Ta emot inköpsfakturor som e-fakturor : Netvisor

I Netvisor mottas alltid e-fakturorna i Finvoice-format. En e-fakturaadress kan vara:

Maventas e-fakturaadress
E-fakturaadress till företagets eget bankkonto

Mottagande med Maventas adress

Kunder som använder Netvisors inköpssektion får automatiskt tillgång till Maventas e-fakturaadress. I samband med Maventa-anslutningen aktiverar även Netvisor mottagandet av e-fakturor via banknätverk. Detta gör att e-fakturor kan tas emot från leverantörer som skickar fakturor via banknätverket.

Maventas e-fakturaadress är företagets EDI-kod. Operatörskoden är Maventas kod Maventa (003721291126). Om faktureringsprogrammet, som används av det sändande företaget, använder de anslutningar som tillhandahålls av bankerna för att skicka e-fakturor, är operatörskoden Danske Banks kod DABAFIHH. Därför kommer båda e-faktureringsoperatörerna att visas i faktureringsadressmeddelandet.

Netvisor skapar automatiskt en Maventa-anslutning för sina kunder när det är möjligt. Om företaget har registrerat sig som användare av Maventas tjänst före ibruktagandet av Netvisor kräver anslutningen av kontot till Netvisor åtgärder av kunden eller Netvisors kundtjänst.

I samband med Maventa-anslutningen aktiverar även Netvisor mottagningen av e-fakturor via banknätverk. Det tar några bankdagar att öppna anslutningen. Anslutningen gör det möjligt att skicka och ta emot e-fakturor via banknätverket.

Mottagande med banknätets adress

När företaget ingår ett avtal om betalningsrörelse kan det samtidigt komma överens med sin egen bank om at ta emot e-fakturor. E-fakturaadressen är antingen i form av ett IBAN-kontonummer eller företagets EDI-kod. Vanligast är att en e-fakturaadress bildas av antingen företagets bankkontonummer i IBAN-format eller företagets EDI-kod. EDI-koden bildas utifrån företagets FO-nummer enligt följande: 0037 + företagets FO-nummer utan bindestreck. Exempel: Utifrån FO-numret 1967543-8 bildas EDI-koden 003719675438.
E-fakturaadressen till banknätverket tilldelas Netvisor via "Företagsmeny > Hantering av bankkonton". Klicka i vyn på bankkontots namn för att redigera bankkontots uppgifter. Här kan du välja om IBAN- eller EDI-adressen ska visas som e-fakturamottagningsadress.
Undantag:

Om e-fakturaadressen för kontot inte är en standardiserad IBAN- eller EDI-kod som hänvisar till det aktuella bankkontot, vänligen kontakta Netvisors kundtjänst för att redigera e-fakturaadressen.
Mottagande av e-fakturor direkt till Ålandsbankens konto fungerar endast med EDI-kod. Vid uppgörandet av betalningsrörelseavtalet är det viktigt att se till att EDI-koden anges som e-fakturaadress. Om banken däremot tillhandahåller en e-fakturaadress i IBAN-format, som inte är samma som företagets kontonummer, ska denna alternativa e-fakturaadress anmälas till Netvisors kundtjänst.

OBS, om fakturan skickas eller tas emot via banknätverket så skickas inte bilagorna med fakturan till Netvisor eller från Netvisor till mottagaren.

En e-faktura som skickats till företaget har inte kommit fram

Om en e-faktura som skickats till företaget inte har kommit fram är fakturans avsändare i första hand ansvarig för utredningen. Om ingen e-faktura kommer fram bör följande saker kontrolleras:

Maventas e-fakturaadress:
- Är mottagningskanalen öppen och ansluten till Netvisor?
Bankens e-fakturaadress:
- Kontrollera med din bank att avtalet om mottagande av e-faktura är giltigt och anslutet till Netvisors kommunikationskanal
- Kontrollera med din bank om avtalet är gjort med en EDI- eller IBAN-adress
- Kontrollera att bankkontot som avtalet är anslutet till har matats in i Netvisor

Fördelning av faktura till leverantör

Fördelningen av en skannad faktura och en faktura som anlänt som e-faktura till en leverantör sker med följande prioritering:

1. Namnet överensstämmer med den inkomna fakturan och företagets FO-nummer är detsamma som på fakturan.
2. Företagets FO-nummer överensstämmer med den inkomna fakturan.
3. Leverantörskoden överensstämmer med den inkomna fakturan (leverantörskoden avläses endast från fakturor som tas emot via gränssnittet).
4. Namnet överensstämmer med den inkomna fakturan.

Under FO-nummer kontrolleras FO-numret i normalt format, i momsnummerformat och i ett format utan bindestreck för varje villkor.

Automationen accepterar en faktura om den är en e-faktura eller om en skannad fakturas leverantör autentiserats “starkt", det vill säga med minst ett namn och ett FO-nummer.

Om inget av dessa villkor uppfylls skapas en ny leverantör i systemet. Namn, FO-nummer, adressuppgifter, kontaktuppgifter och bankkonto fylls i för den nya leverantören, om dessa uppgifter har angetts i e-fakturamaterialet.

För att kopplingen ska ske till rätt leverantör och en befintlig leverantör inte ska skapas på nytt, rekommenderar vi att du för varje leverantör lägger till alla uppgifter leverantören ifråga meddelat till leverantörsregistret, inklusive bankkonton. Fyll i leverantörernas uppgifter så ingående som möjligt.

För att undvika fel i kopplingen rekommenderar vi att du för varje leverantör skapar ett leverantörskort och att till varje leverantör i leverantörsregistret lägga till alla uppgifter leverantören ifråga meddelat, inklusive bankkonton. Fyll i leverantörernas uppgifter så ingående som möjligt.

Om inköpsfakturan riktas till fel leverantör måste ett eget leverantörskort med alla uppgifter (även bankkontots uppgifter) skapas för den nya leverantören och innan fakturan som riktats fel behandlas måste du byta till rätt leverantör för inköpsfakturan enligt följande: öppna inköpsfakturan > “Byt leverantör" i menyn inköpsfakturans funktioner > sök rätt leverantör. Om fakturan redan behandlats ska fakturan först returneras som obehandlad (Inköpsfakturans funktioner > Returnera som obehandlad) och därefter ska rätt leverantör sökas för fakturan.

Sök efter räkenskapsobjekt för en mottagen e-faktura och kontosättningsförslag

Bokföringskontot och kostnadsobjektet kan importeras med e-fakturan antingen faktura- eller fakturaradsspecifikt, enligt följande regler:

Räkenskapsobjekten kan läggas in i en semikolonseparerad lista, exempelvis Objekt1;Objekt2;Objekt3
Om det angivna bokföringskontot eller kostnadsobjektet inte hittas i Netvisor, kommer de att förbigås. På liknande sätt, om mer än ett räkenskapsobjekt anges under samma rubrik, används i kontosättningen endast det första räkenskapsobjektet i listan.
Uppgifter som anges på radnivå åsidosätter alltid uppgifter på fakturanivå: om 4000 anges som kontosättningsförslag för fakturan, används detta konto för de rader för vilka inget separat förslag har angetts.
Endast fyrsiffriga kontonummer accepteras i kontosättningsförslagen.

Förslagen hämtas från följande fält på Finvoice-fakturan:

Fakturaspecifik import av bokföringskonto:

<NormalProposedAccountIdentifier>4000</NormalProposedAccountIdentifier>

Fakturaradsspecifik import av bokföringskonto:

<RowNormalProposedAccountIdentifier>4000</RowNormalProposedAccountIdentifier>

Fakturaspecifik import av räkenskapsobjekt:

<AccountDimensionText>Kohde1</AccountDimensionText>

Fakturaradsspecifik import av räkenskapsobjekt:

<RowAccountDimensionText>Kohde1</RowAccountDimensionText>

Tolka meddelande

Nedan visas ett exempel på ett e-fakturameddelande och vad de olika fälten påverkar. Efter raden står vilket fältet är i Netvisor.

<SellerPartyIdentifier>7654321-2</SellerPartyIdentifier> Försäljarens FO-nummer

<SellerOrganisationName>Porin Testiyritys Oyj</SellerOrganisationName> Försäljarens namn

<SellerOrganisationTaxCode>FI76543212</SellerOrganisationTaxCode> Försäljarens momsnummer

<SellerStreetName>Självständighetsgatan 44</SellerStreetName> Försäljarens gatuadress

<SellerTownName>Pori</SellerTownName> Försäljarens postanstalt

<SellerPostCodeIdentifier>28130</SellerPostCodeIdentifier> Försäljarens postnummer

<CountryCode>FI</CountryCode> Landskod (syns inte i programmet)

<CountryName>Finland</CountryName> Försäljarens land

</SellerPostOfficeBoxIdentifier>

</SellerPostalAddressDetails>

</SellerPartyDetails>

<SellerOrganisationUnitNumber>003776543212</SellerOrganisationUnitNumber> EDI-kod

<SellerPhoneNumberIdentifier>02-1123123</SellerPhoneNumberIdentifier> Försäljarens telefonnummer

<SellerEmailaddressIdentifier>[email protected]</SellerEmailaddressIdentifier> Försäljarens e-post

</SellerCommunicationDetails>

<SellerHomeTownName>Pori, Suomi</SellerHomeTownName> Hemort

<SellerVatRegistrationText>Alv.Rek</SellerVatRegistrationText> Denna information finns i nedre delen av fakturan under momsnummerfältet

<SellerPhoneNumber>02-1123123</SellerPhoneNumber> Försäljarens telefonnummer

<SellerFaxNumber>02-123456789, 02-123456788, 02-1234</SellerFaxNumber> Försäljarens fax

<SellerCommonEmailaddressIdentifier>[email protected]</SellerCommonEmailaddressIdentifier> Försäljarens e-post i uppgifterna nere på fakturan

<SellerWebaddressIdentifier>http://www.netvisor.fi</SellerWebaddressIdentifier> Försäljarens webbadress

SellerAccountDetails>

<SellerAccountID IdentificationSchemeName="IBAN">FI91XXXXXXXXXXXXX</SellerAccountID> Leverantörens bankkonto i fakturans rubrikuppgifter

<SellerBic IdentificationSchemeName="BIC">NDEAFIHH</SellerBic> Bankkontots BIC-kod.

</SellerAccountDetails>

<SellerAccountDetails> Nedanstående bankkonton visas nertill på fakturabilden

<SellerAccountID IdentificationSchemeName="IBAN">FI63XXXXXXXXXXXXX</SellerAccountID>

<SellerBic IdentificationSchemeName="BIC">NDEAFIHH</SellerBic>

</SellerAccountDetails>

</SellerInformationDetails>

BuyerPartyDetails>

<BuyerPartyIdentifier>7654321-2</BuyerPartyIdentifier> Köparens FO-nummer

<BuyerOrganisationName>Björneborgs Testföretag (e-fakturor)</BuyerOrganisationName> Köparens namn

<BuyerOrganisationTaxCode>FI76543212</BuyerOrganisationTaxCode> Köparens momsnummer

<BuyerStreetName>Mannerheimgatan 5</BuyerStreetName> Köparens gatuadress

<BuyerTownName>Villmanstrand</BuyerTownName> Köparens postanstalt

<BuyerPostCodeIdentifier>53900</BuyerPostCodeIdentifier> Försäljarens postnummer

<CountryName>Finland</CountryName> Köparens land

</BuyerPostalAddressDetails>

</BuyerPartyDetails>

<BuyerContactPersonName>Kontaktperson</BuyerContactPersonName> Kontaktperson

<BuyerPhoneNumberIdentifier>0501245678</BuyerPhoneNumberIdentifier>Kontaktpersonens telefonnummer

<BuyerEmailaddressIdentifier>[email protected]</BuyerEmailaddressIdentifier> Kontaktpersonens e-post

</BuyerCommunicationDetails>

<DeliveryPartyDetails>Leveransadressuppgifter

<DeliveryOrganisationName>Testverkamhetsställe</DeliveryOrganisationName>

<DeliveryStreetName>Valtakatu 51</DeliveryStreetName>

<DeliveryTownName>Villmanstrand</DeliveryTownName>

<CountryName>Finland</CountryName>

</DeliveryPostalAddressDetails>

</DeliveryPartyDetails>

<DeliveryDate Format="CCYYMMDD">20210622</DeliveryDate> Leveransdag

<DeliveryMethodText>Enligt avtal</DeliveryMethodText> Leveranssätt

<DeliveryTermsText>Noudetaan</DeliveryTermsText> Leveransvillkor

<WaybillIdentifier>Viitteenne</WaybillIdentifier> Er referens. Visas även under Fraktsedel på fakturan.

</DeliveryDetails>

>InvoiceDetails>

<InvoiceTypeCode>INV01</InvoiceTypeCode> Visas inte i Netvisor

<InvoiceTypeText>FAKTURA</InvoiceTypeText>Visas inte i Netvisor

<OriginCode>Original</OriginCode>Visas inte i Netvisor

<InvoiceNumber>21000239685</InvoiceNumber> Fakturanummer

<InvoiceDate Format="CCYYMMDD">20210622</InvoiceDate> Fakturadatum

<SellerReferenceIdentifier>Viitteemme</SellerReferenceIdentifier> Vår referens och försäljarens ordernummer

<OrderIdentifier>Viitteenne</OrderIdentifier> Er referens och köparens ordernummer

<AgreementIdentifier>avtals-ID</AgreementIdentifier> Avtalskod

<InvoiceTotalVatExcludedAmount AmountCurrencyIdentifier="EUR">9200,00</InvoiceTotalVatExcludedAmount> Totalt skattefritt pris (syns i fakturabilden).

<InvoiceTotalVatAmount AmountCurrencyIdentifier="EUR">2160,00</InvoiceTotalVatAmount> Moms totalt (syns på fakturans bild).

<InvoiceTotalVatIncludedAmount AmountCurrencyIdentifier="EUR">11360,00</InvoiceTotalVatIncludedAmount> Totalt inklusive skatt (på bilden av fakturan, fakturan totalt och visas även som fakturans summa).

<AccountDimensionText>kundens uppgift om kostnadsställe</AccountDimensionText> Kostnadsställe, visas på orderraden om kostnadsstället redan existerar och namnet matchar exakt. Detta skapas inte från meddelandet som ett kostnadsställe.

<VatBaseAmount AmountCurrencyIdentifier="EUR">9000,00</VatBaseAmount> Värdet från vilket momsen beräknas. I Netvisor beräknas momsen rad för rad baserat på uppgifterna på raderna. De här uppgifterna kan ses på bilden av fakturan.

<VatRatePercent>24,00</VatRatePercent> Standardmomsprocent. Används om detta inte anges rad för rad på fakturaraderna.

<VatRateAmount AmountCurrencyIdentifier="EUR">2160,00</VatRateAmount>Momsmängd (syns på fakturans bild).

</VatSpecificationDetails>

</InvoiceFreeText>

<PaymentTermsFreeText>7 dagar netto</PaymentTermsFreeText> Betalningsvillkor, kommer dock endast att vara i textformat och inga betalningsvillkor kommer att skapas i programmet. Förfallodagen är hämtad från raden nedan.

<InvoiceDueDate Format="CCYYMMDD">20210629</InvoiceDueDate> Fakturans förfallodag

<PaymentOverDueFineFreeText>Dröjsmålsränta 12,00 %</PaymentOverDueFineFreeText> Dröjsmålsränteprocenttext (visas på bilden av fakturan under dröjsmålsuppgifter)

<PaymentOverDueFinePercent>12,00</PaymentOverDueFinePercent> Dröjsmålsränteprocent. (visas på bilden av fakturan under Dröjsmålsränta).

</PaymentOverDueFineDetails>

</PaymentTermsDetails>

</InvoiceDetails>

Nedan ett exempel på uppgifter på fakturaraderna. I Netvisor blir fakturabeloppet summan av de befintliga fakturaraderna.

<SubRowFreeText>text före fakturarader</SubRowFreeText> Kommentarsrad

</SubInvoiceRow>

</InvoiceRow>

<ArticleIdentifier>100511</ArticleIdentifier> Produktkod

<ArticleName>"Testituote "</ArticleName> Produktnamn

<DeliveredQuantity>100,00</DeliveredQuantity> Levererad mängd

<UnitPriceAmount AmountCurrencyIdentifier="EUR">100,00</UnitPriceAmount> enhetspris

<RowAccountDimensionText>Kundens raduppgift om räkenskapsobjektet</RowAccountDimensionText> Möjligt räkenskapsobjekt, detta skapas inte i programmet, men används om detta redan finns i företaget som kostnadsobjekt.

<RowFreeText>radförklaring</RowFreeText> Produktradens radförklaring

<RowDiscountPercent>10,00</RowDiscountPercent>Rabatt%

<RowVatRatePercent>24,00</RowVatRatePercent>Radens momsprocent

<RowVatAmount AmountCurrencyIdentifier="EUR">2160,00</RowVatAmount>Momsbelopp

<RowVatExcludedAmount AmountCurrencyIdentifier="EUR">9000,00</RowVatExcludedAmount>Skattefritt pris

<RowAmount AmountCurrencyIdentifier="EUR">11160,00</RowAmount> Skattebelagt pris

</InvoiceRow>

E-fakturans referens läses från fältet EpiRemittanceInfoIdentifier i meddelandet.

Uppgifterna i fälten nedan kommer att läsas in till fältet er referens i följande ordning.

/Finvoice/DeliveryDetails/WaybillIdentifier
/Finvoice/InvoiceDetails/OrderIdentifier
/Finvoice/InvoiceDetails/BuyerReferenceIdentifier

FAQ

Varför har den mottagna e-fakturan riktats till fel leverantör?

E-fakturor riktas enligt vissa kriterier till befintliga leverantörskort i Netvisor. Om uppgifterna på leverantörskorten är ofullständiga eller felaktiga (eller det inte finns något leverantörskort överhuvudtaget) är det möjligt att fakturan innehåller uppgifter som fördelar fakturan till fel leverantör. Till exempel kan två olika leverantörer använda samma finansbolag för fakturering, och om bara en leverantör har skapats i Netvisor så är det möjligt att den andra leverantörens faktura kommer att riktas till den befintliga leverantörens uppgifter enbart baserat på kontonumret. I det här fallet behöver även den andra leverantören skapas i Netvisor med fullständiga uppgifter (FO-nummer, namn, kontonummer) och fakturan riktas till rätt leverantör. Efter det här kommer inkommande fakturor att riktas korrekt.

Varför har inte betalningsvillkoret lästs från fakturameddelandet?

Med en inköpsfaktura kommer betalningsvillkoret med ett e-fakturameddelande i ett textfält ("PaymentTermsFreeText"), vilket tyvärr gör att betalningsvillkoret inte direkt kan läsas in i Netvisor. Om leverantörskortet inte har ett standardbetalningsvillkor, kommer kontantrabatten att kollas upp vid sakgranskningen och läggas till manuellt. Samma situation gäller för skanningstjänstens fakturor, det vill säga att betalningsvillkoret inte läses av en faktura som tagits emot via skanningstjänsten.

Hjälpte det här svaret? Ja Nej