Julkaisimme joulun alla ostolaskujen käsittelyautomaatioon mahdollisuuden maksaa laskut automaattisesti. Toimintoa voi hyödyntää esimerkiksi säännöllisesti toistuvien laskujen kohdalla joiden summa on vakio (tai tietyn vaihteluvälin sisällä) ja käsittely on kuukaudesta toiseen sama (vuokrat, kiinteät palvelumaksut, puhelinlaskut).

Automaattinen maksaminen onnistuu tekemällä sääntö joka hoitaa maksamisen mikäli lasku osuu sääntöön. Huomioitavaa tässä on se, että maksusäännön tekemiseen tarvitaan maksu- ja hyväksyntäoikeudet ilman rajoituksia. Lisäksi maksusäännön voi tehdä vain toimittajakohtaisesti, eli yleistä sääntöä “maksa kaikki”, ei voi tehdä. Myös SEPA-alueen ulkopuoliset maksut on toistaiseksi rajattu automaation ulkopuolelle.

Kun sääntö käsittelee laskun, jää lasku pankkiliikennejonoon 72 tunnin ajaksi. Laskun voi tänä aikana käydä poistamassa maksusta, mikäli siinä huomataan jotain korjattavaa. Poistaminen onnistuu laskunäkymästä (sininen infoteksti). Säännön käsittelemät laskut tulevat mukaan myös ostolaskuviestintään ja näistä maksuautomaation käsittelemistä laskuista tulee myös sähköpostilla ilmoitus yrityksen maksuoikeudet omaaville käyttäjille, mikäli viestintäasetuksissa (omat perustiedot) on aktivoitu valinta “Automaattisesti maksettavat ostolaskut.

Tässä pikaohje maksusäännön tekemiseeen. Tarkemmat ohjeet automaatiosta löytyvät ohjesivuiltamme.

1. Valitse toimittaja jolle haluat säännön tehdä
2. Luo uusi toimittajakohtainen sääntö
3. “Toiminnot” → Maksa lasku automaattisesti tililtä
4. Valitse haluttu tili
5. Määrittele ehtoihin summaraja
6. Valitse toimittajan tili joka pitää olla laskulla
7. Tallenna

Kohdat 4-6 ovat pakollisia tietoja kun halutaan tehdä maksusääntö. Ilman näitä tietoja sääntöä ei pysty tallentamaan. Huomiothan lisäksi että lasku tulee olla hyväksytty tilassa, jotta maksuun vienti onnistuu. Näin ollen alla olevaan sääntöön tulee lisätä toimintona myös hyväksyntä, mikäli laskua ei ole hyväksytty jo toisen säännön toimesta.

Esimerkkisääntö:

Lyhyt FAQ

K: Pitääkö lasku olla hyväksytty ennen kuin automaatiosääntö voi sen hyväksyä?

V: Pitää olla. Hyväksynnän voi lisätä tuohon samaan sääntöön toiminnoksi mikäli hyväksynnälle ei ole tehty erillistä sääntöä

K: Kuinka usein automaatio muodostaa maksuaineiston?

V: Aina kun sääntöjen läpi menee sellainen lasku joka voidaan siirtää maksuun. Maksu odottaa 3 vrk (72h) ennen kuin aineisto lähetetään pankkiin. Tänä aikana laskun saa pois maksujonosta laskunäkymästä.

K: Voiko maksuautomaation ajaa jälkikäteen kun lasku on käyttäjän toimesta hyväksytty

V: Ei voi. Automaatio ajetaan tällä hetkellä vain laskuille jotka tuodaan järjestelmään.

K: Huomioiko maksuautomaatio toimittajalle / laskulle asetetut maksukiellon?

V: Kyllä.

K: Koskeeko maksuautomaatio kaikkia ko toimittajan laskuja (verkkolasku, skannattu lasku, manuaalinen lasku, rajapinnan kautta tuotu lasku)

V: Kyllä, ellei tätä ole erikseen rajattu säännössä.

K: Menevätkö kaikki ulkomaiset laskutkin maksuautomaation läpi?

V: Ei mene. Vain SEPA-alueen laskut / maksut voidaan käsitellä maksuautomaation toimesta.