Ainakin muutama factoring-laskutusta tarjoavista rahoitusyhtiöstä pystyy toimittamaan factoring-laskutukseen liittyvistä tileistä tiliotteet ja suorituksista viiteaineistot. Tämä helpottaa suuresti factoring-laskutuksen liittyvää reskontraseurantaa ja kirjanpidon työtä yrityksissä ja tilitoimistoissa. Seuraavassa esimerkissä on kuvattu factoring-laskutuksen prosessi sekä myyntireskontran että kirjanpidon näkökulmasta alla kerrottujen toimintatapojen mukaisesti. Kirjanpidon tositteista ja vienneistä on alle koottu taulukkomallinen aineisto. Huom. tämä on yksi käsittelytapa factoring-laskutukseen, jossa factoring-tileistä saadaan tiliotteet ja suoritukset saadaan alkuperäisten laskujen viitenumeroilla.

Factoring-laskutuksen käsittelyprosessi esimerkissä:

• Rahoitusyhtiö kuuluu Netvisorin tuettuihin rahoitusyhtiöihin factoring-laskutuksen suhteen.
• Yrityksellä on rahoitusyhtiössä ns. rahoitus- ja laskutili
• Rahoitusyhtiö toimittaa sähköisesti tiliotteen molemmista tileistä. Tiliotteiden toimitustiheyden kannattaa olla sama kuin yrityksen pankkitilin, jonne rahoitusyhtiö maksaa rahoituksen.
• Rahoitusyhtiö toimittaa viiteaineiston laskutilille saapuvista suorituksista.
• Rahoitusyhtiö maksaa factoringiin siirretyistä laskuista suoritukset alkuperäisillä viitenumeroilla.
• Tiliotekäsittelyä varten tehdään tarvittavat tiliöintisäännöt ja hyödynnetään näitä sääntöjä tositteiden muodostamisessa tiliotteilta (tiliöintiehdotuksen käyttäminen).
• Rahoitusyhtiön factoring-rahoitustililtä perimät kulut kirjataan kirjanpitoon tiliotekäsittelyn kautta.
• Kun laskutilillä näkyvät tapahtumat kirjataan kirjanpitoon tämän esimerkin mukaan täsmää kirjanpidon laskutilin saldo aina Factoring-laskutilin tiliotteen saldoon riippumatta siitä onko laskutetut myynnit jo kirjautuneet laskutilille. Jos myynnit eivät ole vielä kirjautuneet laskutilille, näkyy ns. matkalla olevat myynnit tilillä 1717 Factoring-myyntisaamiset matkalla.

Factoring-käyttöönotto esimerkkitapauksessani

Esimerkissä käytetyt kirjanpidon tilit

1717      Factoring-saamiset matkalla, suoritusten käsittelemisen välitili (Myynti/Perustiedot ja asetukset/Factoring-tilien hallinta)

1718      Factoring-myyntisaamistili laskutili (Yrityksen nimi/Pankkitilit)

1910      Pankkitili

1995      Rahansiirrot matkalla

2841      Factoring-luottotili rahoitustili (Yrityksen nimi/Pankkitilit)

2939      Arvonlisäverovelka

3000      Myynti

9690      Muut rahoituskulut

1. Perusta rahoitusyhtiön ilmoittamat lasku- ja rahoitustilit Netvisorin pankkitileihin seuraavin tiedoin:

Laskutili

Rahoitustili (Rahoitustilin kirjanpidon tiliksi valitaan joko 2639 tai 2841 rahoituksen luonteesta riippuen, esimerkissä käytetty tiliä 2841)

2. Perusta factoring-tili Netvisoriin ohjeen mukaan. Esimerkissä se on näin:

3. Perusta tarvittavat tiliöintisäännöt tiliotekäsittelyn kautta kun ko. tapahtumia on tiliotteella. Näin saat määriteltyä oikeat tunnistetiedot (mm. maksuaihekoodi, maksun nimitarkenne, pankkitili jne.) parhaiten. Muista, että maksun nimitarkenteessa isoilla ja pienillä kirjaimilla on eroa.

Factoring-laskujen teko ja suorituksen kirjaus, esimerkkitapaus

1. Perusta asiakas, muista määritellä asiakaskortin Lisätietojen muokkaus –välilehdelle Factoring-tili.

2. Tee laskut ja lähetä ne. Lähetysprosessissa on automaattisesti sekä factoring-ilmoitus että myyntilasku lähetettäväksi. Lähetetyistä laskuista muodostuu tositteet, joiden sisältö on näin:

3. Ko. tapahtuma näkyy factoring-laskutilin tiliotteella, josta se kirjataan tiliöintisäännön teon jälkeen tiliöintiehdotusta käyttämällä seuraavasti:

4. Rahoitusyhtiö siirtää laskuista rahoitusta yrityksen factoring-rahoitustilille. Tiliotteella tapahtuma kirjataan tiliöintisäännön teon jälkeen tiliöintiehdotusta käyttämällä seuraavasti:

5. Rahoitusyhtiö luototus näkyy yrityksen pankkitilillä. Tiliotteella tapahtuma kirjataan tiliöintisäännön teon jälkeen tiliöintiehdotusta käyttämällä seuraavasti:

6. Asiakas maksaa laskun ja viitesuoritus saapuu (automaattikirjaus) ja samalla tallentuu myös suoritus myyntireskontraan. Sisältö tositteella näin:

Kun asiakas maksaa laskun syntyy siitä viitesuorituksen lisäksi tapahtuma sekä lasku- että rahoitustilille. Näiden kirjaukset käydään läpi seuraavissa kohdissa.

7. Suoritustapahtuma näkyy rahoitustilin tiliotteella, josta se kirjataan tiliöintisäännön teon jälkeen tiliöintiehdotusta käyttämällä seuraavasti:

8. Suoritustapahtuma näkyy laskutilin tiliotteella, josta se kirjataan tiliöintisäännön teon jälkeen tiliöintiehdotusta käyttämällä seuraavasti:

9. Rahoitusyhtiö siirtää suorituksen jälkeen puuttuvan osan suorituksesta yhtiön pankkitilille. Kirjaus tehdään samalla tavalla kuin kohdissa 4 ja 5. Eli tositteet esimerkkitapauksessa näin:

10. Factoring-rahoitustilillä näkyvät factoring-kulut kirjataan halutuille kulutileille. Esimerkissä kuluja ja korkoja ei ole eritelty ja tosite on kirjattu näin:

Kirjanpidon viennit ja myyntireskontran tapahtumat