INNEHÅLL

Ta i bruk tjänsten

Från Netvisor skickas elektroniska konsumentfakturor via bankförbindelser. För att ditt företag ska kunna skicka elektroniska konsumentfakturor bör du först avtala om att skicka dessa genom att teckna ett betalningsrörelseavtal med din bank. I bankens system ska avtalet ställas in för Netvisors bankkoncernspecifika WebServices-kanal.

När avtalet med banken är i sin ordning ska du i företagets bankkontouppgifter i Netvisor välja rätt format för e-fakturaadressen, IBAN/OVT (denna information finns även i betalningsrörelseavtalet). Välj format för bankkontot i fråga under punkten "Mottagningsadress för e-faktura" i Hantera bankkonton. Dessutom ska du i bankkontouppgifterna välja "Visa adress på faktureringsadressutskrift", så att avsändarens e-fakturaadress bildas för de fakturerarmeddelanden som ska skickas. Om ditt företag inte tar emot e-fakturor till Netvisor via banken ska bocken tas bort från stället i fråga i bankens uppgifter efter att du skickat dina fakturerarmeddelanden. I så fall syns inte bankens e-faktureringsadress för leverantörerna på faktureringsadressutskrifterna.

Obs! Om företaget har ett Danskebank-konto ska e-faktureringsavtalet för konsumenter göras till en adress i IBAN-format.

Elektronisk konsumentfakturering i ett tidigare system och aktivering i Netvisor

Vi rekommenderar i första hand att börja konsumentfaktureringen från början i Netvisor. Befintliga fakturerarmeddelanden ska raderas i det gamla systemet eller via anslutningarna genom att skicka borttagningsanmälningar till banken. Härefter skapar du nya fakturameddelanden i Netvisor enligt ovanstående anvisning. Om du har problem med att skicka fakturameddelanden ska du kontakta din bank. När fakturameddelandena har skickats till banken skapar kunderna nya mottagningsmeddelanden i sin nätbank. Konsultera vid behov vår kundtjänst i frågan.


Skapa fakturerarmeddelanden

Fakturerarmeddelanden skickas via funktionen "Elektronisk konsumentfakturering":

I vyn som öppnar sig klickar du på länken "Lägg till nytt fakturerarmeddelande" längst upp till höger:

Åtkomst till vyn kräver exempelvis en reskontraanvändares behörighet eller högre. För att redigera uppgifterna måste du emellertid ha redigeringsbehörighet för avsnittet Företagets basuppgifter och inställningar.

Obligatoriska fält på fakturerarmeddelandet är markerade med en röd asterisk:

  • E-fakturaadress (målbank)
  • Anvisning för fakturamottagaren (på finska)
  • Fakturans ämnes text (på finskai)

E-fakturaadress

  • Välj här det bankkonto som du har gjort ett betalningsrörelseavtal med om att skicka e-fakturor till konsumenter
  • Du kan välja bland de bankkonton, vars grunduppgifter har en bock vid texten "Visa adress på faktureringsadressutskrift". Om du inte hittar rätt konto i listan är det värt att kontrollera kontoinställningarna

Anvisning för fakturamottagaren

  • Här lägger du till den text från faktureraren till kunden som syns i kundens nätbank. Till exempel "Efter att du beställer en e-faktura skickar vi inte längre pappersfakturor."

Servicenivå

  • Som servicenivå lönar det sig att välja "E-Faktura och direktdebitering", även om företaget för tillfället inte skulle ha behov av att att ta emot direktdebiteringsfakturor. Om det senare finns behov av att skicka även direktdebiterade fakturor är detta inte längre möjligt om inte direktdebitering valts för fakturerarmeddelandets servicenivå. Om du senare vill ändra servicenivå måste du skicka en ändringsanmälan.

Kundens ID-uppgifter

  • Välj om du vill använda föregående fakturas referensnummer eller kundnumret för att identifiera kunden. Om det finns inledande nollor i kundnumret tar inte Netvisor bort dem.

Välj vilka banker fakturerarmeddelanden skickas till

  • Här är det värt att välja alla banker på meddelandet, även om företagets nuvarande kunder kanske inte har konto i vissa banker. På så sätt förhindrar du inte kunden från att teckna ett nytt e-faktureringsavtal för konsumenter med en ny bankkoncern.

Fakturans ämne

  • Här lönar det sig att välja ett ämne som beskriver faktureringen, så att kunden kan välja rätt faktureringsämne när hen tecknar avtalet. Till exempel Elräkning, Vattenavgift, Medlemsavgift. Samma fakturerare kan ha flera olika giltiga fakturerarmeddelanden med olika fakturaämnen. Du måste skicka in separata fakturerarmeddelanden för varje separat fakturaämne.
  • Ett finskspråkigt ämne är obligatoriskt, men vi rekommenderar att fylla i även andra språk. Du måste själv skriva de olika språkversionerna.

Fakturerarens bankkontaktuppgifter

  • Välj de av företagens bankkonton som du vill att kunden ska betala sin faktura till.

Skicka fakturerarmeddelanden

När du har fyllt i fakturerarmeddelandets uppgifter ska du klicka på knappen "Gå till sändningsvy" nere på sidan. Vyn som öppnar sig visar meddelandet du vill skicka:

Om du fortfarande lägger märke till något du vill korrigera på det fakturerarmeddelande som ska skickas kan du återvända till föregående sida genom att klicka på "Gå tillbaka till föregående sida". Om alla uppgifter i meddelandet stämmer kan du skicka fakturerarmeddelandet genom att klicka på knappen "Skicka fakturerarmeddelandet om e-faktura till banken". En framgångsrik sändning ger dig följande bekräftelsemeddelande:

Fakturameddelanden om konsumentnätfakturor

Skickade fakturerarmeddelanden syns i vyn "Elektronisk konsumentfakturering". Om det skickade fakturerarmeddelandet behandlats framgångsrikt i företagets bank visar fakturerarmeddelandet statusen Behandlat. Om behandlingen fastnar i ett fel på banken visar fakturerarmeddelandet statusen Felaktigt. Om statusen är Tjänsteavtal fattas innebär det att företagets betalningsrörelseavtal för att skicka e-fakturor till konsumenter inte är i sin ordning, eller så har fakturerarmeddelandet skickats till fakturerarens e-fakturaadress i fel format:

Om du vill granska faktureringskundernas kvitterings- eller annulleringsmeddelanden för fakturerarmeddelandet per bank, samt historiken för skickade faktureringsaviseringar kan du se dem genom att klicka på tidsstämpellänken i kolumnen Leveranstid. 

Det finns tre olika typer av fakturerarmeddelanden:

Fakturerarmeddelande

  • Det första skickade meddelandet för att aktivera e-fakturering till konsumenter

Ändringsanmälan

  • Med en ändringsanmälan kan du ändra uppgifterna för ett tidigare skickat fakturerarmeddelande, såsom fakturans ämne. Du kan skicka en bankspecifik ändringsanmälan genom att trycka på redigera-ikonen, göra önskade ändringar och fortsätta till sändningssidan och därifrån skicka kommandot CHANGE genom att klicka på knappen Bekräfta ändring

Borttagningsanmälan

  • Med en borttagningsanmälan tar du bort fakturerarmeddelandet enligt valt fakturaämne från den bank som du skickar borttagningsanmälan till
  • I banken tas utöver fakturerarmeddelandet bort även kundernas mottagningsmeddelanden för fakturaämnet i fråga

Redigera och ta bort fakturerarmeddelanden

Om du vill redigera ett befintligt fakturerarmeddelande kan du göra det genom att klicka på blocket med pennan i kolumnen "Redigera". För att ta bort ett fakturerarmeddelande klickar du på det röda krysset i kolumnen "Ta bort". Redigerings/borttagningsanmälningar görs alltid bank för bank, så att ett meddelande som skickats till en viss bank behandlas endast av just den banken.

Hantera mottagningsrapporter

Mottagningskvitton för konsumentkunders e-fakturor bör tas emot i elektroniskt format från banken till Netvisor.

Du kan inte spara konsumenters e-faktureringsuppgifter manuellt på deras kundkort.

För att kundens elektroniska mottagningskvitto automatiskt ska tilldelas kundkortet i Netvisor måste följande villkor uppfyllas:

  • kunden har fakturerats minst en gång med pappersfaktura från Netvisor
  • kunden ger genom sin mottagandeanmälan den identifierare som valts i faktureraranmälan (fakturans referensnummer eller kundnummer)

De mottagningskvitton som kommit från kunden och automatiskt tilldelats syns under respektive bank bakom nummerlänken i kolumnen "Kunder":

Tilldela mottagningskvitto manuellt

Om du fått ett mottagningskvitto av en kund som inte tilldelas automatiskt till kundkortet hittar du mottagningskvittot bakom länken "Otilldelade mottagningskvitton" i vyn E-fakturering för konsumenter. Du får också ett meddelande om ofördelade mottagningsmeddelanden under rubriken "Avvikelser och anmärkningar" på Netvisors startsida.

Så här allokerar du inkomna mottagningskvitton manuellt:

  • Klicka på länken "Otilldelade mottagningsmeddelanden"
  • Klicka på blocket med penna till höger i vyn som öppnas:

  • Ange namnet på den kund du vill tilldela mottagningskvittot till i sökrutan längst ner i vyn som öppnas och klicka på knappen "Sök":

  • Tilldela mottagningskvittot genom att klicka på länken Tilldela intill kunden:

 

Hantera ett felaktigt tilldelat mottagningskvitto

Om den automatiska tilldelningen av ett mottagningskvitto av någon orsak gjorts till fel kund kan du ta bort tilldelningen för kunden i fråga genom att klicka på det röda krysset i kolumnen "Ta bort tilldelning" för kunden i fråga.

Härefter förflyttas mottagningskvittot bakom länken "Otilldelade mottagningskvitton", där du manuellt kan tilldela det till rätt kund. 

Visning av allokerat mottagningskvitto på kundkort

Så här ser en lyckad tilldelning ut på kundkortet:

  • På kundkortet anges standardfaktureringsmetod (E-faktura för konsumenter eller direktdebitering)
  • Under rubriken e-faktura för konsumenter på kundkortet står kundens e-fakturaadress och operatör

 

Skicka konsumentfakturor

Konsumentfakturorna skickas enligt den normala processen för utskick av försäljningsfakturor. För fakturor som skickas som e-faktura för konsumenter (= e-faktura) bilda automatiskt sändningskanalen Sändning av e-faktura och materialet skickas elektroniskt till mottagarens nätbank.

För direktdebiteringar bildas alltid två material för sändningsprocessen: ett direktdebiteringsmaterial som skickas elektroniskt till banken samt en förhandsbesked om direktdebiteringen som skickas till kunden. Direktdebiteringsmaterial som skickas till banken ska alltid skickas först och därefter kundens förhandsbesked. I sändningsprocessen syns härmed meddelandet: "Du har öppnat ömsesidigt beroende transaktioner i försäljningsprocessen. Behandla först beroende transaktioner (såsom direktdebiteringsförfrågningar, eller factoringanmälan)". Du kan inte skicka förhandsanmälan per e-post. 

Om du inte alls vill skapa ett förhandsbesked kan du under försäljningens basuppgifter (Försäljning > Inställningar > Basuppgifter och inställningar) välja alternativet "Skicka inte förhandsbesked om direktdebiteringar". I så fall skapas för direktdebiteringsfakturor.endast ett elektroniskt direktdebiteringsmaterial som skickas elektroniskt till banken 

I Bilagor som bifogats till e-fakturor förmedlas varken med fakturamaterialet till mottagarens nätbank, eller med ett valfritt e-postmeddelande. Till ett förhandsbesked om direktdebitering kan du lägga till en bilaga antingen i fakturans sändningsprocess eller direkt på fakturan. I sändningsprocessen kan du endast lägga till en bilaga och samma bilaga skickas till alla förhandsbesked i samma sändningsprocess. 

E-fakturor till konsumenter som returneras med fel

Om en faktura som skickats som e-faktura till en konsument returneras med ett fel hittar du fakturan under rubriken "Avvisad" i vyn Öppna försäljningsfakturor.

Meddelanden om e-fakturor till konsumenter som returnerats med fel visas också på Netvisors förstasida under rubriken Avvikelser och anmärkningar:

Fakturans uppgifter visar också det felmeddelande som returnerats av mottagarens operatör:

De vanligaste felresponserna är "Mottagaren hittades inte", "Mottagaren tar inte emot e-fakturor eller direktdebiteringar" eller "Serviceavtal saknas". I praktiken innebär dessa felmeddelanden att kunden i fråga inte längre mottar elektroniska fakturor från faktureraren.

Återkalla konsumentfakturor

Om en skickad e-faktura till en konsument är felaktig eller oskälig ska du kontakta kunden om detta och berätta att fakturan i fråga är oskälig. I Netvisor kan du inte skicka kreditnotor för konsumentfakturor eller återkalla konsumentfakturor.

Kunden byter bank

Om den fakturerade kunden byter bank måste hen först stänga av mottagandet av e-fakturor för konsumenter i sin gamla bank och sedan teckna ett nytt mottagningsavtal i sin nya bank. Uppgifterna överförs inte automatiskt till den nya banken.

När företaget byter bank

Om företaget byter bank och skickar e-fakturor till konsumentkunder ska du göra en ändringsanmälan för fakturameddelandet när det gamla bankkontot och betalningsrörelseavtalet fortfarande är i kraft. Om kontot inte längre är giltigt kan ändringsmeddelandet inte skickas och fakturerarmeddelanden med felaktiga uppgifterna förblir giltiga i bankerna.

Först måste företaget lägga till den nya bankens bankkonto i Netvisor och ställa in det så det syns på faktureringsadressutskriften för att det också ska synas på fakturerarmeddelandet. I det här skedet ska du välja om avtalet gjorts för EDI- eller IBAN-format. Om du ännu inte diskuterat frågan med din nya bank är det bra att teckna avtalet om att skicka e-fakturor till konsumenter via Netvisor med en adress i IBAN-format, om detta är möjligt för banken. Gå härefter till Försäljning > Fakturering > E-fakturering av konsumenter och klicka på penn-/blockikonen bredvid den första banken. Nu öppnas fakturerarmeddelandet och Ny e-fakturaadress i rullgardinsmenyn. Välj ditt nya bankkonto. Välj också om avtalet görs i IBAN- eller EDI-format för detta nya konto. Klicka sedan på knappen Fortsätt till sändningssida och kontrollera ännu Change-meddelandets uppgifter i vyn som öppnas och skicka slutligen förfrågan till banken.  Du måste göra allt detta separat för de olika banker som fakturameddelandena ursprungligen skickades till. Det här kan inte göras som massfunktion.



Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.