Balansspecifikation

Ekonomiförvaltning > Bokföring > Bokslut

Balansspecifikationen som ingår i bokslutsrapporten är en färdig rapport. I den kan användaren definiera önskad specifikationsnivå. Balansspecifikationen ska göras senast i samband med bokslutet, men det rekommenderas att den uppdateras till exempel månadsvis. I balansspecifikationen beskrivs innehållet i varje balanskonto i detalj, förutom det egna kapitalet. Balansspecifikationen kan redigeras i bokslut > punkten sammanställning av bokslut och balansspecifikation. Verifikationer kan också markeras som en öppen post i bokföringsrapporter och där i kontosaldorapporten. Öppna poster specificeras i balansspecifikationen.

Den gamla och nya balansspecifikationen kan användas parallellt och båda sidorna kan användas. Det går till exempel att börja göra balansspecifikationerna med den förnyade balansräkningen och ibland gå tillbaka till den gamla. Överst i vyn finns alternativen "Börja använda den förnyade balansräkningen" och "Återgå till gammalt verktyg för specifikationer till balansräkningen". Vi håller det gamla balansräkningsverktyget i parallellanvändning en tid.

Sammanställningen av bokslutet använder den gamla balansräkningen för att sammanställa pdf-rapporten över balansräkningsspecifikationen. Detsamma gäller för funktionen "Skriv ut valda rapporter" i vyn Bokslut. På grund av detta kan till exempel rader med nollsaldo i pdf-rapporten, som genereras i bokslutet, se lite annorlunda ut. En pdf-rapport enligt den förnyade balansräkningen kan sparas i det övre högra hörnet av den förnyade balansräkningsvyn "Skapa PDF".

Specifikationen kan göras på:

• På kontogruppsnivå
• På kontonivå
• På kontots uppföljningsobjekts nivå

Nedan en exempelbild på en specifikation till balansräkningen.

Det gamla verktyget för specifikation till balansräkningen

Det nya verktyget för specifikation till balansräkningen

1. Exempel på uppföljningsobjekt

2. Exempel på ospecificerat.

3. Exempel på punkten ofördelad

Inställningar för specifikation till balansräkningen

Inställningar för specifikation till balansräkningen kan nås från Inställningar för bokslut. När det gäller specifikationen till balansräkningen går det att ändra på befintliga uppgifter men det kan endast finnas en upprättare, granskare och godkännare för specifikationen till balansräkningen. Inställningarna tar även ställning till om ingångssaldo och periodförändring visas i specifikationen till balansräkningen. I inställningarna går det också att ta ställning till synligheten för rader med nollsaldo.

Om alternativet "Visa ingångssaldo och periodförändring" är valt, måste varje saldo i kolumnen för den ifrågavarande raden vara noll för att raden ska tolkas som ett nollsaldo och raden ska döljas enligt inställningen "Visa rader med nollsaldo". Om till exempel slutsaldot för en rad är noll, men det har funnits ett ingångssaldo, tolkas raden inte som ett nollsaldo och raden visas på specifikationen till balansräkningen. Om alternativet "Visa ingående balans och periodförändring" inte är aktiverat i inställningarna, räcker det att radens slutsaldo är noll.

Som standard visas inte rader med nollsaldo. Valet omfattar konton och uppföljningsobjekt med nollsaldo. Inställningen påverkar endast den förnyade balansräkningen.

Balansspecifikationsrapporten öppnas i vyn Sammanställning av bokslut genom att klicka på länken "Balansspecifikation".

Balansspecifikationen öppnas för den valda tidsperioden på den specifikationsnivå som senast användes.

Om transaktioner specificeras till kontonivå visas kontonas saldon i den intilliggande kolumnen. Om det specificerade kontot specificeras på objekts- eller transaktionsnivå, får siffrorna sin egen plats som indragna transaktioner.

Genom att klicka på radlänken på transaktions- eller objektnivå kan du stänga specifikationsnivån och återgå till konto- eller gruppnivå.

Du kan se specifikationen till balansräkningen på kontonivå genom att klicka på rubriken under vilken kontona som du vill att ska visas finns. På det här sättet visas kontona och deras saldon som utgör summan.

Med den nya specifikation till balansräkningen kan du se verifikaten direkt via verifikationsradernas länkar. Specifikationsnivån kan stängas och öppnas genom att trycka på pilknapparna bredvid rubriken. 

Specifikationsnivån som sparats för räkenskapsperioden sparas i systemets minne och den tidigare specifikationsnivån är standard vid rapportering av en ny tidsperiod.

Specifikation på uppföljningsobjektsnivå.

Det är tillrådligt att använda ett internt uppföljningsobjekt för kontot i rullande bokföring under räkenskapsperioden, om transaktionerna är många och det finns ett behov av specifikation för kontots saldo.

Transaktioner kan riktas till uppföljningsobjekt direkt i samband med transaktionsbokföringen eller i bokföringskontots transaktionsvy, som öppnas i Bokföringsrapporternas Kontosaldorapport. Om uppföljningsobjekt har använts kommer specifikationen till balansräkningen att visa uppföljningsobjektets rubrik under kontots nummer. Under rubriken specificeras de valda verifikationerna som markerats som öppna. Uppföljningsobjekten listas i alfabetisk ordning på specifikationen till balansräkningen.

Specifikation på transaktionsnivå

Användaren kan ta sig ner till transaktionsnivå i önskad balansräkningsgrupp. Då öppnas i vyn kontotransaktioner ifrågavarande kontos transaktioner som är “markerade som öppna" samt transaktioner som ska rapporteras för perioden. Användaren kan markera de transaktionsrader som önskas för specifikationen till balansräkningen på transaktionsbasis.

Verifikationer som markerats under punkten öppen post visas specificerade i specifikationen till balansräkningen. Transaktionen kan vara antingen på konto- eller objektuppföljningsnivå. Om en verifikation ska tas bort från specifikationen måste punkten öppen post avmarkeras. Transaktionen specificeras i specifikationen till balansräkningen även om verifikationen är från en annan räkenskapsperiod. I det här fallet måste du hämta önskad räkenskapsperiod och avmarkera den öppna posten på den ifrågavarande raden. 

Om användaren vill markera transaktioner som är äldre än den period som behandlas, går det att via länkarna i specifikationen till balansräkningen komma direkt åt kontospecifika poster och från stället som visas i bilden ovan övergå till föregående räkenskapsperiods transaktioner. Det här lyckas också till exempel via kontobalansrapporten. I bokföringsrapporternas rapportalternativ kan rapporten “Kontosaldon" öppnas för önskad tidsperiod. Från den går det att komma åt kontotransaktionsvyn för önskat konto. I vyns rubrikdel finns länken "Till redigeringsläge", följt av "Markera transaktioner öppna." I vyn som öppnas kan du markera transaktioner som öppna. 

Om summan av de valda öppna transaktionerna inte stämmer överens med det slutliga saldot på kontot, kommer systemet att rapportera skillnaden i balansspecifikationen som en egen rad, "ospecificerad". Vid behov öppnar den här länken en vy för kontotransaktioner, som visar ingångssaldo som summan av de tidigare periodernas omarkerade transaktioner, samt som rader i rapporteringsperiodens omarkerade transaktioner.

Om färgen på den ospecificerade texten är grön är allt ok. Om färgen är röd, bör de ospecificerade kontrolleras. Ingen av dessa ospecificerade texter kommer dock med på pdf-filen som genereras utifrån balansspecifikationen.

Specifikationen till balansräkningen visar alltid verifikationens totala summa markerad som en öppen post, inte en öppen summa. Den öppna summan visas genom att hämta alla verifikationer som fördelats till specifikationen till balansräkningen och specificera dem, varvid den öppna summan blir synlig. För mer information om allokering av transaktioner, se anvisningarna om saldouppföljning av kontotransaktioner.

Ofördelad post i specifikationen till balansräkningen

En ofördelad rad visas i specifikationen till balansräkningen om ett uppföljningsobjekt har valts för kontot och alla bokföringsrader inte har tilldelats ett uppföljningsobjekt. Det här går att reda ut genom att ta en kontobalansrapport för ifrågavarande konto och där visa uppföljningsobjekt. När du nu klickar på ett icke-allokerat objekt ser du bokföringsraderna som inte är allokerade till ett uppföljningsobjekt.  Ofördelad-raden visas på balansspecifikationens pdf-utskrift.

Gamla transaktioner i specifikationen till balansräkningen

F: Jag håller på att göra en balansspecifikation för år 2020. Transaktionerna för år 2019 är dock synliga i den. Hur får jag bort dem från balansspecifikationen när de inte hör dit?

S: De gamla transaktionerna ha någon gång tidigare markerats som öppna, därför kommer de med på listan för år 2020. Transaktioner markerade som öppna kan återställas genom att öppna Balansspecifikationen och i den gå till de kontospecifika posterna genom att klicka på kontots namn. Söker efter önskade verifikationer genom att ändra räkenskapsperiod och avmarkera punkten öppen post. 

Ändra och nollställ uppföljningsobjekt

F: Hur nollställer jag ett befintligt uppföljningsobjekt? Nu visas ingångssaldot för föregående räkenskapsperiod som ingångssaldon, inte den innevarande räkenskapsperiodens ingångssaldo.

S: För kontot har använts ett uppföljningsobjekt. Det är skäl att till exempel göra Uppföljningsobjekt för kontot. 

Räkenskapsperiodens ingångssaldo

Räkenskapsperiodens tillägg

Räkenskapsperiodens avdrag

Räkenskapsperiodens avskrivningar 25 % utgiftsrest

. Det här måste korrigeras manuellt på verifikationen. Skapar en verifikation på samma konto, i början av räkenskapsperioden. I det här exemplet hämtas saldot till objektet Ingångssaldo 1.1

Utgångsläge för kontots saldon

Gör en verifikation, för samma konto, men flyttar bara saldon med uppföljningsobjekt

Slutligen är kontots saldo härmed

Hjälpte det här svaret? Ja Nej