitettavana dokumenttina. Lisäksi yllä mainitulla tavalla toimien, voimme myös mahdollistaa tilinpäätöksen allekirjoittamisen sähköisesti siten että audit trail säilyy ja pystymme todentamaan että allekirjoituksen jälkeen aineistoon ei ole tehty muutoksia.
Anonymous
29-09-2016 5:59 pm tekijä Anonymous
On aika paksua väittää ettei ennen tätä muutosta vanhalla tavalla tulostettuja tasekirjoja voi pitää pätevänä asiakirjana jos siihen vetää nimet alle, koska ei ole jotain ihmeen arkistointitunnusta. Kuka niitä arkistointitunnuksia kyselee? Eihän kaikissa muissakaan ohjelmissa edes ole sellaisia ja ilmankin on erittäin hyvin pärjätty. Olisi eri asia jos esim. verottaja alkaisi vaatimaan arkistointitunnuksia, sitten tämäkin muutos olisi edes jotenkin perusteltavissa.
Esikatselu on ihan ok muutos, mutta entinen tulostus oli paljon järkevämpi ja helpompi, se takaisin kiitos (eikä tehdä kehitysehdotuksia aiheesta, koska ei se kuitenkaan mitään auta). Ihan kiva tehdä tilinpäätöstä ja huomata että et saa sitä järjestelmästä ulos paperille, koska tilikausiarkisto. Nyt kun tuli tuo tilikausiarkisto, niin kiva on käyttäjähallitsijan käydä antamassa jokaiselle tilinpäätöksiä tekevälle oikeudet tilikausiarkistoon yrityksissä joilla ei sitä ole ennen ollut käytössä, koska muutenhan et saa edes koko tilinpäätöstä ulos, tähänkin saa kivasti työaikaa kulumaan kun asiakasyrityksiä on useampia. Tämä on aivan älytöntä. Mutta ei ole ensimmäinen eikä tuskin viimeinenkään kerta NV:n kanssa kun näin käy.
Ja hankkikaa ihan oikeasti sinne teidän kehitykseen ja yleensäkin töihin ihmisiä, joilla on ymmärrystä ja kokemusta kirjanpidosta, että ohjelmaa kehitetään käyttäjien tarpeita vastaaviksi ja että tehtävät muutokset olisivat vielä järkeviä ja kunnolla harkittuja. Tuo on kaikista turhista töistä turhinta alkaa repiä jotain sinetöintejä auki jos teet yhdenkin pienen virheen tilinpäätökseen, esim. kirjoitusvirheitä sattuu jossain vaiheessa kaikille ja tilintarkastajakin voi vaatia erinäisiä muutoksia tilinpäätökseen. Kaikki ei mene tilinpäätöksissä aina kerralla putkeen, kirjanpitäjä sen tietää. Helppo on sanoa asioita kehittäjän näkökulmasta kun te ette käytä päivittäin ohjelmaa niinkuin kirjanpitäjät. Meidänkin mielipiteitä voisi välillä kysellä ennen kun tehdään näinkin olennaisia muutoksia kuin tämä tai Netvisorin uudistus joka oli melkeinpä susi syntyessään, nyt se on sentään jo mennyt useita askelia eteenpäin, mutta silti on vielä paljon tehtävää.
Jani Korhola
30-09-2016 10:05 am tekijä Jani Korhola
Hei Teemu ja Eveliina,
Arkistointitunnuksen rooli on ollut ehdottoman tärkeä kun asiakkaamme ovat skannanneet vain allekirjoitussivun tilikausiarkistoon. Tämä on todettu toimivaksi prosessiksi ja näin on päästy hyödyntämään sähköistä tilintarkastusta. Arkistointitunnus on liittänyt tilinpäätöksen ja skannatun allekirjoitussivun aukottomasti yhteen.
Olemme kuitenkin tehneet sellaisen muutoksen nyt tuohon esikatseltavaan raporttiin että siellä ei enää lue tekstiä "esikatselu". Voitte siis hyödyntää myös tätä raporttia taas tästä hetkestä alkaen tilinpäätöksen hyväksynnässä. Kun tuomme sähköisen allekirjoituksen osaksi tilinpäätöstä alkuvuonna 2017, niin siinä yhteydessä tulemme tarkistelemaan tätä asiaa vielä uudestaan. Tämä siksi, että sähköinen allekirjoitus tulee jollain tasolla liittymään tuohon tilikausiarkistoon.
Anonymous
15-12-2016 11:05 am tekijä Anonymous
Hei,
Liitetiedot 2016 raportille tarvitaan muokkaustyökaluja raportin ulkoasun muokkaamiseksi. Tuo nykyinen ei nyt vaan näytä kovin hyvältä kun kaikki on yhdessä pötkössä. Olemme tähän asti tehneet lähes aina tasekirjat Netvisorin ulkopuolella edellä mainituista syystä. Kun työkalut kerran ovat olemassa, niin mielellämme myös käyttäisimme niitä. Tasekirja on yrityksen yhdenlainen käyntikortti ja asetteluja on päästävä muokkaamaan.
Esimerkiksi tyhjän rivin lisääminen tällä hetkellä rivien väliin vaatii kikkakolmosia ja se ei sinne jää seuraavaa vuotta varten talteen. Eli tarvitaan ihan minimissään ainakin mahdollisuus lisätä tyhjä rivi, niin että se myös sinne jää.
Lisäksi tilitoimistoja varten työkalu jolla voi yhden hyvin tehdyn pohjan kopioida myös käyttäjän syöttämät selitteet. Eli kun kopioi raporttipohjan niin valinta, että kopioitko myös selitteet mukaan. Esimerkiksi tilinpäätöksen arvostusperiaatteissa "Saamisten ja rahoitusarvopapereiden sekä velkojen arvostusperiaatteet" toistuu lähes samanlaisena asiakkaista toiseen.
Anonymous
29-09-2016 10:42 am tekijä Anonymous
Virallisen tasekirjan tulostamisen toivon ehdottomasti muutettavan takaisin vanhaan tapaan, tämä on koko toimistomme toive. On nimittäin melkoisen epäkäytännöllistä, että et pysty tulostamaan virallista tasekirjaa vasta kuin tilinpäätösarkistoon arkistoimisen ja tilinpäätöksen sinetöimisen jälkeen! Vai enkö osaa käyttää tuota?
Useimmiten hommahan menee niin, että tulostan tasekirjan tuolta mukaani, kun lähden asiakkaan kanssa tilinpäätösneuvottelua pitämään. Neuvottelun aikana tilinpäätös joko hyväksytään ja tulostamani tasekirja allekirjoitetaan tai sitten sovitaan siihen tehtäväksi muutoksia. Samoin tilintarkastaja voi vielä vaatia tilinpäätökseen muutoksia. Ja tarkalleen ottaenhan sen pitäisikin olla tilintarkastaja, joka tilinpäätöksen sinetöi vasta tarkastuksen jälkeen! Sinetöinninkin voi poistaa kyllä, mutta se vaatii taas uusia oikeuksien päivityksiä jokaiselle kirjanpitäjälle ja turhia työvaiheita.
Kertokaa toki, jos olen täysin puusilmä, enkä vain oikeaa kohtaa tasekirjan tulostukselle löydä. Muussa tapauksessa toivon pikaista asian korjaamista.