I denna guide lär du dig att hantera betalningar för försäljningsfakturor i Netvisor. Instruktionen vägleder dig i att lägga till en ny betalning, olika behandlingssätt såsom överbetalningar och delbetalningar, samt tillvägagångssätt vid valutabetalningar och kassarabattssituationer.
INNEHÅLL
- Skapa ny betalning
- Betalnings- och behandlingssätt
- Valutabetalning
- Betalningar - vy användning
- Redigera betalning
- Ta bort betalning
- Behandling av sammanställd betalning
- Masskontosättning av betalningar
- Icke-kopplade referensbetalningar
- Referensbetalningar
- Kassa rabatt på försäljningsfaktura
- Delbetalning har inte kopplats, trots att referensen stämmer
För att försäljningsfakturan ska markeras som betald, måste det finnas en betalning på fakturan. Om fakturans status ändras till enbart betald, är fakturan fortfarande öppen i avstämningen och avviker från saldot i bokföringen. För att försäljningsfakturor ska markeras som betalda automatiskt, måste kontoutdraget och elektroniska referensbetalningsdata (avtalas i betalningsavtalet) komma från banken till Netvisor. Ibland kan det dock uppstå situationer där försäljningsfakturan inte har markerats som betald automatiskt baserat på kontoutdraget eller där en betalning måste läggas till manuellt på försäljningsfakturan. En faktura anses vara betald först när betalningarna som bokförts på den och fakturans summa är lika stora.
Ankomst av betalningar
För att elektroniska referensbetalningar ska komma till Netvisor från banken, måste detta avtalas med banken i betalningsavtalet. Referensbetalningar kan komma vid en annan tidpunkt än kontoutdraget, och betalningarna kan redan synas i Betalningar -listan även om kontoutdraget inte har kommit ännu. Netvisor hämtar data från banken var 30:e minut, vilket innebär att data hämtas i takt med att det görs tillgängligt för hämtning i banken. Data från föregående dag kommer normalt nästa bankdag på morgonen.
Skapa ny betalning
En betalning kan läggas till på försäljningsfakturan
1. Genom att skapa en ny betalning direkt från försäljningsfakturan
2. Via kontoutdragets redigeringsvy med funktionen Lägg till ny försäljningsbetalning
3. Genom att skapa en ny betalning via Betalningar -vyn
4. Från vyn Icke-kopplade referensbetalningar (på startsidan under Undantag och anmärkningar)
1. Direkt via försäljningsfakturan:
Om du vill registrera en betalning via försäljningsreskontran på en öppen faktura, ska du välja den önskade fakturan och därefter välja "Lägg till betalning" i försäljningsfakturans funktioner, varvid följande vy öppnas:
"Ny betalning"-vyn väljer du bankkontot på vilket betalningen har gjorts, datum för betalningen och ändrar summan på betalningen vid behov (t.ex. delbetalningar). Om betalningen inte har gjorts på bankkontot, kan du välja en annan betalningsmetod eller skapa en helt ny betalningsmetod via Försäljningens basuppgifter. Behandlingssätten beskrivs mer i detalj senare i denna instruktion.
"Spara" skapar en betalningstransaktion på fakturan och skapar ett verifikat i bokföringen.
Verifikatet kan slutligen länkas till kontoutdraget i kontoutdragets redigeringsvy.
2. Via kontoutdraget:
Om du vill registrera en betalning via kontoutdraget på en öppen faktura, kan du använda kontoutdragets redigeringsvy "Övrig transaktion" -> "Lägg till ny försäljningsbetalning"-funktionen (Denna instruktion gäller inte elektroniska referensdata, utan detta beskrivs mer i detalj senare i instruktionen).
Länken leder till försäljningsfakturalistan, där du söker fakturan som betalningen gäller.
Från rätt faktura väljer du "ny betalning" från triangeln nedåt vid slutet av raden.
När betalningen har kopplats till den önskade fakturan, skapas ett MS-verifikat (försäljningsbetalning) i bokföringen och betalningen visas under Betalningar på försäljningsfakturan. Det skapade MS-verifikatets nummer visas också på kontoutdraget.
3. Via Betalningar-vyn:
Försäljning > Betalningar > Ny betalning.
Efter att den nya betalningen har sparats, går programmet till betalningens kopplingsvy, där betalningen kan kopplas till en befintlig faktura. Om betalningen inte kopplas till någon faktura, väljer du behandlingssättet "Tilldelas inte" från menyn.
När betalningen har kopplats till den önskade fakturan, skapas ett MS-verifikat (försäljningsbetalning) i bokföringen och betalningen visas under Betalningar på försäljningsfakturan.
Om det inte har funnits ett ML-verifikat på försäljningsfakturan innan betalningen lades till, skapas detta automatiskt när försäljningsbetalningen läggs till.
4. Via vyn Icke-kopplade referensbetalningar (på startsidan under Undantag och anmärkningar)
Om betalningen har kommit som en elektronisk referensbetalning från banken och inte har kopplats till någon faktura, kan den kopplas till en befintlig faktura via widgeten Icke-kopplade referensbetalningar eller via sidan Försäljning > Betalningar. Kopplingen startas från vyn "Koppla"-länken. Om betalningen inte kopplas till någon faktura, väljer du behandlingssättet "Tilldelas inte" från menyn.
Startsideswidgeten visar icke-kopplade referensbetalningar från den öppna räkenskapsperioden. Om räkenskapsperioden avslutas, försvinner dessa från startsidan. Om perioden öppnas igen, kommer de tillbaka om de inte har kopplats.
Elektroniska referensdata kan inte hanteras via kontoutdragets vy.
Betalnings- och behandlingssätt
Betalningssätt (1) kan användas vid registrering av manuell betalning i stället för bankkonton (Till konto -fältet). Nya betalningssätt och deras standardfordringskonton (kreditkort, etc.) kan läggas till Försäljning > Basuppgifter och inställningar > Betalningssätt > Nytt betalningssätt-vägen. 
Behandlingssätt (2):
Alla bokföringskonton för behandlingssätten kan definieras i bokföringens standardkonton.
Normal - Bokför betalningen normalt enligt betalkontot och standardkontot för kundfordringar .
Avrundningsdifferens - Bokför summan som skiljer sig på standardkontot för avrundningsdifferenser. T.ex. fakturans summa 100e, för vilken en betalning på 100,01e kommer. När behandlingssättet "avrundningsdifferens" används, bokförs hela betalningen på 100,01e, varav 100e bokförs på standardkontot för försäljningsbetalningar och 0,1e på standardkontot för avrundningsdifferenser. Behandlingssättet kan inte användas enbart för att bokföra avrundningsdifferensen, utan hela den inkomna betalningen hanteras med detta.
Rabatt - Om betalningen av fakturan är mindre än den ursprungliga summan, kan hela den inkomna betalningens behandlingssätt väljas som rabatt, varvid den obetalda delen bokförs på standardkontot för försäljningsrabatter och förändringen i momsskulden beaktas på kvittot.
Delbetalning - Bokför en delbetalning normalt enligt betalkontot och standardkontot för kundfordringar.
Överbetalning - Bokför en överbetalning på det konto som uppgetts i bokföringens basuppgifter under standardkontosättning som konto för kontosättning av överbetalning. Som uppgift om betalaren av referensbetalningen bokförs "Korrigering av överbetalning" (visas på sidan Betalningar). Om du vill att överbetalningen ska visas i vyn Överbetalningar (Försäljning > Överbetalningar), ska behandlingssättet väljas som "Normal". Instruktionen om överbetalningar finns här.
Inkasso/Indrivning - Ska användas när en inkassokostnad har lagts till på en faktura och kunden betalar fakturan med inkassokostnaden. Inkassokostnaden bokförs på det inkassokonto som fastställs i systemets standardkonton, och som uppgift om betalaren av referensbetalningen bokförs "Inkassokostnad som betalas av kunden" (visas på sidan Betalningar). I Netvisor läggs inkassokostnaden inte till på fakturans kapital, men detta behandlingssätt korrigerar både reskontran och bokföringen och bokför inkassokostnaderna i bokföringen. Detta bokföringssätt kan också användas i situationer där kunden betalar endast inkassokostnaden separat.
Tilldelas inte - Kan användas i situationer där betalningen inte är avsedd att kopplas till någon faktura. Betalningen bokförs normalt enligt betalkontot och standardkontot för kundfordringar. Som förklaring för betalningen bokförs "Betalning inte tilldelad till faktura, [betalarens namn]".
Kreditförlust - Uppdaterar fakturans status till kreditförlust och bokför betalningen som kreditförlust.
Valutabetalning
Om fakturan är i en annan valuta än euro och betalningen har gjorts i en annan valuta, registreras på fakturan manuellt en betalning från försäljningsfakturans funktioner "Lägg till betalning", varvid i fältet valutasumma registreras fakturans ursprungliga valutasumma och i summafältet det eurobelopp som kommit på kontoutdraget.
Valutakursdifferens registreras automatiskt på kontot för kursdifferenser. För att bokföringen av kursdifferenser ska fungera automatiskt, ska det i bokföringens standardkonton finnas sparat för Försäljningens valutakursdifferenser kontot Konton som används för standardkontosättningar.
Betalningar - vy användning
Försäljning > Betalningar > Betalningar
Bassökning
I sökfältet kan du söka betalningar med referensnummer eller betalarens namn.
Du kan precisera sökningen genom att använda filtren i rullgardinsmenyn till höger om sökfältet. Välj en eller flera söktermer från rullgardinsmenyn, lista därefter betalningar som motsvarar sökningen. Sökfiltren ingår i sökningen när sökfönstret är öppet. Om fönstret är stängt fungerar sökningen utan specifika filter.
Om sökfaktorerna inte alls begränsas kan alla betalningar listas genom att trycka på knappen Sök. Då listas alla betalningar som bokförts eller som uppstått via referensbetalningar. Sökta prestationer kan fördelas, redigeras, raderas eller masskontosättas. Koppling och masskontosättning görs i Betalningsplan-vyn.
Redigera betalning
Redigering av betalning kräver redigeringsrättighet till Hantera betalningar, som ställs in i de funktionsspecifika rättigheterna. Redigering av betalning kan göras direkt från försäljningsfakturan (bild nedan) eller via Försäljning > Betalningar -vyn. På försäljningsfakturan:
- Klicka på Betalningar-länken.
- Gå in på fakturans betalningar via referensnumret.
- Klicka på betalarens namn
- Redigera betalningen
Om betalningen har kommit som en elektronisk referensbetalning, kan endast namn, betalningsdatum och summa redigeras. Obs! Om betalningens datum redigeras vid kopplingen, visas betalningen på kontoutdraget för det valda betalningsdatumet istället för det ursprungliga kontoutdraget.
Manuell betalning och elektronisk referensbetalning skiljer sig åt genom att manuell betalning kan tas bort, men elektronisk betalning kan inte tas bort, utan dess koppling kan vid behov upplösas och därmed hanteras/kopplas om (se punkt Upplös tilldelning av kreditnota).
Ta bort betalning
För att ta bort en kopplad betalning krävs KP-rättighet.
Ta bort en enskild betalning
Ta bort betalningen genom att först klicka på betalarens namn i betalningslistan (Försäljning > Betalningar > Betalningar), varefter betalningen kan tas bort från vyn som öppnas. Det är inte möjligt att ta bort en elektronisk referensbetalning, men dess koppling kan vid behov upplösas eller summan kan redigeras (se punkt Upplös tilldelning av kreditnota).
OBS! Ändringar som görs i betalningen via redigering uppdateras inte automatiskt på bokföringsverifikatet, utan användaren måste uppdatera betalningsverifikatet manuellt.
Ta bort betalning makulerar Försäljningsbetalning-verifikationen i anknytning till betalningen, om inte andra betalningar har bokförts för verifikationen. Att radera en betalning ändrar inte försäljningsfakturans status till öppen, i stället ska ändringen göras via försäljningsfakturalistan med funktionen "Uppdatera status".
Ta bort betalningar i massor
Betalningar kan tas bort i massor via Försäljning > Betalningar > Betalningar. Välj de önskade betalningarna från listan och tryck på "Ta bort betalningar"-knappen längst ner till höger i vyn. Elektroniska referensbetalningar kan inte tas bort i massor och elektroniska referensbetalningars kopplingar kan inte upplösas i massor.
OBS! Ändringar som görs i betalningen via redigering uppdateras inte automatiskt på bokföringsverifikatet, utan användaren måste uppdatera betalningsverifikatet manuellt.
Ta bort betalning makulerar Försäljningsbetalning-verifikationen i anknytning till betalningen, om inte andra betalningar har bokförts för verifikationen. Att radera en betalning ändrar inte försäljningsfakturans status till öppen, i stället ska ändringen göras via försäljningsfakturalistan med funktionen "Uppdatera status".
Om du vill hantera en betalning utan att koppla den, kan du göra det genom att trycka på den blå länken "koppla" vid betalningen och välja "Tilldelas inte" som behandlingssätt på följande sida. Om betalningen behandlas utan att den fördelas till någon faktura, påverkar den inte reskontrasaldona. MS-verifikatet som skapats i samband med denna funktion ska ännu makuleras, om du inte vill att det ska bli kvar i bokföringen.
Upplös tilldelning av kreditnota
Om betalningen har kopplats fel, kan kopplingen upplösas via Försäljning > Betalningar -vyn. Sök den aktuella betalningen med lämpliga sökkriterier. Eftersom betalningen har kopplats, ska du välja: Alla som behandlingsstatus i sökningen.
Upplösning av kopplingen makulerar även betalningsverifikationen. Upplösning av koppling överför betalningen tillbaka till icke-kopplade referensbetalningar där du kan behandla betalningen på nytt. Obs! Om betalningens datum redigeras vid kopplingen, visas betalningen på kontoutdraget för det valda betalningsdatumet istället för det ursprungliga kontoutdraget. 
Behandling av sammanställd betalning
Sammanförd betalning med referens (kunden betalar många fakturor med samma referens)
Betalningen kan inte tilldelas direkt till flera fakturor och därför kopplas en inkommen referensbetalning först till en faktura. Härefter söker du ifrågavarande betalning från Försäljning > listan Prestationer och redigerar betalningens summa så att den motsvarar fakturan till vilken betalningen fördelades. OBS! Även verifikatet för betalningen ska därefter redigeras så att det motsvarar betalningens summa.
Sök de återstående fakturorna i den sammanförda betalningen från fakturaförteckningen och registrera de manuella betalningarna på dem på samma datum som den sammanförda betalningen och på bankkontot (Försäljningsfakturafunktioner > Lägg till betalning). När detta har gjorts stämmer kontoutdraget för deras del.
Sammanförd betalning utan referens (kunden betalar många fakturor som insättning på konto, ingen referens)
En sammanförd betalning som betalas utan referens görs med små skillnader i den förra. Sök först de fakturor som har betalats med transaktionen och bokför manuella betalningar för dem på samma datum som den sammanförda betalningen. Skriv upp MS-verifikationernas nummer och gå till kontoutdragets redigeringsvy. I redigeringen väljer du "Övrig transaktion" och sedan "Länka verifikat". Nu länkar du alla ovannämnda verifikat till den sammanförda betalningens kontoutdragsrad ett i sänder.
Masskontosättning av betalningar
Masskontosättning av betalningar hittas nere i vyn Betalningar. Masskontosättning kräver att en kontosättningsregel skapas för företaget. Anvisningar om kontosättningsreglerna finns här. Välj de transaktioner som ska kontosättas och ange nödvändiga kontosättningsuppgifter för att redovisa transaktionerna i bokföringen. Utför kontosättningen med knappen “Masskontosätt valda betalningar".
Bokföringssätt: I samband med masskontosättning kan du välja om de valda raderna ska bokföras på samma verifikation eller om en egen verifikation skapas för var och en av dem.
- Om de bokförs som separata verifikat ska du använda betalningens datum som datum för verifikatet.
- Om de bokförs på samma verifikation antecknas dagens datum på verifikatet.
Icke-kopplade referensbetalningar
Från icke-kopplade referensbetalningar (på startsidan under Undantag och anmärkningar) kan betalningar kopplas till fakturor, kontosättas med hjälp av en förhandsdefinierad kontosättningsregel eller väljas att betalningen hanteras utan koppling.
Kopplingen startas från vyn "Koppla"-länken.
Som standard begränsar vyn fakturorna med referensnummer, men i vyn kan betalningar också begränsas till exempel med kundens namn. Välj den faktura som ska kopplas och lämpligt behandlingssätt (se punkt Betalnings- och behandlingssätt) > Hantera.
Om betalningen inte kopplas till någon faktura, väljer du behandlingssättet "Tilldelas inte" från menyn. Om betalningen hanteras utan att den kopplas till någon faktura, påverkar den inte reskontrasaldona. MS-verifikatet som skapats i samband med denna funktion ska ännu makuleras, om du inte vill att det ska bli kvar i bokföringen.
Vid behov kan icke-kopplade referensbetalningar också kontosättas individuellt eller i massor med hjälp av en kontosättningsregel. Markera den önskade betalningen/betalningarna och välj lämplig kontosättningsregel. Bokföringssätt: Masskontosättning kan du välja om de valda raderna ska bokföras på samma verifikation eller om en egen verifikation skapas för var och en av dem.
- Om de bokförs som separata verifikat ska du använda betalningens datum som datum för verifikatet.
- Om de bokförs på samma verifikation antecknas dagens datum på verifikatet.
Masskontosätt valda betalningar.
I vyn Icke-kopplade referensbetalningar kan betalningar endast hanteras från en öppen momsperiod. Vid behov måste momslåsningen öppnas, så att betalningen kan hanteras.
Obs! Om det finns en OP fakturalånsbetalning bland de icke-kopplade referensbetalningarna, måste betalningen redigeras innan kopplingen så att OP fakturalånskontot läggs till. När betalningen kopplas manuellt till fakturan via denna väg, skapas ett normalt MS-verifikat. Detta verifikat måste redigeras för att motsvara RA-verifikatet som skapas när betalningen automatiskt kopplas till fakturan.
Referensbetalningar
För att referensbetalningar ska kopplas automatiskt till försäljningsfakturor, måste referensen i betalningen motsvara referensen på försäljningsfakturan och summan måste motsvara summan på fakturan. Programmet försöker koppla endast en gång.
Standardreferens kanske inte kopplas, eftersom programmet alltid försöker koppla till den äldsta fakturan, vilket innebär att om betalningen kommer innan fakturan skapas, kopplas den inte automatiskt. Kopplingen sker inte heller om betalningens summa skiljer sig från fakturans summa.
Det måste avtalas om elektroniska referensdata i betalningsavtalet för att referensbetalningar ska kopplas direkt till fakturan.
Vid ankomst av betalningen måste den aktuella räkenskapsperioden vara skapad.
Om betalningen inte har kopplats automatiskt kan orsaken till detta granskas från vyn Betalningar.
Försäljning > betalningar > visa kolumner > inläsningsmeddelande > uppdatera val
Kassa rabatt på försäljningsfaktura
Försäljningsbetalningar som kommer som referensbetalningar hanteras automatiskt om den kassa-rabatterade betalningen har gjorts inom de toleransgränser som finns i företagets basuppgifter (Företagsmeny > Företagets basuppgifter och inställningar > Basuppgifter > Kassa-rabatt toleranser). Standardkontot kommer via bokföringsinställningarna "Konton som används för standardkontosättningar" och därifrån "Försäljningsrabatter". Om den kassa-rabatterade summan bokförs manuellt på fakturan, är det korrekta behandlingssättet då Rabatt, varvid den obetalda delen bokförs på standardkontot för försäljningsrabatter och förändringen i momsskulden beaktas på kvittot.
Delbetalning har inte kopplats, trots att referensen stämmer
Detta kan bero på följande:
1. Om fakturan har skapats manuellt, måste du kontrollera försäljningens basuppgifter och inställningar och där försäljningens basuppgifter, att alternativet koppla delbetalningar som standard är valt. Detta måste vara valt redan innan fakturan skapas för att detta ska fungera för den aktuella fakturans betalning.
2. Om fakturan har skapats via gränssnittet, måste fakturameddelandet komma med värdet 1 i expectpartialpayments-fältet.
Nyckelord: försäljningsfaktura, ny betalning, referensbetalning, behandlingssätt, valutabetalning
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback