(Inköp > Inköpsfakturor > Automatisk hantering
Innehållsförteckning
Exempel på automatiserad hantering
Med automationen kan du bland annat automatiskt ställa in att en faktura är sakgranskad och/eller direkt godkänd. Du kan även göra kontosättning och inställning av räkenskapsobjekt med hjälp av funktioner och önskade villkor. Med hjälp av automation kan du också med hjälp av önskade villkor t.ex. fastställa betalningsförbud för fakturor. Om företaget använder inköpsorderdelen kan till exempel en inköpsfaktura kontosättas och fördelas till en inköpsorder med hjälp av automation.
För att få tillgång till vyn krävs av företagets reskontrarättigheter minst rättigheterna för godkännare och godkännandet får inte ha en summabegränsning. Du kan även lägga till automationsregler utan godkännare-rättigheter, om du har rättigheten automationsregler för inköpsfakturor i företaget. Dessa rättigheter kan läggas till från rättigheterna till försäljnings- och inköpsreskontra.
Automationen aktiveras genom att trycka bort automationen med knappen, varvid den blir grön och här står automation i användning. Automationsbehandlingen fungerar inte om fakturan har summan noll eller är en kreditnota.
Gemensamma regler
Gemensamma regler är regler för automationshantering som gäller för alla leverantörers inköpsfakturor. Vid behov kan reglerna även göras leverantörsspecifikt. Innan du aktiverar tjänsten och börjar använda den lönar det sig att fundera på ett alternativ som lämpar sig bättre för ditt ändamål. En gemensam regel är lättare att hantera, om samma funktion lämpar sig för flera leverantörer med samma villkor. Reglerna öppnas från pilen som pekar nedåt och visar beskrivningen av regeln och dess giltighetstid. Om regeln är föråldrad visas den som en orange "boll".
Arrangera regler
Du kan ändra ordningen på reglerna genom att klicka på musens vänstra knapp och hålla den i botten på regelraden samt sedan dra regeln under önskad rad. Regelnumret visas framför regelraden och reglerna justeras alltid från det lägsta numret och uppåt. Till exempel här lönar det sig att först göra undantagen och de allmänna reglerna längre ned med större nummer. Regeln går alltid enligt nummerordning, även om leverantören har en regel definierad, granskas den först utgående från dess systemnummer. Om en rad har ett ordningsnummer kommer raden inte att köras för den valda leverantören.
Om funktionen i regeln har redan utförts med en tidigare regel, kommer en regel som kommer senare inte att göra/köra över samma funktion. Ändrar till exempel inte bokföringskontot eller räkenskapsobjekten.
Redigera och ta bort regel samt transaktioner
En regel kan redigeras genom att öppna den önskade regeln från pilen som pekar nedåt och klicka på knappen Redigera. Från denna vy kommer du även till leverantörslänkningen och härifrån kan du definiera aktivering av regeln för önskade leverantörer.
Ta bort regel
Du kan radera en regel genom att gå till Redigera regel och där klicka på Radera regel.
Knappen Transaktioner visar redigeringarna av regeln och till exempel anledningen till att regeln inte fungerade för önskad faktura. Till exempel i regeln nedan stämde inte fakturakanalen och därför behandlades inte fakturan med hjälp av regeln. Du kan hämta transaktioner med hjälp av datum och t.ex. faktura.
Ny gemensam regel
Skapandet av en ny regel inleds med att ge regeln ett namn och, om så önskas, en beskrivning.
Giltighetstiden ska fastställas från den dag regeln gäller. Om ett slutdatum inte fastställs gäller regeln tills vidare. Om fakturan redan existerar i systemet kommer automationsregeln inte att behandla den, även om giltighetsdatumet fastställs till ett datum i det förflutna.
Funktioner:
Minst en regel måste skapas i funktionerna. Om det finns flera funktioner kan regeln tas bort med knappen efter raden.
När du skapar funktioner är det bra att tänka igenom ordningen, dvs. om samma objekt för funktionen redan har fastställts tidigare. Som ett exempel på detta fungerar inte till exempel kontosättningsregeln, om kontosättningen redan är fastställd med en överordnad regel. Eller om för många funktioner utförs med samma regel, av vilka inte alla uppfylls, på vilket sätt blir då en del inte utförda.
Handläggning av faktura
Hantering av faktura Fastställ cirkulationslista Du kan välja en redan existerande automationscirkulation för fakturan. För hantering av cirkulationslistorna krävs av användarrättigheterna för reskontra rättigheten “Person som ställer in godkännandecirkulationen för inköpsfakturor". Du hittar detaljerade anvisningar om godkännandecirkulation på en egen anvisningssida här. Med hjälp av cirkulationslistorna kan du även bygga upp en avvikande godkännandecirkulation för vikariat. I detta fall måste du ge regeln som skapats en önskad giltighetsperiod under vilken denna regel är giltig. Detta snabbar upp handläggningstiden för fakturan, eftersom de önskade fakturorna kan godkännas direkt. Ett exempel är till exempel administrativa fakturor, såsom hyra och faktura för internetuppkoppling, som upprepas med regelbundna mellanrum.
Ställ in betalningsförbud: Detta försätter fakturan i betalningsförbud och den kan inte betalas utan att förbudet tas bort. Detta rekommenderas till exempel i en situation där man kan anta att det kommer många fakturor eller varor från leverantörerna som det är nödvändigt att kontrollera manuellt.
Bokför avrundningsskillnaden automatiskt: Om fakturan kastar med en cent, kan det bokföras direkt i avrundningsdifferenser. Detta sparar arbetstid vid kontosättning.
Ställ in bokföringsdag: Regeln låter dig fastställa bokföringsdatum till månaden före eller efter fakturadatum.
Denna regel gör det enkelt att styra önskade fakturor att registreras automatiskt antingen månaden före eller efter fakturadatum. Denna funktion ska ställas in i behandling av fakturan före fakturans kontosättningsfunktion. Om kontosättningen sker automatiserat är det nödvändigt att göra en egen separat regel om det efter denna regel.
Kontosätt faktura: Kontosätter fakturan automatiskt. Kontosättningen görs utifrån alternativet fakturans standardkontosättning. Om fakturan inte sakgranskas samtidigt med hjälp av regeln, kontosätts fakturan preliminärt. Kontosättningen visas när fakturan är sakgranskad och kontosatt.
Godkännande: Du kan välja om fakturan ska gå direkt till ärendegranskad, godkänd eller avvisad.
Avbryt automationen och för till manuell hantering: Med hjälp av detta alternativ tillämpas inte automation och fakturorna enligt den regeln måste behandlas helt manuellt. Det är till exempel bra när en ny leverantör skickar en första faktura, så att leverantören och riktigheten hos fakturan som hen skickat kan granskas innan de tas med i automationskretsen.
Periodisera faktura: Detta gör att du för en inköpsfaktura automatiskt kan göra en periodisering som gäller hela fakturan. Välj från listan den periodiseringsregel som du vill använda.
Spara kontosättningsförslagen automatiskt: Om raden innehåller ett kontosättningsförslag som härstammar från AI, kan du välja vilken sannolikhetsprocent de förslag ska ha som sparas på inköpsfakturaraden. Regeln måste köras före fakturans eventuella kontosättningsregel.
Behandla alla fakturarader
Fastställ bokföringskonton för fakturans samtliga rader: Detta väljer önskat bokföringskonto som standard för inköpsfakturan. Kontot måste vara aktivt i kontoförteckningen.
Fastställ räkenskapsobjekt för alla fakturarader: Med hjälp av detta kan ett önskat befintligt räkenskapsobjekt visas på inköpsfakturans kontosättningsrad. Du hittar detaljerade anvisningar om räkenskapsobjekt på en egen anvisningssida här. Du kan välja endast ett räkenskapsobjekt under en räkenskapsobjektsrubrik, men du kan välja flera räkenskapsobjekt om de är under olika rubriker. Med hjälp av räkenskapsobjekten visas de aktuella kontosättningarna på objektredovisningens rapporter och via detta kan du följa upp exempelvis verksamhetsställets transaktioner.
Kontosätt fakturaraderna enligt mallfakturan: Det här alternativet är praktiskt för återkommande, exempelvis administrativa fakturor. Välj mallfaktura från det första fältet, detta visar fakturanumret och leverantörens namn. Mallfakturan måste ha kommit som en nätfaktura till det aktuella företaget för att du ska kunna välja den från listan.
Det andra fältet innehåller valet om moms, bokföringskonton och räkenskapsobjekt också ska fastställas utifrån en mallfaktura. Vid behov kan du välja bland alternativen nedan.
Det sista fältet fastställer på vilken grund uppgifterna på mallfakturan ska kombineras med kontosättningen, det vill säga om du ska använda produktkoden, produktnamnet och/eller någondera av dessa.
Vid behov kan du använda flera mallfakturor här, men de produkter som står först i regeln ska kontosättas först och de produkter som inte återfinns i föregående mallfaktura kontosätts med de följande reglerna. På så sätt kan mallfakturor förlänkas till en regel, om det är nödvändigt att jämföra produkter från flera fakturor. Observera dock att om kontosättningsraden som motsvarar en produkt redan har behandlats enligt den tidigare regeln, ändrar inte tilläggsreglerna kontosättningen av produktraden i fråga. Med andra ord lönar det sig att ta reglernas ordning i beaktande. Om endast en del av raderna i fakturan stämmer överens med mallfakturan/-fakturorna i kontosättningsregeln, ska dessa rader behandlas. Rader som inte stämmer överens med regeln ska inte kontosättas och inga åtgärder vidtas för dem.
Ange radförklaring för alla fakturarader: Detta gör att du med hjälp av automationen kan ställa in en radförklaring på inköpsfakturornas kontosättningsrader eller åsidosätta förklaringen som följde med nätfakturan. Här kan du välja mellan att som förklaring ge produktens produktnamn, kod eller en egen förklaring. Om du väljer en egen förklaring och lämnar den tom, kommer det inte att finnas någon separat radförklaring för en inköpsfaktura som har framgångsrikt behandlats med denna regel. På inköpsfakturan lämnas radbeskrivningsfältet tomt, men när du kontosätter fakturan och åtminstone sakgranskar den, så visas leverantörens namn, faktura och sedan fakturanummer som radförklaring på verifikationen. Regeln bör köras före fakturans eventuella kontosättningsregel.
Behandla valda fakturarader
Funktionen ska införas i alla hanteringstransaktioner i automationsreglerna på valda fakturarader före fakturans kontosättningsregel. Kontosättningsregeln ska sedan vara en separat regel efter dessa regler.
Periodisera fakturarader: Utvalda rader i inköpsfakturan kan periodiseras med önskad periodiseringsregel. Villkor för periodisering kan vara en radförklaring, produktkod eller produktens namn. Regeln bör köras före fakturans eventuella kontosättningsregel.
Övervältra fakturarader: Önskade fakturarader kan vältras över med en existerande övervältringsregel. Villkor för övervältring kan vara en radförklaring, produktkod eller produktens namn.
Partiellt momsavdrag (%): Du kan välja momsfri andel av fakturaradens summa. Villkoret kan vara en förklaring, produktkod eller ett produktnamn som är det önskade värdet, eller som börjar eller slutar med eller innehåller det önskade värdet.
Ange moms för fakturaraderna: Detta låter dig mata in önskade samma värden antingen för alla rader eller bara för enskilda rader baserat på förklaringen, produktnamnet eller produktkoden. S
Leverantör
Leverantör med ifrågavarande regel kan påföras betalningsförbud. Kan användas exempelvis när du skapar Ny leverantör, när du vill försäkra dig om att leverantören är korrekt. Betalningsförbudet förhindrar betalning av leverantörens samtliga fakturor.
Tilldelning av faktura och inköpsorder
Anteckna som anknuten till inköpsfakturan: För att denna egenskap ska fungera i företaget måste köporder-delen vara aktiverad. Den behöver vara som först i regelröret, om du vill utföra radspecifika funktioner för inköpsfakturan och inköpsordern. Vid behov kan kopplingen göras mellan olika leverantörer, därför lönar det sig att vara uppmärksam på fältet villkor och definiera det tillräckligt exakt.
Tilldelning av faktura- och inköpsorderrader
För att denna egenskap ska fungera i företaget måste inköpsorder-delen vara aktiverad.
Kopiera kontosättningsuppgifterna från inköpsordern till inköpsfakturaraderna: Du kan välja att kopiera inköpsorderns bokföringskonton eller endast eventuella räkenskapsobjekt från inköpsordern till inköpsfakturan. (Du kan lägga kontosättningarna färdigt på inköpsorderraderna i samband med uppgörande av ordern). För att göra tilldelningen måste inköpsordern och inköpsfakturan innehålla exakt samma produkt.
Samtidigt kan du ta ställning till om enhetspriser ska kopieras från inköpsfakturan till inköpsorderraderna. I detta fall uppdateras de korrekta inköpspriserna från fakturaraderna till inköpsorderraderna och även till lagerhanteringen.
Länka fakturarader till inköpsordern: Du kan välja om regeln automatiskt ska länka inköpsfakturaraderna till inköpsordern.
Villkor
Du måste välja minst ett villkor. Här definierar du under vilket/vilka villkor den automatiska behandlingen ska utföras.
Fakturan uppfyller de givna kriterierna
Fakturans summa: Fastställ fakturans summaintervall. Fakturan måste ligga inom detta summaintervall för att bli behandlad med den skapade regeln. Du kan vid behov ange flera summaintervall.
Vår referens/Er referens: Definiera att fältet vår referens/er referens måste innehålla viss text för att regeln ska vara giltig. Eller vår referens inleds eller avslutas med en önskad text eller innehåller en önskad text.
Det första inställda värdet i dessa fält kommer att läsas in i fältet er referens i följande ordning:
"/Finvoice/DeliveryDetails/WaybillIdentifier"
"/Finvoice/InvoiceDetails/OrderIdentifier"
"/Finvoice/InvoiceDetails/BuyerReferenceIdentifier"
Referensnummer/meddelande: Detta låter dig specificera om referensen/meddelandet måste stämma överens helt för att regeln ska vara giltig eller om den önskade första- eller slutdelen är tillräcklig. Du kan även ange att referensen/meddelandet måste innehålla önskade siffror/bokstäver.
Avtalskod: Använd uppgiften Avtalskod som villkor för utförande av funktionen.
Leverantörens bankkonto (IBAN): Ange här leverantörens bankkonto i IBAN-format som måste stämma överens för att regeln ska gälla. Du kan välja flera konton.
Frekvens: Du kan definiera med hur många veckors mellanrum regeln ska upprepas. Ange ett datum i fältet Från och med. Definition av hur ofta fakturan ska upprepas och från och med när regeln ska träda i kraft. Notera här att även om du ställer in starten av en regel i det förflutna, tillämpas regeln inte på fakturor som redan har tagits emot. Regeln fungerar endast för fakturor som kommer efter att regeln skapats. I Från och med-datumet ska du gärna ställa in antaget fakturadatum eftersom uppföljningen av regelns frekvens baseras på det. Det finns en tolerans på några dagar i frekvensen. Det vill säga att om du har en faktura som upprepas varje månad, får fakturans datum kasta +-3 dagar. Om skillnaden i frekvensen är t.ex. en vecka, så fungerar inte identifieringen och på grund av detta fungerar inte regeln. Om en faktura hanteras med ett upprepningsvillkor, behandlar inte samma automationsregel en annan faktura under samma period. Det vill säga att till exempel en regel som upprepas varje månad kan hantera max. en faktura i månaden.
Fakturans källa: Nätfaktura, skanningstjänst eller manuell. Via vilken kanal tas alltså fakturor emot som hanteras med denna automationsregel. Vid behov kan du välja fakturor som tas emot via flera kanaler. Automatiken för inköpsfakturor accepterar en faktura om det är en e-faktura eller om en skannad fakturas leverantör autentiserats "starkt", det vill säga med minst ett namn och ett FO-nummer.
Leverantören har en faktura med samma nummer: Välj om en faktura med samma nummer måste finnas hos leverantören för att regeln ska fungera. Du kan också välja alternativet nej.
Summorna i fakturan och fakturaraden skiljer sig från varandra (€): Definiera här differensintervallet inom vilket funktionen utförs. Du vill exempelvis registrera ett kast på mindre än fem cent under avrundningsskillnaderna, då ska du ange värdena 0–0.05 i fälten
I nätfakturameddelandets rubrikfält hittar du teckensträngen: Den kan användas för att hämta information på upp max 70 tecken från finvoice-meddelandet på inköpsfakturan. Informationen hämtas från meddelandet före fakturaradfältena. Lösningen är inte beroende av teckenstorleken, det vill säga till exempel ordet Villmanstrand i meddelandet kan också sökas med sökkriteriet villmanstrand. Sökvillkoret, t.ex. PB 55, behandlas som ett sökvillkor, om det är på en rad i villkoret. Med andra ord måste villkoret stämma överens helt, och inte bara ordet PB. Du kan hämta villkor från mer än en punkt i ett meddelande genom att lägga in flera ord under punkten villkor. Till exempel så här:
Fakturaraderna motsvarar givna villkor
Fakturaradens produktkod: Du kan ange ett villkor att produktkoden måste helt stämma överens eller börja/sluta eller innehålla önskade tecken för att den aktuella regeln ska träda i kraft. För att produktkoden ska visas krävs att nätfakturan eller inköpsordern fördelas till inköpsfakturan, där informationen hämtas från inköpsordern.
Fakturaradernas produktnamn: Du kan ange ett villkor att produktnamnet måste helt stämma överens eller börja/sluta eller innehålla önskade tecken för att den aktuella regeln ska träda i kraft. För att produktkoden ska visas krävs att nätfakturan eller inköpsordern fördelas till inköpsfakturan, där informationen hämtas från inköpsordern.
Fakturaradens förklaring: Du kan ange ett villkor att förklaringen måste helt stämma överens eller börja/sluta eller innehålla önskad text för att den aktuella regeln ska gälla.
Fakturaradens räkenskapsobjekt: Du kan ange ett villkor enligt vilket fakturaradens räkenskapsobjekt ska överensstämma med räkenskapsobjektet som angetts i villkoret.
Fakturans leverantör uppfyller givna kriterier
Leverantör skapades i samband med fakturan: Du kan definiera ett villkor för att ta ställning till om regeln fungerar, om leverantören skapades samtidigt med att fakturan utfärdades. Med andra ord, om leverantören till exempel skapas automatiskt och du vill att dessa fakturor ska kontrolleras manuellt, väljer du Ja under punkten Skapad.
Fakturan har motsvarande inköpsorder under titelns villkor
Inköpsordern har status: Du kan definiera status för inköpsordern så att automationen tar den i beaktande. Du kan välja mellan godkänd eller skickad till leverantörer.
Leveransstatus: Definiera vad som ska vara leveransstatus för att villkoret ska uppfyllas. Du kan välja mellan icke levererad, delvis levererad, levererad och överlevererad.
Anslut inköpsordern: Du kan definiera ett villkor för när en inköpsorder ska fördelas till en inköpsfaktura. Som alternativ till koppling kan du välja att inköpsordernumret stämmer överens med era referensuppgifter på fakturan eller att inköpsordernumret antecknats som tillhörande fakturan.
Summan av inköpsordern skiljer sig från fakturan med högst (%): Du kan fastställa hur mycket summan får skilja sig i procent för att automationsbehandlingen ska fungera. Inköpsordrar förutsätter att Inköpsorder-delen används i företaget.
Antal inköpsorder (st): Du kan fastställa det nödvändiga antalet inköpsorder för att regeln ska fungera.
Fakturan har motsvarande inköpsorder under orderradernas villkor
Anslut inköpsorderrader till fakturaraderna: Du kan välja som villkor om inköpsordern ska anslutas till inköpsfakturan, om inköpsorderns produktkod, artikel och/eller produktartikel och kod överensstämmer.
Inköpsfakturan har en motsvarande inköpsorder: Kan väljas som villkor från urvalen Motsvarande inköpsorderrader finns för alla inköpsfakturarader, motsvarande inköpsfakturarader finns för alla inköpsorderrader och som avslutning finns motsvarande inköpsorderrader för vissa inköpsfakturarader.
Inköpsfakturans radsummor skiljer sig från inköpsorderns radsummor med högst (%): Du kan fastställa ett maximalt procentvärde som en inköpsorder och inköpsfaktura får skilja från varandra för att inköpsordern och inköpsfakturan ska länkas till varandra.
Mängderna på inköpsfakturaraderna skiljer sig från mängderna på inköpsorderraderna med högst (%): Du kan fastställa ett maximalt procentvärde av mängderna på inköpsfakturaraderna och inköpsorderraderna som får skilja. Om differensen ligger inom procentvärdet ansluts inköpsordern och inköpsfakturan till varandra.
Inköpsorderraderna har kvalitetsavvikelser: Om företaget tillämpar kvalitetshantering på inköpsordern, kan du i villkoren definiera om det får eller inte får förekomma kvalitetsavvikelser i inköpsordern för att kopplingen ska ske. Det är till exempel möjligt att förhindra koppling, om inte alla produkter i inköpsordern är prima.
När du har gått igenom valen av alla funktioner och villkor ska du klicka på knappen Spara. Vid behov kan en rad tas bort med knappen som finns efter raden. Om en rad förblir röd när du trycker på knappen Spara, betyder det att uppgifterna för den raden saknas. Du ska antingen lägga till dem eller radera den raden helt.
Efter knappen Spara kommer du till ett val där du kan välja vilka leverantörer som ska länkas till regeln. Du kan välja antingen de valda leverantörerna eller företagets hela leverantörsregister. Därefter ska du ytterligare spara vyn.
Om du väljer valda leverantörer. Det här alternativet rekommenderas för regler som innehåller funktioner med anknytning till godkännande av inköpsfakturor. På det här sättet säkerställer du att det inte kan uppstå missbruk vid nya leverantörer.
OBS! Om automationsreglerna inte uppfylls förbigås regeln i fakturahanteringen. Fakturan kommer då att finnas kvar i systemet som en ny faktura och måste hanteras manuellt. I loggen Transaktioner för den leverantörsspecifika regeln kommer då att visas att villkoren för inköpsfakturaautomationen inte är uppfyllda.
Leverantörsspecifika regler
Gemensamma och leverantörsspecifika regler kan användas samtidigt. Den första rutan innehåller gemensamma, den mellersta leverantörsspecifika och den nedersta rutan igen gemensamma regler. Reglerna granskas utifrån regelns ordningsnummer, det vill säga nummer 1 alltid först, även om det står i de allmänna reglerna och bakom leverantören står regel nummer 2.
För att du ska kunna välja en leverantörsspecifik regel ska du först välja önskad leverantör från leverantörslistan.
Du kan sedan skapa den önskade regeln för leverantören med knappen Ny leverantörsspecifik regel. Detta öppnar en liknande vy som från de allmänna reglerna, valen är desamma som de som visas ovan. Skillnaden är alltså att en leverantörsspecifik regel endast gäller den leverantören. Den allmänna regeln gäller däremot för alla leverantörer.
Sammandrag
Vyn visar mottagna fakturor för önskad period, hur många fakturor som har behandlats med de skapade automationsreglerna samt eventuella undantag som kan ha förekommit i automationen.
Förslag till automationsregler
Den här vyn kan motta förslag på en mottagen leverantörsfaktura för vilken en automationsregel kunde bildas. Om information visas här kan du från den texten gå vidare till den föreslagna regelvyn. Om det behövs kan du ännu ändra villkoren och funktionerna för regeln här.
Transaktioner
Från Transaktioner i historiken kan du se vilka fakturor som har behandlats av automationen och vilka fakturor som eventuellt har förflyttats till manuell hantering när villkoren inte har uppfyllts. Fakturaspecifik information finns även på inköpsfakturan.
Best Practices
Allmänna anmärkningar och bästa praxis för att skapa regler
- Leverantörsspecifik regel eller regel för flera leverantörer? -> En gemensam regel är lättare att hantera, om samma funktion är lämplig för flera leverantörer med samma villkor.
- Gemensamma och leverantörsspecifika regler kan användas samtidigt. Den första rutan innehåller gemensamma, den mellersta leverantörsspecifika och den nedersta rutan igen gemensamma regler. Reglerna behandlas utgående från ordningsnumret som visas före regelns namn.
- När ska de gemensamma reglerna för leverantörer vara först och när ska de vara sist?
- Prioriteringen av regeln, det vill säga automationsordningen, görs i hanteringsvyn med metoden "drag & drop" så att regeln dras till önskad plats.
- De allmänna reglerna bör placeras lägre i prioriteringen och undantagen från dem högre för att de ska bli utförda. Om funktionen i regeln har redan utförts med en tidigare regel, kommer en regel som kommer senare inte att göra/köra över samma funktion. Ändrar till exempel inte bokföringskontot eller räkenskapsobjekten.
- Radspecifika funktioner kompletteras med följande regel, om villkoren är uppfyllda och till fakturaraden inte har fördelats en funktion som ingår i regeln (exempelvis kontosättning från en mallfaktura, flera mallfakturor kan väljas till en regel och reglerna tillämpas radspecifikt, beroende på vilken av dessa regler som så att säga träffar rätt).
- Det lönar sig att skapa en regel per funktion + villkor, eftersom ingen funktion utförs i regeln om något av villkoren inte uppfylls. I det här fallet blockerar villkoret som är avsett för den andra funktionen alla andra funktioner i regeln (kopiering saknas fortfarande, så det är värt att satsa på gemensamma regler = minskar mikrohanteringen).
- Funktionen kräver alltid att minst ett villkor för att fungera när den väljs från villkorsmenyn (= meny 3 med en regel). Villkoret måste också väljas i en situation där funktionsrutan utöver funktionen innehåller även ett val av villkor relaterade till funktionen.
- Om gemensamma regler skapas , vill du ha hela leverantörsregistret eller endast utvalda leverantörer?
- Hela leverantörsregistret = även leverantörer som läggs till efter att regeln skapats använder regeln
- Valda leverantörer = Alla leverantörer kan väljas när regeln skapas, men leverantörer som läggs till i leverantörsregistret efter detta använder inte regeln, om de inte läggs till från regelkortet (det här alternativet är bra att använda när exempelvis funktioner som hänför sig till betalningsautomation eller godkännande behandlas med regeln, så att en faktura för en ny leverantör som skapats över gränssnittet eller i samband med mottagandet av inköpsfaktura, inte förs genom godkännande eller utbetalning innan leverantörens riktighet har säkerställts. På det här sättet säkerställer du att det inte kan uppstå missbruk.
Exempelfunktioner
Fakturahantering på övre nivå
Ställ in godkännandecirkulation = åsidosätt leverantörens cirkulationslista
Denna funktion kan användas för att välja önskad fakturacirkulationslista med hjälp av automation. Det vill säga att du får önskad sakgranskare och godkännare för fakturorna, som definieras i cirkulationslistan. I exemplet nedan har "Önskad cirkulationslista för företaget" valts som cirkulationslista och nätfakturor, skanningstjänst och manuella fakturor, med andra ord alla nya fakturor, som villkor. Vid behov kan villkoren ändras, exempelvis så att ett visst summaintervall för fakturorna används som villkor.
Varje gång du trycker på Spara-knappen efter en regel kommer du till valet av leverantörer. Därifrån kan du välja de valda leverantörerna och välja de leverantörer du vill att regeln ska tillämpas på eller alla leverantörer.
Valda leverantörer: Det här alternativet rekommenderas för regler som innehåller funktioner med anknytning till godkännande av inköpsfakturor. På det här sättet säkerställer du att det inte kan uppstå missbruk vid nya leverantörer.
Inställning av avvikande godkännandecirkulation för vikariat (giltighetstid)
Nu har även giltighetstid lagts in i cirkulationslistan. I detta fall kan du t.ex. för vikariat göra en cirkulationslista som gäller till en viss dag. När giltighetstiden upphör är den aktuella regeln inte längre i kraft. I exemplet nedan löper giltighetstiden ut den 29 september 2017, och efter det fungerar regeln inte längre automatiskt.
Fastställande av betalningsförbud för en faktura (viktig funktion, om man kan anta att det kommer många fakturor eller varor från leverantörerna som det är nödvändigt att kontrollera manuellt.) I exemplet nedan har en faktura belagts med betalningsförbud och som villkor fastställts alla fakturor över 100 €. Villkoret kan naturligtvis vara även något annat.
Godkänn faktura: Sakgranska, godkänn, avslå
Med den här funktionen kan du automatiskt ställa in att en faktura är sakgranskad, godkänd direkt eller förkastad direkt om det behövs. Som villkor ska du ange ett tillämpligt villkor. När det uppfylls antecknas fakturan som godkänd direkt.
Avbryta automation och överföring till manuell hantering (det är till exempel bra när en ny leverantör skickar en första faktura så att leverantören och riktigheten hos fakturan som hen skickat kan granskas innan de tas med i automationskretsen). I det här fallet gör alltså automationen inget på den här fakturan.
Automatisk registrering av avrundningsskillnader i cent för fakturan och fakturarader
Nedan ett exempel i vilket avrundningsskillnaden mellan fakturan och fakturaraderna bokförs automatiskt. Som villkor har använts differensen mellan summan på fakturan och fakturaraderna. I exemplet används en maximal skillnad på 10 cent, men du kan fastställa önskad differens, varvid automatiken redovisar avrundningsdifferenserna. Registrering av avrundningsdifferensen ändra inte fakturans summa.
Kontosättningen konterar fakturan automatiskt. Kontosättningen görs utifrån alternativet fakturans standardkontosättning. Om fakturan inte sakgranskas samtidigt med hjälp av regeln, kontosätts fakturan preliminärt. Kontosättningen visas när fakturan är sakgranskad och kontosatt.
I exemplet nedan skulle fakturan kontosättas om produktkoden på fakturaraden endast innehåller exempelkoden 1234. Det är en bra idé att tänka på ett villkor som passar dig och som innehåller bestämda produktkoder eller namn, av vilka du kan välja flera till villkoret i fall kontosättningen av fakturor ska automatiseras.
Hantera fakturarader
Ställ in samma bokföringskonto för alla fakturarader samtidigt. Regeln låter dig placera ett aktivt bokföringskonto som standard på fakturans kontosättningsrad med önskat villkor. Nedan ett exempel på hur du ställer in konto 4000. Om reglerna inte omfattar automatisk kontosättning, kan du fortfarande ändra kontot manuellt i samband med manuell kontosättning. Som villkor ska du ta ett villkor som lämpar sig för företaget.
Ställ in flera räkenskapsobjekt för alla fakturarader samtidigt
Med hjälp av detta kan ett önskat befintligt räkenskapsobjekt visas på inköpsfakturans kontosättningsrad. Du hittar detaljerade anvisningar om räkenskapsobjekten på en egen anvisningssida här. Du kan välja endast ett räkenskapsobjekt under en räkenskapsobjektsrubrik, men du kan välja flera räkenskapsobjekt om de är under olika rubriker. Med hjälp av räkenskapsobjekten visas de aktuella kontosättningarna på objektredovisningens rapporter och via detta kan du följa upp exempelvis verksamhetsställets transaktioner.
Villkoret ska vara ett för företaget lämpligt villkor, t.ex. ett kostnadsställe som fastställs utifrån produkten eller artikeln på fakturaraden.
Det här alternativet är behändigt för återkommande, till exempel administrativa fakturor.
Välj mallfaktura från det första fältet, detta visar fakturanumret och leverantörens namn. Företaget måste ha mottagit mallfakturan som nätfaktura för att du ska kunna välja den från listan.
Det andra fältet innehåller valet om moms, bokföringskonton och räkenskapsobjekt också ska fastställas utifrån en mallfaktura. Vid behov kan du välja bland alternativen nedan.
Det sista fältet fastställer på vilken grund uppgifterna på mallfakturan ska kombineras med kontosättningen, det vill säga om du ska använda produktkoden, produktnamnet och/eller någondera av dessa. För att du ska få produktkoden eller produktnamnet måste fakturan ha mottagits som nätfaktura. Inköpsordern kan också vara kopplad till en inköpsfaktura där denna information hämtats från inköpsordern.
Du kan vid behov använda flera fakturor som mall från vilken kontosättningen görs. Om mer än en faktura har använts, görs ett försök att kontosätta utifrån den första fakturan och om det lyckas kommer de andra raderna inte längre att betraktas i kontosättningen. Nedan ett exempel där två mallfakturor används och villkoret är fakturans summa, som bör vara mellan 100 € och 110 €. Om du vill kontosätta exempelvis en nätfaktura vars summa är samma varje månad, kan du ta en redan tidigare kontosatt faktura som exempel och använda den som mallfaktura.
Leverantör
Försätt leverantören i betalningsförbud (behändigt t.ex. när du skapar Ny leverantör och vill försäkra dig om att leverantören är korrekt). Betalningsförbudet förhindrar betalning av leverantörens samtliga fakturor.
Nedan ett exempel. Som villkor har fastställts att betalningsförbud uppstår om leverantören skapas samtidigt med fakturan.
Därefter för Spara-knappen alltid till val av leverantörer. I det här fallet lönar det sig att välja alla leverantörer, eftersom detta då omfattar även framtida nya leverantörer, som kommer att bildas automatiskt utifrån den första nätfakturan eller fakturan från skanningstjänsten.
Tilldelning av faktura och inköpsorder på övre nivå
Tilldelning av faktura och inköpsorder på övre nivå Tilldelning av faktura och inköpsorder (krävs som första i regelröret, om du vill utföra radspecifika funktioner för inköpsfakturan och inköpsordern). För att denna egenskap ska fungera i företaget måste köporder-delen vara aktiverad. Vid behov kan kopplingen göras mellan olika leverantörer, därför lönar det sig att vara uppmärksam på fältet villkor och definiera det tillräckligt exakt.
Tilldelning av faktura- och inköpsorderrader
Detta låter dig länka en inköpsfaktura och en inköpsorder. Som villkor kan du välja att inköpsordernumret stämmer överens med era referensuppgifter på fakturan eller alternativt har inköpsordernumret antecknats som tillhörande fakturan.
Kopiera kontosättningsuppgifterna från inköpsordern till inköpsfakturaraderna:
Du kan välja att kopiera inköpsorderns bokföringskonton eller endast eventuella räkenskapsobjekt från inköpsordern till inköpsfakturan. (Du kan lägga kontosättningarna färdigt på inköpsorderraderna i samband med uppgörande av ordern). Nedan ett exempel. Som villkor kan du t.ex. välja att inköpsordernumret stämmer överens med era referensuppgifter på fakturan eller alternativt har inköpsordernumret antecknats som tillhörande fakturan.
Samtidigt kan du ta ställning till om enhetspriser ska kopieras från inköpsfakturan till inköpsorderraderna. I detta fall uppdateras de korrekta inköpspriserna från fakturaraderna till inköpsorderraderna och även till lagerhanteringen.
Betalningsautomation
Betalningsautomation kan användas för att föra inköpsfakturor direkt till betalning med hjälp av en automationsregel. Funktionen kan till exempel användas för regelbundet återkommande fakturor, vars belopp är standard (eller inom en viss variationsbredd) och hanteringen är den samma från månad till månad (hyror, fasta serviceavgifter, telefonräkningar).
Betalningsautomation kan göras endast som leverantörsspecifik regel och användaren ska ha rättigheter att betala och godkänna inköpsfakturor. Ingendera rättigheten får innehålla några tillsatta gränser. Tills vidare är också betalningar utanför SEPA-området avgränsade från automation. I detta fall får företaget inte heller använda betalningsbekräftelse, i annat fall fungerar inte betalningsautomationen.
När regeln behandlar en faktura, ligger fakturan kvar i banktrafikkön i 72 timmar. Under denna tid kan du ta bort fakturan från betalning, om du upptäcker något som ska korrigeras. Du kan ta bort fakturan från fakturavyn (blå infotext). Fakturor som behandlas av regeln inkluderas även i inköpsfakturakommunikationen och om dessa fakturor som behandlas av betalningsautomationen skickas även ett meddelande via e-post till de användare som innehar företagets betalningsbehörighet om valet "Automatiskt betalade inköpsfakturor" är aktiverat i kommunikationsinställningarna (egna basuppgifter).
Nedan anvisning för uppgörande av betalningsregel
- Välj leverantören du vill skapa regeln för
- Skapa ny leverantörsspecifik regel
- “Funktioner" → Betala fakturan automatiskt från konto
- Välj önskat bankkonto.
- Fastställ summagräns i villkoren
- Välj leverantörens konto, som måste finnas på fakturan
- Spara
Punkterna 4-6 är obligatoriska uppgifter när du vill göra en betalningsregel. Utan dessa uppgifter är det inte möjligt att spara regeln. Observera också att fakturan ska ha status godkänd för att den ska kunna exporteras till betalning. Därför bör även godkännande läggas till i regeln nedan, om fakturan inte redan har godkänts av en annan regel.
Frågor om automatiska regler:
F: Måste fakturan vara godkänd innan automationsregeln kan betala den?
S: Det måste den. Ett godkännande kan läggas till som en funktion i samma regel, om inte en separat regel har gjorts för godkännandet
F: Hur ofta genererar automationen betalningsmaterial?
S: Alltid när en faktura som kan överföras till betalning går igenom reglerna. En betalning väntar 3 dygn (72h) innan materialet skickas till banken. Under denna tid kan fakturan tas bort från betalningskön i fakturavyn.
F: Kan betalningsautomationen köras efter att fakturan har godkänts av användaren:
S: Automation kan inte köras på nytt för en godkänd faktura, men om fakturan är obehandlad eller enbart ärendegranskad kan automation köras på öppna inköpsfakturor och genom att kryssa för fakturan och trycka nedtill på knappen "Kör automationsregler för fakturorna".
F: Tar betalningsautomationen i beaktande betalningsförbud som ålagts leverantören/fakturan?
S: Ja.
F: Gäller betalningsautomationen alla ifrågavarande leverantörs fakturor (nätfaktura, skannad faktura, manuell faktura, faktura importerad via gränssnittet)
S: Ja, om detta inte separat har avgränsats i regeln.
F: Går även alla utländska fakturor genom betalningsautomation?
S: Nej, det gör de inte. Endast fakturor/betalningar inom SEPA-området kan behandlas av betalningsautomation.
F: Kan automationen beakta eventuell kassarabatt i betalningen?
S: Ja. Standardbetalningsvillkoret bakom leverantören ska innehålla en kassarabatt. Detta måste även ställas in innan fakturan mottagits/matats in i Netvisor. Fakturan ska även vara godkänd innan kassarabatten har gått ut.
F: Om kunden har en policy för bekräftelse av betalningar vid utbetalning, hur kommer betalningsregeln som skapats med automationsregeln att fungera?
S: Betalningsautomationen fungerar inte, om företaget använder betalningsbekräftelse.
K: Om en betalning som skickats genom betalningsautomation fastnar i ett fel, vad händer?
V: Ett meddelande om detta visas i företagets banktrafikvy och betalningen ska föras manuellt till betalning, om den inte har betalats på annat sätt. Betalarna får inte ett separat e-postmeddelande över en felavgift, men betalarna får ett meddelande om betalningar som lyckas.
K: Det är inte möjligt att styra kreditnotor eller nollsummefakturor till cirkulation. Vad händer, om du ovanpå detta tar företagets standardcirkulation med på cirkulationslistorna?
V: Om regeln för automation inte uppfylls (t.ex. gäller en kreditnota eller nollsummafaktura), ska du använda företagets standardcirkulationslista. Om regeln för automation uppfylls kommer detta att åsidosätta standardcirkulationslistan.
F: Automationen har gett följande felmeddelande: "Leverantören i skannad faktura kunde inte identifieras tillräckligt tydligt". Vad beror det här på?
V: Felet uppstår om ingen leverantör kan hittas vars namn och FO-nummer stämmer överens med fakturauppgifterna. Uppgifterna måste stämma fullständigt överens. Om leverantören i Netvisor till exempel är Elisa och det står Elisa Oyj på fakturan, så är detta en skillnad. I detta fall måste leverantörskortet uppdateras så att det stämmer överens med fakturans leverantör.
K: AI har gjort ett kontosättningsförslag, varför har kontosättningsregeln ställt in ett annat konto?
V: Om AI har gjort ett kontosättningsförslag för fakturan ska kontosättningsförslaget först sparas med hjälp av en automationsregel så att kontosättningsregeln kontosätter fakturan med förslaget från AI. Regeln "Spara kontosättningsförslag automatiskt" bör göras först, följt av regeln "Kontosätt". Om regeln "Spara kontosättningsförslagen automatiskt" saknas, kommer regeln “Kontosätt" att kontosätta fakturan enligt standardkontot och inte enligt kontosättningsförslaget.
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback