J

Jani Korhola

Kohti 100% automaatiota ostolaskujen käsittelyssä

23-08-2017 10:25 am tekijä Jani Korhola (Päivitetty 02-01-2019 tekijä Anonymous)

Hei,

Julkaisemme torstaina 24.8.2017 uudistetun ostolaskujen automaattisen käsittelyn. Tarkoituksena on vähentää ostolaskujen rutiininomaiseen käsittelyyn vaadittavaa manuaalista työtä ja vapauttaa käyttäjien aikaa tuottavampaan työhön. Nykyiset automaatiosäännöt siirretään päivityksen yhteydessä tähän uuteen malliin automaattisesti. Tarkemmat ohjeet toiminnon käyttöön löytyvät tuksivustoltamme ja niitä päivitetään vielä tarpeen mukaan.

Uudistus tulee mahdollistamaan monipuolisten sääntöjen luomisen ja yhtenä toivotuimmista ominaisuuksista on automaattinen tiliöinti laskurivitasolla. Automaatiosäännöt toimivat nyt myös Netvisoriin manuaalisesti syötetyillä laskuilla. Lisäksi sääntöjen avulla voidaan kohdistaa ostotilausten rivejä ostolaskuun sekä kopioida rivitason tietoja näiden välillä. Tulemme syksyn aikana vielä mahdollistamaan laskujen lähettämisen automaattisesti maksuun. Tulevalla työlistalla meillä on vielä jaksotukset sekä vyörytykset. Lisäksi toivomme palautetta muista toiminnoista ja ehdoista joita automaatioon olisi hyvä lisätä. Tulemme varaamaan toiminnon jatkokehitykselle aikaa 2018 alussa. Uudistus kuuluu ostoreskontran hintaan, joten lisämaksuja siitä ei yrityksille tule. Automaatiosääntöjen luontiin tarvitaan tuttuun tapaan hyväksyjän oikeudet ilman summarajoja. Seuraavassa toiminnallisuuden lyhyt läpikäynti sekä muutama esimerkkisääntö.

Sääntöjen hallinta- / yhteenvetosivu

Hallintasivu koostuu moduuleista joilla jokaisella on oma tarkoituksensa. Alla jokaisesta lyhyt läpikäynti. Yhteiset ja toimittajakohtaiset säännöt suoritetaan siinä järjestyksessä kuin ne ovat sivulla ja suoritusjärjestystä kuvataan juoksevalla numerolla. Voit vaihtaa sääntöjen järjestystä "raahaamalla" säännön haluttuun kohtaan. Huomaathan että yhteisiä sääntöjä ei saa siirrettyä toimittajakohtaisiksi tai toisinpäin. Mikäli jotain sääntöä ei voida suorittaa kokonaan, jätetään sen säännön tehtävät kokonaan tekemättä ja automaatio jatkaa seuraavasta säännöstä. Näin ollen on suositeltavaa tehdä monta pientä ja yksinkertaista sääntöä kuin yksi sääntö jossa tehdään kaikki mahdolliset toiminnot.

1. Ostolaskujen automaation hallinta Tässä moduulissa voit ottaa automaation käyttöön tai poistaa käytöstä. Lisäksi siinä näytetään kaikki toimittajat joille on tehty sääntöjä, toimittajaan kohdistuvien sääntöjen määrä sekä vanhentuneet säännöt. Valintalistalta voit hakea toimittajia toimittajarekisteristä ja luoda näille sääntöjä (kohta 3)

2. Yhteiset säännöt Yhteiset säännöt vaikuttavat useampaan kuin yhteen toimittajaan. Säännöt suoritetaan numerojärjestyksessä. Toimittajarekisteriin luotavia uusia toimittajia ei lisätä automaattisesti sääntöön jos säännössä on valittuna "Valitut toimittajat". Mikäli valinnaksi vaihdetaan "Koko toimittajarekisteri", niin silloin kyseinen sääntö vaikuttaa myös niihin toimittajiin jotka luodaan toimittajarekisteriin laskujen saapumisen yhteydessä. Yhteisiä sääntöjä voi olla ennen ja jälkeen toimittajakohtaisten sääntöjen.

3. Toimittajakohtaiset säännöt Toimittajakohtaiset säännöt ovat muuten toiminnaltaan samanlaisia kuin yhteiset säännöt, mutta ne koskevat vain yhtä tiettyä toimittajaa. Näin voit esimerkiksi määritellä yhden toimittajan ostotilausten ja ostolaskujen kohdistamiseen liittyvät ehdot ja toiminnot tai ostolaskurivien tiliöinnit.

4. Yhteenveto Yhteenvedossa näet kuinka paljon automaation kautta on tehty toimenpiteitä saapuneille laskuille

5. Ehdotukset automaatiosäännöiksi Netvisor käy jatkuvasti läpi saapuvaa laskumassaa ja ehdottaa sellaisia laskuja automatisoitaviksi jotka toistuvat säännöllisin väliajoin.

6. Tapahtumahistoria Tapahtumahistoriasta näet mitä laskuja on automaation toimesta käsitelty ja mitkä laskut ovat kenties siirtyneet manuaaliseen käsittelyyn kun ehdot eivät ole täyttyneet. Laskukohtaiset tiedot löytyvät myös ostolaskulta sekä säännöiltä.

Säännön luominen

Sääntöjen luominen lähtee liikkeelle "Uusi yhteinen sääntö" tai "Uusi toimittajakohtainen sääntö" -painikkeesta. Mikäli halutaan tehdä toimittajakohtainen sääntö, niin toimittaja pitää olla ensin valittuna. Sääntöön voi antaa vanhaan tapaan Nimen, kuvauksen ja voimassaoloajan, mutta voimassaoloaika ei ole enää pakollinen. Lisäksi sääntöön määritellään toiminnot mitä halutaan tehtäväksi, sekä ehdot joiden täyttyessä toiminto tehdään. Kuten jo yllä mainitsin, niin suosittelemme tekemään mieluummin useita yksinkertaisia sääntöjä kuin yhden säännön joka kattaa kaikki halutut toiminnot ja ehdot.

Alla esimerkki säännöstä jossa toistuvalle laskulle on määritetty automaattinen tiliöinti olemassa olevien laskujen pohjalta. Tiliöintitiedot haetaan mallilaskuilta siten, että ensimmäinen mallilasku on määräävä ja seuraavilta laskuilta haetaan vain täydentäviä tietoja riveille mikäli kaikille riveille ei löytynyt tarvittavia tietoja.

Esimerkkisääntö pyöristyserojen kirjaamisesta kirjanpidon oletustileissä määritellylle kirjanpidon tilille

Esimerkki loma-ajan kiertolistan määrittelystä. Huomioitavaa on että tällainen "normaalin" yliajava sääntö kannattaa priorisoida mahdollisimman alkuun sääntölistalla. Kun kiertolista on yhden säännön toimesta asetettu, niin seuraavat säännöt eivät enää tätä pysty tekemään.

Tähän tulemme lisänä tekemään Avoimet ostolaskut -listaukseen massatoiminnnon jolla voi vaihtaa laskujen käsittelijät toiseksi. Tämä tehdään samassa yhteydessä 2018 alkupuolella kun päivitämme automaation toiminnallisuuksia.

Viimeisenä esimerkki automaation keskeyttämisestä mikäli toimittaja luodaan laskun saapumisen yhteydessä. Esimerkkiin otettu "Laskun lähde" -tiedon pois jättämällä pätee tämä sääntö kaikkiin saapuviin laskuihin. Tuolla valinnalla voi kuitenkin tehdä tarkennuksia.

Toivomme tämän blogin yhteyteen palautetta automaation toimivuudesta ja niistä toiminnoista ja ehdoista joita tänne haluttaisiin lisätä. Kuten blogin alussa mainitsin, tulemme varaamaan automaation jatkokehitykselle vielä aikaa vuoden 2018 alkupuolella ja tätä kautta tulleilla toiveilla on hyvät mahdollisuudet päästä listalle mukaan.


A

Anonymous

07-09-2017 2:09 pm tekijä Anonymous

Kertatiliöinnistä: mielestäni nykyinen toiminto riittää. Kunhan huomioitte siinä nykyisellään olevan ärsyttävän ominaisuuden (bugin?), joka kertatiliöintiä käytettäessä poistaa tiliöintiriveiltä sinne (ennen toiminnon käyttöä) automaattisesti tuodut kustannuspaikat. Tästä löytyy aiempia kyselyitä esim. https://community.vismasolutions.com/ideas/1482

J

Jani Korhola

07-09-2017 9:36 pm tekijä Jani Korhola

Hei Kuisma,

Kertatiliöinnin ongelma tullaan korjaamaan pikaisesti

J

Jani Korhola

07-09-2017 9:40 pm tekijä Jani Korhola

Hei Kuisma,

Kyllä, tässä tapauksessa lisätään yksi tiliöintirivi jotta summa saadaan täsmäämään. Tässä samalla nyt varmistuksena että tuo yllä kysymäsi laskentakohteen asetus ei toimi näillä pyöristyskirjauksilla (mallilaskusta) juuri sen takia että muodostettava rivi ei ole alkuperäinen laskurivi. Pistetään tämä siis mietintämyssyyn.

A

Anonymous

08-09-2017 8:11 am tekijä Anonymous

Tätä vähän hain... Pyöristyserot muodostetaan, joten mallilaskua ei voi käyttää. Samoin kategorioisin pyöristyserosäännön ennemminkin yleiseksi säännöksi, en niinkään toimittajakohtaiseksi säännöksi.

Selkeintä olisi, jos pyöristyseron automaatiosääntöön voisi asettaa, että minkä laskentakohteen tai -kohteet asetetaan, samalla kun pyöristyserokirjaus tehdään. Tai oikeastaan parempi olisi, jos kirjanpidon perustietoihin voisi pyöristyserotilin yhteyteen tehdä tämän valinnan. Se perityisi sieltä _kaikkiin_ järjestelmän muodostamiin pyöristyseroihin esim. alv-laskelman yhteydessä.

A

Anonymous

19-09-2017 2:59 pm tekijä Anonymous

Hei Jani,

ehdottomasti teille sinne mietintään pyöristyserot -tilin taakse vakiolaskentakohteet. Järjestelmä tuottaa paljon muutakin materiaalia josta syntyy pyörityseroja (palkat, alv-laskenta yms.). Itselläni on asiakkaina yhdistyksiä jotka ovat alv-velvollisia tietystä toiminnastaan ja yhdistyksillä on ihan surpertärkeää että jokaiselle tuloslaskelman tilille löytyy laskentakohde ja yhtään kohdistamatonta tapahtumaa ei saa olla. ALV sulkemisen yhteydessä tulee joka kuukausi tilanne että pyöristyseroja syntyy. Kuukauden sulkemisen jälkeen pitää käydä tilikauden hallinnan kautta avaamassa kuukausi ja käydä laittamassa pyöristyserot alv-tositteelle. Tämä on ihan turhaa manuaalista työtä ja suoraan sanottua riski käydä kuukautta avaamassa, joku saattaa silläkin välillä ehtiä tekemään jotain suljetulle kuukaudelle. Kirjanpidon perustetoihin tuleva tieto pyöristyseron laskentakohteesta aidosti helpottaisi tätä työtä todella paljon.

A

Anonymous

20-09-2017 7:11 am tekijä Anonymous

Tuota samaa pyöristyseron kustannuspaikkakorjausta mitä Kati tekee tehdään täälläkin joka kuukausi, varmaan moni muukin joutuu tekemään samaa ja omasta mielestänikin turhaa työtä. Useimmiten yrityksillä joilla on kustannuspaikat käytössä kaikki tapahtumat kirjataan kustannuspaikoille, tuo on niin pieni erä että yleensä kaikki menee yhdelle ja samalle, mutta jollekin kustannuspaikalle ne aina laitetaan, siis kuukauden lopussa on tarkistettava että kohdistamattomia ei jää.

A

Anonymous

20-09-2017 11:44 am tekijä Anonymous

Jos teen automaattisäännön: Tiliöi laskurivit mallilaskun pohjalta, niin mihin laitan kohdan että tiliöidään vasta hyväksyttyjä laskuja? En siis halua että laskut menevät esitiliöinti tilaan.

A

Anonymous

22-09-2017 2:37 pm tekijä Anonymous

Olemme testailleet aktiivisesti kirjanpidon tilien asiasetuksessa automaatiosääntöä "tiliöi laskurivit mallilaskun pohjalta" ja todenneet, että siinä on omat ongelmansa erityisesti tukkuliikkeiden laskuilla: harvoin muodostuu tilannetta, missä yritys on ostanut esim. kymmenellä edellisellä laskulla kaikki sellaiset tuotteet, joita ostetaan jatkossakin kyseiseltä tukkuliikkeeltä. Tukkuliikkeiltä kuitenkin saadaan lähes aina hinnasto tuotekoodeineen ja -nimikkeineen (Excelissä), johon liittyen seuraava kuvaus ja kysymys.

Jatkuvan työmäärän prosessikuvaus:

Nykyisessä prosessissa yhteen sääntöön linkitetään kaikki toimittajan aiemmat laskut > tulee seuraava lasku ja siinä on aina tuotteita, joita ei ole edellisellä laskulla > tiliöidään ne ja lisätään tämä uusi lasku sääntöön muiden mallilaskujen perään > toistetaan tätä hamaan tulevaisuuteen asti.

Vähäisen työmäärän prosessikuvaus:

Pyydetään toimittajan tuotekatalogi (csv) -> määritellään siihen tilit ja kustannuspaikat -> ladataan tämä tiedosto automaatiosääntöön pohjaksi, jonka mukaan seuraavat laskut esikäsitellään

Prosessinäkökulmasta toimittajan hinnaston lataaminen olisi selkeämpää kuin käyttää mallilaskua pohjana - painotuksena tukkuliikkeet. Kommentoitko Jani onko tällainen ajatus toteutuskelpoinen?

Nykyiseen toimintamalliin liittyen: olisi hyvä saada ostolaskulle johonkin kohtaan painike ”lisää lasku toimittajan automaatiosääntöön”. Koska tätä joudutaan tekemään tukkurilaskuilla toistuvasti, prosessia nopeuttaisi jos sen voisi tehdä helpommin.

Nykyiseen toimintamalliin myös kysymys: kun yhteen automaatiosääntöön asetetaan ”tiliöi laskurivit mallilaskun pohjalta”, onko tässä maksimimäärää että kuinka montaa mallilaskua voidaan hyödyntää säännöstössä? Olemme siis laittaneet näitä mallilaskuja yhteen ja samaan sääntöön allekkain.

J

Jani Korhola

25-09-2017 1:43 pm tekijä Jani Korhola

Hei Kuisma,

Toimittajan hinnastojen tallentaminen Netvisoriin on meidän työlistalla, mutta tälle en vielä uskalla luvata toteuttamisen ajankohtaa. Meillä ajatus on ollut sen suuntainen että tiedot tallennetaan toimittajakortin taakse ja täältä voisi sitten automaatiosäännöllä "kutsua" hinnastoa, jolloin tarkistus tehtäisiin tällä tavalla. Lopputuloksena sama kuin mitä sinä haet esimerkilläsi. Ja tuo "Mallilaskujen pikalisäys" toimisi yhtenä vaihtoehtona toki jos näyttää että toimittajan hinnastojen tuonniin loppuunvienti venyy pitkälle tulevaisuuteen.

Maksimimäärä malllilaskuille / sääntö on 15. Jos tämä tulee täyteen, niin toki voi luoda uuden säännön johon saa sitten seuraavat 15 mallilaskua.

A

Anonymous

26-09-2017 9:34 am tekijä Anonymous

Jos nyt silti tsemppaisitte ja saisitte hinnastolausmahdollisuuden toteutettua varaamanne v. 2018 alkuvuoden jatkokehityksen aikana. Lataus säännön sijaan toimittajan taakse kuulostaa fiksulta.

A

Anonymous

26-09-2017 8:30 pm tekijä Anonymous

Kaipaisimme mahdollisuutta asettaa säännön kautta itse määriteltyä tekstiä laskulla olevaan kommenttikenttään "laskun lisätieto".

Esimerkkinä: teemme säännön, jossa ehdon täyttyessä automatiikka asettaa laskulle maksukiellon. Jos tämän lisäksi "laskun lisätieto" -kenttään saisi tuotettua esille itse määritellyn infotekstin, ei jäisi (asiakas-)käyttäjälle epäselväksi, että miksi maksukielto on asetettu.

A

Anonymous

28-09-2017 2:29 pm tekijä Anonymous

"Automaatiosääntöjen luontiin tarvitaan tuttuun tapaan hyväksyjän oikeudet ilman summarajoja". Yleensä kirjanpitäjällä on vaan asiatarkastusoikeuksia jos on niin että kirjanpitäjä maksaa laskut myös. Löytyykö syy siihen miksi täytyy olla hyväksymisoikeuksia ja onko joku muu törmännyt tähän samaan ongelmaan? Miksi ei kirjanpitäjän oikeudet riittäisi?

A

Anonymous

28-09-2017 6:29 pm tekijä Anonymous

Esitiliöintiä ei tehdä automaattisesti, jollei aseta sääntöön valintaa "tiliöi lasku".

J

Jani Korhola

29-09-2017 2:04 pm tekijä Jani Korhola

Hei Annika,

Hyväksyntäoikeus on tässä sen takia että oikeusmäärittelyt pysyvät yksinkertaisina. Mietimme kyllä vaihtoehtoista mallia jossa asiatarkastusoikeudella olisi päässyt tekemään osan säännöistä ja hyväksyntäoikeuksilla sitten osan. Tästä olisi kuitenkin hyvin todennäköisesti seurannut paljon kysymyksiä että mitä voi tehdä milläkin oikeudella vaikka siitä olisi hyvän ohjeenkin tehnyt. Lisäksi olisi mielestäni myös outoa mikäli pelkillä kirjanpitäjän oikeuksilla pääsisi muokkaamaan ostolaskukäsittelyyn liittyvää automaatiota. Silloin yrityksen ne käyttäjät jotka hoitavat vain ostolaskuja, eivät pystyisi itse vaikuttamaan automaatioon.

Joudumme toki näitä käyttöoikeuksia vielä miettimään, sillä tarkoituksemme on julkaista vielä tämän vuoden aikana mahdollisuus lähettää laskut automaattisesti maksuun, jolloin herää kysymys että pitäisikö tämän säännön asettamisen vaatia jo maksuoikeudet. Eli muutoksia on mahdollisesti luvassa, mutta pyrimme pitämään ne mahdollisimman pieninä jotta käyttäjille ei aiheudu tästä haittaa.

A

Anonymous

02-10-2017 7:27 am tekijä Anonymous

Esitiliöinnistä vielä, olisi kätevää että tiliöintiin saisi automatiikan mutta en halua että laskut esitiliöidään, onko siis mahdollista että teen valinnan tiliöi lasku mutta siten että se tulee tiliöidyksi vasta hyväksynnän jälkeen?

Logga in eller Registrera digför att publicera en kommentar