Ostolaskuautomaatio -ohjeistuksen mukaan automaatiomäärittelyyn pääsee, mikäli käyttäjällä on reskontrien oikeuksista vähintään hyväksyjäoikeudet. Saamamme lisätiedon mukaan edellytyksenä on vielä, että ko. hyväksyjällä ei saa olla mitään euromääräisiä rajoja laskujen hyväksynnässä.

Käytännössä näitä järjestelmäasetuksia ei yleensä tee laskujen hyväksyjät vaan järjestelmän pääkäyttäjät, joilla ei yleensä ole laskujen hyväksymisoikeuksia. Lisäksi laskujen hyväksyjillä on ainakin isommissa organisaatioissa myös laskujen euromääräiset hyväksymisrajat.

Eli tämä nykyinen käyttöoikeuksien määritys ei ole toimiva.

Lisäksi nuo Netvisorin tekemät automaatioehdotukset eivät näy tällä hetkellä kenelläkään meidän yhtiössämme, koska myös toimitusjohtajalla on yhtiön hallituksen määrittelemä ostolaskujen hyväksymisraja

Ehdotamme, että käyttöoikeusmääritystä muutetaan seuraavasti:

-     järjestelmän pääkäyttäjällä on oikeus määritellä ostolaskuautomaation asetuksia, mikäli hänellä on ostoreskontraoikeudet (min. asiatarkastus)  TAI

-     käyttäjälle on annettu ostolaskujen hyväksymisoikeus riippumatta siitä onko hänellä euromääräinen hyväksymisraja vai ei; näin voisimme antaa käyttäjälle hyväksymisoikeuden ja määritellä rajaksi 0,01 €; näin minimoimme väärinkäytökset