Tämä ohje käsittelee, kuinka yrityksessä hallinnoidaan ostolaskujen kiertolistoja asiatarkastajia ja hyväksyjiä varten. Kiertolistat voidaan luoda, valita manuaalisesti tai käyttää niitä ostolaskuautomaation kautta. Kiertolistat voidaan määrittää sekä yritys- että toimittajakohtaisesti.

Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Ostot > Toimittajat > Kiertolistojen hallinta tai toimittajakortin kautta.

SISÄLTÖ

Yrityksen kiertolistat

Kiertolistojen avulla määritellään ostolaskuille halutut asiatarkastajat ja hyväksyjä. Kiertolistoja ajetaan laskuille ostolaskuautomaation avulla tai valitaan laskulle manuaalisesti.

Kiertolistan voi valita laskulle manuaalisesti vain, jos käyttäjällä on Myynti- ja ostoreskontrien oikeuksissa valittuna oikeus "Ostolaskun hyväksyntäkierron asettaja".

Uusi kiertolista

Uuden kiertolistan luonti tehdään vaiheittain.

  1. Paina "Luo uusi kiertolista" -painiketta.
  2. Anna kiertolistalle kuvaava nimi.
  3. Valitse kiertolistalle halutut asiatarkastajat.
  4. Valitse pääasiatarkastaja painamalla tähden sisältävää painiketta halutun asiatarkastajan kohdalla.
    • Pääasiatarkastaja voi tarkastaa laskun kokonaisuudessaan tai vain oman osuutensa.
  5. Ruksaa tarvittaessa kohta "Pakota tarkastusjärjestys asetetun mukaiseksi".
    • Tällöin tarkastus tehdään samassa järjestyksessä, jossa henkilöt on valittu listaan.
  6. Valitse kiertolistalle hyväksyjä.
    • Hyväksyjäksi voidaan valita vain yksi henkilö.
  7. Tallenna kiertolista.

Kun kierto on talletettu, kiertolista näkyy yrityksen kiertolistoissa.

Oletuskierto 

Oletuskierron avulla määritellään, mitä kiertolistaa käytetään oletuksena yrityksen ostolaskuilla.

  1. Valitse halutun kiertolistan kohdalla oletuskierto-valinta.
    • Tällöin tätä kiertoa käytetään oletuksena.
  2. Huomioi, että yrityksessä voi olla vain yksi oletuskierto kerrallaan valittuna.
    • Voit vaihtaa oletuskierron valitsemalla toisen kiertolistan oletuskiertona.
  3. Jos yhtään kiertolistaa ei ole asetettu oletukseksi, valitse kiertolista laskulle käsin.

Kun oletuskierto on päällä, se näkyy kiertolistojen näkymässä seuraavasti:

Kiertolistarivin perässä on seuraavat vaihtoehdot:

  • Poista kiertolista.
  • Muokkaa kiertolistaa.
  • Poista kiertolista oletuskiertona.
  • Näytä, millä toimittajilla kiertolista on käytössä.
  • Näytä, millä automaatiosäännöillä kiertolista on käytössä.

Mikäli yrityksessä on käytössä ostolaskuautomaatiosääntö kiertolistojen valintaan, automaatiosääntö yliajaa kiertolistojen hallinnassa asetetun oletuskierron. Tällöin kierto tulee automaatiosäännön sääntöjen ja ehtojen perusteella.

Toimittajan kiertolistat

Kiertolista voidaan määrittää toimittajakohtaisesti. Kiertolista voidaan asettaa myös toimittajan oletuskiertolistaksi.

Voit avata toimittajakohtaiset kiertolistat valitsemalla Ostot > Toimittajat ja valitsemalla halutun toimittajan.

Toimittajan kiertolistojen näkymässä:

  • Hae olemassa oleva toimittaja.
  • Näytä, mitä kiertolistoja toimittajaan on liitetty.
  • Tarkista, mitkä kiertolistat ovat käytössä.
  • Tarkista, mikä kiertolista on oletuksena, jos listoja on useampia.

Alla olevassa esimerkissä on käytössä kolme listaa, ja "Haluttu kiertolista" -niminen lista on oletuskiertona.

Huom! Mikäli oletuskiertovalintaa ei ole asetettu, laskut eivät ohjaudu automaattisesti, vaan kiertolista pitää valita käsin.

Listoja voidaan lisätä myös toimittajakortilta. (Ostot > Toimittajat)

Myynti- ja ostoreskontrien oikeuksissa on mahdollista määrittää käyttäjille mm. asiatarkastusoikeudet toimittajien laskuille. Koska asiatarkastajalle voidaan antaa oikeudet kaikkien yrityksen toimittajien laskuja varten tai rajata oikeudet vain tiettyihin toimittajiin, asiatarkastajan nimi näkyy sen mukaisesti tällä välilehdellä. Tämä tieto löytyy toimittajatiedoista.

Jos haluat lisätä jonkin asiatarkastajan nopeasti juuri tämän toimittajan asiatarkastajaksi, toimi näin:

  1. Klikkaa "Lisää uusi asiatarkastusoikeus" -linkkiä.
  2. Valitse asiatarkastajan nimi avautuvasta valikosta.

Jos toimittajan laskujen asiatarkastamiseen ja hyväksymiseen halutaan käyttää ennalta määriteltyä kiertolistaa, voit ottaa sen käyttöön seuraavasti:

  1. Valitse toimittajakortilta linkki "Kiertolistojen hallinta".

Toimittajan oletuskiertolistan asettaminen tehdään seuraavasti:

  1. Valitse valittavana olevista kiertolistoista halutun listan riviltä kohta "Käytössä".
  2. Valitse rivin oikeassa reunassa olevasta toimintopainikkeesta kohta "Aseta toimittajan oletuskiertolistaksi".

Usein kysyttyjä kysymyksiä

K: Miten luon uuden kiertolistan yritykselle?
V: Paina "Luo uusi kiertolista" -painiketta, anna kiertolistalle kuvaava nimi, valitse asiatarkastajat ja pääasiatarkastaja, määritä tarvittaessa pakotettu tarkastusjärjestys, valitse yksi hyväksyjä ja tallenna kiertolista. Tämän jälkeen kiertolista näkyy yrityksen kiertolistoissa.

K: Miten asetan kiertolistan yrityksen oletuskiertolistaksi?
V: Valitse halutun kiertolistan kohdalla oletuskierto-valinta. Yrityksessä voi olla vain yksi oletuskierto kerrallaan, mutta voit vaihtaa oletuskierron valitsemalla toisen kiertolistan oletukseksi. Jos oletuskiertoa ei ole, kiertolista pitää valita laskulle käsin.

K: Miten ostolaskuautomaatiosääntö vaikuttaa oletuskiertoon?
V: Jos yrityksessä on käytössä ostolaskuautomaatiosääntö kiertolistojen valintaan, automaatiosääntö yliajaa kiertolistojen hallinnassa asetetun oletuskierron. Tällöin kierto määräytyy automaatiosäännön sääntöjen ja ehtojen perusteella.

K: Miten määritän kiertolistan toimittajakohtaisesti?
V: Avaa toimittaja valitsemalla Ostot > Toimittajat, tarkastele toimittajan kiertolistoja ja liitä halutut kiertolistat toimittajaan. Voit asettaa jonkin listan toimittajan oletuskiertolistaksi valitsemalla listan kohdalla "Käytössä" ja sen jälkeen toimintopainikkeesta "Aseta toimittajan oletuskiertolistaksi".

K: Mitä tapahtuu, jos toimittajalle ei ole asetettu oletuskiertolistaa?
V: Jos toimittajalle ei ole asetettu oletuskiertolistaa, laskut eivät ohjaudu automaattisesti kiertolistalle, vaan kiertolista pitää valita laskulle käsin.

K: Miten lisään asiatarkastajan nopeasti tietyn toimittajan laskuille?
V: Avaa toimittajatiedot, klikkaa "Lisää uusi asiatarkastusoikeus" -linkkiä ja valitse asiatarkastajan nimi valikosta. Asiatarkastajalle voidaan antaa oikeudet kaikkien toimittajien laskuille tai rajata oikeudet vain tiettyihin toimittajiin Myynti- ja ostoreskontrien oikeuksissa.

Avainsanat: kiertolistat, ostolasku, asiatarkastus, hyväksyntä



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.