Tässä ohjeessa kuvataan, kuinka ostotilausta käsitellään Netvisorissa ja Rackbeatissa. Ohje kertoo ostotilauksen käsittelystä, tilauksen kentistä ja ostotilauksen kohdistuksesta ostolaskuun.
SISÄLTÖ
Ostotilauksen käsittely
- Kun ostotilaus on lähetetty Netvisoriin, on se toimittamaton -tilassa Netvisorin puolella.
- Kun ostotilauksen ottaa vastaan Rackbeatin puolella, muuttuu tilaus toimitetuksi Netvisorin puolella.
- Kun ostotilaukseen tulee ostolasku, kohdistetaan se Netvisorin puolella. Tällöin Rackbeatiin siirtyy ostolasku ja ostotilaus arkistoidaan.
- Ostolasku maksetaan Netvisorin puolella.
Listauksesta saadaan yleisnäkymä aktiivisiin ostotilauksiin. Listausta voidaan tarkastella joko otsikko- tai tilausrivitasolla. Jos halutaan tarkastella tilausrivitasolla, niin Näytä rivit-painike muokkaa listauksen.
- Etsi numeroittain = Tilauksia voidaan etsiä tilausnumeron tai tilausnumeron osan perusteella
- Etsi tuotteittain = Tilaukset voidaan suodattaa tietyn tuotteen perusteella. Kun tähän valitaan tuote, suodattuu alla olevaan taulukkoon ne tilaukset, joissa on tuotetta sisältävä rivi.
Ostotilauksen kentät
Suodatin
Hakemalla ostotilauslistaus tietyn tuotteen perusteella ja suodattamalla tilalla “Ei vastaanotettu”, saadaan ostotilauslistauksesta raportti toimittamattomista tuotteista.
- Per sivu = Montako tilausta näytetään kerralla
- Arkistoitu = Haetaanko arkistoidut vai aktiiviset tilaukset. Ostotilaus arkistoituu, kun siihen kohdistetaan ostolasku. Eli jos Rackbeatiin ei siirry ostolaskua joko integraatiolla tai käsin tekemällä, niin ostotilaus jää Ei arkistoitu listaukseen.
- Lähetetty = Suodattaa tilauksia sen perusteella onko tilaus luonnos vai kirjattu
- Laskutettu = Suodattaa tilauksia sen perusteella onko tilaus laskutettu vai ei
- Tila = Suodattaa tilauksia sen perusteella onko tilaus Ei vastaanotettu, Valmis vastaanottoon osittain vastaanotettu vai Vastaanotettu.
- Toimittaja = Suodattaa näkymään tietyn toimittajan tilaukset
- Alkaen päivästä = Hakee tilauksen päivämäärän mukaan ne tilaukset, joiden tilauspäivä on annettu päivä tai sen jälkeinen päivä
- Päättyen päivään = Hakee tilauksen päivämäärään mukaan ne tilaukset, joissa tilauspäivä on annettu tai aikaisempi päivä
- Toimituspäivä alkaen = Hakee tilauksen odotetuista toimituspäivistä ne tilaukset, joissa oletettu toimituspäivä on annettu päivä tai sen jälkeen oleva päivä
- Toimituspäivä päättyen = Hakee tilauksen odotetuista toimituspäivistä ne tilaukset, joissa oletettu toimituspäivä on annettu päivä tai sitä aikaisempi päivä
- Otsikko = Hakee tilauksen otsikkokentästä
- Lisätiedot = Hakee tilauksen lisätiedoista
Tilauslistauksen sarakkeet
Listaukseen voidaan valita näkyviin alla olevan kuvan sarakkeet silloin, kun listaus on järjestetty otsikkotason mukaan:
Silloin, kun listaus on järjestetty rivitason mukaan, voidaan näkyviin valita alla olevat sarakkeet:
Listauksen rivitoiminnot
Rivitoiminnot ovat käytössä vain silloin, kun listaus on järjestetty otsikkotason mukaan.
- Rasti = Peruuttaa tilauksen. Järjestelmä kysyy vielä vahvistuksen tilauksen peruutukselle
- Väkänen = Onko toimittaja vahvistanut tilauksen. Järjestelmä pyytää vielä kuittauksen toiminnolle:
Mikäli tätä toimintoa käytetään, näkyy toimittajan vahvistus sarakkeessa "Hyväksytty"
- Peukku ylös = Sisäinen hyväksyntä ostoehdotukselle. Hyväksyjän nimi tulee näkyviin listauksen Hyväksynyt sarakkeeseen.
- Paperi ja + = Luo lasku. Tämä toiminto luo manuaalisesti ostolaskun tilaukselle. Tämän käyttöä ei suositella. Manuaalisesti luotu ostolasku ei siirry Netvisoriin.
- Tavarakärry = Valmis vastaanottoon. Tämä luo odottavan vastaanoton tilaukselle. Käytetään esimerkiksi siinä vaiheessa, kun toimittaja on ilmoittanut tavaroiden lähteneen heiltä. Tällöin varastossa voidaan valmistautua tavaroiden saapumiseen, ja vastaanotto näkyy mobiilisovelluksessa.
- Kynä ja lehtiö = Muokkaus. Tämän avulla ostotilausta voidaan muokata. Tätä käytetään esimerkiksi, jos toimittaja ilmoittaa päivittyneen hinnan tai toimituspäivän tuotteille.
- Kaksi paperia = Kopiointitoiminto. Tämä luo ostotilauksesta identtisen kopion uudella tilausnumerolla.
- Paperi ja suurennuslasi = Avaa ostotilauksen tarkempaa tarkastelua varten.
- Roskakori = Ostotilauksen poistaminen
- Avaa uudelleen = Mikäli toimittajalle lähetettyä ostotilausta tulee päästä muokkaamaan, tulee ostotilaus avata uudelleen listauksen toiminnolla “Avaa uudelleen”. Tämän jälkeen ostotilausta voidaan muokata ja muokkauksen jälkeen lähettää tilaus toimittajalle uudelleen.
Jos halutaan ostotilaus-näkymästä pois vastaanotetut rivit (ne näkyvät Raportointi --> Varastointitapahtumat), se onnistuu näin:
- Kohdista ostotilaus ja lasku Netvisorissa toisiinsa
- Tee käsin ostolasku tilauksille Rackbeatissä ja kirjaa se siellä.
Ostotilauksen kohdistus ostolaskuun
- Ostotilaus lähetetään Netvisoriin
- Ostotilaus kohdistetaan Netvisorissa ostolaskuun. Ohjeet kohdistukseen löytyy täältä: Ostotilauksen kohdistus ostolaskuun.
- Kun ostotilaus on kohdistettu ostolaskuun, niin ostolasku siirtyy seuraavan tasatunnin sisällä Rackbeatiin.
Jos rivien hinnat ovat ostolaskulla olleet eri hinnat kuin ostotilauksella, niin hinnat korjaantuu Rackbeatin varaston arvoon. Ostotilaus näyttää edelleen ne hinnat, mitä tilaukselle on syötetty, mutta varastoraportit näyttävät varaston arvon ostolaskurivien mukaisesti.
Mikäli ostolaskulla on vain yksi rivi, joka linkitetään useampaan ostotilausriviin, ei Rackbeat osaa tätä lukea oikein ja siirtää nollalaskun Rackbeatiin. Tällöin esimerkiksi ostotilauksen arkistointi ei onnistu, koska ostolaskulla ei ole tunnistettua hintaa. Mikäli tälläinen tilanne tulee vastaan ostolaskulla, niin ostolaskulle tulisi ensin viedä ostotilausrivit ja kohdistaa ostolaskulle viedyt rivit ostotilaukselle. Tämän käsittelyn jälkeen lasku siirtyy oikein Rackbeatiin ja ostotilauksen voi arkistoida normaalisti.
Jos Netvisorissa ostotilaus kohdistetaan ostolaskuun, joka on tullut skannauspalvelun kautta ja siinä on tällöin vain yksi rivi, niin ostotilauksen ja skannauspalvelun ostolaskun osalta pitää valita kohdistuksessa "Korvaa kaikissa uusissa kohdistuksissa ostolaskurivit ostotilausriveillä" valinta. Tämän myötä ostolasku siirtyy Rackbeatiin oikein.
Mikäli ostotilausrivien korvausta ei oltu valittu ja kohdistus tehtiin suoraan, ostolasku siirtyy Rackbeatiin nollasummaisena ja ostotilaus ei arkistoidu. Tämän saa korjattua, kun poistaa nollalaskun Rackbeatistä. Sen jälkeen siirry kohdistukseen Netvisorin puolella. Pure kohdistus > tallenna tiedot > tee uudelleen valinnalla "Korvaa kaikissa uusissa kohdistuksissa ostolaskurivit ostotilausriveillä"
Lopuksi ostotilaus menee arkistoiduksi Rackbeatin puolella. Tämän myötä Rackbeatin ostolaskuille tulee uusi numero. Poistetun ostolaskun numero jää tässä tapauksessa välistä, mutta Netvisorissa oleva laskun numero näkyy Rackbeatissä "Muistiinpanot" ja "Laskun numero Netvisorissa" kentässä.
Jos ostotilausta ei pysty kohdistamaan täydellisesti Netvisorin puolella ostolaskuun, niin Rackbeatin puolella ostotilaus ei mene arkistoiduksi. Tässä tapauksessa Rackbeatin puolella ostotilauksesta pitäisi muodostaa käsin ostolasku. Tällöin ostotilauksen saa katoamaan listauksesta (se menee arkistoiduksi). Jos tavaraa on vielä oikeasti matkalla, niin laskutuksessa pitäisi valita toimitetut rivit. Sitten jos kaikki varastoseurattavat tuotteet ovat saapuneet valitaan kaikki rivit. Tämä arkistoi ostotilauksen. Netvisorin puolella kannattaa sitten myös käsin arkistoida loppu ostotilaus, minkä rivejä ei enää kohdisteta.
Avainsanat: Rackbeat ostotilaus, tilauskäsittely, ostotilauksen vastaanotto, ostotilauksen kohdistus
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback