Den här användarhandboken går igenom hur du aktiverar automatiska påminnelser för dina försäljningsfakturor, justerar dem för att passa ditt företags behov och hanterar undantag. Du lär dig också hur inkassotjänster kan användas i automatiseringen och hur du rapporterar om fakturor som har fastnat i fel.

INNEHÅLL

Med hjälp av automatiska påminnelser och anmärkningar kan du möjliggöra automatisk hantering av försäljningsfakturor.
Vid aktivering visas en guide för användaren och kunderna flyttas automatiskt till allmänna regler, baserat på vilka påminnelser skickas till kunderna. Detta säkerställer att alla inhemska kunder - företag och konsumenter - omfattas av påminnelserna. Utländska kunder kan också inkluderas, men detta måste användaren göra själv.

Tjänsten i sig är gratis, men för varje skickad påminnelse, anmärkning och inkassobrev debiteras en 0,25€ (moms 0 %) transaktionsavgift. Denna avgift kommer utöver den vanliga transaktionsavgiften.  

Med automatiseringen kan du skapa så många separata regler som du vill, vilket innebär att alla kunder inte nödvändigtvis behöver påminnas med samma frekvens. Vid skapandet av en ny regel kan du till exempel ta hänsyn till storleken på den faktura som ska påminnas om, inkassokostnaden eller frekvensen för att skicka påminnelsefakturan.  Om det till exempel finns kunder som inte ska få några påminnelser alls, kan dessa kunder tas bort från aktiva regler och påminnas manuellt. Vid behov kan även inställningarna för de allmänna reglerna ändras för att bättre passa företagets verksamhet.

Aktivering av tjänsten och nödvändiga rättigheter

Tjänsten kan aktiveras från  Försäljning > Ränta och indrivning > Automatiska påminnelser

Först öppnas en sida där tjänsten kan aktiveras. Aktiveringen av tjänsten kan göras av personer som har någon av följande användarrättigheter för det aktuella företaget:

  • Byråns huvudadministratör (TPK)
  • Användaradministratör (KH) 
  • Företagets huvudadministratör
  • Aktivering med ovanstående rättigheter är dock inte möjligt om användaren har inställningen: Visa endast egna inmatade fakturor och beställningar i försäljnings- och reskontrarättigheterna

Lägg till/redigera/ta bort regler:
Funktionsspecifika rättigheter: Grundläggande funktioner i försäljningsreskontran: redigeringsrättighet
 - Redigering av regler är dock inte möjligt om användaren har inställningen: "Visa endast egna inmatade fakturor och beställningar" i försäljnings- och reskontrarättigheterna.
Visa regler:
Funktionsspecifika rättigheter: Grundläggande funktioner i försäljningsreskontran: läsrättighet
 - Visa regler är dock inte möjligt om användaren har inställningen: "Visa endast egna inmatade fakturor och beställningar" i försäljnings- och reskontrarättigheterna.


Meddelanden via e-post

Du kan beställa en sammanställning av snart skickade påminnelser, anmärkningar och inkassoärenden / -brev till din e-post. E-postmeddelandet skickas veckovis på måndagar. E-postmeddelanden kan beställas separat via dina egna kommunikationsinställningar. Detta görs genom att klicka på ditt namn längst upp till höger, välja Mina grundinställningar och på fliken Kommunikation "Skicka meddelande om fakturor som skickas under veckan med automatiska påminnelser". 

  • Utskick görs till den e-postadress som anges i användarens kommunikationsinställningar
  • Meddelanden skickas inte om användaren har blockerat systemkommunikation i sina egna inställningar
  • För fakturor som ska inkasseras visas detaljer per faktura. För anmärkningar och påminnelser visas informationen i sammanfattningsform, eftersom deras antal kan vara stort.


Hur används tjänsten?



Tjänsten aktiveras genom att klicka på OFF-läget till ON-läget. Vid aktivering ombeds användaren om en bekräftelse, eftersom användningen av tjänsten medför transaktionskostnader.


På sidan visas också de allmänna reglerna, baserat på vilka kunderna har placerats enligt informationen på kundkortet.

De kunder - som har valt alternativet "personkund" på kundkortet - placeras i den allmänna regeln för personkunder. Övriga kunder placeras som standard i den allmänna regeln för företagskunder. Om landinformationen är något annat än Finland, tolkas dessa som utländska kunder och lämnas utanför reglerna. Dessa kunder finns under "Automatisering blockerad". Dessa kunder kan också läggas till i önskad regel av användaren.

Skapa en ny regel

Skapandet av en ny regel börjar med knappen “Skapa ny” till höger.
För den nya automatiseringsregeln väljs den kundtyp som ska riktas (företagskunder eller personkunder). Kundtypen påverkar till exempel de maximala inkassokostnaderna som används i automatiseringen och påminnelsefrekvensen för de kunder som ska inkasseras. Dessutom ges regeln ett namn samt en kort beskrivning om så önskas.  


Därefter definieras inställningarna för de automatiskt skickade påminnelserna och anmärkningarna för regeln. För regeln väljs sändningskanal, eventuella inkassokostnader samt tidpunkt för påminnelsen. Dessutom kan du välja att skicka påminnelser endast när en viss öppen summa överskrids eller baserat på det bifirma som anges på fakturan.

  • Lagen om inkasso för personkunder och företagskunder skiljer sig åt. Därför är även de angivna standardvärdena olika för person- och företagskunder.
  • Påminnelser kan inte skickas automatiskt till kunder som har beställt e-faktura eller direktbetalning. Påminnelser till personkunder kan inte skickas som elektroniska fakturor (konsumentelektronisk faktura), vilket innebär att denna sändningskanal inte heller visas på listan om kundtypen är Personkunder.
  • Sändningskanalen "systemets standard" bildas baserat på vilken information som har sparats på kundkortet i ordningen 1. elektronisk faktura (ej personkunder) 2. e-postfaktura 3. utskriftstjänst
  • Inkassobrev kan inte skickas via e-post, vilket innebär att sändningskanalen kan väljas som elektronisk faktura eller PDF eLetter
  • En verifikation för inkassokostnaden bokförs först när fakturamottagaren betalar kostnaden. Betalningen bokförs på den inkassokonto som anges i standardkonteringen. Automatiseringen lägger inte till inkassokostnaden om den redan har lagts till på fakturan tidigare.
  • För valutafakturor kommer inkassokostnaden att vara det belopp som anges i inkassokostnadsfältet. Om du till exempel anger inkassokostnaden som 10,00 kommer inkassokostnaden för SEK-fakturor att vara 10,00 SEK.


Därefter väljs de kunder som ska inkluderas i regeln. Kunder kan också sökas genom att skriva namnet eller en del av det i sökfältet.


Slutligen visas en sammanfattning av regeln där regelns information kontrolleras och den nya regeln slutförs. Vid behov kan du gå tillbaka till tidigare steg genom att klicka på cirklarna (1-4) i regeln.


Inkassokostnad i automatiseringen

  • I inkassoavsnittet föreslås inte inkassokostnadens storlek för användaren, men denna kan läggas till vid behov. Det maximala beloppet för kostnaden beror på storleken på den öppna summan på fakturan.
  • För valutafakturor kommer inkassokostnaden att vara det belopp som anges i inkassokostnadsfältet. Om du till exempel anger inkassokostnaden som 10,00 kommer inkassokostnaden för SEK-fakturor att vara 10,00 SEK.
  • Automatiseringsregelns inkassokostnad ersätter alltid den inkassokostnad som har satts på fakturan, även om inkassokostnaden har satts manuellt på fakturan.
  • Om både påminnelser och anmärkningar har aktiverats i automatiseringsregeln och inkassokostnader har lagts till för båda, kommer inkassokostnaden på anmärkningens nivå att gälla för fakturan. Om ingen inkassokostnad har definierats för anmärkningen, kommer inkassokostnaden som har satts för påminnelsen att gälla.


Redigering av regler

Automatiseringsregler kan väljas för redigering från panelen till vänster. I panelen finns allmänna regler för företags- och personkunder samt eventuella egna tillagda regler. Klicka på den regel som ska redigeras till vänster och redigeringen av regeln sker via panelen till höger. Inkassokostnader kan läggas till för fakturor som ska skickas, definiera hur många dagar efter påminnelsen som ska skickas och summan under vilken fakturor inte ska påminnas. Dessutom kan du definiera om påminnelsen ska skickas som elektronisk faktura, via e-post eller traditionell post. Dessutom kan du välja att skicka påminnelser endast när en viss öppen summa överskrids eller baserat på det bifirma som anges på fakturan.

  • Lagen om inkasso för personkunder och företagskunder skiljer sig åt. Därför är även de angivna standardvärdena olika för person- och företagskunder.
  • Påminnelser kan inte skickas automatiskt till kunder som har beställt e-faktura eller direktbetalning. Påminnelser till personkunder kan inte skickas som elektroniska fakturor (konsumentelektronisk faktura), vilket innebär att denna sändningskanal inte heller visas på listan om kundtypen är Personkunder.
  • Sändningskanalen "systemets standard" bildas baserat på vilken information som har sparats på kundkortet i ordningen 1. elektronisk faktura (ej personkunder) 2. e-postfaktura 3. utskriftstjänst
  • En verifikation för inkassokostnaden bokförs först när fakturamottagaren betalar kostnaden. Betalningen bokförs på den inkassokonto som anges i standardkonteringen. Automatiseringen lägger inte till inkassokostnaden om den redan har lagts till på fakturan tidigare.




“Riktade kunder” -fliken visar vilka kunder som omfattas av vilken regel. Genom denna vy kan du också flytta kunder till en annan regel genom att välja de önskade kunderna och trycka på knappen "Gör för valda" längst ner. Kunder kan också flyttas till en annan regel via massfunktionerna i kundlistningen samt från fliken "ytterligare information" på kundkortet.

Dessutom kan kundens regler hanteras via gränssnittet, vilket innebär att när nya kunder läggs till eller befintliga kunder redigeras, är det möjligt att sätta regeln med hjälp av resursen customer.nv. Dessa läggs automatiskt till i de allmänna reglerna enligt ovanstående principer.

Händelser:
Regelspecifika händelser finns på regelns tredje flik. För att säkerställa transparens i automatiseringen kan du här se allt som automatiseringen har gjort för den aktuella regeln. Här kan du filtrera händelser till exempel per faktura, vilket gör att du kan se om en viss faktura har skickats framgångsrikt av påminnelsetjänsten. I fakturans behandlingshistorik finns också en anteckning om automatiseringens åtgärder.

Alla händelser finns under rubriken "Händelser" högst upp:

Här kan du filtrera händelser till exempel efter datum eller fakturanummer.


Förhindra automatisk behandling

De kunder som inte ska omfattas av automatisk påminnelse kan läggas till i regeln "Ingen automatiseringsbehandling".  Detta görs via en befintlig regel (Företagskunders regler/ Personkunders regler), fliken Riktade kunder, genom att välja kunden och trycka på knappen "Gör för valda" > "Blockera automatisering" längst ner

Om den automatiska påminnelsen ska tas bort per faktura, redigeras automatiseringen från försäljningsfakturans övre del under "Automatisk påminnelse"



Situationer där automatiseringen inte skickar en påminnelse

  • Fakturamottagaren har inkassoförbud
  • En betalningsplan har satts på fakturan. Automatiseringen skickar inte fakturor retroaktivt även om betalningsplanen tas bort.
  • Automatisk behandling har blockerats för den kund som ska påminnas
  • Fakturan har redan påminnts, anmärkts eller varit i inkasso
  • Fakturan i betald status (fakturans kapital betalt) har obetalda anmärkningskostnader
    • För kostnaderna skickas inte längre någon ny automatisk anmärkning
  • Fakturan som ska påminnas är en factoring-faktura (Obs gäller inte OP Laskulaina)
  • Fakturan som ska påminnas är redan i sändningsprocessen
  • Fakturan som ska påminnas är en räntefaktura
  • Fakturan som ska påminnas är en kreditfaktura
  • Fakturan är i extern inkasso
  • Fakturamottagaren har konsumentelektronisk fakturaavtal
  • Kunden har inte varit inom automatiseringen när automatiseringen först försökte behandla fakturan. T.ex. fakturan förfaller 15.4 och kunden läggs till i automatiseringen 16.4. Då har automatiseringen försökt behandla fakturan 15.4 och tolkat fakturan utanför automatiseringen. I detta fall måste kunden påminnas manuellt, och om automatiska anmärkningar är aktiverade, skickar automatiseringen en anmärkning.

Användning av Intrum och Amili inkasso i automatiseringen

  • I automatiseringen kan även Netvisors stödda inkassotjänster, Amili inkasso och Intrum, användas.
  • Användaren kan överföra fakturan till inkassopartnern med automatiseringsregeln om han har aktiverat tjänsten (mer detaljerade instruktioner för användning av tjänsterna: Amili inkassotjänst, Intrum Oy - Anmärkning-  och inkassotjänst). 
  • Till dessa partners kan både påminnelser, anmärkningar och inkassobrev skickas.
  • Om fakturan skickas till inkassopartnern redan i påminnelsestadiet, är anmärknings- och inkassoåtgärderna inte tillgängliga i automatiseringen, eftersom inkassopartnern hanterar inkassot.
  • Om du vill kan du använda båda inkassotjänsterna i automatiseringen. I samma regel kan dock endast en tjänst användas.
  • Om sändningskanalen har definierats som inkassotjänst i regeln och inkassotjänsten senare har avaktiverats, kommer detta att meddelas "Den valda sändningskanalen för regeln har avaktiverats" i automatiseringens hanteringsgränssnitt, och automatisk behandling kommer inte att lyckas.  
  • När inkassopartners används, sätter regeln inte inkassokostnaden på fakturan.

Intrums ytterligare anmärkningar:

  • Om Intrums tjänst används i automatiseringen, följer automatiseringen valet enligt inställningen "Materialformat" (Sales > Inställningar > Grundläggande information och inställningar > Intrum Oy inkassotexter > Inkassoinställningar). 
    • Skicka material till tjänsten enligt fakturans status: om inställningen är vald, är Intrum Oy:s anmärkningstjänst tillgänglig i kanalvalen för påminnelse- och anmärkningsåtgärder i automatiseringen. Intrum Oy:s inkassotjänst är inkluderad i kanalvalen för inkassoåtgärder.
    • Skicka material alltid till inkassotjänsten: i alla automatiseringsåtgärder är endast Intrum Oy:s inkassotjänst inkluderad i kanalvalen.
  • Den öppna minimisumman för fakturan som ska skickas till Intrum är 5 euro. Fakturor under 5 euro ignoreras i behandlingen och detta lämnar ett meddelande i automatiseringens behandlingshistorik.
  • Även fakturor för utländska kunder kan skickas till Intrums tjänst.
  • Borttagning av fakturan från Intrums tjänst kan endast göras manuellt (från listan över öppna försäljningsfakturor).
  • Om inställningarna för Intrums inkassotjänst ändras angående den använda kanalen på sidan "Inkassoinställningar", ändras kanalen automatiskt även i de automatiseringsregler där Intrum är sändningskanalen. Till exempel, om allt material tidigare har skickats till Intrums inkassotjänst och inställningen ändras så att materialet skickas till tjänsten enligt status, uppdateras sändningskanalen för påminnelser och anmärkningar till Intrum Oy:s anmärkningstjänst.

Amili inkassos ytterligare anmärkningar:

  • I automatiseringen är Visma Amili anmärkningstjänst tillgänglig i kanalvalen för påminnelse- och anmärkningsåtgärder. Perintäpalvelu Visma Amili är inkluderad i kanalvalen för inkassoåtgärder.
  • Även fakturor för utländska kunder kan skickas till Amili inkassotjänst.

Felmeddelanden

Om en faktura med automatisk påminnelse av någon anledning inte skickas och fastnar i ett fel, visas detta på startsidan under Undantag och anmärkningar och där under Fakturor som skickas av automatiska påminnelser. Felet är synligt i 30 dagar och försvinner sedan automatiskt. Tyvärr kan detta inte nollställas på annat sätt. 


Nyckelord: Automatiska påminnelser, användarrättigheter, skapa regler, inkassotjänst

This article has been translated using an AI-based translation tool. The contents or wording of these instructions may differ from those in other instructions or in the software.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.