Den här guiden beskriver stegen för att skapa och hantera en ny inköpsorder samt relaterade funktioner, såsom hantering av användarrättigheter, tillägg av produktlinjer och godkännande av inköpsorder. Du kan komma åt avsnittet Purchases > Purchase Orders > New Purchase Order.
INNEHÅLL
Inköpsorder vy och användarrättigheter till inköpsorder
Inköpsorder är en tilläggsfunktion i leverantörsreskontran som möjliggör materialhantering relaterad till inköp med inköpsförslag samt CRM- och lagerlänkar. Tjänsten ingår i Professional och Premium-paketen.
För att kunna göra en inköpsorder måste man ha minst redigeringsrättigheter till inköpsorder i funktionsspecifika rättigheter. Användarrättigheter för inköpsorder hanteras från hanteringen av reskontrarättigheter (klicka på företagsnamnet och försäljnings- och leverantörsreskontrarättigheter), där godkännanderättigheter för inköpsorder kan ställas in för önskade användare. Utan detta kan inköpsorder inte godkännas, men det går att skapa den. Ändring av reskontrarättigheter kräver KH-rättigheter från den berörda användaren.
Det krävs alltså minst följande rättighet.
Vi rekommenderar också att ge redigerings- eller läsrättigheter till inköpspriset från samma vy för försäljningsreskontran. Annars visas inköpspriset inte och istället visas en *-symbol. Inköpsorder kan inte heller matchas med inköpsfakturan utan läs- eller redigeringsrättigheter till inköpspriset.
Det spelar ingen roll om provisionen syns eller inte.
Skapa inköpsorder
När du skapar en ny inköpsorder väljer du leverantör, ordernummer och orderdatum för inköpsordern. Ordernumret är löpande och unikt. Leverantörens adressuppgifter hämtas från de grundläggande uppgifterna som sparats på leverantörskortet. Leveransuppgifter hämtas från användarföretagets grundläggande uppgifter. Valuta kan också definieras för ordern. Om du vill göra en inköpsorder på engelska eller svenska måste du definiera önskat språk i leverantörens uppgifter under inköpsorderns språk. Som standard är det alltid finska. Om du vill använda en inköpsorder på ett främmande språk bör du också skapa t.ex. engelska betalningsvillkor, leveransvillkor och leveranssätt i systemet och välja dem för inköpsordern. Dessa översätts inte automatiskt.
Om du vill skicka inköpsordern via e-post kan du skriva ett meddelande i e-postmeddelandet för ordern.
Efter valen skapar systemet inköpsordern som ett inköpsförslag i öppna inköpsorder.
Den skapade inköpsordern ser ut som följande:
I vyn visas grundläggande uppgifter om inköpsordern, som kan redigeras vid behov med hjälp av funktionen i det övre högra hörnet av vyn, inköpsorderrader där de beställda produktlinjerna med kommentarer visas och inköpsorderns funktionsknappar som används för att hantera ordern. 
Produkter söks till orderraderna genom att välja Add new product line from product register eller Add new product line -knapparna.
Add new product line from product register: Den aktuella produkten finns redan och har skapats i produktregistret. Om inköpsinformation har definierats för produkten används den på inköpsordern. Kvantiteten måste alltid anges manuellt (om lagret är negativt för den aktuella produkten och en viss mängd av produkten är reserverad, kommer ett värde som gör lagermängden noll att visas direkt i kvantitetsfältet). Standardlagret hämtas från produktinformationen och bokföringsförslaget hämtas från leverantörens bokföringsinformation. Om kostnadsställen används i företaget hämtas standardkostnadsstället från leverantörens information (från leverantörens standardbokföringsobjekt).
På inköpsordern används i första hand den standard moms-sats som definierats för leverantören istället för den moms-sats som definierats för produkten.
(Products>Product Listing>Search Product>Procurement Information). Inköpsinformationen definierar leverantören relaterad till produkten, leverantörens produktkod, leverantörens produktnamn och produktens inköpspris. Detta gör det möjligt att beställa produkten från önskad leverantör och produktens namn kan faktiskt vara annorlunda i Netvisor. Inköpsinformationen definierar alltså de uppgifter som används av leverantören, dvs. produktkod, namn och inköpspris. Produktkod och pris kan alltså skilja sig från produktens namn och kod.
När produkten beställs och inköpsordern markeras som levererad, skapas automatiskt en inköpsregistrering i lagerhanteringen för den aktuella produkten och kvantiteten. (Förutsatt att lagerhantering är aktiverad och produkten är en lagerförd produkt). Om inköpsinformation används visas leverantörens produkter först i produktnamnsvalet, där önskad produkt kan väljas. Då visas dessa produktnamn, leverantörskod och leverantörsnamn som definierats i inköpsinformationen på inköpsorderraderna.
Inköpsordern gör en reservation i lagerhanteringen under "på väg" när inköpsordern har godkänts eller statusen ändras direkt till "skickad till leverantören".
Add new product line: Den aktuella produkten har inte skapats i Netvisors produktregister. Då måste informationen anges manuellt, även prisinformationen måste definieras manuellt. Detta gör ingen lagerregistrering i bakgrunden eftersom produkten inte finns.
En bokföringsförslag och kostnadsställe kan anges för inköpsorderraden. Dessa kan användas som hjälp när fakturan matchas med inköpsfakturan och få informationen kopierad från inköpsordern till inköpsfakturans bokföringsrad. Inköpsordern i sig skapar ingen verifikation, så inköpsorderns kostnadsställen visas inte på bokföringsrapporterna.
Add new comment line: En kommentarrad kan skapas för inköpsordern som skrivs ut på inköpsordern. Med "balkarna" framför raden kan kommentarradens plats ändras mellan produktlinjerna. På samma sätt kan produktlinjernas plats också ändras.
Add/update supplier procurement information: Inköpsinformationen kan vid behov lämnas oändrad genom att stänga av knappen. Om uppdatering av inköpsinformation är aktiverad kan du manuellt ändra enhetspriset på inköpsordern och detta uppdateras till prisfältet i inköpsinformationen för den aktuella produkten. För att detta ska fungera måste produkten finnas och inköpsinformationen för den aktuella leverantören måste ha skapats på produktkortet.
Copy from first line: Kopiera informationen från den första raden i fakturans bokföringsrader till de andra raderna. Det är möjligt att välja bokföring samt eventuellt bokföringsobjekt och andra projekt, beroende på om de har sparats i företagets information tidigare.
Do for selected: Med knappen kan felaktiga rader tas bort och fraktkostnader för inköpsordern beräknas (kräver att fraktkostnadshantering är aktiverad i företaget. Vid behov kan detta läggas till via supporten). "Update VAT-% from supplier" och
"Update VAT-% from product" kan uppdatera momsprocenten för orderraden. Momsprocenten hämtas från leverantören för de produktlinjer där produktregistret inte har använts.
När raderna är som önskat sparas de med save lines -knappen.
Inköpsordern kan godkännas genom att trycka på approve order -knappen. Detta kräver alltså rättigheten att godkänna inköpsorder från reskontrarättigheterna. Bredvid godkännandeknappen finns en nedåtriktad triangel där du kan välja att godkänna och gå till att skicka ordern eller godkänna och gå till att skriva ut ordern. Endast godkännande ändrar inköpsordern från inköpsförslag till godkänd status. Om leverans görs samtidigt går inköpsordern till obearbetad status.
Inköpsorder funktioner
Från menyn är det möjligt att se lagerhändelser som inköpsordern kommer att göra i lagret. Från menyn kan du också skriva ut en hyllningslista och inköpsordern kan matchas med inköpsfakturan. Ordern kan förhandsgranskas (kräver rättighet att se eller redigera inköpspriset), skrivas ut, kopieras eller tas bort.
Show inventory transactions: Detta kräver lagerhanteringsmodulen. När inköpsordern har godkänts eller skickats till leverantören skapas en inköpsregistrering på lagerlinjerna. Statusen är öppen, vilket innebär att produkten ännu inte har kommit till lagret. När inköpsordern markeras som levererad ändras registreringen till behandlad status, vilket innebär att produkten har lagts till i lagret. Om inköpsorderraden har beställt en produkt som inte är en lagerförd produkt eller knappen Add new product line har använts, visas ingen lagerregistreringsrad. Då måste detta läggas till manuellt.
Match lines to purchase invoice: Detta tar dig till matchningsvyn för inköpsfakturan och inköpsordern, där inköpsfakturor och inköpsorder som hör ihop kan matchas med varandra. På så sätt kan du få inköpsorderns produktlinjer och eventuella bokföringsobjekt till inköpsfakturan om du vill. En mer detaljerad instruktion för matchning finns på sin egen hjälpsida.
Match lines to task: Detta kräver att CRM-modulen är aktiverad i företaget. Med detta kan inköpsordern matchas antingen till en ny uppgift eller till en befintlig uppgift. På så sätt visas de aktuella inköpsorderraderna på kostnaderna på uppgiftens ekonomiflik.
Show purchase order preview: Med detta kan du se hur utskriften av inköpsordern skulle se ut. Detta kräver redigeringsrättigheter för inköpspriset från reskontrarättigheterna.
Go to print order: Inköpsordern kan skrivas ut lokalt eller som pdf eLetter. Om inköpsordern var i inköpsförslagstatus ändrar utskriften inköpsordern till obearbetad status. Utskriften kräver godkännanderättigheter för inköpsordern.
Copy purchase order: Kopiera den aktuella inköpsordern som grund för en ny inköpsorder.
Delete purchase order: Inköpsordern kan tas bort via detta val. Även lagerhändelser som skapats från ordern tas bort samtidigt.
Import purchase order lines from file: Med detta kan rader importeras till inköpsordern i inköpsförslagstatus med hjälp av en Excel-fil som skapats för detta ändamål. För närvarande måste cellerna i moms-kolumnen formateras som text om raderna har 25.5 % moms.
En lyckad överföring visas som nedan och detta visar de tillagda raderna. Om du lämnar standardleveransdatumet tomt i Excel kommer det att bli det datum då överföringen gjordes. Om du lämnar produktens lager tomt kommer produktens standardlager att visas på inköpsordern.
Produktkod och produktnamn är obligatoriska uppgifter. Informationen kan importeras utan kvantitet, men inköpsordern kan inte sparas om kvantiteten inte har angetts.
Orderbilaga: En bilaga kan läggas till ordern genom att dra och släppa eller ladda upp från datorns filer i följande format: jpeg, jpg, png, pdf, doc, docx, xls och xlsx. Vi rekommenderar att lägga till bilagor på max. 5-10 MB. Att lägga till en bilaga till inköpsordern kräver minst redigeringsrättigheter till grundläggande funktioner i leverantörsreskontran och minst läsrättigheter till vyer och listor i leverantörsreskontran. Med samma rättigheter kan bilagan också tas bort.
Bilagor till inköpsorder kan skickas via e-post. När du redigerar bilagan till inköpsordern kan sändningen definieras bilagspecifikt med hjälp av valet "Send with purchase order in channel 'Forward by email'". Som standard är valet aktiverat.
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback