Denna hjälp berättar hur du kan skapa en ny kund manuellt direkt i Rackbeat eller genom att importera data från en CSV-fil. Hjälpen instruerar användningen av båda metoderna samt hanteringen av kundinformation i Rackbeat.
INNEHÅLL
Ny kund skapande
Du kan skapa en ny kund på två sätt: Manuellt genom att lägga till eller genom att importera data. Först går vi igenom hur man skapar en kund manuellt.
Obs! Innan du kan skapa en ny kund måste du skapa en kundgrupp, eftersom den måste kopplas till kunden. Du kan skapa gruppen under Försäljning > Kundgrupper enligt Rackbeat Kundgrupper hjälp.
Så här lägger du till en ny kund:
- Välj "Försäljning" från toppmenyn
- Klicka på "Kunder" i menyn
- Klicka på "Skapa ny" i det övre högra hörnet
- Fyll i kundens information
- Klicka på "Skapa Kund" för att slutföra
Du kan definiera vilket nummer kundnumreringen ska börja med, därefter baseras kunderna på löpande numrering.
Framöver kommer nya kunder att skapas i Rackbeat och de kommer också att överföras till Netvisor via gränssnittet.
Skapa kund genom att importera data
Från kundlistningen kan kundinformation hämtas till en csv-fil genom att välja "Ladda ner data". Genom knappen Importera data/ladda ner data kan kunder också importeras från en csv-fil.
Obs! Innan du kan skapa en ny kund måste du ha en kundgrupp, som skapas enligt Kundgrupper hjälp, eftersom den måste kopplas till kunden. Även betalningsvillkor måste vara gjorda i grundinställningarna enligt Betalningsvillkor hjälp.
I den nedladdningsbara filen från kundlistningen kan användaren välja önskad information, för vilken det finns följande exempel fil: Importera kunder.csv För kundinformation är obligatoriska fält nummer, namn, gruppnummer, momsbehandling, betalningsvillkor, valuta, plats och layout.
Från alternativen kan du välja relevant information, eller alternativt kan du välja "Välj alla" från slutet av listningen.
Leveransadresser kan också importeras som csv-material till Rackbeat. Importen startar från en kunds kundkort under adresser > importera data. Från vyn kan du också ladda ner exempelmaterial.
Obs!
- Kundnummer får inte vara mer än 9 tecken. Kundnummer får inte börja med 0 (blir fel i gränssnittet)
- Kundens namn får inte vara mer än 255 tecken
Kundlistning och dess funktioner
- Sök = Med detta kan du söka efter en specifik kund baserat på namn eller kundkod
- Per sida = Hur många resultat per sida som önskas. Påverkar läsbarheten av listningen
- Status = Om alla kunder ska hämtas eller om inaktiva eller aktiva kunder ska filtreras bort från listningen
- Kundgrupp = Filtrerar kunder från en specifik kundgrupp till listningen
- Kom ihåg = Med denna funktion kan du spara sökinställningen i webbläsarens cookies, om du till exempel vill att antalet resultat per sida eller kundens status ska sparas till nästa sökning
- Kugghjul -knapp= du kan redigera den information som visas i kundlistningen per användare, till exempel välja att visa följande kolumner:
Valet "Återställ tabell" återställer standardkolumnerna, som är nummer, kundens namn, Momskod samt e-post.
Listnings radfunktioner
Från knappen med tre punkter längst bak på kundens rad får du fram tre funktioner:
- Försäljningshistorik= Från listningen kan du söka alla försäljningar som gjorts till denna kund
- Skapa order = Knappen till vänster startar skapandet av en ny order för kunden på den aktuella raden
- Redigera = Med knappen till höger kan du redigera kundens information
Kundkort
I det övre högra hörnet av grundinformationen kan du antingen spara ändringar på kundkortet eller ta bort från kundregistret.
Allmän information och inställningar
- Nummer = Kundkod
- Momskod = Fo-nummer eller Momskod
- Kundens namn = Namn
- Alternativ OVT-kod = OVT-kod, om den skiljer sig från företagets normala e-fakturaadress. Används till exempel för att identifiera specifika verksamhetsställen hos stora företag
- Grupp = Kundgrupp
- Status = Öppen betyder att kunden är aktiv, Blockerad betyder att kunden är inaktiv
- Standardvaluta = Vilken valuta kunden säljs i
- Kreditgräns = Här kan du notera kundens vägledande kreditgräns per faktura
- Språk = Kundens standardspråk. Med detta kan du hantera till exempel produktöversättningar för orderbekräftelsen. I layouten måste språkversioner byggas för att hela utskriften ska översättas korrekt
- Betalningsvillkor = Vilket betalningsvillkor som används som standard för kunden
- E-fakturainformationsfält = Om värden anges i fälten, flödar de till kundkortet i Netvisor och även om fältens värden ändras/uppdateras med en ny e-fakturaadress, uppdateras informationen i Netvisor. Om fälten är tomma i Rackbeat men e-fakturaadressen finns i Netvisor, tömmer det tomma fältet inte informationen i Netvisor, utan adresserna finns kvar i Netvisor och fakturorna kan skickas som e-fakturor. OBS! E-fakturaoperatörsinformationen måste anges som en numerisk siffersekvens för att informationen ska överföras korrekt till Netvisor.
- Momsbehandling = Kundens standard momsbehandling
- Kundens rabattprocent = Här kan du ställa in en eventuell generell kundrabattprocent
Adresser
- Fakturaadress = Kundens allmänna fakturaadress
- Leveransadresser = Kundens standardleveransadress. Andra adresser kan ställas in på fliken Adresser. Den leveransadress som fylls i denna vy kommer som standard på försäljningsordern
- E-post = Du kan lägga till flera kundens e-postadresser separerade med kommatecken
Kontaktinformation
Standardkontaktinformation för kunden.
Om e-post endast har angetts för kunden i fältet E-post och andra fält är tomma, kommer denna adress att visas som standard för alla utskick (offert, order, faktura). Om olika e-postadresser behövs för offerter, order och fakturor, måste de anges separat i kontaktinformationen.
Referenser
- Layout = Vilken dokumentlayout som används för kunden. Med detta kan du enkelt producera olika pdf-utskrifter till exempel för exportkunder.
Priser och rabatter
På denna flik hanteras kundspecifik prissättning.
Om kunden är kopplad till en prisgrupp, aktiveras prisgruppens rabattprocent för de produkter som också är kopplade till prisgruppen, det vill säga kunden måste kopplas till prisgruppen OCH prisgruppen måste kopplas till produkten för att rabattprocenten ska träda i kraft.
- Åsidosätt gruppens rabatt (%) = Om kunden vill kopplas till en specifik prisgrupp, men av någon anledning vill ge kunden en annan rabatt på prisgruppens produkter än andra, kan den önskade rabattprocenten anges här. Denna rabattprocent gäller för de produkter som tillhör prisgruppen och åsidosätter prisgruppens normala rabattprocent.
- Sök = Du kan söka efter en produkt med namn eller nummer för prissättning
- Grupp = Filtrerar produkter från en specifik produktgrupp till prissättningstabellen
- Ladda ner data = Ladda ner prissättningstabellen som en csv-fil. Filen innehåller följande kolumner:
| Produkt | Försäljningspris | Rabatt(%) |
| Produktnamn (kod) | Pris i euro | Procent |
- Importera data = Med detta kan du importera prislistan från en csv-fil. Filen måste innehålla kolumnerna produktkod, kundnummer, försäljningspris och rabatt(%).
Produktbaserad prissättning ges via användargränssnittet till prissättningstabellen.
- Produkt = Vilken produktkod det handlar om
- Grundpris = Produktens grundförsäljningspris, som hämtas från produktkortet
- Pris (EUR) = Kundspecifikt slutpris i euro
- Rabatt (%) = Kundspecifik rabatt på den aktuella produkten. Om kunden och produkten är kopplade till en prisgrupp, visas prisgruppens rabattprocent här
- Rabattgrupp = Om produkten är kopplad till en prisgrupp, visas prisgruppens namn här
- Ny nivå = Om produkten ska prissättas kvantitetsmässigt stegvis, görs det här. För nivån anges kvantitet samt enhetspris eller rabattprocent. Det kan finnas flera nivåer per produkt, det vill säga produkten kan ha ett pris per 5 st, ett pris per 10 st, ett pris per 15 st osv. Därefter hämtar Rackbeat rätt enhetspris till orderraden baserat på radens kvantitet. Ny nivå läggs till kund >priser och rabatter > produktens plats genom att trycka på pilen, varefter en vy öppnas där du kan skapa kvantitetsnivån:
Kvantitetsnivåer kan också importeras genom att importera data med valet Importera Kvantitetsnivåer
Obs! Om rabatter har definierats på flera ställen (som prisgrupp/bakom kundgrupp/bakom kund) så går logiken så att om kunden har ett fast euro-pris definierat, så beräknas procentuella rabatter från det priset. Om procentuella rabatter finns både bakom prisgruppen och bakom kunden, används rabatten bakom prisgruppen. När rabattprocenten sparas på kundens framsida, flödar den till kundens Priser-flik, det vill säga dessa två fält är samma.
Exempel på rabatt: produktens grundpris är 10€ och kundspecifikt pris 8€ + kunden har rabattprocent -50€, priset på ordern blir 4€. Om det dessutom har funnits en prisgrupp -60%, skulle priset på ordern beräknas som 8€ -60%.
Anteckningar
Anteckningar kan sparas bakom kunden för senare användning. Användaren informeras om anteckningen på försäljningsordern:
Genom att klicka på vyn enligt bilden ovan kan användaren läsa anteckningarna utan att lämna ordern:
Kontaktpersoner
Kontaktpersoner kan läggas till bakom kunden. Med valet "Kopia av e-post" kan du styra till exempel vem alla orderbekräftelsen skickas till från Rackbeat. När du lägger till kontaktinformation är e-post obligatorisk information, annars sparas inte kontaktpersonen.
Adresser
På fliken Adresser kan du definiera kundspecifika leveransadresser. Leveransadressen kan väljas för ordern efter behov, det vill säga om kunden har till exempel 3 olika verksamhetsställen, kan det per försäljningsorder väljas till vilket verksamhetsställe leveransen ska göras. OBS! Informationen som läggs till i adresserna överförs inte till Netvisors Verksamhetsställen, men till exempel på fakturan kommer de valda adressuppgifterna att visas.
Försäljningshistorik
Försäljningshistorik -vyn sammanställer en lista över försäljningar som gjorts till kunden. Med filtret kan du välja att endast visa till exempel order som gjorts till kunden. 
Nyckelord: Rackbeat kunder, kundgrupp, kundkort, rabatter.
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback