Import av produktinformation

Den här guiden behandlar hur produktinformation importeras och uppdateras i Netvisor med hjälp av CSV-filer. Guiden går igenom kraven, stegen och problem som kan uppstå vid importen samt deras lösningar.

INNEHÅLL

• Allmänt
• Fält som används vid import och uppdatering av produktinformation
• Förberedelse av data
• Steg för dataimport

Allmänt

Det är enkelt att importera produktinformation till Netvisor från Excel-tabeller eller andra system. Behovet kan också vara att uppdatera en befintlig produktregister baserat på en Excel-tabell. För dessa situationer används funktionen Dataimport.

Dataimport-funktionen möjliggör import av produktinformation från ett annat system till Netvisor i CSV (Comma delimited / Luetteloerotin) -format. CSV-filformatet är ett allmänt använt överföringsfilformat som ofta används vid överföring av data mellan olika programvaror. Du kan skapa en CSV-fil till exempel med ett kalkylprogram genom att välja CSV (Comma delimited / Luetteloerotin) som sparningsformat. Observera att om filnamnet innehåller specialtecken kan det orsaka ett fel vid dataimporten. Om stora mängder produkter importeras rekommenderas det att göra importen i delar. 

Funktionen är tillgänglig för alla företag utan extra kostnad och användaren måste ha redigeringsrättigheter under Företagsmeny > Användare och roller > klicka på användarens namn > Försäljning, produkter, inköp och ekonomisk förvaltning > Funktionella rättigheter under rubriken Grunddata till "Hantera grunddata" samt "Importera grunddata". Du hittar Dataimport-funktionen i företagsmenyn i Netvisor-gränssnittet: Företagsmeny > Dataimport och export > Dataimport

Obligatorisk information i materialet är

• Produktkod (rekommenderad)
• Namn
• Pris

Fält som används vid import och uppdatering av produktinformation

Om obligatoriska fält inte har angetts kan importen inte genomföras.

Här är exempel på filer för produktinformationens import:

• Excel version
• CSV-version

Förberedelse av data

I CSV-överföringsfilen måste informationen för en produkt anges på sin egen rad och produktinformationen specificeras i kolumner. Om du namnger kolumnerna i Excel-filen enligt ovanstående lista, kommer kolumnerna automatiskt att matchas till de fält som används på Netvisors produktkort vid import av data. Ta bort tomma kolumner från filen, det vill säga om en kolumn inte används, ta bort den helt.
Formatera tabellen i Excel som text innan importen för att undvika nummerproblem. Hantering av nummersekvenser som börjar med noll kan orsaka att nollorna saknas i Excel (till exempel: 00130  -> 130 ), om tabellen hanteras med standardinställningar.

Gör så här:

1. Välj hela tabellen
2. Högerklicka
3. Välj "Formatera celler"
4. Välj kategori "Text"

För att få åäö att visas korrekt måste filen sparas i CSV (Comma delimited) format innan importen.

Om du använder en MAC-arbetsstation måste sparningsformatet vara "Windows- pilkuin erotellut arvot (.csv)" eller "Windows Comma Separated (.csv)" för att få åäö att visas korrekt. Dessa sparningsformat kanske inte finns på de nyaste MAC:arna, så i detta fall bör importen göras på en Windows-arbetsstation.

Steg för dataimport

1. Öppna Företagsmeny och välj "Dataimport"
2. Välj datatyp "Import av produktinformation" (se bild nedan, punkt 1) och tryck "Bläddra" (2)
3. Hitta filen som innehåller den sparade produktinformationen och tryck på "Importera data" -knappen(3).
   
4. I nästa steg länkas de importerade datakolumnerna till motsvarande fält i Netvisors produktregister. Genom att klicka på "Välj" (se bild nedan, punkt 1) öppnas en rullgardinsmeny för varje kolumn där du väljer vilken information kolumnen innehåller. I bilden nedan har val gjorts i punkt 2. I instruktionen är denna kolumn markerad som innehållande Produktkod.
5. Om den första raden i den importerade filen innehåller kolumnrubriker, genom att välja "Första raden innehåller kolumnrubriker (importeras inte)" -valet, importeras inte kolumnrubrikerna till Netvisor (3).
6. Tryck på "Uppdatera valda fält" -knappen (4) efter länkningen
   
7. Grön färg indikerar att den importerade informationen är korrekt (se bild nedan, punkt 1). Röd färg indikerar ett fel och importen av den raden misslyckas.
8. Sammanfattningen (2) visar att materialet innehåller två nya och två redigerbara produktkort. "Redigeringar"-informationen betyder att det redan finns ett produktkort med samma produktkod i produktregistret. Om det finns ett nummer i "Felrader" -delen i sammanfattningen, kan dessa rader inte importeras. Felaktiga rader måste korrigeras i CSV-filen och importen måste startas om för att få informationen importerad till Netvisor.
9. "Referens"-länken (3) låter dig se vilket produktkort som refereras till (öppna med högerklick i ett nytt fönster).
   
10. Efter att fälten har uppdaterats visas två alternativa funktioner i vyn:
    1. "Bearbeta endast ovanstående redigerbara rader och valda fält" - Denna funktion bearbetar endast redigerbara rader, nya poster ignoreras i bearbetningen. 
    2. "Fortsätt till val av länkning av data" - Denna funktion importerar alla nya produkter (Tillägg) till registret och uppdaterar de gamla (Redigeringar).
11. Genom att trycka på "Bearbeta endast ovanstående redigerbara rader och valda fält" -knappen uppdateras befintlig produktinformation i produktregistret och länkning av data görs inte om. Genom att trycka på "Fortsätt till val av länkning av data" -knappen fortsätter du till val av länkning av data. De saker som ska länkas är:
    1. Produktgrupp
    2. Enhet
    3. Försäljningsprodukt
    4. Lagerprodukt
    5. Standardlager
    6. Skattesats
    7. Lagerkonto
    8. Inhemskt försäljningskonto
    9. EU-ländernas försäljningskonto
    10. Försäljningskonto utanför EU-länderna
12. Informationen i CSV-filen uppdateras automatiskt till befintliga poster. Om automatisk matchning inte gjordes eller om fältet var tomt i CSV-filen kan du välja posten (t.ex. produktgrupp) manuellt från rullgardinsmenyn. Efter valen sker dataimporten genom att trycka på "Spara data" -knappen.

Nyckelord: produktinformation, Netvisor, CSV-fil, Excel, Dataimport, Produktregister

Hjälpte det här svaret? Ja Nej