Den här guiden beskriver processen för hantering av inköpsorder i vyn Open purchase orders. Ämnen som behandlas är godkännande av inköpsförslag, sändning av inköpsorder, ej levererade och delvis levererade order, hantering av levererade order, koppling av inköpsorderrader till inköpsfakturor, eventuell kvalitetsbehandling och arkivering av inköpsorder. Du kan komma åt vyn via följande väg: (Purchases > Purchase orders > Open purchase orders)

INNEHÅLL

Hantering av inköpsorder och behörigheter

Hantering av inköpsorder sker i vyn Open purchase orders. I öppna inköpsorder visas inköpsförslag, godkända, ej levererade, delvis levererade, levererade och överlevererade order. Om en order arkiveras,  flyttas ordern från öppna inköpsorder till inköpsorderlistan. 

För att komma åt vyn måste du ha läs- eller redigeringsbehörighet i de funktionsspecifika rättigheterna för "purchase order". Med läsbehörighet kan du inte göra ändringar i vyn. Listvyn kan uppdateras enligt sökkriterierna. Du kan lägga till önskade fält i vyn och ta bort fält som inte anses nödvändiga. Med knappen Visa kolumner (1) väljer du de kolumnval du vill ha med i vyn. Vyn kan begränsas ytterligare med användarens egna sökord (2). När valen är gjorda måste vyn uppdateras med knappen Uppdatera val (3). 

Inköpsordervyn kan också exporteras till Excel via länken Spara som Excel-fil.

Hanteringsstatus för inköpsorder

Inköpsförslag

Alla nya inköpsorder skapas i systemet som inköpsförslag. Inköpsförslaget skapar ännu ingen bokföringsrad i lagret.

Godkänd
Inköpsförslaget kan godkännas av en användare som har tilldelats rättigheten att godkänna inköpsorder från försäljnings- och inköpsreskontran. En godkänd inköpsorder skapar också en reservation i lagerhanteringen i fältet Kommer. Varorna flyttas till lagret när inköpsordern markeras som levererad.

Ej levererad
Statusen för inköpsordern ändras till ej levererad när den skrivs ut/skickas till leverantören. Denna åtgärd kräver också godkännanderättigheter från reskontran och dessutom behörighet till grundläggande rättigheter i försäljningsreskontran, eftersom inköpsordern använder samma utskriftsfunktion som försäljningsorder.

Delvis levererad

Leveransen görs via länken Mottag leverans. Om inte alla rader i inköpsordern har markerats som levererade och du väljer efterleverans för dessa, blir statusen för inköpsordern delvis levererad. De rader som är i levererat status har flyttats till lagret med det valda leveransdatumet. Mer detaljerade instruktioner för att göra leveransen finns i  mottag leverans -guiden.

Levererad

När alla rader i inköpsordern har markerats som levererade i mottag leverans-vyn, ändras inköpsordern till levererad status.

Arkiverad
Inköpsordern arkiveras av användaren när både varuleveransen har registrerats som mottagen och leveransraderna har kopplats till inköpsfakturan. Arkivering är den sista åtgärden för öppna inköpsorder och ordern kan därefter endast rapporteras via inköpsorderlistan.

Hantering av öppna inköpsorder

Godkännande av inköpsförslag, sändning av order till leverantören, registrering av varumottagning och koppling av inköpsorderrader till inköpsfakturan sker via vyn Open purchase orders.

Godkännande av inköpsförslag
Nya inköpsorder skapas alltid som inköpsförslag. Inköpsförslaget kan skapas av vilken användare som helst i företaget utan särskilda rättigheter, men endast inköpsordergodkännaren kan godkänna eller avvisa inköpsförslaget. Godkännanderättigheten kan ställas in i reskontrans behörigheter.

Önskade inköpsförslag godkänns genom att markera dem som valda och sedan godkänna dem med knappen godkänn x antal order. Därefter flyttas orderna under rubriken Godkänd.

 

Avvisning av inköpsförslag

Inköpsförslaget kan avvisas genom att välja menyalternativet bredvid godkännandeknappen och sedan funktionen Avvisa.

Sändning/utskrift av inköpsorder


Godkända inköpsförslag kan antingen skrivas ut lokalt i PDF-format, skickas till PDF eKirje -utskriftstjänsten eller via e-post.  Godkända order väljs i vyn Open purchase orders och knappen Sänd trycks

 

Sändningsprocessvyn föreslår att orderna skickas till leverantörerna via PDF eKirje -utskriftstjänsten om leverantören inte har en e-postadress.

Om orderna ska skrivas ut själv eller skickas via e-post måste deras sändningskanal ändras genom att först markera orderna som valda (1), ändra sändningskanalen till Lokal utskrift (PDF) eller Sänd via e-post (2) och trycka på knappen Ändra (3). Därefter trycks knappen Skriv ut material/Skicka via e-post. Mer information om e-postsändning finns i avsnittet "Sändning av inköpsorder via e-post".

Efter att orderna har skrivits ut eller skickats flyttas de under rubriken Ej levererade.

Sändning av inköpsorder via e-post

För att kunna skicka inköpsordern via e-post måste leverantörens kontaktuppgifter läggas till på fliken för inköpsorderns leverantör. Om inköpsordern ska skickas till flera e-postadresser måste adresserna separeras med semikolon (;). Du kan också ge inköpsordern en medföljande text som skickas med e-posten. Texten på inköpsordern ersätter texten i företagets grunduppgifter. Om leverantören har en e-postadress är e-postsändning standard sändningsmetod för inköpsordern. Sändningsmetoden kan ändras i sändningsvyn som beskrivs i bilden ovan i denna guide.

Du kan redigera meddelandemallar under Sales > Billing settings > Email message templates:
Avsändarens e-postadress: I detta fält kan du ange företagets egen adress. Avsändarens e-postadress visas alltid som noreply@netvisor.fi och avsändarens namn som företagets namn. Om mottagaren av inköpsordern svarar på meddelandet, kommer meddelandet till den adress som anges i detta fält.

Ej levererade inköpsorder

När varorna har anlänt går du till länken Mottag leverans för att göra leveransen av produkterna. Detta lägger samtidigt till produkterna i lagret på det önskade leveransdatumet. I slutet av raden visas hur många rader i inköpsordern som har levererats och efter det det totala antalet rader i inköpsordern. Från länken Ej levererad kan du komma åt inköpsorderns produktlagerhändelser (produkterna måste vara lagerförda produkter). När statusen är ej levererad är lagerhändelserna öppna.

Delvis levererade inköpsorder

När inköpsordern inte har levererats helt är den i delvis levererad status.  I vyn kan du se hur många rader som har levererats och vad det totala antalet rader i inköpsordern är. De rader som är levererade har behandlats med lagerhändelser och de ej levererade är i öppet status. På lagerrapporter betyder öppet status att varor är på väg.

Levererade inköpsorder

När alla rader i inköpsordern har levererats ändras statusen till levererad. I lagerhanteringen är raderna i behandlad status och varorna har kommit till lagret.

Koppling av inköpsorderrader till inköpsfakturor

När en inköpsfaktura har anlänt till inköpsordern kan fakturorna matchas med varandra. Detta görs från inköpsordervyn vid den önskade inköpsorderraden från länken faktura. Efter länken visas hur många rader i inköpsfakturan som har matchats med inköpsordern.

Färgen är grå om ingen matchning har gjorts. Grön visas om rader har matchats eller alla har matchats. Orange färg visas om det finns något att notera på inköpsfakturan, till exempel om inköpsfakturan är i betalningsstopp. Mer detaljerade instruktioner för matchning finns här.

Kvalitetsbehandling

Om företaget har kvalitetsbehandling aktiverad, visas detta i inköpsordervyn. Om kvalitetsdefinitionerna har definierats med en kvalitet som innehåller en kvalitetsavvikelse, visas detta i öppna inköpsorder med orange.

Arkivering av inköpsorder

När inköpsordern har behandlats, det vill säga alla nödvändiga rader har levererats och fakturalänken har gjorts, kan inköpsordern arkiveras. Arkivering flyttar inköpsordern från vyn Open purchase orders till inköpsorderlistan. Välj den önskade inköpsordern/inköpsorderna och tryck på knappen Arkivera. Om ordern arkiveras görs inget i lagret för de levererade raderna. De rader som är öppna, det vill säga inte ännu levererade, försvinner helt från lagerhändelserna. Detta innebär att reservationen samtidigt upphävs.

Nyckelord: öppna inköpsorder, inköpsförslag, inköpsorder, inköpsfaktura, kvalitetsbehandling, arkivering

 

This article has been translated using an AI-based translation tool. The contents or wording of these instructions may differ from those in other instructions or in the software.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.