Tässä ohjeessa käsitellään, miten ostolasku kohdistetaan oikealle toimittajalle Netvisoriin saapuessaan. Samat kohdistusehdot koskevat sekä verkkolaskuja että skannauspalvelusta tulevia laskuja. Toimittajan vaihto-ohjeet laskulle ovat myös kuvattu.
SISÄLTÖ
Ostolaskun kohdistus toimittajaan
Netvisoriin saapuvan ostolaskun kohdistus toimittajaan tapahtuu seuraavilla ehdoilla. Nämä samat ehdot ovat käytössä sekä verkkolaskuilla että skannauspalvelusta saapuvilla laskuilla. Jos toimittajarekisterissä on sekä aktiivinen että passiivinen toimittaja identtisin tiedoin, kohdistus tehdään aktiiviseen toimittajaan.
Järjestelmä hakee toimittajat, joissa:
- nimi täsmää saapuneen laskun kanssa ja Y-tunnus/VAT-tunnus on sama kuin laskulla. Jos Y-tunnus ja VAT-tunnus sisältää eri arvon, järjestelmä tarkistaa saapuvalta sanomalta VAT-tunnuksen.
- VAT-tunnus / Y-tunnus täsmää saapuneen laskun kanssa. Ensisijaisesti tarkistuu VAT-tunnuksen arvo, jos VAT-tunnus ja Y-tunnus sisältää eri arvon.
- toimittajakoodi täsmää saapuneen laskun kanssa.
- nimi täsmää saapuneen laskun kanssa.
- saapuneen laskun tilinumero täsmää toimittajan pankkitiliin, pankkitilin maa on määritelty ja se on jokin muu kuin Suomi.
Y-tunnusta vertaillaan normaalimuodossa, VAT-tunnusmuodossa ja ilman väliviivaa.
Mikäli laskuun kohdistuu useampi toimittaja, järjestelmä valitsee toimittajan seuraavasti:
- valitaan yllä olevan kohdistuslistan mukaan vahvempi kohdistus eli järjestyksessä aiempi kohdistusehto ensin
- jos löytyy useita toimittajia samalla kohdistusehdolla, suositaan aktiivisia toimittajia
- jos on useita aktiivisia toimittajia, valitaan näistä luontijärjestyksessä vanhin.
Mikäli mikään ehdoista ei täyty, järjestelmään luodaan uusi toimittaja. Uudelle toimittajalle täytetään nimi, Y-tunnus ja pankkitili, jos nämä ovat tunnistettavissa laskulta.
Jotta kohdistuminen tapahtuu oikealle toimittajalle ja olemassa olevaa toimittajaa ei luoda uudelleen, lisää jokaisen toimittajan tietoihin kaikki toimittajan ilmoittamat tiedot, sekä pankkitilit, ja täytä toimittajan tiedot muutenkin mahdollisimman kattavasti.
Ostolaskuautomaatio ottaa laskun käsiteltäväksi, jos se on verkkolasku tai jos skannilaskun toimittaja on tunnistettu vahvasti eli vähintään nimellä ja Y-tunnuksella.
Toimittajan vaihtaminen laskulle
Voit avata ostolaskunäkymän valitsemalla Ostot > Ostolaskut > valitse ostolasku.
Jos ostolasku ohjautuu väärän toimittajan alle, toimi seuraavasti:
- Luo uudelle toimittajalle oma toimittajakortti kaikkine tietoineen, myös pankkitilin tiedot.
- Avaa väärin kohdistettu ostolasku ostolaskunäkymässä.
- Valitse ostolaskunäkymän Ostolaskun toiminnot -valikosta "Vaihda toimittaja".
- Etsi ja valitse oikea toimittaja.
- Jos laskua on jo ehditty käsitellä, palauta lasku ensin käsittelemättömäksi valitsemalla Ostolaskun toiminnot > "Palauta käsittelemättömäksi".
Vaaditut oikeudet toimittajan vaihtamiseen
- Verkkolaskut: Toimittajan vaihtaminen verkkolaskulle vaatii kirjanpitäjän oikeudet.
- Muut laskut: Laskulle voi muuttaa toimittajaa, jos sinulla on asiatarkastus-, hyväksyntä- tai maksatusoikeudet, ja lasku on tehty manuaalisesti tai se on tullut skannauspalvelun kautta.
Jos lasku on jo hyväksytty, toimittajaa ei voi enää vaihtaa, vaikka sinulla olisi kirjanpitäjän oikeudet.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Kysymys: Miten Netvisor kohdistaa saapuvan ostolaskun toimittajaan?
Vastaus: Järjestelmä hakee toimittajan useiden ehtojen perusteella, kuten nimen ja Y-tunnus/VAT-tunnuksen, pelkän VAT-/Y-tunnuksen, toimittajakoodin, nimen tai ulkomaisen pankkitilin perusteella, ja valitsee näistä vahvimman kohdistusehdon mukaan.
Kysymys: Mitä tapahtuu, jos mikään kohdistusehto ei täyty?
Vastaus: Järjestelmä luo uuden toimittajan ja täyttää tälle nimen, Y-tunnuksen ja pankkitilin, jos tiedot ovat tunnistettavissa laskulta.
Kysymys: Miten varmistan, että ostolasku kohdistuu oikealle toimittajalle?
Vastaus: Lisää jokaisen toimittajan tietoihin kaikki toimittajan ilmoittamat tiedot ja pankkitilit, ja täytä toimittajan tiedot mahdollisimman kattavasti, jotta järjestelmä tunnistaa toimittajan oikein.
Kysymys: Milloin ostolaskuautomaatio ottaa laskun käsiteltäväksi?
Vastaus: Ostolaskuautomaatio ottaa laskun käsiteltäväksi, jos lasku on verkkolasku tai jos skannilaskun toimittaja on tunnistettu vähintään nimellä ja Y-tunnuksella.
Kysymys: Miten vaihdan väärälle toimittajalle kohdistetun ostolaskun toimittajan?
Vastaus: Luo ensin uudelle toimittajalle toimittajakortti, avaa ostolasku, valitse Ostolaskun toiminnot -valikosta "Vaihda toimittaja" ja etsi oikea toimittaja. Jos laskua on jo käsitelty, palauta se ensin käsittelemättömäksi.
Kysymys: Mitä oikeuksia tarvitsen toimittajan vaihtamiseen verkkolaskulle?
Vastaus: Verkkolaskun toimittajan vaihtaminen vaatii kirjanpitäjän oikeudet.
Kysymys: Voinko vaihtaa toimittajan manuaalisesti tehdylle tai skannauspalvelusta tulleelle laskulle ilman kirjanpitäjän oikeuksia?
Vastaus: Kyllä, voit vaihtaa toimittajan, jos sinulla on asiatarkastus-, hyväksyntä- tai maksatusoikeudet ja lasku on tehty manuaalisesti tai tullut skannauspalvelun kautta.
Kysymys: Voinko vaihtaa toimittajan jo hyväksytylle laskulle?
Vastaus: Et voi vaihtaa toimittajaa, jos lasku on jo hyväksytty, vaikka sinulla olisi kirjanpitäjän oikeudet.
Avainsanat
ostolasku, ostolaskun kohdistus, toimittaja, toimittajan vaihto, verkkolasku, skannauspalvelu, Y-tunnus, VAT-tunnus, toimittajakoodi, pankkitili, ostolaskuautomaatio, kirjanpitäjän oikeudet, asiatarkastus, hyväksyntä, maksatusoikeudet
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback