Den här guiden beskriver hur en inköpsorder matchas mot en inköpsfaktura. Matchningen möjliggör länkning av de kalkylobjekt och produktlinjer som används i inköpsordern till inköpsfakturan.
INNEHÅLL
Matchning av inköpsorder till inköpsfaktura
En inköpsorder kan matchas mot en mottagen inköpsfaktura. Inköpsordern måste vara skickad/utskriven lokalt för att matchningen ska kunna göras. Fakturamatchningen gör ingen lagerbokning i bakgrunden till lagret, utan raderna måste hanteras i leveransens mottagningssektion och definiera när inköpsorderns rader har anlänt till lagret. På så sätt kan man definiera radvis när varje produkt har anlänt till lagret och man behöver inte längre vänta tills inköpsfakturan anländer.
Matchning av inköpsorder kräver läs- eller redigeringsrättigheter till inköpspriset, vilket kan ställas in i försäljnings- och inköpsreskontrarnas rättigheter samt sakgranskning och/eller godkännanderättighet. Att lägga till/redigera rättigheter kräver KH-rättigheter. För att kunna göra matchningen eller komma åt denna vy måste man dessutom ha redigeringsrättigheter till inköpsorder.
Inköpsordern kan länkas till inköpsfakturan, vilket gör att kalkylobjekten och produktlinjerna som används i inköpsordern kommer med på inköpsfakturan. Matchningen sker från inköpsordervyn via länken "Matcha faktura". Efter länken "Matcha faktura" visas hur många rader från inköpsordern som har länkats till inköpsfakturan.
Alternativt kan man också gå till vyn via inköpsorderns eller inköpsfakturans funktioner-knapp genom att välja "Matcha rader..."
Om raderna redan är länkade visas de under sektionen länkade inköpsorder.
I detta exempel matchas inköpsorder 25 till inköpsfaktura 1616. Till höger visas inköpsordern och till vänster inköpsfakturan.
1. Lägg till inköpsfakturor-knappen kan användas för att söka efter inköpsfakturor som finns i systemet. Som standard söks fakturor från samma leverantör och statusen är obehandlad. Om inköpsfakturan inte finns i systemet, kontrollera fakturans status och ändra den vid behov. När rätt faktura hittas, välj den och klicka på "Lägg till valda inköpsfakturor".
2. Betald. Visar först hur mycket av inköpsfakturan som har betalats och efter /-tecknet visas inköpsfakturans totalsumma.
3. Länkad. Visar i valuta hur mycket av inköpsorderns summa som har länkats till inköpsfakturan / efter /-tecknet visas inköpsfakturans totalsumma.
4. Leveransstatus. Om alla rader på inköpsfakturan har definierats som levererade, är leveransstatusen "Levererad". Om några rader har levererats, är statusen "Delvis levererad". Om inga rader har behandlats är statusen "Ej levererad". Matchning av inköpsorder till inköpsfaktura uppdaterar inte denna status, utan det måste göras i leveransens mottagningsvy. Genom att klicka på leveransstatusfältet kommer man till leveransens mottagningsvy.
5. Länkad. Visar summan av hur mycket av inköpsordern som har länkats till inköpsfakturan. Första delen är den länkade summan och efter /-tecknet visas hela inköpsorderns summa.
Länkning av händelser
Den faktiska länkningen sker genom att välja en rad från ena sidan som ska matchas och sedan en rad/rader från den andra sidan som ska matchas. I exemplet nedan har en inköpsfakturarad länkats till tre inköpsorderrader. Länkningen sparas genom att trycka på "Spara ändringar och länka rader"-knappen.
Efter detta är raderna länkade till varandra. Bredvid spara-knappen finns en uppåtriktad triangel, som när den trycks på öppnar två nya alternativ för länkning. "Ta bort länkningar från valda rader" tar bort befintliga länkningar och kan användas om länkningen ursprungligen gjordes fel. Länkningen kan tas bort från alla rader eller bara från den valda raden.
"Ersätt alla nya länkningar med inköpsfakturarader med inköpsorderrader" ersätter inköpsfakturans faktura- och bokföringsrader med inköpsorderns rader. På så sätt får inköpsfakturorna också de kalkylobjekt som används i inköpsordern. Inköpsfakturans radinformation kan endast ersättas med valda inköpsorderraders information om inköpsfakturan är obehandlad.
OBS. Radvalet fungerar enligt logiken att först väljs en rad från ena sidan som ska matchas och sedan de rader från den andra sidan som ska matchas. Alla rader kan inte väljas samtidigt, eftersom systemet då inte kan avgöra vilken rad som matchas mot vilken. Speciellt om produktkoder och benämningar inte är desamma. Med hjälp av inköpsfakturaautomationen kan matchningen automatiseras.
Obs. Om rader ersätts måste perioden vara öppen. Annars skulle matchningen också lyckas för en inköpsfaktura i en låst period.
OBS! På inköpsfakturan som är relaterad till inköpsordern får man INTE använda engångsbokföringsfunktionen. Detta tar permanent bort relationen mellan inköpsfakturarader och bokföringsrader och förhindrar att bokföringsinformationen ärvs från inköpsorderns matchningar (bokföring och kalkylobjekt).
Leverans av inköpsorder
Inköpsordern kan också sättas som helt levererad i fakturalänkningsvyn. Vid inköpsordern finns valet att behandla hela inköpsordern som levererad. Då blir hela inköpsordern levererad. Om det skulle vara så att bara en del av produkterna har anlänt, måste detta hanteras i leveransens mottagningsvy. När inköpsordern är helt levererad kan den arkiveras, vilket gör att den försvinner från inköpsordervyn.
Från menyn ovan kan man också ta bort inköpsordern från listningen. På samma sätt, om man väljer samma plats för inköpsfakturan, så tas inköpsfakturan bort från länkningsvyn. Med valet "Uppdatera inköpsorderradernas enhetspris från länkade inköpsfakturarader" kan man uppdatera ett nytt enhetspris till den valda inköpsordern från den länkade inköpsfakturan. Uppdateringsfunktionen kräver följande för att fungera:
- Länkning av händelser måste göras först.
- På inköpsfakturan relaterad till inköpsordern FÅR MAN INTE använda engångsbokföringsfunktionen. Detta tar permanent bort relationen mellan inköpsfakturarader och bokföringsrader och förhindrar att bokföringsinformationen ärvs från inköpsorderns matchningar (bokföring och kalkylobjekt)
- På inköpsfakturan krävs elektroniska fakturarader (Fakturarader) för de rader vars inköpspris ska uppdateras. Endast den ursprungliga skanningstjänstens bokföringsrad kan inte användas, eftersom den inte har begreppen "Antal" eller "Enhetspris"
Nedan ett exempel på detta för inköpsfakturan.
Om det inte finns några elektroniska fakturarader, dvs. fakturan har kommit via skanningstjänsten eller den har matats in manuellt, måste man i så fall välja alternativet "Ersätt alla nya matchningar med inköpsfakturarader med inköpsorderrader" i länkningen av händelser. Detta alternativ finns efter "Spara ändringar och matcha rader"-knappen i den uppåtriktade triangelknappen.
Om leverantören inte kan skicka elektroniska fakturor, tillåt inte samlingsfakturering, utan kräv en faktura per inköpsorder. Eftersom inköpsorderradernas ersättningsfunktion för inköpsfakturan tar bort alla radinformation från inköpsfakturan och ersätter dem med den valda inköpsorderns rader, så kan ersättningsfunktionen inte lyckas för flera inköpsorder på samma faktura. Leverantören måste därför kräva en faktura per inköpsorder (för delvis leverans kan flera fakturor naturligtvis lyckas), eller övergå till elektronisk fakturering. Problemet uppstår alltså endast när leverantören fakturerar innehållet i flera inköpsorder med en samlingsfaktura.
Om inköpsorderns enhetspriser uppdateras på detta sätt, kommer detta att synas i inköpsorderns behandlingshistorik. Prisuppdateringen går till inköpsorderraden och även till den aktuella inköpspostens inköpspris i lagret.
Nedan en helhetsbild där inköpsordern har länkats till tre inköpsfakturor (i exemplet finns en separat inköpsfaktura för frakt och ytbehandling) och själva varan har fakturerats med en inköpsfaktura.
Om inköpsordern faktureras via skanningstjänsten enligt delvis leverans, t.ex. för den tredje raden i bilden ovan 1+2 rader separat, kan samma radinnehåll från inköpsordern ersättas för båda fakturorna. På så sätt får man elektroniska fakturarader för båda fakturorna och kan manuellt ta bort de rader som inte hör till delvis leveransfakturan och vid behov redigera radpriserna. Dessa åtgärder är nödvändiga om inköpsordern/lagret behöver en prisuppdatering för den aktuella posten. Om man bara vill länka rader, t.ex. för inköpsreskontrahandläggarens information om mottagen immateriell tjänst, är det kanske inte nödvändigt att skapa elektroniska fakturarader, utan det kan räcka med att använda bokföringsrader för att informera inköpsfakturans godkännare. För elektronisk fakturering är naturligtvis allt detta manuella arbete onödigt och matchningen kan till och med automatiseras med inköpsreskontrans automationsregler.
Om inköpsordern har matchats mot inköpsfakturan, kan man se det från öppna inköpsordervyn eller via inköpsorderlistan från fältet "Orderrader matchade".
Nyckelord: inköpsorder, matchning, inköpsfaktura, leverans
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback