Ta emot inköpsfakturor som e-fakturor : Netvisor

Denna instruktion behandlar mottagandet av inköpsfakturor som e-fakturor. Dessutom beskriver instruktionen hur fakturor riktas till mottagaren och leverantören samt hur hanteringen av bokföringsdata från inkomna e-fakturor fungerar.

INNEHÅLL

Mottagande med Maventas adress
Mottagande med banknätets adress
Mottagande av utländska e-fakturor via PEPPOL-nätverket med PEPPOL-adress
En e-faktura som skickats till företaget har inte kommit fram
Riktning till mottagaren
Riktning till leverantören
Kontosättningsförslag och sökning av räkenskapsobjekt från inkomna e-fakturor
Tolkning av inkomna e-fakturameddelanden
FAQ

I Netvisor mottas alltid e-fakturorna i Finvoice-format. Netvisor stöder e-fakturor enligt Finvoice 3.0 standarden. En e-fakturaadress kan vara:

Maventas e-fakturaadress
E-fakturaadress till företagets eget bankkonto
PEPPOL -e-fakturaadress (e-fakturor skickade från utlandet)

Mottagande med Maventas adress

Kunder som använder Netvisors inköpssektion får automatiskt tillgång till Maventas e-fakturaadress. I samband med Maventa-anslutningen aktiverar även Netvisor mottagandet av e-fakturor via banknätverk. Detta gör att e-fakturor kan tas emot från leverantörer som skickar fakturor via banknätverket.

Maventas e-fakturaadress är företagets EDI-kod. Operatörskoden är Maventas kod Maventa (003721291126). Om faktureringsprogrammet, som används av det sändande företaget, använder de anslutningar som tillhandahålls av bankerna för att skicka e-fakturor, är operatörskoden Danske Banks kod DABAFIHH. Därför kommer båda e-faktureringsoperatörerna att visas i faktureringsadressmeddelandet.

Netvisor skapar automatiskt en Maventa-anslutning för sina kunder när det är möjligt. Om företaget har registrerat sig som användare av Maventas tjänst före ibruktagandet av Netvisor kräver anslutningen av kontot till Netvisor åtgärder av kunden eller Netvisors kundtjänst.

I samband med Maventa-anslutningen aktiverar även Netvisor mottagningen av e-fakturor via banknätverk. Det tar några bankdagar att öppna anslutningen. Anslutningen gör det möjligt att skicka och ta emot e-fakturor via banknätverket.

Mottagande med banknätets adress

När företaget ingår ett avtal om betalningsrörelse kan det samtidigt komma överens med sin egen bank om at ta emot e-fakturor. E-fakturaadressen är antingen i form av ett IBAN-kontonummer eller företagets EDI-kod. Vanligast är att en e-fakturaadress bildas av antingen företagets bankkontonummer i IBAN-format eller företagets EDI-kod. EDI-koden bildas utifrån företagets FO-nummer enligt följande: 0037 + företagets FO-nummer utan bindestreck. Exempel: Utifrån FO-numret 1967543-8 bildas EDI-koden 003719675438.
E-fakturaadressen till banknätverket tilldelas Netvisor via "Företagsmeny > Hantering av bankkonton". Klicka i vyn på bankkontots namn för att redigera bankkontots uppgifter. Här kan du välja om IBAN- eller EDI-adressen ska visas som e-fakturamottagningsadress.
Undantag:

Om e-fakturaadressen för kontot inte är en standardiserad IBAN- eller EDI-kod som hänvisar till det aktuella bankkontot, vänligen kontakta Netvisors kundtjänst för att redigera e-fakturaadressen.
Mottagande av e-fakturor direkt till Ålandsbankens konto fungerar endast med EDI-kod. Vid uppgörandet av betalningsrörelseavtalet är det viktigt att se till att EDI-koden anges som e-fakturaadress. Om banken däremot tillhandahåller en e-fakturaadress i IBAN-format, som inte är samma som företagets kontonummer, ska denna alternativa e-fakturaadress anmälas till Netvisors kundtjänst.

OBS, om fakturan skickas eller tas emot via banknätverket så skickas inte bilagorna med fakturan till Netvisor eller från Netvisor till mottagaren.

Mottagande av utländska e-fakturor via PEPPOL-nätverket med PEPPOL-adress

PEPPOL (Pan European Public eProcurement On-Line) är ett europeiskt nätverk för förmedling av elektroniska dokument. Genom att registrera dig i PEPPOL-nätverket kan du ta emot elektroniska fakturor från alla företag som kan skicka via PEPPOL-nätverket. Genom registreringen läggs information om ditt företags förmåga att ta emot fakturor i PEPPOL-nätverket också till PEPPOL Directory-tjänsten. Registreringen i nätverket är gratis och mottagandet av fakturor är enligt vår vanliga prislista.

Företagets PEPPOL-e-fakturaadress består av ett prefix och en identifierare. Exempel på PEPPOL-e-fakturaadress: 0216:003712345678 @ PEPPOL.

Maventa fungerar som en Peppol Access Point i Finland. Detta innebär att du kan registrera dig via Maventa till Peppol-nätverket för mottagande av e-fakturor och elektroniska dokument. E-fakturan anländer från PEPPOL-nätverket till Maventa och e-fakturan konverteras i Maventa till Finvoice-format, vilket gör att den anländer i rätt format till Netvisor i företagets inköpsreskontra.

Så här aktiverar du mottagandet av PEPPOL-e-fakturor:

Du får enkelt tillgång till mottagandet av PEPPOL-e-fakturor från ditt Maventa-konto efter inloggning under Inställningar > Fakturainställningar > Fakturamottagning > PEPPOL-e-fakturering.

Du behöver bara klicka på tjänsten för att öppna den och Maventa sköter Peppol-registreringen åt dig.

Obs! Om du inte har användaruppgifter till ditt företags Maventa-konto, det vill säga du inte kan logga in på Maventa-kontot, kontakta Netvisors kundtjänst på tuki.netvisor@visma.com och berätta att du vill aktivera mottagandet av PEPPOL-e-fakturor för ditt företag, så kommer kundtjänsten att aktivera mottagandet för företaget.

En e-faktura som skickats till företaget har inte kommit fram

Om en e-faktura som skickats till företaget inte har kommit fram är fakturans avsändare i första hand ansvarig för utredningen. Om ingen e-faktura kommer fram bör följande saker kontrolleras:

Maventas e-fakturaadress:
- Är mottagningskanalen öppen och ansluten till Netvisor?
Bankens e-fakturaadress:
- Kontrollera med din bank att avtalet om mottagande av e-faktura är giltigt och anslutet till Netvisors kommunikationskanal
- Kontrollera med din bank om avtalet är gjort med en EDI- eller IBAN-adress
- Kontrollera att bankkontot som avtalet är anslutet till har matats in i Netvisor

Riktning till mottagaren

Netvisor granskar mottagarens e-fakturaadress och köparens FO-nummer från inkommande fakturadata. Fakturans riktning till mottagaren sker baserat på köparens FO-nummer, som anges i e-fakturadatan i fältet <BuyerPartyIdentifier>.

Riktning till leverantören

Fakturans riktning till leverantören sker med hjälp av FO-nummer, namn och leverantörskod. Detta beskrivs mer detaljerat på en egen instruktionssida.

Kontosättningsförslag och sökning av räkenskapsobjekt från inkomna e-fakturor

Bokföringskontot och kostnadsobjektet kan importeras med e-fakturan antingen faktura- eller fakturaradsspecifikt, enligt följande regler:

Räkenskapsobjekten kan läggas in i en semikolonseparerad lista, exempelvis Objekt1;Objekt2;Objekt3
Om det angivna bokföringskontot eller kostnadsobjektet inte hittas i Netvisor, kommer de att förbigås. På liknande sätt, om mer än ett räkenskapsobjekt anges under samma rubrik, används i kontosättningen endast det första räkenskapsobjektet i listan.
Uppgifter som anges på radnivå åsidosätter alltid uppgifter på fakturanivå: om 4000 anges som kontosättningsförslag för fakturan, används detta konto för de rader för vilka inget separat förslag har angetts.
Endast fyrsiffriga kontonummer accepteras i kontosättningsförslagen.
Uppgifter om bokföringskontot som kommer med meddelandet åsidosätter eventuellt standardkonto som finns bakom leverantören.
Uppgifter om kostnadsobjekt som kommer med meddelandet åsidosätter eventuellt kostnadsobjekt som finns bakom leverantören. Detta kräver att kostnadsobjektet som kommer med meddelandet är exakt likadant som företagets egna kostnadsobjekt.

Förslagen hämtas från följande fält på Finvoice-fakturan:

Fakturaspecifik import av bokföringskonto:

<NormalProposedAccountIdentifier>4000</NormalProposedAccountIdentifier>

Fakturaradsspecifik import av bokföringskonto:

<RowNormalProposedAccountIdentifier>4000</RowNormalProposedAccountIdentifier>

Fakturaspecifik import av räkenskapsobjekt:

<AccountDimensionText>Kohde1</AccountDimensionText>

Fakturaradsspecifik import av räkenskapsobjekt:

<RowAccountDimensionText>Kohde1</RowAccountDimensionText>

Tolkning av inkomna e-fakturameddelanden

Nedan visas ett exempel på ett e-fakturameddelande och vad de olika fälten påverkar. Efter raden står vilket fältet är i Netvisor.

<SellerPartyIdentifier>7654321-2</SellerPartyIdentifier> Försäljarens FO-nummer

<SellerOrganisationName>Porin Testiyritys Oyj</SellerOrganisationName> Försäljarens namn

<SellerOrganisationTaxCode>FI76543212</SellerOrganisationTaxCode> Försäljarens momsnummer

<SellerStreetName>Självständighetsgatan 44</SellerStreetName> Försäljarens gatuadress

<SellerTownName>Pori</SellerTownName> Försäljarens postanstalt

<SellerPostCodeIdentifier>28130</SellerPostCodeIdentifier> Försäljarens postnummer

<CountryCode>FI</CountryCode> Landskod (syns inte i programmet)

<CountryName>Finland</CountryName> Försäljarens land

</SellerPostOfficeBoxIdentifier>

</SellerPostalAddressDetails>

</SellerPartyDetails>

<SellerOrganisationUnitNumber>003776543212</SellerOrganisationUnitNumber> EDI-kod

<SellerPhoneNumberIdentifier>02-1123123</SellerPhoneNumberIdentifier> Försäljarens telefonnummer

<SellerEmailaddressIdentifier>tuki@netvisor.fi</SellerEmailaddressIdentifier> Försäljarens e-post

</SellerCommunicationDetails>

<SellerHomeTownName>Pori, Suomi</SellerHomeTownName> Hemort

<SellerVatRegistrationText>Alv.Rek</SellerVatRegistrationText> Denna information finns i nedre delen av fakturan under momsnummerfältet

<SellerPhoneNumber>02-1123123</SellerPhoneNumber> Försäljarens telefonnummer

<SellerFaxNumber>02-123456789, 02-123456788, 02-1234</SellerFaxNumber> Försäljarens fax

<SellerCommonEmailaddressIdentifier>tuki@netvisor.fi</SellerCommonEmailaddressIdentifier> Försäljarens e-post i uppgifterna nere på fakturan

<SellerWebaddressIdentifier>http://www.netvisor.fi</SellerWebaddressIdentifier> Försäljarens webbadress

SellerAccountDetails>

<SellerAccountID IdentificationSchemeName="IBAN">FI91XXXXXXXXXXXXX</SellerAccountID> Leverantörens bankkonto i fakturans rubrikuppgifter

<SellerBic IdentificationSchemeName="BIC">NDEAFIHH</SellerBic> Bankkontots BIC-kod.

</SellerAccountDetails>

<SellerAccountDetails> Nedanstående bankkonton visas nertill på fakturabilden

<SellerAccountID IdentificationSchemeName="IBAN">FI63XXXXXXXXXXXXX</SellerAccountID>

<SellerBic IdentificationSchemeName="BIC">NDEAFIHH</SellerBic>

</SellerAccountDetails>

</SellerInformationDetails>

<BuyerPartyIdentifier>7654321-2</BuyerPartyIdentifier> Köparens FO-nummer

<BuyerOrganisationName>Björneborgs Testföretag (e-fakturor)</BuyerOrganisationName> Köparens namn

<BuyerOrganisationTaxCode>FI76543212</BuyerOrganisationTaxCode> Köparens momsnummer

<BuyerCode> Köparens möjliga kod

<BuyerStreetName>Mannerheimgatan 5</BuyerStreetName> Köparens gatuadress

<BuyerTownName>Villmanstrand</BuyerTownName> Köparens postanstalt

<BuyerPostCodeIdentifier>53900</BuyerPostCodeIdentifier> Köparens postnummer

<CountryName>Finland</CountryName> Köparens land

</BuyerPostalAddressDetails>

</BuyerPartyDetails>

<BuyerContactPersonName>Kontaktperson</BuyerContactPersonName> Kontaktperson

<BuyerPhoneNumberIdentifier>0501245678</BuyerPhoneNumberIdentifier>Kontaktpersonens telefonnummer

<BuyerEmailaddressIdentifier>testi@osoite.fi</BuyerEmailaddressIdentifier> Kontaktpersonens e-post

</BuyerCommunicationDetails>

<DeliveryPartyDetails>Leveransadressuppgifter

<DeliveryOrganisationName>Testverkamhetsställe</DeliveryOrganisationName>

<DeliveryStreetName>Valtakatu 51</DeliveryStreetName>

<DeliveryTownName>Villmanstrand</DeliveryTownName>

<CountryName>Finland</CountryName>

</DeliveryPostalAddressDetails>

</DeliveryPartyDetails>

<DeliveryDate Format="CCYYMMDD">20210622</DeliveryDate> Leveransdag

<DeliveryMethodText>Enligt avtal</DeliveryMethodText> Leveranssätt

<DeliveryTermsText>Noudetaan</DeliveryTermsText> Leveransvillkor

<WaybillIdentifier>Viitteenne</WaybillIdentifier> Er referens. Visas även under Fraktsedel på fakturan.

</DeliveryDetails>

<InvoiceTypeCode>INV01</InvoiceTypeCode> Visas inte i Netvisor

<InvoiceTypeText>FAKTURA</InvoiceTypeText>Visas inte i Netvisor

<OriginCode>Original</OriginCode>Visas inte i Netvisor

<InvoiceNumber>21000239685</InvoiceNumber> Fakturanummer

<InvoiceDate Format="CCYYMMDD">20210622</InvoiceDate> Fakturadatum

<SellerReferenceIdentifier>Viitteemme</SellerReferenceIdentifier> Vår referens och försäljarens ordernummer

<OrderIdentifier>Viitteenne</OrderIdentifier> Er referens och köparens ordernummer ELLER

<BuyerReferenceIdentifier>Viitteenne</BuyerReferenceIdentifier> Er referens och köparens referens

<AgreementIdentifier>avtals-ID</AgreementIdentifier> Avtalskod

<InvoiceTotalVatExcludedAmount AmountCurrencyIdentifier="EUR">9200,00</InvoiceTotalVatExcludedAmount> Totalt skattefritt pris (syns i fakturabilden).

<InvoiceTotalVatAmount AmountCurrencyIdentifier="EUR">2160,00</InvoiceTotalVatAmount> Moms totalt (syns på fakturans bild).

<InvoiceTotalVatIncludedAmount AmountCurrencyIdentifier="EUR">11360,00</InvoiceTotalVatIncludedAmount> Totalt inklusive skatt (på bilden av fakturan, fakturan totalt och visas även som fakturans summa).

<AccountDimensionText>kundens uppgift om kostnadsställe</AccountDimensionText> Kostnadsställe, visas på orderraden om kostnadsstället redan existerar och namnet matchar exakt. Detta skapas inte från meddelandet som ett kostnadsställe.

<VatBaseAmount AmountCurrencyIdentifier="EUR">9000,00</VatBaseAmount> Värdet från vilket momsen beräknas. I Netvisor beräknas momsen rad för rad baserat på uppgifterna på raderna. De här uppgifterna kan ses på bilden av fakturan.

<VatRatePercent>24,00</VatRatePercent> Standardmomsprocent. Används om detta inte anges rad för rad på fakturaraderna.

<VatRateAmount AmountCurrencyIdentifier="EUR">2160,00</VatRateAmount>Momsmängd (syns på fakturans bild).

</VatSpecificationDetails>

</InvoiceFreeText>

<PaymentTermsFreeText>7 dagar netto</PaymentTermsFreeText> Betalningsvillkor, kommer dock endast att vara i textformat och inga betalningsvillkor kommer att skapas i programmet. Förfallodagen är hämtad från raden nedan.

<InvoiceDueDate Format="CCYYMMDD">20210629</InvoiceDueDate> Fakturans förfallodag

<PaymentOverDueFineFreeText>Dröjsmålsränta 12,00 %</PaymentOverDueFineFreeText> Dröjsmålsränteprocenttext (visas på bilden av fakturan under dröjsmålsuppgifter)

<PaymentOverDueFinePercent>12,00</PaymentOverDueFinePercent> Dröjsmålsränteprocent. (visas på bilden av fakturan under Dröjsmålsränta).

</PaymentOverDueFineDetails>

</PaymentTermsDetails>

</InvoiceDetails>

Nedan ett exempel på uppgifter på fakturaraderna. I Netvisor blir fakturabeloppet summan av de befintliga fakturaraderna.

<SubRowFreeText>text före fakturarader</SubRowFreeText> Kommentarsrad

</SubInvoiceRow>

</InvoiceRow>

<ArticleIdentifier>100511</ArticleIdentifier> Produktkod

<ArticleName>"Testituote "</ArticleName> Produktnamn

<DeliveredQuantity>100,00</DeliveredQuantity> Levererad mängd

<UnitPriceAmount AmountCurrencyIdentifier="EUR">100,00</UnitPriceAmount> enhetspris

<RowPositionIdentifier>1</RowPositionIdentifier>. Fakturaraden kommer i denna ordning framåt. Minsta nummer först.

<RowDeliveryIdentifier>rivikohtainen toimitusnumero</RowDeliveryIdentifier> Detta är radens leveransnummer, detta syns på fakturans bild under leveransnummer vid produktraden. Detta fält syns dock inte på fakturans kontosättningsrad.

<RowAgreementIdentifier>Rivikohtainen sopimusnumero</RowAgreementIdentifier> Detta är radens avtalsnummer, detta syns på fakturans bild under avtal vid produktraden. Detta fält syns dock inte på fakturans kontosättningsrad.

<RowWaybillIdentifier>47620</RowWaybillIdentifier>Radens fraktsedelnummer, detta syns på fakturans bild under fraktsedel vid produktraden. Detta fält syns dock inte på fakturans kontosättningsrad.

<RowAccountDimensionText>Räkenskapsobjekt</RowAccountDimensionText> Möjligt räkenskapsobjekt, detta skapas inte i programmet, men används om detta redan finns i företaget som kostnadsobjekt och matchar exakt med meddelandet.

<RowFreeText>radförklaring</RowFreeText> Produktradens radförklaring

<RowDiscountPercent>10,00</RowDiscountPercent>Rabatt %

<RowVatRatePercent>24,00</RowVatRatePercent>Radens momsprocent

<RowVatAmount AmountCurrencyIdentifier="EUR">2160,00</RowVatAmount>Momsmängd

<RowVatExcludedAmount AmountCurrencyIdentifier="EUR">9000,00</RowVatExcludedAmount>Skattefritt pris

<RowAmount AmountCurrencyIdentifier="EUR">11160,00</RowAmount> Skattebelagt pris

</InvoiceRow>

E-fakturans referens läses från fältet EpiRemittanceInfoIdentifier i meddelandet.

Uppgifterna i fälten nedan kommer att läsas in till fältet er referens i följande ordning.

/Finvoice/DeliveryDetails/WaybillIdentifier
/Finvoice/InvoiceDetails/OrderIdentifier
/Finvoice/InvoiceDetails/BuyerReferenceIdentifier

FAQ

Varför har den mottagna e-fakturan riktats till fel leverantör?

E-fakturor riktas enligt vissa kriterier till befintliga leverantörskort i Netvisor. Om uppgifterna på leverantörskorten är ofullständiga eller felaktiga (eller det inte finns något leverantörskort överhuvudtaget) är det möjligt att fakturan innehåller uppgifter som fördelar fakturan till fel leverantör. På denna instruktionssida beskrivs det mer detaljerat hur riktningen exakt fungerar.

Varför har inte betalningsvillkoret lästs från fakturameddelandet?

Med en inköpsfaktura kommer betalningsvillkoret med ett e-fakturameddelande i ett textfält ("PaymentTermsFreeText"), vilket tyvärr gör att betalningsvillkoret inte direkt kan läsas in i Netvisor. Om leverantörskortet inte har ett standardbetalningsvillkor, kommer kontantrabatten att kollas upp vid sakgranskningen och läggas till manuellt. Samma situation gäller för skanningstjänstens fakturor, det vill säga att betalningsvillkoret inte läses av en faktura som tagits emot via skanningstjänsten.

Varför fungerade inte åäö på fakturameddelandet?

Finvoice-meddelanden (e-fakturameddelanden) använder teckenuppsättningen ISO-8859-15. Om det finns problem med att åäö visas på fakturorna är det vanligaste felet att det system som skickar fakturan använder teckenuppsättningen UTF-8 istället för ISO-8859-15.
Detta borde ändras på den sändande sidan. En separat konvertering av varje meddelande på vår sida skulle avsevärt fördröja fakturornas ankomst och därför kommer detta inte att göras för tillfället.

Nyckelord: mottagning, e-faktura, maventa, peppol

This article has been translated using an AI-based translation tool. The contents or wording of these instructions may differ from those in other instructions or in the software.

Hjälpte det här svaret? Ja Nej